Come Krämer IT Service GmbH combina la gestione del posto di lavoro e l'efficienza energetica con Flexopus

Krämer IT Service GmbH è rappresentata in tre sedi e impiega oltre 180 persone. Il lavoro quotidiano è molto dinamico: molti colleghi si spostano regolarmente da una sede all'altra o utilizzano le cosiddette postazioni flessibili anziché fisse.

Tuttavia, questo modo flessibile di lavorare ha comportato nuove sfide. Senza una chiara trasparenza sull'uso del posto di lavoro e dello spazio, l'organizzazione è diventata sempre più complessa. È proprio qui che è intervenuto Lukas Linnenbach come parte del suo progetto finale: Gestione del posto di lavoro non dovrebbe rimanere solo un concetto teorico, ma dovrebbe risolvere un problema reale della vita lavorativa quotidiana.

Il progetto è stato particolarmente entusiasmante grazie al collegamento con l'edificio esistente e il sistema di controllo della casa, come il controllo automatico del riscaldamento, in base all'occupazione della stanza. Il risultato è stato un progetto di digitalizzazione sostenibile e orientato al futuro.

Presenza flessibile in ufficio come parte della vita quotidiana

In Krämer IT Service, l'uso di Ufficio a domicilio e una forte presenza in ufficio a seconda dell'area di attività. Mentre i rappresentanti tecnici di vendita lavorano principalmente a livello locale, i team di sviluppo e software utilizzano intensamente gli uffici domestici. Molti dipendenti decidono spontaneamente se preferiscono lavorare da casa o in ufficio. Uno sguardo al Flexopus Live Plan li aiuterà a prendere questa decisione.

Un approccio centrale è stato decisivo: dovrebbe essere possibile mappare tutti i modelli funzionanti in un unico sistema in modo che l'ostacolo al nuovo software rimanga il più basso possibile.

Il punto di partenza: mancanza di struttura unita a una crescente flessibilità

L'impulso concreto per il progetto è venuto dal mio lavoro quotidiano. Insieme a Oliver Zeitz, Lukas Linnenbach ha sviluppato da zero il concetto di gestione del posto di lavoro.

«Una delle maggiori sfide è stata la mancanza di standardizzazione dei luoghi di lavoro. Senza un sistema uniforme, era difficile pianificare in modo flessibile, utilizzare in modo ottimale gli ambienti o creare trasparenza sull'occupazione», afferma Linnenbach.

I modelli organizzativi rigidi non si adattano più alla crescente flessibilità dell'azienda. Era necessaria una soluzione digitale.

Flexopus: introduzione passo dopo passo anziché cambiamento radicale

L'implementazione di Flexopus è iniziata con un'analisi dettagliata dei requisiti e delle esigenze dei dipendenti. Un'attenzione particolare è stata rivolta all'onboarding per raggiungere un alto livello di accettazione tra i dipendenti.

«Avevamo bisogno di standardizzare o definire alcuni processi in modo più chiaro, in particolare nell'area degli standard sul posto di lavoro. Nel complesso, tuttavia, si è trattato più di uno sviluppo strutturato che di una svolta completa», afferma Linnenbach a proposito dell'introduzione del software.

Alcuni dei processi che Krämer IT Service ha dovuto definire:

• Gli standard sul posto di lavoro sono stati armonizzati
  
• Processi di prenotazione chiaramente definiti
  
• Usa scenari coordinati tra loro
  

Ecco come viene utilizzato Flexopus nella vita di tutti i giorni

Oggi, Flexopus è saldamente integrato nella vita lavorativa quotidiana: i dipendenti prenotano quotidianamente le loro postazioni di lavoro Flex tramite il sistema, l'amministrazione organizza centralmente le sale riunioni ricorrenti e App di visualizzazione mostra le occupazioni attuali direttamente sul posto. Le domande sono così ridotte e il coordinamento spontaneo in ufficio è notevolmente facilitato.

Vantaggi misurabili: il comfort incontra l'efficienza energetica

Dall'introduzione, ci sono stati chiari miglioramenti, sia a livello organizzativo che sostenibile.

L'integrazione tecnica è un punto culminante particolare: Informazioni Interrogazioni API I riscaldatori vengono controllati automaticamente in base alle prenotazioni Flexopus. Le camere vengono riscaldate solo quando vengono effettivamente utilizzate. Il risultato: maggiore efficienza energetica, costi operativi ridotti e uso più sostenibile degli edifici.

Anche il feedback dei dipendenti è costantemente positivo. I seguenti sono citati con particolare frequenza:

• l'elegante interfaccia utente
  
• l'usabilità intuitiva
  
• la bassa barriera all'ingresso durante l'uso

Un progetto finale con un reale valore aggiunto

Per Lukas Linnenbach, il progetto era molto più di un semplice compito di formazione. L'introduzione di Flexopus ha unito la rilevanza pratica a reali vantaggi aziendali ed è stata quindi valutata molto bene.

La sua conclusione: «Il progetto è stato pratico, pertinente e ha creato un vero valore aggiunto. Rifarei la stessa cosa in qualsiasi momento».

Raccomandazione alle aziende e ai tirocinanti

Krämer IT Service consiglia un approccio pragmatico alle aziende che pensano alla gestione del posto di lavoro: «Basta iniziare, provare una versione di prova e provare la propria configurazione. Spesso è evidente nel giro di pochi giorni il valore aggiunto che un sistema del genere può creare».

Un progetto di gestione del posto di lavoro può anche essere una tesi ideale per i tirocinanti: orientato alla pratica, tecnicamente impegnativo e con un impatto misurabile.