Le Forum Volksbank : un projet phare de partage de bureaux

Les banques et leurs agences sont-elles obsolètes et rigides ? Alors nous serions ravis de vous convaincre du contraire !

Avec environ 760 employés et un total du bilan de 6 milliards d'euros, la Volksbank Mittlerer Neckar eG est l'un des plus grands employeurs et l'une des plus grandes banques populaires ou Raiffeisen de la région. Des locaux modernes avec des zones de travail bien conçues et des modalités de travail flexibles sont des priorités absolues pour l'entreprise : ce concept est mis en œuvre avec Flexopus. Les 760 collaborateurs ont tous la possibilité de réserver l'un des quelque 300 postes de travail et l'une des quelque 150 places de parking du Volksbank Forum : c'est ce qu'on appelle une flexibilité totale.

Volksbank Mittlerer Neckar eG nous explique comment ils se portent après un peu plus d'un an de travail hybride, de partage de bureaux et d'utilisation de notre logiciel de gestion des espaces de travail.

Huit lieux fusionnent en un seul forum : un concept bien pensé rencontre un logiciel de réservation intuitif

Avec l'ouverture du Volksbank Forum à Wendlingen am Neckar au printemps 2025, tous les services internes, auparavant répartis sur environ huit sites, ont été centralisés dans un nouvel immeuble de bureaux. Le « Forum Volksbank » défend une nouvelle façon de travailler, durable et flexible. « Nos espaces de bureau s’inscrivent dans un concept moderne d’environnement de travail proposant différents types d’espaces : chaque activité dispose d’un lieu adapté, équipé de manière fonctionnelle et aménagé avec soin », explique Gabriel Wagner, notre interlocuteur à la Volksbank Mittlerer Neckar eG.

La pandémie de Covid-19 a accéléré le changement : le travail mobile s'est rapidement intégré à la vie quotidienne de Volksbank Mittlerer Neckar eG, tandis que le bureau reste central pour la collaboration. Pour allier flexibilité et utilisation efficace de l'espace, Volksbank Mittlerer Neckar eG s'appuie sur un concept de partage de bureaux bien pensé – contrôlé par Flexopus.

Avant même le déménagement dans le nouveau Volksbank Forum, le logiciel avait été testé comme projet pilote dans les anciens locaux. La décision a été prise rapidement. « Grâce à son interface conviviale, nous avons déjà eu des expériences très positives avec Flexopus lors de la phase pilote », a déclaré Gabriel Wagner.

Aujourd'hui, tous les postes de travail, les différents types de salles ainsi que les places de parking sont réservés de manière centralisée via Flexopus. 

Utilisation efficace de l'espace : la spontanéité rencontre l'efficacité au quotidien

« Environ 40 % des employés travaillent régulièrement à distance », explique Gabriel Wagner de Volksbank Mittlerer Neckar eG. L'association du travail mobile et du travail sur site assure une utilisation très équilibrée de l'espace de bureau. Les lieux de travail et les places de stationnement ne sont ni bloqués en permanence ni surchargés.

Selon Gabriel Wagner, les réservations spontanées sont essentielles pour la journée de travail hybride : « Lorsque des réservations spontanées doivent être effectuées, cela est toujours possible via Flexopus et crée une réelle valeur ajoutée. »

La structure claire des réservations permet ainsi d'éviter les problèmes typiques du partage non contrôlé des bureaux, tels que les postes de travail occupés mais inutilisés ou l'incertitude quant à l'emplacement des collègues.

Des zones adaptées aux besoins : c'est le principe du New Work.

Le nouvel immeuble de bureaux de Volksbank Mittlerer Neckar eG suit un concept d'espace de travail clairement structuré : différentes activités nécessitent différents environnements de travail.

Au lieu d'espaces de bureaux classiques et uniformes, la banque mise sur différentes zones de travail spécifiquement adaptées à différents besoins. Les employés peuvent choisir le poste de travail approprié en fonction de la tâche et le réserver facilement via Flexopus.

Le concept du forum proposé par la Volksbank se présente comme suit :

• Postes de travail axés sur la concentration
• Espaces de collaboration pour le travail d'équipe et les échanges
• Salles de réunion bien équipées pour les réunions
• Des espaces soigneusement conçus pour la détente et les pauses

Cette structure claire crée un environnement de travail à la fois productif et agréable. Grâce à la fonction « favoris » pratique de Flexopus, les employés peuvent choisir en toute flexibilité où ils souhaitent travailler, que ce soit pour un objectif précis ou à proximité de leur collègue préféré.

