Come un'azienda assicurativa ha organizzato in modo efficiente un evento di più giorni grazie a Flexopus

Una grande compagnia assicurativa, che desidera rimanere anonima, ha affrontato la sfida di organizzare un evento aziendale di più giorni per circa 200 partecipanti. Cercavano una soluzione digitale in grado di gestire centralmente tutte le fasi dell'evento, dalla preparazione allo svolgimento, fino allo smantellamento.

Con Flexopus, l'azienda ha trovato la soluzione ideale per organizzare il proprio evento in modo strutturato e fluido, combinando efficacemente i moduli "Pianificazione eventi", "Prenotazione spazi" e "Catering & Servizi":

1. Evento: Modulo per l'organizzazione di eventi con prenotazione di più locali, invito dei partecipanti e integrazione diretta dei fornitori di servizi.

2. Prenotazione spazi: Modulo per la semplice prenotazione delle sale riunioni disponibili.

3. Catering & Servizi: Prenotazione e gestione dei fornitori di servizi – ad es. catering, tecnica o pulizie – inclusi chiari intervalli temporali, spazi collegati e posizioni ben definite.

La sfida

Gli eventi di più giorni richiedono un'attenta coordinazione della disponibilità degli spazi, la pianificazione tempestiva di fornitori come catering e facility management, nonché la considerazione dei tempi di allestimento e smantellamento. Allo stesso tempo, è fondamentale mantenere una panoramica chiara delle responsabilità e dei relativi intervalli temporali per evitare inutili caos.

La soluzione con Flexopus

1. Pianificazione centrale dell'evento con integrazione di spazi e servizi

L'evento è stato impostato su più giorni tramite il modulo Eventi. Per ogni giornata è stato possibile prenotare direttamente le sale adatte e integrare ordini di servizio come catering, tecnica o allestimento. La panoramica di spazi, orari, compiti e partecipanti è stata così centralizzata in un unico punto.

2. Preparazione strutturata

Per i preparativi, le sale sono state prenotate all'occorrenza direttamente tramite la semplice prenotazione spazi (ad es. per semplici lavori di allestimento) o tramite il modulo Eventi, quando era necessario coordinare più sale o servizi contemporaneamente. Anche i singoli ordini di servizio, come l'affissione di banner o il rifornimento dei frigoriferi, sono stati creati in modo indipendente.

3. Svolgimento senza intoppi

Il giorno dell'evento, tutti i moduli hanno lavorato in sinergia: la pianificazione dell'evento ha coordinato processi e tempistiche, mentre tramite il modulo integrato Servizi & Catering sono stati coinvolti direttamente fornitori come addetti alle pulizie, tecnici o catering. Tutti i soggetti coinvolti hanno avuto una visione trasparente dei propri compiti e delle tempistiche tramite Flexopus.

4. Smantellamento pianificato

Per lo smantellamento sono stati nuovamente bloccati gli spazi, tramite la prenotazione spazi per esigenze semplici o tramite il modulo Eventi se erano coinvolti più servizi e aree. Compiti come lo smontaggio della tecnica o la pulizia finale sono stati distribuiti in modo efficiente tramite il modulo Catering & Servizi.

Il risultato

Grazie a Flexopus, l'azienda è riuscita a:

• gestire centralmente tutte le fasi dell'evento
• integrare perfettamente la pianificazione di spazi e servizi
• definire chiaramente le responsabilità
• semplificare al massimo l'organizzazione

Conclusione

Con Flexopus, un evento complesso si è trasformato in un processo ben strutturato: digitale, intuitivo e facile da gestire.