Il Volksbank Forum: un progetto di condivisione delle postazioni di lavoro

Le banche e gli uffici delle banche sono polverosi e inflessibili? Allora vorremmo cogliere l'occasione per convincerti del contrario!

Con circa 760 dipendenti e un patrimonio totale di 6 miliardi di euro, la Volksbank Mittlerer Neckar eG è uno dei maggiori datori di lavoro e una delle maggiori banche pubbliche e Raiffeisen della regione. Spazi moderni con zone di lavoro ben congegnate e lavoro flessibile sono fondamentali per l'azienda: questo concetto è organizzato con Flexopus. Tutti i 760 dipendenti hanno l'opportunità di prenotare uno dei quasi 300 posti di lavoro e dei circa 150 posti auto del Volksbank Forum: ciò significa piena flessibilità.

Volksbank Mittlerer Neckar eG ci racconta come stanno andando dopo poco più di un anno di lavoro ibrido, condivisione della scrivania e utilizzo del nostro software di gestione del posto di lavoro.

Otto sedi riunite in un unico forum: un concetto ben congegnato incontra un software di prenotazione intuitivo

Con l'apertura del Volksbank Forum a Wendlingen am Neckar nella primavera del 2025, tutte le aree interne, precedentemente distribuite su circa otto sedi, sono state centralizzate in un nuovo edificio per uffici. «Il Volksbank Forum» è sinonimo di un nuovo modo di lavorare sostenibile e flessibile. «I nostri uffici seguono un concetto di ambiente di lavoro moderno con vari tipi di ambienti: c'è un luogo adatto per ogni lavoro, attrezzato in modo funzionale e progettato con cura», riferisce Gabriel Wagner, il nostro referente presso la Volksbank Mittlerer Neckar eG.

La pandemia di Covid-19 ha accelerato il cambiamento: il lavoro mobile è stato rapidamente integrato nella vita quotidiana presso la Volksbank Mittlerer Neckar eG, mentre allo stesso tempo l'ufficio rimane centrale per la cooperazione. Per combinare flessibilità e uso efficiente dello spazio, la Volksbank Mittlerer Neckar eG utilizza un sofisticato concetto di condivisione della scrivania, gestito con Flexopus.

Anche prima di passare al nuovo Volksbank Forum, il software è stato testato come pilota nelle precedenti sedi. La decisione è stata presa rapidamente. «Grazie all'interfaccia intuitiva, abbiamo già avuto esperienze molto positive con Flexopus nella fase pilota», afferma Gabriel Wagner.

Oggi, tutti i luoghi di lavoro, i vari tipi di camere e i parcheggi vengono prenotati centralmente tramite Flexopus.

Uso efficiente dello spazio: la spontaneità incontra l'efficienza nella vita quotidiana

«Circa il 40 percento dei dipendenti lavora regolarmente da remoto», descrive Gabriel Wagner della Volksbank Mittlerer Neckar eG. La combinazione di lavoro mobile e in sede garantisce un utilizzo molto equilibrato dello spazio ufficio. I luoghi di lavoro e i parcheggi non sono né bloccati permanentemente né sovraccarichi.

Secondo Gabriel Wagner, le prenotazioni spontanee in particolare sono decisive per la vita lavorativa ibrida quotidiana: «Quando è necessario effettuare prenotazioni spontanee, ciò è possibile in qualsiasi momento tramite Flexopus e crea un vero valore aggiunto».

La chiara struttura delle prenotazioni evita così i problemi tipici della condivisione incontrollata della scrivania, come i luoghi di lavoro occupati ma inutilizzati o l'incertezza sulla posizione dei colleghi.

Zone adattate alle esigenze: ecco come funziona New Work

Il nuovo edificio per uffici della Volksbank Mittlerer Neckar eG segue un concetto di posto di lavoro chiaramente strutturato: attività diverse richiedono ambienti di lavoro diversi.

Invece di spazi per uffici tradizionali e uniformi, la banca utilizza varie zone di lavoro specificamente adattate alle diverse esigenze. A seconda dell'attività, i dipendenti possono scegliere il posto di lavoro appropriato e prenotarlo facilmente tramite Flexopus.

L'idea della Volksbank per il Forum è la seguente:

• Workstation Focus per un lavoro concentrato
• Aree di collaborazione per il lavoro di squadra e lo scambio
• Sale riunioni ben attrezzate
• Spazi ben pensati per il relax e le pause

Questa struttura chiara crea un ambiente di lavoro produttivo e piacevole. I dipendenti decidono in modo flessibile dove vogliono lavorare, per uno scopo specifico o in aggiunta al loro collega preferito, utilizzando la pratica funzione Preferiti di Flexopus.

