Ein Brand, vier provisorische Standorte, wachsendes Personal und plötzlich kaum noch feste Arbeitsplätze – was für viele Verwaltungen ein organisatorischer Albtraum wäre, wurde für die Administration Communale de Junglinster in Luxemburg mit rund 60 Mitarbeitenden im Rathaus und weiteren 35 im technischen Servicebetrieb zum Wendepunkt. Die Lösung: Ein radikales Umdenken in der Arbeitsorganisation und der Einstieg in modernes Workplace Management mit Flexopus.
Ausnahmezustand als Ausgangspunkt
„Während Arbeiten am Dachstuhl brach in der Nacht ein Brand aus, der große Teile unseres Verwaltungsgebäudes unbenutzbar machte“, berichtet die Verwaltung. Innerhalb kürzester Zeit mussten Ersatzräume organisiert, IT provisorisch aufgebaut und alle Mitarbeitenden auf mehrere Standorte verteilt werden.
Was folgte, war Improvisation unter Hochdruck: alte Gebäude wurden notdürftig verkabelt, zusätzliche Räume angemietet, VPN-Zugänge eingerichtet und neue Notebooks beschafft. „Die größte Herausforderung war zunächst, überhaupt arbeitsfähig zu bleiben“, heißt es rückblickend.
Vom traditionellen Präsenzmodell zum flexiblen Arbeiten
Vor dem Brand war das Arbeitsmodell klar geregelt: feste Arbeitsplätze, klassische Präsenzkultur, Homeoffice nur in Ausnahmefällen. Doch durch die räumliche Zersplitterung und die wachsende Mitarbeitendenzahl wurde flexible Büropräsenz plötzlich zur Notwendigkeit.
„Mittlerweile haben wir zwei fixe Homeoffice-Tage eingeführt und arbeiten bewusst mit wechselnden Arbeitsplätzen – auch als Vorbereitung auf das sanierte Verwaltungsgebäude, das fast vollständig im Flexmodus betrieben werden soll“, erklärt die Verwaltung.
Der Moment, in dem Workplace Management unverzichtbar wurde
Ein Jahr nach der Katastrophe war klar: Mehr Personal, weniger Fläche – feste Arbeitsplätze für alle sind langfristig nicht mehr realistisch. Damit rückte auch erstmals eine digitale Lösung in den Fokus.
„In diesem Moment entstand für uns das Konzept der flexiblen Arbeitsplätze und damit kam auch Flexopus erstmals als mögliche Lösung ins Spiel“, berichtet der zuständige Projektverantwortliche Majdi Hamzeh. “Nach der Analyse mehrerer Tools fiel die Entscheidung schnell, insbesondere, da Flexopus die Software im ersten Jahr kostenlos anbot.”
Schnelle Einführung dank einfacher Bedienung
Die Einführung verlief überraschend reibungslos. Besonders die technische Integration spielte dabei eine große Rolle:
„Die intuitive Bedienbarkeit und die nahtlose Anbindung an Exchange haben die Einführung enorm erleichtert. Die Mitarbeitenden konnten sofort loslegen, ganz ohne große Schulungen.“
Dennoch blieb ein Punkt sensibel: der Abschied vom festen Arbeitsplatz.
„Vor allem langjährige Mitarbeitende hatten anfangs Respekt vor der Veränderung. Neue Kolleginnen und Kollegen hatten deutlich weniger Berührungsängste“, heißt es offen. Durch transparente Kommunikation, Anleitungen und regelmäßige Updates wurden die Teams Schritt für Schritt mitgenommen.
Struktur, Transparenz und Übersicht im Alltag
Heute sorgt Flexopus für klare Abläufe im Arbeitsalltag, trotz weiterhin verteilter Standorte. Besonders geschätzt wird die visuelle Darstellung der Büroflächen.
„Die Live-Plan-Ansicht mit Gebäudeskizzen ist extrem hilfreich. Jeder sieht sofort, wo noch Plätze frei sind“, so das Feedback.
Aktiv genutzt werden aktuell vor allem:
Alle Buchungen erfolgen zentral – über Exchange, Microsoft Teams, Browser oder App.
Spürbarer Mehrwert für Mitarbeitende und Organisation
Die Effekte sind klar messbar: „Alle Reservierungen sind heute zentral gebündelt und deutlich übersichtlicher als früher“, berichtet die Verwaltung. Besonders positiv empfinden die Mitarbeitenden die Selbstständigkeit:
„Viele schätzen es sehr, ihren Arbeitsplatz, ihr Fahrzeug oder den Besprechungsraum eigenständig über verschiedene Kanäle planen zu können. Die einfache Bedienung wird immer wieder gelobt.“
Blick in die Zukunft: Der Neubau als Smart Building
Mit dem geplanten Neubau der Verwaltung wird Flexopus eine noch größere Rolle spielen. Arbeitsplatz-, Raum- und Fahrzeugverwaltung sollen vollständig digital gesteuert werden. Die aktuelle Phase dient bereits als praktische Vorbereitung auf das künftige Flexkonzept.
„Wenn das neue Gebäude steht, können wir den vollen Effekt erst richtig bewerten – aber wir bereiten uns jetzt schon bewusst darauf vor“, heißt es.
Klare Empfehlung aus der Praxis
Für Organisationen, die unerwartet ihre Arbeitsumgebung verlieren oder sich grundlegend neu strukturieren müssen, hat die Verwaltung eine klare Botschaft:
„Handeln, klar kommunizieren und eine Lösung wählen, die sofort einsetzbar ist. Flexopus hat uns sofort Struktur gegeben, Unsicherheit reduziert und alle wichtigen Anbindungen direkt an Bord.“
Auch der Support wird besonders hervorgehoben: „Der Support ist sehr gut und hilft enorm bei Umsetzung und Einführung.“
Fazit
Was als Krisensituation begann, wurde zur Chance für einen grundlegenden Wandel. Die kommunale Verwaltung hat nicht nur organisatorisch auf den Brand reagiert, sondern zugleich den Schritt in eine moderne, flexible Arbeitswelt vollzogen. Flexopus wurde dabei zum zentralen Werkzeug, um Transparenz, Struktur und Planungssicherheit in einer Phase des Umbruchs zu schaffen und bildet heute das Fundament für die Verwaltung der Zukunft.
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