El Volksbank Forum: un proyecto de escaparate para compartir escritorios

¿Los bancos y las oficinas de los bancos son polvorientos e inflexibles? ¡Entonces nos gustaría aprovechar esta oportunidad para convencerlo de lo contrario!

Con alrededor de 760 empleados y unos activos totales de 6 000 millones de euros, el Volksbank Mittlerer Neckar eG es uno de los mayores empleadores y uno de los mayores bancos públicos y de Raiffeisen de la región. Los espacios modernos con zonas de trabajo bien pensadas y un trabajo flexible son fundamentales para la empresa: este concepto se organiza con Flexopus. Los 760 empleados tienen la oportunidad de reservar uno de los casi 300 puestos de trabajo y alrededor de 150 plazas de aparcamiento del Volksbank Forum: eso significa total flexibilidad.

Volksbank Mittlerer Neckar eG nos cuenta cómo les va después de poco más de un año de trabajo híbrido, escritorio compartido y uso de nuestro software de gestión del lugar de trabajo.

Ocho ubicaciones se funden en un solo foro: un concepto bien pensado se une a un software de reservas intuitivo

Con la apertura del Volksbank Forum en Wendlingen am Neckar en la primavera de 2025, todas las áreas internas, que antes estaban distribuidas en ocho ubicaciones, se centralizaron en un nuevo edificio de oficinas. El «Volksbank Forum» representa una forma de trabajar nueva, sostenible y flexible. «Nuestros espacios de oficina siguen un concepto de lugar de trabajo moderno con varios tipos de habitaciones: hay un lugar adecuado para cada trabajo, equipado de forma funcional y diseñado cuidadosamente», informa Gabriel Wagner, nuestra persona de contacto en Volksbank Mittlerer Neckar eG.

La pandemia de la COVID-19 aceleró el cambio: el trabajo móvil se integró rápidamente en la vida cotidiana en el Volksbank Mittlerer Neckar eG, mientras que, al mismo tiempo, la oficina sigue siendo fundamental para la cooperación. Para combinar la flexibilidad y el uso eficiente del espacio, el Volksbank Mittlerer Neckar eG utiliza un sofisticado concepto de escritorio compartido, gestionado con Flexopus.

Incluso antes de trasladarse al nuevo Volksbank Forum, el software se probó como piloto en las ubicaciones anteriores. La decisión se tomó rápidamente. «Gracias a la interfaz fácil de usar, ya tuvimos experiencias muy positivas con Flexopus en la fase piloto», afirma Gabriel Wagner.

Hoy en día, todos los lugares de trabajo, varios tipos de habitaciones y plazas de aparcamiento se reservan de forma centralizada a través de Flexopus.

Uso eficiente del espacio: la espontaneidad se une a la eficiencia en la vida cotidiana

«Alrededor del 40 por ciento de los empleados trabajan regularmente de forma remota», describe Gabriel Wagner, de Volksbank Mittlerer Neckar eG. La combinación de trabajo móvil e in situ garantiza una utilización muy equilibrada del espacio de oficina. Los lugares de trabajo y los espacios de estacionamiento no están permanentemente bloqueados ni sobrecargados.

Según Gabriel Wagner, las reservas espontáneas, en particular, son decisivas para la vida laboral híbrida cotidiana: «Cuando hay que realizar reservas espontáneas, esto es posible en cualquier momento a través de Flexopus y crea un verdadero valor añadido».

La estructura clara de las reservas evita así los problemas típicos de compartir escritorios sin control, como lugares de trabajo ocupados pero no utilizados o la incertidumbre sobre dónde están sentados los colegas.

Zonas adaptadas a los requisitos: así funciona New Work

El nuevo edificio de oficinas de Volksbank Mittlerer Neckar eG sigue un concepto de lugar de trabajo claramente estructurado: diferentes actividades requieren diferentes entornos de trabajo.

En lugar de un espacio de oficina uniforme y tradicional, el banco utiliza varias zonas de trabajo que se adaptan específicamente a las diferentes necesidades. Dependiendo de la tarea, los empleados pueden elegir el lugar de trabajo adecuado y reservarlo fácilmente a través de Flexopus.

El concepto del Volksbank para el Foro es el siguiente:

• Estaciones de trabajo Focus para un trabajo concentrado
• Áreas de colaboración para el trabajo en equipo y el intercambio
• Salas de reuniones bien equipadas
• Espacios bien pensados para relajarse y descansar

Esta estructura clara crea un entorno de trabajo productivo y agradable. Los empleados deciden con flexibilidad dónde quieren trabajar, para un propósito específico o además de su compañero favorito, mediante la práctica función de favoritos de Flexopus.

