Una compagnia assicurativa è riuscita a organizzare in modo efficiente un evento di più giorni utilizzando Flexopus.

Una grande compagnia assicurativa, che voleva rimanere anonima, si è trovata di fronte alla sfida di organizzare un evento per i dipendenti della durata di diversi giorni con circa 200 partecipanti. Per farlo, cercavano una soluzione digitale che mappasse centralmente tutte le fasi dell'evento, dalla preparazione all'implementazione e allo smantellamento.

Con Flexopus, l'azienda ha trovato quello che cercava ed è stata in grado di organizzare il proprio evento in modo strutturato e senza intoppi, combinando efficacemente i moduli «Event Planning», «Room Booking» e «Catering & Service»:

1° evento: Modulo per l'organizzazione di eventi con prenotazione di più sale, invito di partecipanti e integrazione diretta dei fornitori di servizi.

2. Prenotazione della camera: Modulo per prenotare facilmente le sale riunioni disponibili.

3. Catering e servizi: Prenotazione e amministrazione di fornitori di servizi, come catering, tecnologia o pulizia, compresi orari chiari, camere collegate e posizioni chiaramente definite.

La sfida

Gli eventi che durano più giorni richiedono un attento coordinamento della disponibilità delle camere, una pianificazione tempestiva dei fornitori di servizi come la ristorazione e la gestione delle strutture e la considerazione dei tempi di allestimento e smontaggio. Allo stesso tempo, è importante tenere traccia delle responsabilità e dei rispettivi tempi in modo da evitare inutili caos.

La soluzione con Flexopus

1. Pianificazione centralizzata degli eventi con integrazione di camere e servizi

L'evento è stato ospitato da modulo eventi Disposto in diversi giorni. Per tutti i giorni, adatto Camere prenotate e ordini di assistenza Come integrare catering, tecnologia o sedute. La panoramica delle sale, degli orari, delle attività e dei partecipanti era quindi situata centralmente in un unico posto.

2. Preparazione strutturata

Per i preparativi, le camere erano o direttamente tramite il semplice Prenotazione camere riservato (ad esempio per semplici lavori di assemblaggio) o tramite modulo eventi, quando era necessario coordinare più stanze o servizi contemporaneamente. Anche individuale ordini di assistenza come striscioni appesi o rifornimenti di frigoriferi, potrebbero essere installati indipendentemente.

3. Implementazione regolare

Il giorno dell'evento, tutti i moduli si sono intrecciati: la pianificazione degli eventi ha coordinato i processi e gli orari, mentre tramite l'integrazione Servizio e catering I fornitori di servizi modulari come la pulizia, la tecnologia o la ristorazione sono stati coinvolti direttamente. Tutti i partecipanti hanno avuto informazioni trasparenti sulle loro attività e sui tempi tramite Flexopus.

4. Smontaggio pianificato

Le camere sono state nuovamente bloccate per lo smantellamento, tramite il Prenotazione camere per esigenze semplici o tramite modulo eventiquando sono stati interessati più servizi e aree. Compiti come lo smantellamento della tecnologia o la pulizia finale sono stati eseguiti tramite Modulo Catering & Services distribuito in modo efficiente.

Il risultato

Con Flexopus, l'azienda è stata in grado di:

• Mappa centralmente tutte le fasi dell'evento
• Combina perfettamente la pianificazione degli spazi e dei servizi
• Distribuisci chiaramente le responsabilità
• Rendi l'organizzazione il più semplice possibile

conclusione

Flexopus ha trasformato un evento complesso in un processo chiaramente strutturato: digitale, chiaro e intuitivo.