Una grande compagnia assicurativa si è trovata ad affrontare la sfida di organizzare un evento per i dipendenti della durata di più giorni, con circa 200 partecipanti. Per raggiungere questo obiettivo, hanno cercato una soluzione digitale che mappasse centralmente tutte le fasi dell'evento, dalla preparazione e dall'esecuzione fino allo smantellamento.
Con Flexopus, l'azienda ha trovato la soluzione e ha potuto organizzare il suo evento in modo strutturato e senza intoppi, combinando in modo efficace i moduli Pianificazione Eventi, Prenotazione Sale e Servizio & Catering.
La sfida
Gli eventi di più giorni richiedono:
- Coordinamento della disponibilità delle camere
- Pianificare fornitori di servizi come Catering & Facility Management
- Bisogna tenere conto dei tempi di montaggio e smontaggio.
- Tenere traccia delle responsabilità e delle tempistiche
La soluzione con Flexopus
Pianificazione centralizzata degli eventi con integrazione di sala e servizi
L'evento è stato impostato per più giorni utilizzando il modulo di gestione eventi . Per ogni giorno è stato possibile prenotare direttamente le sale appropriate e includere ordini di servizio come catering, tecnologia o allestimento. La panoramica delle stanze, degli orari, dei compiti e dei partecipanti è stata quindi centralizzata in un unico posto.
2. Preparazione strutturata
Per la preparazione, le stanze venivano prenotate in base alle necessità, direttamente tramite la semplice prenotazione della stanza (ad es. per un semplice lavoro di configurazione) o tramite il modulo eventi , se è necessario coordinare contemporaneamente più stanze o servizi. Anche i singoli ordini di servizio, come l'appendere striscioni o il rifornire i frigoriferi, potevano essere creati in modo indipendente.
3. Esecuzione senza intoppi
Il giorno dell'evento tutti i moduli si sono integrati: la Pianificazione Eventi ha coordinato processi e tempistiche, mentre tramite il modulo integrato Servizio & Catering erano direttamente coinvolti fornitori come pulizia, tecnologia o catering. Tutti i partecipanti hanno avuto una visione trasparente dei loro compiti e delle tempistiche tramite Flexopus.
4. Smantellamento pianificato
Le sale sono state nuovamente bloccate per lo smantellamento, tramite la prenotazione sale per esigenze semplici o tramite il modulo di gestione eventiquando sono stati interessati diversi servizi e aree. Compiti come lo smontaggio della tecnologia o la pulizia finale sono stati distribuiti in modo efficiente tramite il modulo Servizio & Catering.
Il risultato
Con Flexopus, l'azienda è stata in grado di:
✅ mappare centralmente tutte le fasi dell'evento
✅ combinare perfettamente la pianificazione delle sale e dei servizi
✅ distribuire chiaramente le responsabilità
✅ rendere l'organizzazione più efficiente e trasparente
Conclusione:
Con Flexopus, un evento complesso si è trasformato in un processo chiaramente strutturato – digitale, chiaro ed efficiente.
Opzione 2
Caso di successo: ecco come una compagnia assicurativa è riuscita a organizzare in modo efficiente un evento di più giorni con Flexopus.
Pianificazione eventi, coordinamento sale e servizi: tutto centralizzato in un unico strumento
Una grande compagnia assicurativa si è trovata ad affrontare la sfida di organizzare un evento per i dipendenti della durata di più giorni, con circa 200 partecipanti. A tal fine, cercavano una soluzione digitale che rappresentasse centralmente tutte le fasi dell'evento – dalla preparazione all'esecuzione fino allo smontaggio.
Con Flexopus l'azienda ha trovato ciò che cercava ed è riuscita a organizzare il suo evento in modo strutturato e fluido, grazie alla combinazione intelligente dei moduli Pianificazione eventi, Prenotazione sale e Servizio & Catering .
Pianificazione eventi: Modulo per l'organizzazione di eventi con prenotazione di più sale, invito dei partecipanti e integrazione diretta dei fornitori di servizi.
Prenotazione Sale: Modulo per la facile prenotazione di sale riunioni disponibili.
Servizio & Ristorazione: Prenotazione e gestione dei fornitori di servizi, ad esempio Ristorazione, tecnologia o pulizia, inclusi intervalli di tempo chiari, stanze collegate e posizioni chiaramente definite.
La sfida
Gli eventi di più giorni richiedono:
- Coordinamento della disponibilità delle camere
- Pianificare fornitori di servizi come Catering & Facility Management
- Bisogna tenere conto dei tempi di montaggio e smontaggio.
- Tenere traccia delle responsabilità e delle tempistiche
La soluzione con Flexopus
1. Pianificazione centralizzata degli eventi con integrazione di sale e servizi
Ogni giorno dell'evento è stato pianificato tramite il modulo di gestione degli eventi . Camere e servizi richiesti (ad es. Catering, tecnologia, posti a sedere) potrebbero essere assegnati direttamente, il tutto organizzato in modo chiaro in un unico posto.
2. Preparazione strutturata
Per l'allestimento e i preparativi, le sale e le attività di servizio sono state pianificate appositamente prima dell'inizio dell'evento, come l'esposizione di striscioni o il riempimento dei frigoriferi per le bevande.
3. Esecuzione fluida
Durante l'evento, tutti i partecipanti interni ed esterni hanno avuto una visione chiara dei loro compiti. Servizi quali catering, pulizie o ristrutturazioni sono stati coordinati e svolti nei tempi previsti.
4. Smontaggio pianificato
Anche lo smontaggio è stato coordinato tramite Flexopus: con fasce orarie prenotate e compiti chiaramente definiti, dallo smontaggio tecnico alla pulizia finale.
Il risultato
Con Flexopus, l'azienda è stata in grado di:
✅ mappare centralmente tutte le fasi dell'evento
✅ combinare perfettamente la pianificazione delle sale e dei servizi
✅ distribuire chiaramente le responsabilità
✅ rendere l'organizzazione più efficiente e trasparente
Conclusione:
Con Flexopus, un evento complesso si è trasformato in un processo chiaramente strutturato – digitale, chiaro ed efficiente.
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