Condivisione della scrivania nell'artigianato: la tradizione incontra l'ufficio flessibile

Muoiono Camera regionale dell'artigianato di Stoccarda è composto da circa 220 dipendenti distribuiti in due sedi. Oltre alle postazioni di lavoro fisse, ci sono 25 postazioni di lavoro flessibili che possono essere prenotate tramite l'app Flexopus.

Come funziona e qual è l'accettazione del desk sharing? Il nostro referente Peter Pfeiffer, responsabile IT e comunicazione presso la Camera dei mestieri di Stoccarda, ha risposto a queste e ad altre domande sulla gestione del posto di lavoro con Flexopus.

Brevemente sull'azienda: in qualità di rappresentante centrale dell'artigianato nella regione intorno a Stoccarda, la Camera dell'artigianato della regione di Stoccarda supporta oltre 32.000 aziende, dai falegnami all'ingegneria di precisione. Oltre a rappresentare gli interessi politici delle imprese artigiane dello stato, l'HWK è quindi disponibile anche per consigliarle.

L'introduzione della condivisione della scrivania: concetti di lavoro moderni con postazioni di lavoro flessibili e fisse

«A causa dell'aumento del numero di dipendenti e dei moderni modelli di orario di lavoro, era necessario stabilire un modello di scrivania condivisa oltre a un concetto di lavoro mobile», afferma Peter Pfeiffer.

Il lavoro ibrido e la possibilità di iniziare e terminare la giornata in orari lavorativi diversi richiedevano una soluzione intelligente per la prenotazione del posto di lavoro. Alla fine, HWK ha deciso di introdurre la condivisione della scrivania e, di conseguenza, ha introdotto diverse varianti di tavoli nei suoi locali. La regione HWK di Stoccarda differenzia i suoi luoghi di lavoro in base a come vengono utilizzati e a come possono essere prenotati i tavoli. Ciò ha portato alle seguenti varianti di posto di lavoro:

Posto di lavoro flessibile: Tutti i dipendenti possono prenotare questi tavoli.

Postazione di lavoro fissa: Un dipendente ha una posizione fissa (poiché lavora con dati sensibili, ad esempio).

Luogo di lavoro Anchor: Riservato a un gruppo, se non si prenota entro la data X, lo spazio viene liberato per tutti.

Gestione dell'ambiente di lavoro intuitiva ed economica che si adatta al prezzo

Alla ricerca di una soluzione economica, intuitiva e facile da usare, la Camera dell'artigianato della regione di Stoccarda si è imbattuta in Flexopus. Inoltre, la creazione facile e veloce delle planimetrie da parte di Flexopus Designers e la semplice amministrazione del software sono state convincenti.

L'introduzione della condivisione della scrivania richiede anche la corretta comunicazione delle modifiche e l'introduzione di una politica accettata sulla scrivania pulita. All'HWK Stuttgart Region, l'introduzione della condivisione della scrivania è stata inizialmente accolta con scetticismo, ma è stata rapidamente accettata dai dipendenti grazie al design moderno del posto di lavoro e alla giusta comunicazione. Anche Flexopus ha contribuito a questo obiettivo con la sua interfaccia utente semplice e intuitiva.

La Camera dell'artigianato della regione di Stoccarda ha suddiviso i suoi luoghi di lavoro in modo ideale per i loro scopi e li ha resi prenotabili con Flexopus. Sebbene Flexopus sia una soluzione standard, si adatta all'uso e alle esigenze individuali delle aziende. «La flessibilità che Flexopus ci offre qui ha un immenso valore aggiunto per la nostra organizzazione», afferma il responsabile IT di HWK.

Suggerimenti e trucchi per l'introduzione di Flexopus della Camera dell'artigianato della regione di Stoccarda

Cosa è successo all'introduzione di Software di gestione del posto di lavoro impegnativo e quali consigli dà Peter Pfeiffer per l'introduzione delle scrivanie condivise?
«Il più grande ostacolo è l'equipaggiamento dei dipendenti. Gli armadietti e uno standard informatico e di ufficio uniformi sono requisiti importanti».

Pfeiffer raccomanda inoltre, con l'introduzione della condivisione della scrivania, di creare una politica di scrivania pulita e di progettare preventivamente l'esatto design degli uffici. Se i tavoli sono attrezzati esattamente secondo i criteri di lavoro, ogni dipendente può lavorare in modo efficiente e senza preoccupazioni.

Qual è la conclusione di HWK dopo quasi 3 anni di condivisione della scrivania con Flexopus?

Peter Pfeiffer riassume l'uso di Flexopus nella regione HWK di Stoccarda in una frase:

«Con Flexopus, abbiamo un sistema di prenotazione semplice ed efficace che è molto più conveniente rispetto ai precedenti calendari di Outlook».

Flexopus non sostituisce Microsoft 365, ma integra in modo intelligente i sistemi esistenti con la possibilità di prenotare postazioni di lavoro e sale riunioni. Inoltre, le funzioni di analisi di Flexopus forniscono una panoramica olistica dell'utilizzo di tutte le risorse in qualsiasi momento. In questo modo è possibile gestire in modo efficiente gli edifici e risparmiare spazio inutilizzato. Ciò riduce significativamente i costi di esercizio come l'affitto e i costi energetici.