Il Volksbank Forum: un progetto di punta per la condivisione delle postazioni di lavoro.

Le banche e gli uffici bancari sono obsoleti e inflessibili? Allora, a questo punto saremo lieti di convincerti del contrario!

La Volksbank Mittlerer Neckar eG, con circa 760 dipendenti e un totale di bilancio di 6 miliardi di euro, è uno dei maggiori datori di lavoro e una delle maggiori banche cooperative della regione. Spazi moderni con aree di lavoro ben progettate e flessibilità lavorativa sono le massime priorità dell'azienda: questo concetto è realizzato in collaborazione con Flexopus. Tutti i 760 dipendenti hanno la possibilità di prenotare una delle quasi 300 postazioni di lavoro e circa 150 posti auto del Volksbank Forum: questo significa massima flessibilità.

La Volksbank Mittlerer Neckar eG ci racconta come sta andando dopo poco più di un anno di lavoro ibrido, condivisione delle scrivanie e utilizzo del nostro software di gestione degli spazi di lavoro.

Otto sedi si fondono in un unico spazio: un concetto ben studiato incontra un software di prenotazione intuitivo.

Con l'apertura del Volksbank Forum a Wendlingen am Neckar nella primavera del 2025, tutti i dipartimenti interni, precedentemente dislocati in circa otto sedi diverse, sono stati centralizzati in un nuovo edificio per uffici. Il “Volksbank Forum” rappresenta un nuovo modo di lavorare, sostenibile e flessibile. “I nostri spazi per uffici seguono un concetto moderno di ambiente di lavoro con diverse tipologie di spazi: per ogni attività c’è il posto giusto – attrezzato in modo funzionale e progettato con cura”, racconta Gabriel Wagner, il nostro referente della Volksbank Mittlerer Neckar eG.

La pandemia di Covid-19 ha accelerato il cambiamento: il lavoro da remoto è stato rapidamente integrato nella vita quotidiana di Volksbank Mittlerer Neckar eG, mentre allo stesso tempo l'ufficio rimane centrale per la collaborazione. Per coniugare flessibilità ed efficienza nell'utilizzo degli spazi, Volksbank Mittlerer Neckar eG si affida a un sistema di condivisione delle postazioni di lavoro ben studiato, gestito tramite Flexopus.

Già prima del trasferimento nel nuovo Volksbank Forum, il software era stato testato in fase pilota presso le sedi precedenti. La decisione è stata presa rapidamente. "Grazie all'interfaccia intuitiva, abbiamo già avuto esperienze molto positive con Flexopus durante la fase pilota", ha affermato Gabriel Wagner.

Oggi tutte le postazioni di lavoro, i vari tipi di spazi e i parcheggi vengono prenotati centralmente tramite Flexopus.

Utilizzo efficiente dello spazio: la spontaneità incontra l'efficienza nella vita quotidiana

"Circa il 40% dei dipendenti lavora regolarmente da remoto", spiega Gabriel Wagner di Volksbank Mittlerer Neckar eG. La combinazione di lavoro in mobilità e in sede garantisce un utilizzo molto equilibrato degli spazi ufficio. Gli spazi di lavoro e i parcheggi non sono né permanentemente bloccati né sovraccarichi.

Secondo Gabriel Wagner, le prenotazioni spontanee sono fondamentali per la giornata lavorativa ibrida: "Quando si presenta la necessità di effettuare prenotazioni spontanee, Flexopus lo consente sempre, creando un reale valore aggiunto."

La chiara struttura delle prenotazioni previene quindi i tipici problemi della condivisione incontrollata delle scrivanie, come postazioni occupate ma non utilizzate o l'incertezza su dove siano seduti i colleghi.

Zone adattate alle esigenze: ecco come funziona il New Work.

Il nuovo edificio per uffici della Volksbank Mittlerer Neckar eG segue un concetto di spazio di lavoro ben strutturato: attività diverse richiedono ambienti di lavoro diversi.

Invece dei classici spazi ufficio uniformi, la banca si avvale di diverse zone di lavoro, appositamente studiate per soddisfare esigenze differenti. I dipendenti possono scegliere la postazione di lavoro più adatta in base all'attività da svolgere e prenotarla facilmente tramite Flexopus.

Il concetto della Banca Popolare per il forum è il seguente:

• Postazioni di lavoro per la concentrazione
• Aree di collaborazione per il lavoro di team e lo scambio
• Sale riunioni ben attrezzate per gli incontri
• Spazi progettati con cura per il relax e le pause.

Questa struttura chiara crea un ambiente di lavoro che è al tempo stesso produttivo e piacevole. Grazie alla pratica funzione "Preferiti" di Flexopus, i dipendenti possono scegliere in modo flessibile dove lavorare, per uno scopo specifico o accanto al collega preferito.

