Come Krämer IT Service GmbH combina la gestione del posto di lavoro e l'efficienza energetica con Flexopus

La Krämer IT Service GmbH è presente in tre sedi e conta oltre 180 dipendenti. La quotidianità lavorativa è caratterizzata da un forte dinamismo: molti colleghi si spostano regolarmente tra le sedi o utilizzano le cosiddette flex-desk invece di postazioni fisse.

Questo modo di lavorare flessibile ha però comportato nuove sfide. Senza una chiara trasparenza sull'utilizzo delle postazioni e degli spazi, l'organizzazione è diventata sempre più complessa. È proprio qui che Lukas Linnenbach è intervenuto nell'ambito del suo progetto di tesi: Il workplace management non doveva rimanere solo un concetto teorico, ma risolvere un problema reale della quotidianità aziendale.

Il progetto è diventato particolarmente interessante grazie al collegamento con il sistema di gestione dell'edificio esistente, come il controllo automatico del riscaldamento basato sull'occupazione delle stanze. È nato così un progetto di digitalizzazione orientato al futuro e sostenibile.

Presenza flessibile in ufficio come realtà quotidiana

Presso Krämer IT Service, l'utilizzo di smart working e presenza in ufficio varia notevolmente a seconda dell'area di attività. Mentre i tecnici dell'assistenza esterna lavorano prevalentemente in loco, i team di sviluppo e software utilizzano intensamente lo smart working. Molti dipendenti decidono spontaneamente se preferiscono lavorare da casa o in ufficio. Un'occhiata al piano live di Flexopus li aiuta a prendere questa decisione.

L'approccio centrale è stato determinante: tutti i modelli di lavoro dovevano poter essere rappresentati in un unico sistema, in modo che la barriera all'ingresso per un nuovo software rimanesse la più bassa possibile.

Il punto di partenza: mancanza di struttura a fronte di una crescente flessibilità

L'impulso concreto per il progetto è nato dalla quotidianità lavorativa stessa. Insieme a Oliver Zeitz, Lukas Linnenbach ha sviluppato il concetto di workplace management partendo da zero.

“Una delle sfide più grandi è stata la mancanza di standardizzazione delle postazioni di lavoro. Senza un sistema uniforme, era difficile pianificare in modo flessibile, ottimizzare l'occupazione degli spazi o creare trasparenza sulle presenze”, afferma Linnenbach.

I modelli organizzativi rigidi non erano più adatti alla crescente flessibilità dell'azienda. È diventata necessaria una soluzione digitale.

Flexopus: introduzione graduale invece di un cambiamento radicale

L'implementazione di Flexopus è iniziata con un'analisi dettagliata dei requisiti e delle esigenze dei dipendenti. Un'attenzione particolare è stata rivolta all'onboarding, per ottenere un'elevata accettazione da parte del personale.

“Abbiamo dovuto uniformare o definire meglio alcuni processi, soprattutto nell'ambito degli standard delle postazioni di lavoro. Nel complesso, però, si è trattato più di uno sviluppo strutturato che di una rottura netta con il passato”, commenta Linnenbach riguardo all'introduzione del software. 

Alcuni dei processi che Krämer IT Service ha dovuto definire:

• Standardizzazione delle postazioni di lavoro
  
• Processi di prenotazione chiaramente definiti
  
• Scenari di utilizzo concordati insieme
  

Ecco come viene utilizzato Flexopus nella quotidianità

Oggi Flexopus è parte integrante della routine lavorativa: i dipendenti prenotano quotidianamente le loro postazioni flessibili tramite il sistema, l'amministrazione gestisce centralmente le sale riunioni ricorrenti e la Display App mostra le occupazioni attuali direttamente in loco. In questo modo si riducono le richieste di informazioni e si facilitano notevolmente le riunioni spontanee in ufficio.

Vantaggi misurabili: il comfort incontra l'efficienza energetica

Dall'introduzione del sistema si sono registrati chiari miglioramenti, sia a livello organizzativo che di sostenibilità.

Un punto di forza particolare è l'integrazione tecnica: tramite chiamate API il riscaldamento viene regolato automaticamente in base alle prenotazioni di Flexopus. Gli ambienti vengono riscaldati solo quando sono effettivamente utilizzati. Il risultato: maggiore efficienza energetica, riduzione dei costi operativi e un utilizzo degli edifici più sostenibile.

Anche il feedback dei dipendenti è costantemente positivo. Tra gli aspetti più apprezzati figurano:

• l'interfaccia utente elegante
  
• l'intuitività nell'utilizzo
  
• la facilità di accesso iniziale

Un progetto conclusivo dal valore aggiunto concreto

Per Lukas Linnenbach, il progetto è stato molto più di un semplice compito formativo. L'introduzione di Flexopus ha unito l'esperienza pratica a un reale beneficio aziendale, ottenendo una valutazione eccellente.

Il suo commento: “Il progetto è stato pratico, pertinente e ha creato un valore aggiunto reale. Lo rifarei esattamente allo stesso modo in qualsiasi momento.”

Consigli per aziende e apprendisti

Alle aziende che stanno valutando il Workplace Management, Krämer IT Service consiglia un approccio pragmatico: “Iniziate in modo semplice, provate una versione di prova e testate la vostra configurazione. Spesso, nel giro di pochi giorni, diventa evidente quanto valore aggiunto possa offrire un sistema di questo tipo.”

Un progetto di Workplace Management può rappresentare anche un'ideale tesi di fine percorso per gli apprendisti: un lavoro orientato alla pratica, tecnicamente stimolante e con un impatto misurabile.