Risultati misurabili attraverso l'analisi dei dati: maggiore trasparenza, migliore prevedibilità, meno tempi di inattività

Dopo l'introduzione di Flexopus, Volksbank Mittlerer Neckar eG è stata in grado di osservare diversi sviluppi positivi e di misurarli e valutarli chiaramente utilizzando lo strumento di analisi integrato di Flexopus.

Dall'introduzione di Flexopus, la trasparenza sull'uso dei posti di lavoro e dei parcheggi è aumentata in modo particolarmente evidente. Invece dell'istinto, ora ci sono dati affidabili su quanto spazio viene effettivamente utilizzato e quali aree sono richieste, quando e come.

Ciò offre diversi vantaggi nella vita di tutti i giorni:

• Prevedibilità notevolmente migliore nelle attività quotidiane
• Decisioni fondate relative ai concetti del posto di lavoro e ai requisiti di spazio
• Ottimizzazione mirata delle singole zone e dei tipi di risorse
• Un team più felice ed efficiente
  

«Le valutazioni in Flexopus ci consentono di comprendere con precisione l'utilizzo dei nostri locali e di prendere decisioni fondate su questa base», afferma Gabriel Wagner.

Un altro risultato: i posti di lavoro e i parcheggi possono essere coordinati in modo ottimale. I dipendenti possono prenotare spontaneamente senza bloccare inutilmente le risorse.

In breve: le analisi Flexopus non solo garantiscono una buona esperienza utente, ma rendono anche l'uso dello spazio controllabile e molto più efficiente.

Feedback dei dipendenti: «Finalmente piena flessibilità».

Un nuovo modo di lavorare funziona con successo a lungo termine solo se è accettato e vissuto dal team. Il feedback dei team è stato quindi particolarmente importante per Volksbank Mittlerer Neckar eG.

«Il feedback è stato costantemente positivo», — Gabriel Wagner, Corporate Communications.

Molti dipendenti sottolineano in particolare la facilità d'uso di Flexopus. Che si tratti di un laptop in ufficio o in viaggio, prenotare un posto di lavoro o una sala riunioni è intuitivo e semplice.

Anche la trasparenza è particolarmente apprezzata:

• I tipi di posto di lavoro adatti possono essere selezionati in modo mirato
• le camere disponibili sono sempre visibili

Ciò crea sicurezza nella pianificazione nella vita lavorativa quotidiana.

Una frase è particolarmente comune nei feedback e descrive in modo appropriato l'effetto del nuovo modo di lavorare: «Beneficiamo della massima flessibilità».

Per Volksbank Mittlerer Neckar eG, questo feedback dimostra che Flexopus consente esattamente ciò che richiedono i moderni concetti di lavoro: un uso flessibile dello spazio ufficio senza perdere struttura o visione d'insieme.

Raccomandazioni d'azione e suggerimenti per introdurre il desk sharing

Sulla base della propria esperienza, Volksbank ha raccomandazioni chiare per le aziende che vorrebbero introdurre anche un concetto di ambiente di lavoro flessibile:

1. Crea trasparenza
   I dipendenti devono essere in grado di identificare i luoghi di lavoro e le stanze disponibili in qualsiasi momento. Strumenti come Flexopus costituiscono la base per questo.
   
   
2. Offrire una varietà di tipi di luoghi di lavoro
   Non è la quantità ma l'adattamento che conta. Per concentrare il lavoro, la collaborazione, lo scambio o il relax, sono necessari concetti di spazio appropriati.
   
   
3. Concentrati sulla semplicità
   Le buone soluzioni funzionano quando possono essere utilizzate senza bisogno di spiegazioni. Uno strumento di prenotazione intuitivo è un fattore di successo decisivo in questo caso.
   

Un anno di Flexopus: un successo clamoroso

Un anno dopo l'introduzione, è chiaro che il moderno concetto di posto di lavoro della Volksbank Mittlerer Neckar eG funziona meravigliosamente.

La combinazione di lavoro ibrido, zone di lavoro chiaramente strutturate e supporto di Flexopus ha permesso di utilizzare lo spazio ufficio in modo efficiente, creando al contempo un ambiente di lavoro attraente.

I dipendenti beneficiano di una maggiore flessibilità e trasparenza nel loro lavoro quotidiano. L'azienda, a sua volta, ottiene preziose informazioni sull'uso degli spazi per uffici e può svilupparli ulteriormente sulla base dei dati.

Oppure come il nostro contatto Gabriel Wagner riassume il successo in una frase:

«Flexopus ci consente di utilizzare il nostro posto di lavoro in modo moderno, flessibile e allo stesso tempo affidabile e ha quindi reso la nostra routine di lavoro ibrida notevolmente più semplice ed efficiente».