Le Volksbank Forum : un projet phare de partage de bureaux

Les banques et les bureaux des banques sont-ils poussiéreux et rigides ? Alors nous aimerions profiter de cette occasion pour vous convaincre du contraire !

Avec environ 760 employés et un actif total de 6 milliards d'euros, la Volksbank Mittlerer Neckar eG est l'un des principaux employeurs et l'une des plus grandes banques publiques et Raiffeisen de la région. Des espaces modernes dotés de zones de travail bien pensées et d'un mode de travail flexible sont primordiaux pour l'entreprise : ce concept est organisé avec Flexopus. Les 760 employés ont la possibilité de réserver l'un des quelque 300 postes de travail et les quelque 150 places de parking du Volksbank Forum : cela signifie une flexibilité totale.

La Volksbank Mittlerer Neckar eG nous explique comment elle s'en sort après un peu plus d'un an de travail hybride, de partage de bureau et d'utilisation de notre logiciel de gestion de l'espace de travail.

Huit sites fusionnent en un seul forum : un concept bien pensé rencontre un logiciel de réservation intuitif

Avec l'ouverture du Volksbank Forum à Wendlingen am Neckar au printemps 2025, tous les espaces internes, auparavant répartis sur huit sites environ, ont été centralisés dans un nouvel immeuble de bureaux. Le « Volksbank Forum » représente une nouvelle méthode de travail durable et flexible. « Nos espaces de bureaux suivent un concept de poste de travail moderne avec différents types de pièces : il existe un emplacement adapté à chaque poste de travail, équipé de manière fonctionnelle et conçu avec soin », explique Gabriel Wagner, notre interlocuteur chez Volksbank Mittlerer Neckar eG.

La pandémie de Covid-19 a accéléré le changement : le travail mobile a été rapidement intégré à la vie quotidienne de la Volksbank Mittlerer Neckar eG, tandis que le bureau reste au cœur de la coopération. Afin de combiner flexibilité et utilisation efficace de l'espace, la Volksbank Mittlerer Neckar eG utilise un concept de partage de bureau sophistiqué, géré par Flexopus.

Avant même de passer au nouveau Volksbank Forum, le logiciel a été testé en tant que pilote sur les anciens sites. La décision a été prise rapidement. « Grâce à l'interface conviviale, nous avons déjà eu des expériences très positives avec Flexopus au cours de la phase pilote », déclare Gabriel Wagner.

Aujourd'hui, tous les lieux de travail, les différents types de chambres et les places de parking sont réservés de manière centralisée via Flexopus.

Utilisation efficace de l'espace : la spontanéité rencontre l'efficacité au quotidien

« Environ 40 % des employés travaillent régulièrement à distance », explique Gabriel Wagner de la Volksbank Mittlerer Neckar eG. La combinaison du travail mobile et du travail sur site garantit une utilisation très équilibrée de l'espace de bureau. Les lieux de travail et les places de stationnement ne sont ni bloqués ni surchargés en permanence.

Selon Gabriel Wagner, les réservations spontanées sont particulièrement déterminantes pour la vie professionnelle hybride quotidienne : « Lorsque des réservations spontanées doivent être effectuées, cela est possible à tout moment via Flexopus et cela crée une réelle valeur ajoutée. »

La structure claire des réservations permet ainsi d'éviter les problèmes typiques liés au partage de bureau non contrôlé, tels que les lieux de travail occupés mais inutilisés ou l'incertitude quant à l'endroit où les collègues sont assis.

Des zones adaptées aux besoins : voici comment fonctionne New Work

Le nouvel immeuble de bureaux de la Volksbank Mittlerer Neckar eG suit un concept de lieu de travail clairement structuré : différentes activités nécessitent des environnements de travail différents.

Au lieu d'espaces de bureaux traditionnels et uniformes, la banque utilise différentes zones de travail spécifiquement adaptées aux différents besoins. En fonction de la tâche, les employés peuvent choisir le lieu de travail approprié et le réserver facilement via Flexopus.

Le concept du Forum proposé par la Volksbank est le suivant :

• Postes de travail Focus pour un travail concentré
• Espaces de collaboration pour le travail d'équipe et les échanges
• Des salles de réunion bien équipées
• Des espaces bien pensés pour la détente et les pauses

Cette structure claire crée un environnement de travail à la fois productif et agréable. Les employés décident de manière flexible où ils souhaitent travailler, dans un but précis ou en plus de leur collègue préféré, grâce à la fonction pratique de favoris de Flexopus.

