Una compañía de seguros pudo organizar eficientemente un evento de varios días utilizando Flexopus.

Una gran compañía de seguros, que desea mantener el anonimato, se enfrentaba al reto de organizar un evento para empleados de varios días de duración con cerca de 200 asistentes. Para ello, buscaban una solución digital que centralizara todas las fases del evento, desde la preparación y la ejecución hasta el desmontaje.

Con Flexopus, la empresa encontró la solución ideal y pudo organizar su evento de forma estructurada y fluida, combinando eficazmente los módulos de "Planificación de eventos", "Reserva de salas" y "Catering y servicios":

1. Evento: Módulo para la organización de eventos con reserva de múltiples espacios, invitación de participantes e integración directa de proveedores de servicios.

2. Reserva de salas: Módulo para la reserva sencilla de salas de reuniones disponibles.

3. Catering y servicios: Reserva y gestión de proveedores de servicios (por ejemplo, catering, asistencia técnica o limpieza), incluyendo franjas horarias claras, salas vinculadas y conceptos definidos.

El desafío

Los eventos de varios días requieren una coordinación minuciosa de la disponibilidad de las salas, la programación puntual de proveedores de servicios como catering y gestión de instalaciones, así como la consideración de los tiempos de montaje y desmontaje. Al mismo tiempo, es fundamental mantener el control sobre las responsabilidades y los plazos para evitar cualquier caos innecesario.

La solución con Flexopus

1. Planificación centralizada de eventos con integración de salas y servicios

El evento se configuró para varios días a través del módulo de eventos . Para cada jornada, se pudieron reservar directamente las salas adecuadas e integrar pedidos de servicios como catering, asistencia técnica o mobiliario. De este modo, la visión general de las salas, los horarios, las tareas y los participantes quedó centralizada en un solo lugar.

2. Preparación estructurada

Para los preparativos, las salas se reservaron según fuera necesario, ya sea directamente a través de la reserva de salas (por ejemplo, para tareas sencillas de montaje) o mediante el módulo de eventos, cuando era necesario coordinar varias salas o servicios al mismo tiempo. También se pudieron crear de forma independiente órdenes de servicio individuales, como colgar pancartas o rellenar neveras.

3. Ejecución sin contratiempos

El día del evento, todos los módulos funcionaron de forma integrada: la planificación del evento coordinó los procesos y horarios, mientras que a través del módulo integrado de servicios y catering se integró directamente a proveedores como los de limpieza, técnica o catering. Todos los participantes tuvieron una visión transparente de sus tareas y plazos a través de Flexopus.

4. Desmontaje planificado

Para el desmontaje se volvieron a bloquear salas, ya sea mediante la reserva de salas para requisitos sencillos o a través del módulo de eventoscuando estaban implicados varios servicios y espacios. Tareas como el desmontaje de equipos técnicos o la limpieza final se distribuyeron de forma eficiente a través del módulo de catering y servicios .

El resultado

Gracias a Flexopus, la empresa pudo:

• gestionar todas las fases del evento de forma centralizada
• combinar a la perfección la planificación de espacios y servicios
• asignar responsabilidades con claridad
• simplificar la organización al máximo

Conclusión

Flexopus transformó un evento complejo en un proceso claramente estructurado: digital, intuitivo y fácil de usar.