Hoe Krämer IT Service GmbH Flexopus Workplace Management en energie-efficiëntie combineert

Krämer IT Service GmbH heeft drie vestigingen en heeft meer dan 180 medewerkers in dienst. De dagelijkse werkroutine kenmerkt zich door een hoge mate van dynamiek: veel collega's wisselen regelmatig van locatie of maken gebruik van zogenaamde flexwerkplekken in plaats van vaste werkplekken.

Deze flexibele manier van werken bracht echter nieuwe uitdagingen met zich mee. Zonder duidelijke transparantie over het gebruik van werkplekken en ruimtes werd de organisatie steeds complexer. Precies daar hield Lukas Linnenbach zich mee bezig in het kader van zijn afstudeerproject: werkplekbeheer moest niet alleen een theoretisch concept blijven, maar een echt probleem uit de dagelijkse bedrijfspraktijk oplossen.

Het project werd bijzonder interessant door de integratie met bestaande gebouw- en huisregelsystemen, zoals automatische verwarmingsregeling op basis van aanwezigheid in een ruimte. Dit resulteerde in een toekomstgericht en duurzaam digitaliseringsproject.

Flexibele kantooraanwezigheid als dagelijkse realiteit

Bij Krämer IT Service varieert het gebruik van thuiswerken en aanwezigheid op kantoor sterk, afhankelijk van het werkgebied. Hoewel medewerkers van technische buitendienstfuncties overwegend op locatie werken, maken ontwikkelings- en softwareteams intensief gebruik van thuiswerkplekken. Veel werknemers beslissen spontaan of ze liever thuis of op kantoor werken. Een blik op het Flexopus Live-abonnement zal hen helpen bij het nemen van deze beslissing.

Een belangrijk aspect was de mogelijkheid om alle werkmodellen binnen één systeem in kaart te brengen, waardoor de drempel voor nieuwe software zo laag mogelijk werd gehouden.

Het uitgangspunt: gebrek aan structuur te midden van toenemende flexibiliteit.

De specifieke aanleiding voor het project kwam voort uit iemands dagelijkse werkroutine. Lukas Linnenbach ontwikkelde het concept voor werkplekbeheer samen met Oliver Zeitz van de grond af aan.

“Een van de grootste uitdagingen was het gebrek aan standaardisatie van werkplekken. "Zonder een uniform systeem was het moeilijk om flexibel te plannen, ruimtes optimaal te benutten of transparantie te creëren met betrekking tot de bezetting", aldus de heer Linnenbach.

Starre organisatiemodellen passen niet langer bij de toenemende flexibiliteit binnen het bedrijf. Er was een digitale oplossing nodig.

Flexopus: Geleidelijke introductie in plaats van radicale verandering

De implementatie van Flexopus begon met een gedetailleerde analyse van de eisen en behoeften van de medewerkers. Er werd speciale aandacht besteed aan het inwerkproces om een hoge acceptatiegraad onder de medewerkers te bereiken.

“We moesten bepaalde processen standaardiseren of duidelijker definiëren, met name op het gebied van arbeidsomstandigheden.” “Over het geheel genomen was het echter meer een gestructureerde doorontwikkeling dan een complete breuk”, aldus de heer Linnenbach over de invoering van de software. 

Enkele van de processen die Krämer IT Service moest definiëren:

• De normen voor de werkomgeving zijn gestandaardiseerd.
  
• De boekingsprocessen zijn duidelijk omschreven.
  
• Gebruiksscenario's waarover gezamenlijk overeenstemming is bereikt
  

Zo wordt Flexopus tegenwoordig in het dagelijks leven gebruikt.

Flexopus is tegenwoordig volledig geïntegreerd in het dagelijkse werkleven: medewerkers boeken dagelijks hun flexibele werkplekken via het systeem, de administratie organiseert centraal terugkerende vergaderruimtes en de Display App toont de actuele bezetting direct op locatie. Dit vermindert het aantal vervolgvragen en bevordert de spontane coördinatie op kantoor aanzienlijk.

Meetbare voordelen: Comfort en energie-efficiëntie in combinatie

Sinds de introductie zijn er duidelijke verbeteringen zichtbaar, zowel op organisatorisch als op het gebied van duurzaamheid.

Een bijzonder hoogtepunt is de technische integratie: verwarmingssystemen worden automatisch aangestuurd via API-query's op basis van Flexopus-boekingen. Kamers worden alleen verwarmd wanneer ze daadwerkelijk in gebruik zijn. Het resultaat: een hogere energie-efficiëntie, lagere exploitatiekosten en een duurzamer gebruik van het gebouw.

Ook de feedback van de medewerkers is steevast positief. De volgende zaken worden bijzonder vaak genoemd:

• de elegante gebruikersinterface
  
• de intuïtieve bruikbaarheid
  
• de lage drempel om te beginnen met het gebruik van

Een eindproject met echte toegevoegde waarde

Voor Lukas Linnenbach was het project veel meer dan een stageopdracht. De introductie van Flexopus combineerde praktische relevantie met concrete zakelijke voordelen en werd daarom zeer goed beoordeeld.

Zijn conclusie: "Het project was praktisch, relevant en creëerde echte toegevoegde waarde." Ik zou het zo weer precies op dezelfde manier doen.

Aanbeveling aan bedrijven en stagiairs

Krämer IT Service adviseert bedrijven die werkplekbeheer overwegen een pragmatische aanpak: "Begin gewoon, probeer een proefversie uit en test uw eigen configuratie." Vaak wordt binnen enkele dagen duidelijk hoeveel toegevoegde waarde een dergelijk systeem kan opleveren.”

Voor stagiairs kan een project over werkplekmanagement ook een ideaal eindproject zijn: praktijkgericht, technisch veeleisend en met meetbare impact.