Una compagnia assicurativa è riuscita a organizzare in modo efficiente un evento di più giorni utilizzando Flexopus.

Una grande compagnia assicurativa, che desidera rimanere anonima, ha dovuto affrontare la sfida di organizzare un evento aziendale di più giorni per circa 200 partecipanti. A tal fine, cercava una soluzione digitale in grado di gestire centralmente tutte le fasi dell'evento, dalla preparazione allo svolgimento, fino allo smantellamento.

Con Flexopus, l'azienda ha trovato la soluzione ideale, riuscendo a organizzare il proprio evento in modo strutturato e senza intoppi, combinando in modo efficace i moduli "Pianificazione eventi", "Prenotazione sale" e "Catering & Servizi":

1. Evento: Modulo per l'organizzazione di eventi con prenotazione di più locali, invito dei partecipanti e integrazione diretta dei fornitori di servizi.

2. Prenotazione sale: Modulo per la semplice prenotazione delle sale riunioni disponibili.

3. Catering & Servizi: Prenotazione e gestione dei fornitori di servizi – ad esempio catering, tecnica o pulizie – con fasce orarie chiare, sale collegate e voci di servizio ben definite.

La sfida

Gli eventi di più giorni richiedono un'attenta coordinazione della disponibilità delle sale, la pianificazione tempestiva di fornitori di servizi come catering e facility management, nonché la considerazione dei tempi di allestimento e smantellamento. Allo stesso tempo, è fondamentale mantenere una panoramica chiara delle responsabilità e delle relative fasce orarie per evitare inutili confusioni.

La soluzione con Flexopus

1. Pianificazione centrale dell'evento con integrazione di sale e servizi

L'evento è stato impostato su più giorni tramite il modulo Eventi . Per ogni giornata è stato possibile prenotare direttamente le sale adatte e integrare ordini di servizio come catering, tecnica o allestimento. In questo modo, la panoramica di sale, orari, compiti e partecipanti è rimasta centralizzata in un unico punto.

2. Preparazione strutturata

Per i preparativi, le sale venivano prenotate all'occorrenza direttamente tramite la semplice prenotazione sale (ad esempio per semplici lavori di allestimento) o tramite il modulo eventi, quando era necessario coordinare più sale o servizi contemporaneamente. Anche i singoli ordini di servizio, come l'affissione di banner o il rifornimento dei frigoriferi, potevano essere creati in modo indipendente.

3. Svolgimento senza intoppi

Il giorno dell'evento, tutti i moduli si integravano perfettamente: la pianificazione dell'evento coordinava i processi e le tempistiche, mentre tramite il modulo integrato Service & Catering i fornitori di servizi come pulizie, tecnica o catering venivano coinvolti direttamente. Tutti i soggetti coinvolti avevano una visione trasparente dei propri compiti e delle fasce orarie tramite Flexopus.

4. Smantellamento pianificato

Per lo smantellamento venivano nuovamente bloccate le sale, tramite la prenotazione sale per le richieste semplici o tramite il modulo eventi, quando erano coinvolti più servizi e aree. Compiti come lo smontaggio della tecnica o la pulizia finale venivano distribuiti in modo efficiente tramite il modulo Catering & Services.

Il risultato

Grazie a Flexopus, l'azienda è riuscita a:

• gestire centralmente tutte le fasi dell'evento
• combinare perfettamente la pianificazione degli spazi e dei servizi
• definire chiaramente le responsabilità
• semplificare al massimo l'organizzazione

Conclusione

Con Flexopus, un evento complesso si è trasformato in un processo chiaramente strutturato: digitale, intuitivo e facile da usare.