Wie die Krämer IT Service GmbH mit Flexopus Workplace Management und Energieeffizienz verbindet

Die Krämer IT Service GmbH ist an drei Standorten vertreten und beschäftigt über 180 Mitarbeitende. Der Arbeitsalltag ist geprägt von hoher Dynamik: Viele Kolleginnen und Kollegen wechseln regelmäßig zwischen den Standorten oder nutzen sogenannte Flex-Desks statt fester Schreibtische.

Diese flexible Arbeitsweise brachte jedoch neue Herausforderungen mit sich. Ohne klare Transparenz über Arbeitsplatz- und Raumnutzung wurde die Organisation zunehmend komplex. Genau hier setzte Lukas Linnenbach im Rahmen seines Abschlussprojekts an: Workplace Management sollte nicht nur ein theoretisches Konzept bleiben, sondern ein reales Problem aus dem Unternehmensalltag lösen.

Besonders spannend wurde das Projekt durch die Verbindung mit der bestehenden Gebäude- und Haussteuerung, etwa der automatischen Heizungssteuerung, basierend auf Raumbelegungen. So entstand ein zukunftsorientiertes und nachhaltiges Digitalisierungsvorhaben.

Flexible Büropräsenz als gelebter Alltag

Bei Krämer IT Service variiert die Nutzung von Homeoffice und Büropräsenz je nach Tätigkeitsbereich stark. Während technische Außendienstmitarbeitende überwiegend vor Ort arbeiten, nutzen Entwicklungs- und Softwareteams Homeoffice intensiv. Viele Mitarbeitende entscheiden sich spontan, ob sie lieber im Homeoffice oder im Büro arbeiten möchten. Ein Blick in den Flexopus Live-Plan hilft ihnen dabei, diese Entscheidung zu treffen.

Entscheidend war dabei ein zentraler Ansatz: Alle Arbeitsmodelle sollten in einem System abgebildet werden können, damit die Hürde vor einer neuen Software so niedrig wie nur möglich bleibt.

Der Ausgangspunkt: Fehlende Struktur bei wachsender Flexibilität

Der konkrete Impuls für das Projekt entstand aus dem eigenen Arbeitsalltag heraus. Gemeinsam mit Oliver Zeitz entwickelte Lukas Linnenbach das Workplace-Management-Konzept von Grund auf.

“Eine der größten Herausforderungen war die fehlende Standardisierung der Arbeitsplätze. Ohne ein einheitliches System war es schwer, flexibel zu planen, Räume optimal auszulasten oder Transparenz über die Belegung zu schaffen.”, meint Herr Linnenbach.

Starre Organisationsmodelle passten nicht mehr zur zunehmenden Flexibilität im Unternehmen. Eine digitale Lösung wurde notwendig.

Flexopus: Schrittweise Einführung statt radikaler Veränderung

Die Implementierung von Flexopus begann mit einer detaillierten Analyse der Anforderungen und Bedürfnisse der Mitarbeitenden. Ein besonderer Fokus lag auf dem Onboarding, um eine hohe Akzeptanz unter den Mitarbeitenden zu erreichen.

“Einige Prozesse mussten wir vereinheitlichen oder klarer definieren, vor allem im Bereich der Arbeitsplatzstandards. Insgesamt war es aber mehr ein strukturiertes Weiterentwickeln als ein kompletter Bruch.”, so Herr Linnenbach zur Einführung der Software. 

Einige der Prozesse die Krämer IT Service definieren musste:

• Arbeitsplatzstandards wurden vereinheitlicht
  
• Buchungsprozesse klar definiert
  
• Nutzungsszenarien gemeinsam abgestimmt
  

So wird Flexopus heute im Alltag genutzt

Heute ist Flexopus fest in den Arbeitsalltag integriert: Mitarbeitende buchen ihre Flex-Arbeitsplätze täglich über das System, die Verwaltung organisiert wiederkehrende Besprechungsräume zentral und die Display App zeigt aktuelle Belegungen direkt vor Ort an. Rückfragen werden somit reduziert und spontane Abstimmungen im Büro erheblich erleichtert.

Messbare Vorteile: Komfort trifft Energieeffizienz

Seit der Einführung zeigen sich klare Verbesserungen, sowohl organisatorisch als auch nachhaltig.

Ein besonderes Highlight ist die technische Integration: Über API-Abfragen werden Heizungen automatisch anhand der Flexopus-Buchungen gesteuert. Räume werden nur dann beheizt, wenn sie tatsächlich genutzt werden. Das Ergebnis: höhere Energieeffizienz, reduzierte Betriebskosten und nachhaltigere Gebäudenutzung.

Auch das Feedback der Mitarbeitenden fällt durchweg positiv aus. Besonders häufig genannt werden:

• das elegante User Interface
  
• die intuitive Bedienbarkeit
  
• die niedrige Einstiegshürde bei der Nutzung

Ein Abschlussprojekt mit echtem Mehrwert

Für Lukas Linnenbach war das Projekt weit mehr als eine Ausbildungsaufgabe. Die Einführung von Flexopus verband Praxisnähe mit realem Unternehmensnutzen und wurde entsprechend sehr gut bewertet.

Sein Fazit: “Das Projekt war praxisnah, relevant und hat echten Mehrwert geschaffen. Ich würde es jederzeit wieder genauso machen.“

Empfehlung an Unternehmen und Auszubildende

Unternehmen, die über Workplace Management nachdenken, empfiehlt Krämer IT Service einen pragmatischen Ansatz: “Einfach starten, eine Testversion ausprobieren und das eigene Setup durchspielen. Oft wird innerhalb ein paar Tage sichtbar, wie viel Mehrwert ein solches System schaffen kann.”

Auch für Auszubildende kann ein Workplace-Management-Projekt eine ideale Abschlussarbeit sein: praxisorientiert, technisch anspruchsvoll und mit messbarem Impact.