Un incendie, quatre sites temporaires, une équipe qui grandit et soudain, presque plus de postes fixes : ce qui serait un cauchemar pour beaucoup d'administrations est devenu un tournant pour l'Administration communale de Junglinster au Luxembourg, avec environ 60 personnes à la mairie et 35 autres dans les services techniques. La solution : repenser complètement l'organisation du travail et se lancer dans la gestion moderne du lieu de travail avec Flexopus.
L’état d’urgence comme point de départ
« Un incendie s'est déclaré pendant la nuit alors que des travaux étaient effectués sur la charpente du toit, rendant inutilisables de larges parties de notre bâtiment administratif », rapporte l'administration. Il a fallu très rapidement organiser des salles de remplacement, mettre en place des systèmes informatiques provisoires et répartir tous les employés sur plusieurs sites.
S'en est suivie une improvisation sous haute pression : des bâtiments anciens ont été câblés à la hâte, des salles supplémentaires ont été louées, un accès VPN a été mis en place et de nouveaux ordinateurs portables ont été acquis. « Au départ, le plus grand défi était tout simplement de pouvoir continuer à travailler », peut-on lire rétrospectivement.
Du modèle traditionnel de présence au travail flexible
Avant l'incendie, le modèle de travail était clairement réglementé : postes de travail fixes, culture de la présence classique, télétravail uniquement dans des cas exceptionnels. Cependant, en raison de la fragmentation spatiale et du nombre croissant d'employés, la présence flexible au bureau est soudainement devenue une nécessité.
« Nous avons désormais instauré deux journées fixes de télétravail et nous travaillons consciemment à l'évolution des lieux de travail – notamment en prévision de la rénovation du bâtiment administratif, qui fonctionnera presque entièrement en mode flexible », explique l'administration.
Le moment où la gestion du lieu de travail est devenue indispensable
Un an après la catastrophe, une évidence s'imposait : plus de personnel, moins d'espace – des emplois permanents pour tous n'étaient plus réalistes à long terme. Cela a également mis en lumière, pour la première fois, une solution numérique.
« C’est à ce moment-là que le concept de lieux de travail flexibles a émergé pour nous, et Flexopus est apparu comme une solution possible », rapporte Majdi Hamzeh, le chef de projet responsable. « Après avoir analysé plusieurs outils, la décision a été prise rapidement, d'autant plus que Flexopus offrait le logiciel gratuitement pendant la première année. »
Introduction rapide grâce à une utilisation simple
Le lancement s'est déroulé étonnamment bien. L'intégration technique a joué un rôle particulièrement important :
« L'ergonomie intuitive et l'intégration transparente avec Exchange ont grandement facilité la mise en œuvre. » Les employés ont pu commencer immédiatement, sans formation approfondie.
Néanmoins, un point restait délicat : la rupture avec un emploi stable.
« Au départ, les employés de longue date, en particulier, ont respecté le changement. » « Les nouveaux collègues étaient nettement moins hésitants à prendre contact », indique-t-on ouvertement. Grâce à une communication transparente, des instructions claires et des mises à jour régulières, les équipes ont été accompagnées étape par étape.
Structure, transparence et vue d'ensemble dans la vie quotidienne
Aujourd'hui, Flexopus garantit des processus clairs dans le travail quotidien, malgré la présence de sites répartis sur plusieurs sites. La présentation visuelle des espaces de bureaux est particulièrement appréciée.
« La vue en plan en direct avec les croquis des bâtiments est extrêmement utile. » « Tout le monde peut immédiatement voir où il reste des places libres », ont rapporté les utilisateurs.
Actuellement, les plus utilisés sont :
Toutes les réservations sont effectuées de manière centralisée – via Exchange, Microsoft Teams, navigateur ou application.
Valeur ajoutée tangible pour les employés et l'organisation
Les effets sont clairement mesurables : « Toutes les réservations sont désormais centralisées et beaucoup plus transparentes qu’auparavant », indique l’administration. Les employés apprécient particulièrement l'autonomie dont ils bénéficient :
« De nombreuses personnes apprécient grandement de pouvoir planifier de manière indépendante leur lieu de travail, leur véhicule ou leur salle de réunion via différents canaux. » Sa facilité d'utilisation est régulièrement saluée.
Un aperçu du futur : Le nouveau bâtiment comme bâtiment intelligent
Avec la construction prévue du nouveau bâtiment administratif, Flexopus jouera un rôle encore plus important. La gestion des lieux de travail, des salles et des véhicules devrait être entièrement contrôlée numériquement. La phase actuelle constitue déjà une préparation concrète au futur concept flexible.
« Une fois le nouveau bâtiment achevé, nous serons en mesure d’en évaluer pleinement l’impact – mais nous nous y préparons déjà consciemment », indique le communiqué.
Une recommandation claire tirée de l'expérience pratique
Pour les organisations qui perdent subitement leur environnement de travail ou qui doivent se restructurer en profondeur, l'administration a un message clair :
« Agissez, communiquez clairement et choisissez une solution qui puisse être mise en œuvre immédiatement. » Flexopus nous a immédiatement apporté une structure, réduit l'incertitude et fourni toutes les connexions importantes directement à bord.
Le soutien apporté est également particulièrement mis en avant : « Le soutien est excellent et contribue énormément à la mise en œuvre et à l’introduction. »
Conclusion
Ce qui avait commencé comme une situation de crise s'est transformé en une opportunité de changement fondamental. L’administration locale n’a pas seulement réagi à l’incendie de manière organisée, mais a également fait un pas vers un environnement de travail moderne et flexible. Flexopus est devenu l'outil central pour instaurer la transparence, la structure et la sécurité de la planification durant une période de bouleversements et constitue aujourd'hui le fondement de l'administration de demain.
.svg)
.svg)
.svg)
.png)
