Hoe Krämer IT Service GmbH werkplekbeheer en energie-efficiëntie combineert met Flexopus

Krämer IT Service GmbH is op drie locaties vertegenwoordigd en heeft meer dan 180 mensen in dienst. Het dagelijkse werk is erg dynamisch: veel collega's verplaatsen zich regelmatig tussen locaties of gebruiken zogenaamde flexdesks in plaats van vaste bureaus.

Deze flexibele manier van werken bracht echter nieuwe uitdagingen met zich mee. Zonder duidelijke transparantie over werkplek- en ruimtegebruik werd de organisatie steeds complexer. Dit is precies waar Lukas Linnenbach van pas kwam als onderdeel van zijn laatste project: Beheer van de werkplek zou niet alleen een theoretisch concept moeten blijven, maar ook een reëel probleem uit het dagelijkse zakenleven moeten oplossen.

Het project was bijzonder spannend vanwege de verbinding met het bestaande gebouw- en huisbesturingssysteem, zoals automatische verwarmingsregeling, op basis van de kamerbezetting. Het resultaat was een toekomstgericht en duurzaam digitaliseringsproject.

Flexibele aanwezigheid op kantoor als onderdeel van het dagelijks leven

Bij Krämer IT Service, het gebruik van Kantoor aan huis en een sterke aanwezigheid op kantoor, afhankelijk van het werkterrein. Hoewel technische verkoopvertegenwoordigers meestal lokaal werken, maken ontwikkelings- en softwareteams intensief gebruik van de thuiskantoren. Veel werknemers beslissen spontaan of ze liever thuis of op kantoor werken. Een blik op het Flexopus Live Plan zal hen helpen die beslissing te nemen.

Een centrale aanpak was doorslaggevend: het zou mogelijk moeten zijn om alle werkmodellen in één systeem in kaart te brengen, zodat de hindernis tegen nieuwe software zo laag mogelijk blijft.

Het uitgangspunt: gebrek aan structuur gecombineerd met toenemende flexibiliteit

De concrete impuls voor het project kwam van mijn eigen dagelijkse werk. Samen met Oliver Zeitz ontwikkelde Lukas Linnenbach het concept voor werkplekbeheer vanaf nul.

„Een van de grootste uitdagingen was het gebrek aan standaardisatie van werkplekken. Zonder een uniform systeem was het moeilijk om flexibel te plannen, kamers optimaal te benutten of transparantie te creëren over de bezetting”, zegt de heer Linnenbach.

Starre organisatiemodellen passen niet langer bij de toenemende flexibiliteit van het bedrijf. Er was een digitale oplossing nodig.

Flexopus: stapsgewijze introductie in plaats van radicale verandering

De implementatie van Flexopus begon met een gedetailleerde analyse van de behoeften en behoeften van medewerkers. Er werd bijzondere aandacht besteed aan onboarding om een hoge mate van acceptatie onder werknemers te bereiken.

„We moesten sommige processen duidelijker standaardiseren of definiëren, met name op het gebied van normen op de werkplek. Over het algemeen was het echter meer een gestructureerde ontwikkeling dan een complete onderbreking”, zegt de heer Linnenbach over de introductie van de software.

Enkele van de processen die Krämer IT Service moest definiëren:

• De normen voor de werkplek zijn geharmoniseerd
  
• Duidelijk gedefinieerde boekingsprocessen
  
• Gebruik scenario's die samen zijn gecoördineerd
  

Zo wordt Flexopus in het dagelijks leven gebruikt

Vandaag de dag is Flexopus stevig geïntegreerd in het dagelijkse beroepsleven: werknemers boeken hun Flex-werkplekken dagelijks via het systeem, de administratie organiseert terugkerende vergaderruimten centraal en de App weergeven toont de huidige beroepen direct ter plaatse. Het aantal vragen wordt dus beperkt en de spontane coördinatie op kantoor wordt aanzienlijk vergemakkelijkt.

Meetbare voordelen: comfort ontmoet energie-efficiëntie

Sinds de introductie zijn er duidelijke verbeteringen geweest, zowel organisatorisch als duurzaam.

Technische integratie is een bijzonder hoogtepunt: Over API-query's Kachels worden automatisch geregeld op basis van Flexopus-boekingen. Kamers worden alleen verwarmd als ze daadwerkelijk worden gebruikt. Het resultaat: hogere energie-efficiëntie, lagere bedrijfskosten en duurzamer gebruik van gebouwen.

De feedback van medewerkers is ook altijd positief. Met name het volgende wordt vaak genoemd:

• de elegante gebruikersinterface
  
• de intuïtieve bruikbaarheid
  
• de lage toetredingsdrempel bij gebruik

Een eindproject met echte toegevoegde waarde

Voor Lukas Linnenbach was het project veel meer dan alleen een opleidingstaak. De introductie van Flexopus combineerde praktische relevantie met reële zakelijke voordelen en werd daarom zeer goed beoordeeld.

Zijn conclusie: „Het project was praktisch, relevant en creëerde echte toegevoegde waarde. Ik zou hetzelfde op elk moment opnieuw doen.”

Aanbeveling aan bedrijven en stagiaires

Krämer IT Service raadt een pragmatische aanpak aan voor bedrijven die nadenken over werkplekbeheer: „Begin gewoon, probeer een proefversie en speel uw eigen configuratie uit. Vaak is binnen een paar dagen duidelijk hoeveel toegevoegde waarde zo'n systeem kan creëren.”

Een werkplekbeheerproject kan ook een ideale scriptie zijn voor stagiaires: praktijkgericht, technisch veeleisend en met meetbare impact.