Successo misurabile attraverso l'analisi dei dati: maggiore trasparenza, migliore pianificazione, minori tempi di inattività.

In seguito all'introduzione di Flexopus, Volksbank Mittlerer Neckar eG ha potuto osservare diversi sviluppi positivi e misurarli e valutarli in modo chiaro utilizzando lo strumento di analisi integrato di Flexopus.

Dall'introduzione di Flexopus, la trasparenza relativa all'utilizzo delle aree di lavoro e di parcheggio è aumentata in modo particolarmente evidente. Invece di affidarsi all'istinto, ora ci sono dati affidabili su quanto gli spazi siano effettivamente utilizzati e quali aree sono richieste, quando e in che modo.

Ciò comporta diversi vantaggi nella vita di tutti i giorni:

• Pianificazione notevolmente migliorata nelle attività quotidiane
• Decisioni informate in merito alla concezione degli spazi di lavoro e ai requisiti di spazio.
• Ottimizzazione mirata di singole zone e tipi di risorse
• Un team più felice ed efficiente
  

"Grazie alle analisi di Flexopus, possiamo monitorare con precisione il tasso di occupazione dei nostri locali e prendere decisioni ponderate", afferma Gabriel Wagner.

Un'altra scoperta: i luoghi di lavoro e i parcheggi possono essere coordinati in modo ottimale. I collaboratori possono prenotare in modo spontaneo, senza bloccare inutilmente le risorse.

In breve: L'analisi Flexopus non solo garantisce una buona esperienza utente, ma rende l'utilizzo degli spazi gestibile e molto più efficiente.

Feedback dei dipendenti: "Finalmente, massima flessibilità."

Un nuovo metodo di lavoro avrà successo a lungo termine solo se verrà accettato e adottato dal team. Pertanto, il feedback dei team è stato particolarmente importante per Volksbank Mittlerer Neckar eG.

“I riscontri sono tutti positivi”, – Gabriel Wagner, Comunicazione aziendale.

Molti dipendenti sottolineano soprattutto la facilità d'uso di Flexopus. Che si utilizzi un laptop in ufficio o si sia in viaggio, prenotare una postazione di lavoro o una sala riunioni è intuitivo e richiede poco sforzo.

Anche la trasparenza è particolarmente apprezzata:

• È possibile selezionare in modo specifico le tipologie di luogo di lavoro più adatte.
• Le stanze disponibili sono visibili in ogni momento

Ciò garantisce certezza nella pianificazione del lavoro quotidiano.

Una frase ricorre molto spesso nel feedback e descrive in modo appropriato l'effetto del nuovo modo di lavorare: “Beneficiamo della massima flessibilità.”

Per Volksbank Mittlerer Neckar eG, questo riscontro dimostra che Flexopus offre esattamente ciò di cui hanno bisogno i moderni modelli di lavoro: un utilizzo flessibile degli spazi ufficio senza perdere struttura o visione d'insieme.

Raccomandazioni e suggerimenti per introdurre la condivisione della scrivania

Sulla base della propria esperienza, Volksbank offre raccomandazioni precise alle aziende che desiderano introdurre un concetto di lavoro flessibile:

1. Creare trasparenza
   I dipendenti devono poter vedere in qualsiasi momento quali postazioni di lavoro e stanze sono disponibili. Strumenti come Flexopus costituiscono la base per tutto ciò.
   
   
2. Offrire una varietà di tipologie di posti di lavoro
   Non è la quantità che conta, ma l'adeguatezza. Per il lavoro concentrato, la collaborazione, lo scambio o il recupero sono necessari concetti di spazio adeguati.
   
   
3. Dai priorità alla semplicità
   Le buone soluzioni funzionano quando possono essere utilizzate senza bisogno di spiegazioni. Uno strumento di prenotazione intuitivo è un fattore di successo decisivo in questo caso.
   

Un anno di Flexopus: Un grande successo

A un anno dalla sua introduzione, è evidente: il moderno concetto di ambiente di lavoro di Volksbank Mittlerer Neckar eG funziona a meraviglia.

Grazie alla combinazione di lavoro ibrido, zone di lavoro ben definite e al supporto di Flexopus, è stato possibile utilizzare gli spazi ufficio in modo efficiente, creando al contempo un ambiente di lavoro attraente.

I dipendenti beneficiano di maggiore flessibilità e trasparenza nel loro lavoro quotidiano. A sua volta, l'azienda ottiene preziose informazioni sull'utilizzo degli spazi per uffici e può ulteriormente svilupparli sulla base dei dati.

Oppure, come riassume il nostro referente Gabriel Wagner in una sola frase:

"Flexopus ci permette di utilizzare un ambiente di lavoro moderno, flessibile e affidabile, rendendo così la nostra giornata lavorativa ibrida significativamente più semplice ed efficiente."