Das Volksbank Forum: Ein Desk Sharing Vorzeigeprojekt

Banken und Büros in Banken sind verstaubt und unflexibel? Dann überzeugen wir Sie an dieser Stelle gerne vom Gegenteil!

Die Volksbank Mittlerer Neckar eG ist mit rund 760 Mitarbeitenden und einer Bilanzsumme von 6 Mrd. Euro einer der größten Arbeitgeber und eine der größten Volks- bzw. Raiffeisenbanken in der Region. Moderne Räumlichkeiten mit durchdachten Arbeitszonen und flexibles Arbeiten stehen für das Unternehmen an erster Stelle: Organisiert wird dieses Konzept mit Flexopus. Alle 760 Mitarbeitende haben die Möglichkeit einen der fast 300 Arbeitsplätze und rund 150 Parkplätze des Volksbank Forums zu buchen: Das bedeutet, volle Flexibilität.

Die Volksbank Mittlerer Neckar eG berichtet uns, wie es ihnen nach etwas mehr als einem Jahr hybrides Arbeiten, Desk Sharing und der Nutzung unserer Workplace Management Software geht.

Acht Standorte schmelzen zu einem Forum: Ein durchdachtes Konzept trifft intuitive Buchungssoftware

Mit der Eröffnung des Volksbank Forums in Wendlingen am Neckar wurden im Frühjahr 2025 alle internen Bereiche, vorher auf rund acht Standorte verteilt gewesen, in einem neuen Bürogebäude zentralisiert. “Das Volksbank Forum" steht für ein neues, nachhaltiges flexibles Arbeiten. “Unsere Büroflächen folgen einem modernen Arbeitsplatzkonzept mit verschiedenen Raumtypen: Für jede Tätigkeit gibt es den passenden Ort – funktional ausgestattet und durchdacht gestaltet”, berichtet Gabriel Wagner, unser Ansprechpartner der Volksbank Mittlerer Neckar eG.

Die Covid-19-Pandemie beschleunigte den Wandel: Mobiles Arbeiten wurde bei der Volksbank Mittlerer Neckar eG schnell in den Alltag integriert, gleichzeitig ist das Büro nach wie vor zentral für die Zusammenarbeit. Um Flexibilität und effiziente Flächennutzung zu verbinden, setzt die Volksbank Mittlerer Neckar eG auf ein durchdachtes Desk-Sharing-Konzept – gesteuert mit Flexopus.

Bereits vor dem Umzug in das neue Volksbank Forum wurde die Software an den damaligen Standorten als Pilot getestet. Die Entscheidung fiel schnell. „Durch die benutzerfreundliche Oberfläche haben wir bereits in der Pilotphase sehr positive Erfahrungen mit Flexopus gesammelt“, so Gabriel Wagner.

Heute werden sämtliche Arbeitsplätze, verschiedene Raumtypen sowie Parkplätze zentral über Flexopus gebucht. 

Effiziente Flächennutzung: Spontanität trifft Effizienz im Alltag

“Etwa 40 Prozent der Mitarbeitenden arbeiten regelmäßig mobil”, beschreibt Gabriel Wagner von der Volksbank Mittlerer Neckar eG. Die Kombination aus mobilem und vor Ort-Arbeit, sorge für eine sehr ausgewogene Auslastung der Büroflächen. Arbeitsplätze und Parkplätze seien weder dauerhaft blockiert noch überlastet.

Gerade spontane Buchungen seien laut Gabriel Wagner für den hybriden Arbeitsalltag entscheidend: „Wenn spontan Buchungen durchzuführen sind, ist dies über Flexopus jederzeit möglich und schafft den wahren Mehrwert.”

Die klare Struktur der Buchungen verhindere so die typischen Probleme von unkontrolliertem Desk Sharing, zum Beispiel belegte, aber ungenutzte Arbeitsplätze oder Unsicherheit darüber, wo Kolleginnen und Kollegen sitzen.

Zonen auf den Bedarf angepasst: So geht New Work

Das neue Bürogebäude der Volksbank Mittlerer Neckar eG folgt einem klar strukturierten Arbeitsplatzkonzept: Unterschiedliche Tätigkeiten benötigen unterschiedliche Arbeitsumgebungen.

Statt klassischer, einheitlicher Büroflächen setzt die Bank auf verschiedene Arbeitszonen, die gezielt auf unterschiedliche Bedürfnisse abgestimmt sind. Mitarbeitende können je nach Aufgabe den passenden Arbeitsplatz wählen und diesen unkompliziert über Flexopus buchen.

Das Konzept der Volksbank für das Forum sieht so aus:

• Fokusarbeitsplätze für konzentriertes Arbeiten
• Kollaborationsbereiche für Teamarbeit und Austausch
• Gut ausgestattete Besprechungsräume für Meetings
• Durchdachte Räume für Erholung und Pausen

Durch diese klare Struktur entsteht ein Arbeitsumfeld, das sowohl produktiv als auch angenehm ist. Mitarbeitende entscheiden flexibel, wo sie arbeiten möchten, zweckgebunden oder eben neben dem Lieblingskollege durch die praktische Favoritenfunktion von Flexopus.