Succès mesurable grâce à l'analyse des données : plus de transparence, une meilleure planification, moins de temps d'arrêt.

Suite à l'introduction de Flexopus, Volksbank Mittlerer Neckar eG a pu observer plusieurs évolutions positives et les mesurer et les évaluer clairement grâce à l'outil d'analyse intégré de Flexopus.

Depuis la mise en place de Flexopus, la transparence concernant l'utilisation des zones de travail et de stationnement a augmenté de manière particulièrement notable. Au lieu de se fier à son intuition, on dispose désormais de données fiables sur le taux d'utilisation réel des locaux – et sur les zones les plus demandées, quand et comment.

Cela présente plusieurs avantages dans la vie quotidienne :

• Amélioration significative de la planification dans les activités quotidiennes
• Des décisions éclairées concernant les concepts de lieu de travail et les besoins en espace
• Optimisation ciblée des zones et des types de ressources individuels
• Une équipe plus heureuse et plus efficace
  

« Grâce aux analyses de Flexopus, nous pouvons suivre précisément le taux d’occupation de nos locaux et prendre des décisions éclairées sur cette base », explique Gabriel Wagner.

Autre constat : les espaces de travail et les places de stationnement peuvent être coordonnés de manière optimale. Les employés peuvent réserver spontanément sans bloquer inutilement des ressources.

En bref : les analyses Flexopus garantissent non seulement une bonne expérience utilisateur, mais rendent également l’utilisation des terres contrôlable et beaucoup plus efficace.

Commentaires des employés : « Enfin, une flexibilité totale. »

Une nouvelle méthode de travail ne réussira sur le long terme que si elle est acceptée et adoptée par l'équipe. Par conséquent, les retours des équipes étaient particulièrement importants pour Volksbank Mittlerer Neckar eG.

« Les retours sont très positifs », – Gabriel Wagner, Communication d'entreprise.

Beaucoup d'employés soulignent surtout la facilité d'utilisation de Flexopus. Que ce soit sur un ordinateur portable au bureau ou en déplacement, réserver un espace de travail ou une salle de réunion est intuitif et ne demande que peu d'efforts.

La transparence est également particulièrement appréciée :

• Il est possible de sélectionner spécifiquement les types de lieux de travail adaptés.
• Les chambres disponibles sont visibles en permanence.

Cela permet de planifier avec certitude le travail quotidien.

Une phrase revient particulièrement souvent dans les commentaires – et décrit parfaitement l’effet de cette nouvelle façon de travailler : « Nous bénéficions d’une flexibilité totale. »

Pour Volksbank Mittlerer Neckar eG, ce retour d'information montre que Flexopus permet exactement ce dont les concepts de travail modernes ont besoin : une utilisation flexible de l'espace de bureau sans perte de structure ni de vue d'ensemble.

Recommandations et conseils pour instaurer le partage de bureau

Forte de sa propre expérience, Volksbank formule des recommandations claires à l'intention des entreprises qui souhaitent également mettre en place un concept de lieu de travail flexible :

1. Créer de la transparence
   Les employés doivent pouvoir voir à tout moment quels postes de travail et salles sont disponibles. Des outils comme Flexopus constituent la base de cela.
   
   
2. Offrez une variété de types de lieux de travail
   Ce n'est pas la quantité qui compte, mais l'adéquation. Chaque activité — travail concentré, collaboration, échange ou détente — requiert des concepts spatiaux appropriés.
   
   
3. Privilégiez la simplicité
   Les bonnes solutions fonctionnent lorsqu'elles peuvent être utilisées sans avoir besoin d'explications. Un outil de réservation intuitif est ici un facteur de succès crucial.
   

Un an de Flexopus : un succès total

Un an après son lancement, une chose est claire : le concept d’espace de travail moderne de Volksbank Mittlerer Neckar eG fonctionne à merveille.

En combinant le travail hybride, des zones de travail clairement structurées et le soutien de Flexopus, il a été possible d'utiliser efficacement l'espace de bureau tout en créant un environnement de travail attrayant.

Les employés bénéficient d'une plus grande flexibilité et d'une plus grande transparence dans leur travail quotidien. L'entreprise obtient ainsi des informations précieuses sur l'utilisation de l'espace de bureau et peut l'optimiser davantage en se basant sur ces données.

Ou, comme le résume en une phrase notre interlocuteur Gabriel Wagner, ce succès est le suivant :

« Flexopus nous permet d'utiliser un espace de travail moderne, flexible et fiable, et a ainsi rendu notre journée de travail hybride nettement plus facile et plus efficace. »