Des résultats mesurables grâce à l'analyse des données : plus de transparence, meilleure prévisibilité, moins de temps d'inactivité

Suite à l'introduction de Flexopus, Volksbank Mittlerer Neckar eG a pu observer plusieurs évolutions positives et les mesurer et les évaluer clairement à l'aide de l'outil d'analyse intégré de Flexopus.

Depuis l'introduction de Flexopus, la transparence concernant l'utilisation des espaces de travail et de stationnement s'est particulièrement améliorée. Au lieu d'une intuition, il existe désormais des données fiables sur l'utilisation réelle de l'espace, ainsi que sur les zones demandées, quand et comment.

Cela présente plusieurs avantages dans la vie de tous les jours :

• Prévisibilité nettement meilleure dans les activités quotidiennes
• Des décisions bien fondées concernant les concepts de lieu de travail et les exigences en matière d'espace
• Optimisation ciblée des zones individuelles et des types de ressources
• Une équipe plus heureuse et plus efficace
  

« Les évaluations effectuées dans Flexopus nous permettent de comprendre précisément l'utilisation de nos locaux et de prendre des décisions éclairées sur cette base », déclare Gabriel Wagner.

Autre résultat : les postes de travail et les places de parking peuvent être coordonnés de manière optimale. Les employés peuvent réserver spontanément sans bloquer inutilement les ressources.

En résumé : les analyses Flexopus garantissent non seulement une bonne expérience utilisateur, mais rendent également l'utilisation de l'espace contrôlable et beaucoup plus efficace.

Feedback des employés : « Enfin une flexibilité totale. »

Une nouvelle façon de travailler ne fonctionne avec succès sur le long terme que si elle est acceptée et vécue par l'équipe. Les commentaires des équipes étaient donc particulièrement importants pour Volksbank Mittlerer Neckar eG.

« Les commentaires ont toujours été positifs », a déclaré Gabriel Wagner, Corporate Communications.

De nombreux employés soulignent en particulier la facilité d'utilisation de Flexopus. Que vous utilisiez un ordinateur portable au bureau ou en déplacement, la réservation d'un lieu de travail ou d'une salle de réunion est intuitive et facile.

La transparence est également particulièrement appréciée :

• Les types de lieux de travail appropriés peuvent être sélectionnés de manière ciblée
• les chambres disponibles sont visibles à tout moment

Cela garantit la sécurité de la planification dans la vie professionnelle quotidienne.

Une phrase est particulièrement courante dans les commentaires et décrit bien l'effet de la nouvelle méthode de travail : « Nous bénéficions d'une flexibilité totale ».

Pour Volksbank Mittlerer Neckar eG, ce feedback montre que Flexopus permet exactement ce qu'exigent les concepts de travail modernes : une utilisation flexible de l'espace de bureau sans perte de structure ni de vue d'ensemble.

Recommandations d'action et conseils pour introduire le partage de bureau

Sur la base de sa propre expérience, Volksbank propose des recommandations claires aux entreprises qui souhaitent également introduire un concept de lieu de travail flexible :

1. Créez de la transparence
   Les employés doivent être en mesure d'identifier les lieux de travail et les locaux disponibles à tout moment. Des outils tels que Flexopus en constituent la base.
   
   
2. Offrant une variété de types de lieux de travail
   Ce n'est pas la quantité mais l'ajustement qui compte. Pour le travail de concentration, la collaboration, l'échange ou la détente, des concepts de salle appropriés sont nécessaires.
   
   
3. Concentrez-vous sur la simplicité
   Les bonnes solutions fonctionnent lorsqu'elles peuvent être utilisées sans explication. Un outil de réservation intuitif est un facteur de succès décisif à cet égard.
   

Un an de Flexopus : un succès retentissant

Un an après son introduction, il est clair que le concept de poste de travail moderne de la Volksbank Mittlerer Neckar eG fonctionne à merveille.

La combinaison du travail hybride, de zones de travail clairement structurées et du soutien de Flexopus a permis d'utiliser efficacement les espaces de bureau tout en créant un environnement de travail attrayant.

Les employés bénéficient d'une flexibilité et d'une transparence accrues dans leur travail quotidien. L'entreprise, à son tour, obtient des informations précieuses sur l'utilisation des bureaux et peut le développer davantage sur la base de données.

Ou comment notre interlocuteur Gabriel Wagner résume le succès en une phrase :

« Flexopus nous permet d'utiliser notre espace de travail de manière moderne, flexible et fiable à la fois, et a ainsi rendu notre routine de travail hybride nettement plus facile et plus efficace. »