So konnte ein Versicherungsunternehmen mit Flexopus ein mehrtägiges Event effizient organisieren

Ein großes Versicherungsunternehmen, welches anonym bleiben möchte, stand vor der Herausforderung, ein mehrtägiges Mitarbeiterevent mit rund 200 Teilnehmenden zu organisieren. Dazu suchten sie eine digitale Lösung, die alle Phasen des Events – von Vorbereitung über Durchführung bis zum Rückbau – zentral abbildet.

Mit Flexopus wurde das Unternehmen fündig und konnte sein Event strukturiert und reibungslos organisieren, wobei die Module "Ereignisplanung", "Raumbuchung" und "Catering & Service" sinnvoll miteinander kombiniert wurden:

1. Ereignis: Modul zur Organisation von Events mit Reservierung mehrerer Räumlichkeiten, Einladen von Teilnehmern sowie direkter Integration von Serviceanbietern.

2. Raumbuchung: Modul zur einfachen Reservierung von verfügbaren Besprechungsräumen.

3. Catering & Services: Buchung und Verwaltung von Serviceanbietern – z. B. Catering, Technik oder Reinigung – inklusive klarer Zeitfenster, verknüpfter Räume und klar definierten Positionen.

Die Herausforderung

Mehrtägige Events erfordern eine sorgfältige Koordination der Raumverfügbarkeiten, das rechtzeitige Einplanen von Dienstleistern wie Catering und Facility Management sowie die Berücksichtigung von Auf- und Abbauzeiten. Gleichzeitig ist es wichtig, den Überblick über Zuständigkeiten und die jeweiligen Zeitfenster zu behalten damit kein unnötiges Chaos entsteht.

Die Lösung mit Flexopus

1. Zentrale Eventplanung mit Raum- und Serviceintegration

Das Event wurde über das Ereignis-Modul mehrtägig angelegt. Für jeden Tag konnten direkt passende Räume gebucht und Serviceaufträge wie Catering, Technik oder Bestuhlung eingebunden werden. Die Übersicht über Räume, Zeiten, Aufgaben und Beteiligte lag so zentral an einem Ort.

2. Strukturierte Vorbereitung

Für Vorbereitungen wurden bei Bedarf Räume entweder direkt über die einfache Raumbuchung reserviert (z. B. für einfache Aufbauarbeiten) oder über das Ereignis-Modul, wenn mehrere Räume oder Services gleichzeitig koordiniert werden mussten. Auch einzelne Serviceaufträge wie das Aufhängen von Bannern oder das Befüllen von Kühlschränken konnten unabhängig angelegt werden.

3. Reibungslose Durchführung

Am Eventtag griffen alle Module ineinander: Die Eventplanung koordinierte Abläufe und Zeitpläne, während über das integrierte Service & Catering Modul Dienstleister wie Reinigung, Technik oder Catering direkt eingebunden waren. Alle Beteiligten hatten über Flexopus transparente Einblicke in ihre Aufgaben und Zeitfenster.

4. Geplanter Rückbau

Für den Rückbau wurden erneut Räume geblockt – entweder über die Raumbuchung bei einfachen Anforderungen oder über das Ereignis-Modul, wenn mehrere Services und Flächen betroffen waren. Aufgaben wie Abbau von Technik oder Endreinigung wurden über das Catering & Services-Modul effizient verteilt.

Das Ergebnis

Mit Flexopus konnte das Unternehmen:

• alle Eventphasen zentral abbilden
• Raum- und Serviceplanung nahtlos kombinieren
• Verantwortlichkeiten klar verteilen
• die Organisation so einfach wie möglich gestalten

Fazit

Mit Flexopus wurde aus einem komplexen Event ein klar strukturierter Prozess – digital, übersichtlich und benutzerfreundlich.