Messbare Erfolge durch Datenauswertungen: mehr Transparenz, bessere Planbarkeit, weniger Leerlauf

Nach der Einführung von Flexopus konnte die Volksbank Mittlerer Neckar eG mehrere positive Entwicklungen beobachten und mit dem integrierten Analysetool von Flexopus klar bemessen und auswerten.

Besonders spürbar gestiegen sei, seit Einführung von Flexopus, die Transparenz über die Nutzung der Arbeits- und Parkflächen. Statt Bauchgefühl gibt es jetzt belastbare Daten darüber, wie stark die Räumlichkeiten tatsächlich genutzt werden – und welche Bereiche wann und wie gefragt sind.

Das bringt gleich mehrere Vorteile im Alltag:

• Deutlich bessere Planbarkeit im Tagesgeschäft
• Fundierte Entscheidungen rund um Arbeitsplatzkonzepte und Flächenbedarf
• Gezielte Optimierung einzelner Zonen und Ressourcentypen
• Ein Glücklicheres, effizienteres Team
  

„Durch die Auswertungen in Flexopus können wir die Auslastung unserer Räumlichkeiten präzise nachvollziehen und auf dieser Basis fundierte Entscheidungen treffen“, erzählt Gabriel Wagner.

Ein weiteres Ergebnis: Arbeitsplätze und Parkplätze lassen sich optimal aufeinander abstimmen. Mitarbeitende können spontan buchen, ohne dass Ressourcen unnötig blockiert werden.

Kurz gesagt: Die Flexopus Analysen sorgt nicht nur für ein gutes Nutzererlebnis, sondern macht Flächennutzung steuerbar und viel effizienter.

Das Mitarbeitenden-Feedback: “Endlich volle Flexibilität.”

Eine neue Arbeitsweise funktioniert nur dann langfristig erfolgreich, wenn sie vom Team akzeptiert und gelebt wird. Deshalb war das Feedback aus den Teams für die Volksbank Mittlerer Neckar eG besonders wichtig.

“Die Rückmeldungen fallen durchweg positiv aus”, – Gabriel Wagner, Unternehmenskommunikation.

Viele Mitarbeitende heben vor allem die einfache Bedienbarkeit von Flexopus hervor. Egal ob am Laptop im Büro oder mobil unterwegs, die Buchung eines Arbeitsplatzes oder eines Meetingraums funktioniert intuitiv und ohne großen Aufwand.

Besonders geschätzt wird außerdem die Transparenz:

• passende Arbeitsplatztypen lassen sich gezielt auswählen
• verfügbare Räume sind jederzeit sichtbar

Dadurch entsteht Planungssicherheit im Arbeitsalltag.

Ein Satz fällt im Feedback besonders häufig – und beschreibt den Effekt der neuen Arbeitsweise treffend: “Wir profitieren von voller Flexibilität.”

Für die Volksbank Mittlerer Neckar eG zeigt diese Rückmeldung, dass Flexopus genau das ermöglicht, was moderne Arbeitskonzepte benötigen: flexible Nutzung der Büroflächen, ohne an Struktur oder Übersicht zu verlieren.

Handlungsempfehlungen und Tipps für das Einführen von Desk Sharing

Aus der eigenen Erfahrung heraus hat die Volksbank klare Empfehlungen für Unternehmen, die ebenfalls ein flexibles Arbeitsplatzkonzept einführen möchten:

1. Transparenz schaffen
   Mitarbeitende müssen jederzeit erkennen können, welche Arbeitsplätze und Räume verfügbar sind. Tools wie Flexopus bilden dafür die Basis.
   
   
2. Vielfalt an Arbeitsplatztypen anbieten
   Nicht die Menge, sondern die Passung zählt. Für Fokusarbeit, Kollaboration, Austausch oder Erholung braucht es jeweils passende Raumkonzepte.
   
   
3. Einfachheit in den Vordergrund stellen
   Gute Lösungen funktionieren dann, wenn sie ohne Erklärungsbedarf genutzt werden können. Ein intuitives Buchungstool ist hier ein entscheidender Erfolgsfaktor.
   

Ein Jahr Flexopus: Ein voller Erfolg

Ein Jahr nach der Einführung zeigt sich deutlich: Das moderne Arbeitsplatzkonzept der Volksbank Mittlerer Neckar eG funktioniert wunderbar.

Durch die Kombination aus hybrider Arbeit, klar strukturierten Arbeitszonen und der Unterstützung durch Flexopus ist es gelungen, Büroflächen effizient zu nutzen und gleichzeitig ein attraktives Arbeitsumfeld zu schaffen.

Die Mitarbeitenden profitieren von mehr Flexibilität und Transparenz im Arbeitsalltag. Das Unternehmen wiederum erhält wertvolle Einblicke in die Nutzung der Büroflächen und kann diese datenbasiert weiterentwickeln.

Oder, wie unser Ansprechpartner Gabriel Wagner den Erfolg in einem Satz zusammenfasst:

„Flexopus ermöglicht uns eine moderne, flexible und zugleich verlässliche Arbeitsplatznutzung – und hat damit unseren hybriden Arbeitsalltag deutlich einfacher und effizienter gemacht.“