Resultados medibles a través del análisis de datos: más transparencia, mejor previsibilidad, menos tiempo de inactividad

Tras la introducción de Flexopus, el Volksbank Mittlerer Neckar eG pudo observar varios avances positivos y medirlos y evaluarlos con claridad utilizando la herramienta de análisis integrada de Flexopus.

Desde la introducción de Flexopus, la transparencia sobre el uso de los espacios de trabajo y estacionamiento ha aumentado de manera particularmente notable. En lugar de instinciones, ahora hay datos fiables sobre cuánto espacio se está utilizando realmente y qué áreas son demandadas, cuándo y cómo.

Esto ofrece varias ventajas en la vida cotidiana:

• Una previsibilidad significativamente mejor en el día a día de las empresas
• Decisiones fundamentadas relacionadas con los conceptos del lugar de trabajo y los requisitos de espacio
• Optimización específica de zonas individuales y tipos de recursos
• Un equipo más feliz y eficiente
  

«Las evaluaciones de Flexopus nos permiten entender con precisión la utilización de nuestras instalaciones y tomar decisiones fundamentadas sobre esta base», afirma Gabriel Wagner.

Otro resultado: los lugares de trabajo y los espacios de estacionamiento se pueden coordinar de manera óptima. Los empleados pueden reservar de forma espontánea sin bloquear innecesariamente los recursos.

En resumen: los análisis de Flexopus no solo garantizan una buena experiencia de usuario, sino que también hacen que el uso del espacio sea controlable y mucho más eficiente.

Comentarios de los empleados: «Por fin hay total flexibilidad».

Una nueva forma de trabajar solo funciona con éxito a largo plazo si es aceptada y vivida por el equipo. Por lo tanto, los comentarios de los equipos fueron particularmente importantes para el Volksbank Mittlerer Neckar eG.

«Los comentarios han sido siempre positivos», dijo Gabriel Wagner, de Comunicaciones Corporativas.

Muchos empleados destacan especialmente la facilidad de uso de Flexopus. Ya sea con un portátil en la oficina o fuera de ella, reservar un lugar de trabajo o una sala de reuniones es intuitivo y sencillo.

La transparencia también es especialmente apreciada:

• Los tipos de lugar de trabajo adecuados se pueden seleccionar de manera específica
• las habitaciones disponibles están visibles en todo momento

Esto crea seguridad en la planificación en la vida laboral diaria.

Una frase es particularmente común en los comentarios y describe acertadamente el efecto de la nueva forma de trabajar: «Nos beneficiamos de una flexibilidad total».

Para Volksbank Mittlerer Neckar eG, estos comentarios muestran que Flexopus permite exactamente lo que requieren los conceptos de trabajo modernos: un uso flexible del espacio de oficina sin perder estructura ni visión de conjunto.

Recomendaciones de acción y consejos para introducir el uso compartido del escritorio

Basándose en su propia experiencia, Volksbank tiene recomendaciones claras para las empresas que también desean introducir un concepto de lugar de trabajo flexible:

1. Crea transparencia
   Los empleados deben poder identificar qué lugares de trabajo y habitaciones están disponibles en cualquier momento. Herramientas como Flexopus forman la base para ello.
   
   
2. Ofrece una variedad de tipos de lugares de trabajo
   Lo que cuenta no es la cantidad sino el ajuste. Para concentrarse en el trabajo, la colaboración, el intercambio o la relajación, se requieren conceptos de habitación apropiados.
   
   
3. Céntrese en la simplicidad
   Las buenas soluciones funcionan cuando se pueden usar sin necesidad de explicación. Una herramienta de reserva intuitiva es un factor de éxito decisivo en este sentido.
   

Un año de Flexopus: un éxito rotundo

Un año después de su introducción, está claro que el concepto de lugar de trabajo moderno de Volksbank Mittlerer Neckar eG funciona de maravilla.

La combinación del trabajo híbrido, las zonas de trabajo claramente estructuradas y el soporte de Flexopus ha permitido utilizar el espacio de oficina de manera eficiente y, al mismo tiempo, crear un entorno de trabajo atractivo.

Los empleados se benefician de una mayor flexibilidad y transparencia en su trabajo diario. La empresa, a su vez, obtiene información valiosa sobre el uso del espacio de oficina y puede seguir desarrollándolo basándose en los datos.

O cómo nuestro contacto Gabriel Wagner resume el éxito en una frase:

«Flexopus nos permite utilizar nuestro lugar de trabajo de una manera moderna, flexible y, al mismo tiempo, fiable, y, por lo tanto, ha hecho que nuestra rutina de trabajo híbrida sea mucho más fácil y eficiente».