Una gran compañía de seguros se enfrentó al desafío de organizar un evento para empleados de varios días con alrededor de 200 participantes. Para lograrlo, buscaron una solución digital que mapeara de forma centralizada todas las fases del evento, desde la preparación y la ejecución hasta el desmontaje.
Con Flexopus, la empresa encontró lo que buscaba y pudo organizar su evento de forma estructurada y fluida, combinando de manera significativa los módulos de Planificación de Eventos, Reserva de Salas y Servicio & Catering.
El desafío
Los eventos de varios días requieren:
- Coordinación de disponibilidad de habitaciones
- Planificar proveedores de servicios como catering & facility management
- Hay que tener en cuenta los tiempos de montaje y desmontaje.
- Realizar un seguimiento de las responsabilidades y los plazos
La solución con Flexopus
Planificación central de eventos con integración de salas y servicios
El evento se organizó para varios días utilizando el módulo de gestión de eventos . Para cada día se pudieron reservar salas adecuadas directamente y se pudieron integrar órdenes de servicio como catering, técnica o mobiliario. De esta manera, la visión general de las salas, los horarios, las tareas y los participantes estaba centralizada en un solo lugar.
2. Preparación estructurada
Para los preparativos, se reservaron salas según fuera necesario, ya sea directamente a través de la simple reserva de salas (por ejemplo, para trabajos de configuración sencillos) o a través del módulo de eventos , si se quisieran coordinar simultáneamente varias salas o servicios. También se pudieron crear independientemente órdenes de servicio individuales como la colocación de pancartas o el rellenado de neveras.
3. Ejecución fluida
El día del evento, todos los módulos se interconectaron: la Planificación de Eventos coordinó los procesos y los horarios, mientras que a través del módulo integrado de Servicio & Catering se integraron directamente proveedores de servicios como limpieza, técnica o catering. Todos los participantes tuvieron información transparente sobre sus tareas y plazos a través de Flexopus.
4. Demolición planificada
Para la demolición, se reservaron salas nuevamente, ya sea a través de la reserva de salas para requisitos simples o a través del módulo de gestión de eventos si se vieron afectados varios servicios y áreas. Tareas como el desmontaje de equipos o la limpieza final se distribuyeron de forma eficiente a través del módulo de Catering Servicio & .
El resultado
Con Flexopus, la empresa pudo:
✅ mapear centralmente todas las fases del evento
✅ combinar sin problemas la planificación de salas y servicios
✅ distribuir claramente las responsabilidades
✅ hacer que la organización sea más eficiente y transparente
Conclusión:
Con Flexopus, un evento complejo se convirtió en un proceso claramente estructurado: digital, claro y eficiente.
Opción 2
Historia de éxito: Así fue como una compañía de seguros logró organizar de manera eficiente un evento de varios días con Flexopus.
Planificación de eventos, coordinación de salas y servicios: todo centralizado en una sola herramienta
Una gran compañía de seguros se enfrentó al desafío de organizar un evento para empleados de varios días con alrededor de 200 participantes. Para ello, buscaron una solución digital que centralice todas las fases del evento, desde la preparación hasta la ejecución y la demolición.
Con Flexopus la empresa encontró lo que buscaba y pudo organizar su evento de forma estructurada y fluida, combinando de forma inteligente los módulos Planificación de eventos, Reserva de salas y Servicio & Catering .
Planificación de eventos: Módulo para la organización de eventos con reserva de múltiples salas, invitación de participantes e integración directa de proveedores de servicios.
Reserva de salas: Módulo para la sencilla reserva de salas de reuniones disponibles.
Servicio & Catering: Reserva y gestión de proveedores de servicios, p. ej. Catering, tecnología o limpieza, incluyendo franjas horarias claras, salas conectadas y posiciones claramente definidas.
El desafío
Los eventos de varios días requieren:
- Coordinación de disponibilidad de habitaciones
- planificar proveedores de servicios como catering & gestión de instalaciones
- Hay que tener en cuenta los tiempos de montaje y desmontaje.
- Realizar un seguimiento de las responsabilidades y los plazos
La solución con Flexopus
1. Planificación central de eventos con integración de salas y servicios
Cada día de evento se planificó a través del módulo de gestión de eventos . Habitaciones y servicios requeridos (por ejemplo El catering, la tecnología, los asientos) se pueden asignar directamente: todo está claramente organizado en un solo lugar.
2. Preparación estructurada
Para el montaje y los preparativos, las salas y las tareas de servicio se planificaron específicamente antes del inicio del evento, como colgar pancartas o llenar refrigeradores de bebidas.
3. Ejecución fluida
Durante el evento, todos los participantes internos y externos tuvieron una visión clara de sus tareas. Servicios como catering, limpieza o reformas se coordinaron y se llevaron a cabo a tiempo.
4. Desmontaje planificado
El desmontaje también se coordinó a través de Flexopus: con franjas horarias reservadas y tareas claramente definidas, desde el desmontaje técnico hasta la limpieza final.
El resultado
Con Flexopus, la empresa pudo:
✅ mapear centralmente todas las fases del evento
✅ combinar sin problemas la planificación de salas y servicios
✅ distribuir claramente las responsabilidades
✅ hacer que la organización sea más eficiente y transparente
Conclusión:
Con Flexopus, un evento complejo se convirtió en un proceso claramente estructurado: digital, claro y eficiente.
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