Cómo una compañía de seguros organizó eficientemente un evento de varios días con Flexopus

Una gran compañía de seguros, que prefiere mantener el anonimato, se enfrentó al reto de organizar un evento para empleados de varios días con unos 200 asistentes. Buscaban una solución digital que centralizara todas las fases del evento, desde la preparación y la ejecución hasta el desmontaje.

Con Flexopus, la empresa encontró la solución y pudo organizar su evento de forma estructurada y fluida, combinando eficazmente los módulos de "Planificación de eventos", "Reserva de salas" y "Catering y servicios":

1. Evento: Módulo para organizar eventos reservando varias salas, invitando a los participantes e integrando directamente a los proveedores de servicios.

2. Reserva de salas: Módulo para reservar fácilmente las salas de reuniones disponibles.

3. Catering y servicios: Reserva y gestión de proveedores de servicios, como catering, asistencia técnica o limpieza, incluyendo plazos claros, salas vinculadas y tareas bien definidas.

El reto

Los eventos de varios días requieren una coordinación minuciosa de la disponibilidad de las salas, la programación puntual de proveedores como catering y mantenimiento, y la consideración de los tiempos de montaje y desmontaje. Al mismo tiempo, es fundamental mantener una visión clara de las responsabilidades y los plazos para evitar el caos.

La solución con Flexopus

1. Planificación centralizada de eventos con integración de salas y servicios

El evento se configuró para varios días mediante el módulo de eventos. Para cada jornada, se pudieron reservar salas y gestionar órdenes de servicio como catering, técnica o mobiliario. Así, la visión general de salas, horarios, tareas y participantes quedó centralizada en un solo lugar.

2. Preparación estructurada

Para la preparación, las salas se reservaron según fuera necesario, ya sea directamente a través de la sencilla reserva de salas (por ejemplo, para tareas básicas de montaje) o mediante el módulo de eventos cuando se debían coordinar varias salas o servicios simultáneamente. También se pudieron crear órdenes de servicio individuales, como colgar carteles o reponer neveras, de forma independiente.

3. Ejecución fluida

El día del evento, todos los módulos trabajaron en conjunto: la planificación coordinó los procesos y horarios, mientras que el módulo integrado de servicios y catering permitió gestionar directamente a proveedores de limpieza, técnica o catering. Todos los implicados tuvieron acceso transparente a sus tareas y plazos a través de Flexopus.

4. Desmontaje planificado

Para el desmontaje, se volvieron a bloquear salas, ya sea mediante la reserva de salas para requisitos sencillos o mediante el módulo de eventos cuando estaban implicados varios servicios y espacios. Tareas como el desmontaje técnico o la limpieza final se distribuyeron eficazmente mediante el módulo de catering y servicios.

El resultado

Gracias a Flexopus, la empresa pudo:

• gestionar todas las fases del evento de forma centralizada
• combinar a la perfección la planificación de espacios y servicios
• asignar responsabilidades con claridad
• simplificar la organización al máximo

Fazit

Con Flexopus, un evento complejo se transformó en un proceso claramente estructurado: digital, intuitivo y fácil de usar.