Una compañía de seguros pudo organizar eficientemente un evento de varios días utilizando Flexopus.

Una gran compañía de seguros, que quería permanecer en el anonimato, se enfrentó al desafío de organizar un evento para empleados de varios días de duración con alrededor de 200 participantes. Para ello, buscaban una solución digital que permitiera planificar de forma centralizada todas las fases del evento, desde la preparación hasta la implementación y el desmantelamiento.

Con Flexopus, la empresa encontró lo que buscaba y pudo organizar su evento de manera estructurada y fluida, combinando eficazmente los módulos de «Planificación de eventos», «Reserva de habitaciones» y «Catering y servicio»:

1er evento: Módulo para la organización de eventos con reserva de varias salas, invitación a los participantes e integración directa de los proveedores de servicios.

2. Reserva de habitación: Módulo para reservar fácilmente las salas de reuniones disponibles.

3. Catering y servicios: Reserva y administración de proveedores de servicios, como catering, tecnología o limpieza, incluidos plazos claros, habitaciones conectadas y puestos claramente definidos.

El desafío

Los eventos que duran varios días requieren una coordinación cuidadosa de la disponibilidad de las habitaciones, la programación oportuna de los proveedores de servicios, como la administración de instalaciones y catering, y la consideración de los tiempos de instalación y desmontaje. Al mismo tiempo, es importante llevar un registro de las responsabilidades y de los plazos respectivos para evitar un caos innecesario.

La solución con Flexopus

1. Planificación central de eventos con integración de salas y servicios

El evento fue organizado por módulo de eventos Distribuido a lo largo de varios días. Para todos los días, adecuado Habitaciones reservadas y pedidos de servicio Cómo se pueden integrar la restauración, la tecnología o los asientos. Por lo tanto, la visión general de las habitaciones, los horarios, las tareas y los participantes se ubicó de forma centralizada en un solo lugar.

2. Preparación estructurada

Para los preparativos, las habitaciones eran directamente a través de la sencilla Reserva de habitación reservado (por ejemplo, para trabajos de montaje sencillos) o mediante módulo de eventos, cuando había que coordinar varias habitaciones o servicios al mismo tiempo. Incluso individual pedidos de servicio como colgar pancartas o llenar refrigeradores, podrían instalarse de forma independiente.

3. Implementación fluida

El día del evento, todos los módulos se entrelazaron: la planificación de eventos coordinó los procesos y los cronogramas, mientras que a través de Servicio y catering Los proveedores de servicios de módulos, como limpieza, tecnología o catering, participaron directamente. Todos los participantes tuvieron una visión transparente de sus tareas y plazos a través de Flexopus.

4. Desmantelamiento planificado

Las habitaciones se bloquearon nuevamente para desmantelarlas, ya sea a través del Reserva de habitación para requisitos sencillos o mediante el módulo de eventoscuando varios servicios y áreas se vieron afectados. Tareas como la tecnología de desmantelamiento o la limpieza final se llevaron a cabo a través del Módulo de catering y servicios distribuidos de manera eficiente.

El resultado

Con Flexopus, la empresa pudo:

• Mapee todas las fases del evento de forma centralizada
• Combine a la perfección la planificación del espacio y el servicio
• Distribuya claramente las responsabilidades
• Haga que la organización sea lo más fácil posible

conclusión

Flexopus convirtió un evento complejo en un proceso claramente estructurado: digital, claro y fácil de usar.