Un incendie, quatre sites improvisés, un personnel en augmentation et, soudainement, la quasi-absence d'emplois permanents : ce qui serait un cauchemar organisationnel pour de nombreuses administrations a été provoqué par Administration communautaire de Junglinster Cela a marqué un tournant au Luxembourg avec environ 60 employés à la mairie et 35 autres dans les opérations des services techniques. La solution : une refonte radicale de l'organisation du travail et une introduction à la modernité Gestion de l'espace de travail avec Flexopus.
L'état d'urgence comme point de départ
« Lors de travaux sur la charpente du toit, un incendie s'est déclaré pendant la nuit, rendant une grande partie de notre bâtiment administratif inutilisable », rapporte l'administration. En très peu de temps, des salles de remplacement ont dû être organisées, l'informatique a été provisoirement installée et tous les employés ont dû être répartis sur plusieurs sites.
Ce qui a suivi a été une improvisation sous haute pression : les vieux bâtiments ont été câblés de fortune, des chambres supplémentaires ont été louées, un accès VPN a été mis en place et de nouveaux ordinateurs portables ont été achetés. « Le plus grand défi était de rester capable de travailler », indique-t-on avec le recul.
Du modèle de présence traditionnel au travail flexible
Avant l'incendie, le modèle de travail était clairement réglementé : lieux de travail fixes, culture de présence classique, télétravail uniquement dans des cas exceptionnels. Mais en raison de la fragmentation spatiale et du nombre croissant d'employés, une présence flexible dans les bureaux est soudainement devenue une nécessité.
« Nous avons désormais introduit deux jours de bureau à domicile fixes et nous travaillons délibérément à l'évolution des lieux de travail, notamment en vue de la rénovation du bâtiment administratif, qui doit être géré presque entièrement en mode flexible », explique l'administration.
Le moment où la gestion du lieu de travail est devenue essentielle
Un an après la catastrophe, il était clair que plus de personnel, moins d'espace : des emplois permanents pour tous ne sont plus réalistes à long terme. C'était également la première fois qu'une solution numérique était mise au point.
« À ce moment-là, nous avons proposé le concept de lieux de travail flexibles, et Flexopus est également entré en jeu pour la première fois en tant que solution possible », rapporte le chef de projet responsable Majdi Hamzeh. « Après avoir analysé plusieurs outils, la décision a été prise rapidement, d'autant que Flexopus a proposé le logiciel gratuitement pendant la première année. »
Mise en œuvre rapide grâce à une utilisation simple
La mise en œuvre a été étonnamment fluide. L'intégration technique a notamment joué un rôle majeur :
« La facilité d'utilisation intuitive et la connexion fluide à Exchange ont grandement facilité la mise en œuvre. Les employés ont pu démarrer immédiatement, sans aucune formation majeure. »
Pourtant, un point restait sensible : le départ d'un emploi permanent.
« Dans un premier temps, les employés de longue date, en particulier, ont eu du respect pour le changement. Les nouveaux collègues avaient nettement moins peur du contact », indique-t-on ouvertement. Grâce à une communication transparente, à des instructions et à des mises à jour régulières, les équipes ont été impliquées étape par étape.
Structure, transparence et vue d'ensemble dans la vie quotidienne
Aujourd'hui, Flexopus garantit des processus clairs dans la vie professionnelle quotidienne, malgré la répartition continue des sites. La présentation visuelle des espaces de bureaux est particulièrement appréciée.
« La vue en plan en direct avec les croquis du bâtiment est extrêmement utile. Tout le monde peut immédiatement voir où des places sont encore disponibles », indique le feedback.
En particulier, les éléments suivants sont actuellement activement utilisés :
Toutes les réservations sont effectuées de manière centralisée, via Échange, Microsoft Teams, navigateur ou application.
Une valeur ajoutée notable pour les employés et les organisations
Les effets sont clairement mesurables : « Toutes les réservations sont désormais regroupées de manière centralisée et organisées de manière beaucoup plus claire qu'auparavant », rapporte l'administration. Les salariés trouvent le travail indépendant particulièrement positif :
« De nombreuses personnes apprécient vraiment de pouvoir planifier leur lieu de travail, leur véhicule ou leur salle de réunion de manière indépendante via différents canaux. La facilité d'utilisation est saluée à plusieurs reprises. »
Un regard vers l'avenir : le nouveau bâtiment en tant que bâtiment intelligent
Avec le nouveau bâtiment administratif prévu, Flexopus jouera un rôle encore plus important. La gestion du poste de travail, des locaux et des véhicules doit être entièrement contrôlée numériquement. La phase actuelle sert déjà de préparation pratique au futur concept flex.
« Une fois que le nouveau bâtiment sera opérationnel, nous ne pourrons qu'en évaluer pleinement les effets, mais nous nous y préparons déjà consciemment », indique-t-on.
Recommandation claire issue de la pratique
Pour les organisations qui perdent subitement leur environnement de travail ou qui doivent se restructurer en profondeur, l'administration a un message clair :
« Agissez, communiquez clairement et choisissez une solution utilisable immédiatement. Flexopus nous a immédiatement structurés, réduit l'incertitude et intégré toutes les connexions importantes. »
Le soutien est également particulièrement mis en avant : « Le support est très bon et contribue énormément à la mise en œuvre et à la mise en œuvre. »
conclusion
Ce qui n'était au départ qu'une situation de crise est devenu l'occasion d'un changement fondamental. L'administration municipale a non seulement réagi à l'incendie d'un point de vue organisationnel, mais a également franchi le pas vers un environnement de travail moderne et flexible. Flexopus est devenu l'outil central pour créer de la transparence, une structure et une sécurité de planification dans une phase de changement et constitue aujourd'hui la base de l'administration de demain.
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