Come Krämer IT Service GmbH unisce Workplace Management ed efficienza energetica con Flexopus

La Krämer IT Service GmbH è presente in tre sedi e conta oltre 180 dipendenti. La quotidianità lavorativa è molto dinamica: molti colleghi si spostano regolarmente tra le sedi o utilizzano postazioni flessibili invece di scrivanie fisse.

Tuttavia, questo modo di lavorare flessibile ha comportato nuove sfide. Senza una chiara trasparenza sull'utilizzo degli spazi, l'organizzazione è diventata complessa. È qui che Lukas Linnenbach ha concentrato il suo progetto finale: il Workplace Management non doveva restare un concetto teorico, ma risolvere un problema reale della quotidianità aziendale.

Il progetto è diventato particolarmente interessante grazie al collegamento con il sistema di gestione dell'edificio, come il controllo automatico del riscaldamento basato sull'occupazione delle stanze. È nato così un progetto di digitalizzazione sostenibile e orientato al futuro.

La presenza flessibile in ufficio come realtà quotidiana

In Krämer IT Service, l'uso di smart working e presenza in ufficio varia notevolmente a seconda del ruolo. Mentre il personale tecnico esterno lavora prevalentemente in loco, i team di sviluppo utilizzano intensamente lo smart working. Molti dipendenti decidono spontaneamente dove lavorare; uno sguardo al piano live di Flexopus li aiuta in questa scelta.

Un approccio centrale è stato decisivo: tutti i modelli di lavoro dovevano poter essere integrati in un unico sistema, affinché la barriera all'adozione di un nuovo software rimanesse la più bassa possibile.

Il punto di partenza: mancanza di struttura a fronte di una crescente flessibilità

L'impulso concreto per il progetto è nato dalla quotidianità lavorativa. Insieme a Oliver Zeitz, Lukas Linnenbach ha sviluppato il concetto di Workplace Management partendo da zero.

"Una delle sfide maggiori è stata la mancanza di standardizzazione delle postazioni. Senza un sistema uniforme, era difficile pianificare in modo flessibile, ottimizzare l'uso degli spazi o garantire trasparenza sull'occupazione", afferma Linnenbach.

I modelli organizzativi rigidi non erano più compatibili con la crescente flessibilità aziendale. È diventata necessaria una soluzione digitale.

Flexopus: introduzione graduale invece di cambiamenti radicali

L'implementazione di Flexopus è iniziata con un'analisi dettagliata dei requisiti e delle esigenze dei dipendenti. Un'attenzione particolare è stata rivolta all'onboarding, per ottenere un'elevata accettazione da parte del personale.

"Abbiamo dovuto uniformare o definire meglio alcuni processi, soprattutto riguardo agli standard delle postazioni. Nel complesso, però, si è trattato più di uno sviluppo strutturato che di una rottura netta", ha dichiarato Linnenbach sull'introduzione del software.

Alcuni dei processi che Krämer IT Service ha dovuto definire:

• Standardizzazione delle postazioni di lavoro
  
• Definizione chiara dei processi di prenotazione
  
• Condivisione degli scenari di utilizzo
  

So wird Flexopus heute im Alltag genutzt

Heute ist Flexopus fest in den Arbeitsalltag integriert: Mitarbeitende buchen ihre Flex-Arbeitsplätze täglich über das System, die Verwaltung organisiert wiederkehrende Besprechungsräume zentral und die Display App zeigt aktuelle Belegungen direkt vor Ort an. Rückfragen werden somit reduziert und spontane Abstimmungen im Büro erheblich erleichtert.

Messbare Vorteile: Komfort trifft Energieeffizienz

Seit der Einführung zeigen sich klare Verbesserungen, sowohl organisatorisch als auch nachhaltig.

Ein besonderes Highlight ist die technische Integration: Über API-Abfragen werden Heizungen automatisch anhand der Flexopus-Buchungen gesteuert. Räume werden nur dann beheizt, wenn sie tatsächlich genutzt werden. Das Ergebnis: höhere Energieeffizienz, reduzierte Betriebskosten und nachhaltigere Gebäudenutzung.

Auch das Feedback der Mitarbeitenden fällt durchweg positiv aus. Besonders häufig genannt werden:

• das elegante User Interface
  
• die intuitive Bedienbarkeit
  
• die niedrige Einstiegshürde bei der Nutzung

Ein Abschlussprojekt mit echtem Mehrwert

Für Lukas Linnenbach war das Projekt weit mehr als eine Ausbildungsaufgabe. Die Einführung von Flexopus verband Praxisnähe mit realem Unternehmensnutzen und wurde entsprechend sehr gut bewertet.

Sein Fazit: “Das Projekt war praxisnah, relevant und hat echten Mehrwert geschaffen. Ich würde es jederzeit wieder genauso machen.“

Empfehlung an Unternehmen und Auszubildende

Unternehmen, die über Workplace Management nachdenken, empfiehlt Krämer IT Service einen pragmatischen Ansatz: “Einfach starten, eine Testversion ausprobieren und das eigene Setup durchspielen. Oft wird innerhalb ein paar Tage sichtbar, wie viel Mehrwert ein solches System schaffen kann.”

Auch für Auszubildende kann ein Workplace-Management-Projekt eine ideale Abschlussarbeit sein: praxisorientiert, technisch anspruchsvoll und mit messbarem Impact.