Desk sharing nel settore artigianale: la tradizione incontra il flex-office

La Camera di Commercio di Stoccarda conta circa 220 dipendenti distribuiti su due sedi. Oltre alle postazioni fisse, sono disponibili 25 postazioni flessibili prenotabili tramite l'app Flexopus.

Come funziona e qual è il livello di accettazione del desk sharing? A queste e altre domande sulla gestione degli spazi di lavoro con Flexopus ha risposto il nostro referente Peter Pfeiffer, responsabile IT e comunicazione della Camera di Commercio di Stoccarda.

Breve panoramica sull'ente: in qualità di rappresentante centrale dell'artigianato nella regione di Stoccarda, la Camera di Commercio supporta oltre 32.000 aziende, dai falegnami alla meccanica di precisione. Oltre a rappresentare gli interessi politici delle imprese artigiane, la HWK funge anche da consulente per le stesse.

L'introduzione del desk sharing: concetti di lavoro moderni con postazioni flessibili e fisse

“A causa del crescente numero di dipendenti e dei moderni modelli di orario di lavoro, oltre a un concetto di lavoro mobile, è diventata necessaria l'implementazione di un modello di shared desk”, afferma Peter Pfeiffer.

Il lavoro ibrido e la possibilità di iniziare e terminare la giornata lavorativa con orari flessibili hanno richiesto una soluzione intelligente per la prenotazione delle postazioni. Alla fine, la HWK ha optato per l'introduzione del desk sharing, implementando diverse tipologie di scrivanie nei propri uffici. La HWK di Stoccarda distingue le postazioni in base all'utilizzo e alle modalità di prenotazione. Sono state così create le seguenti varianti:

Postazione flessibile: Tutti i dipendenti possono prenotare questi tavoli.

Postazione fissa: Un dipendente ha un posto assegnato (ad esempio, perché lavora con dati sensibili).

Postazione ancorata: Riservata a un gruppo; se non prenotata entro una certa data, la postazione viene resa disponibile per tutti.

Gestione delle postazioni intuitiva, conveniente e dal prezzo adeguato

Alla ricerca di una soluzione dal prezzo adeguato, intuitiva e facile da gestire, la Camera di Commercio di Stoccarda ha trovato Flexopus. A convincerli sono stati anche la creazione rapida e semplice delle planimetrie tramite il designer di Flexopus e la facilità di amministrazione del software.

L'introduzione del desk sharing richiede anche una corretta comunicazione del cambiamento e l'adozione di una politica di "clean desk" condivisa. Alla HWK di Stoccarda, l'iniziativa ha incontrato inizialmente scetticismo, ma è stata rapidamente accettata dai dipendenti grazie a un design moderno degli spazi e a una comunicazione efficace. Anche Flexopus ha contribuito in tal senso, grazie alla sua interfaccia utente semplice e intuitiva.

La Camera di Commercio di Stoccarda ha suddiviso le proprie postazioni in modo ideale per le proprie esigenze, rendendole prenotabili con Flexopus. Sebbene Flexopus sia una soluzione standard, si adatta perfettamente all'utilizzo e alle esigenze individuali delle aziende. “La flessibilità che Flexopus ci offre ha un valore aggiunto immenso per la nostra organizzazione”, afferma il responsabile IT della HWK.

Consigli e trucchi per l'introduzione di Flexopus dalla Camera di Commercio di Stoccarda

Quali sono state le sfide durante l'introduzione del software di gestione degli spazi di lavoro e cosa consiglia Peter Pfeiffer per l'adozione degli shared desk?
“Il principale ostacolo è l'attrezzatura dei dipendenti. Armadietti e uno standard uniforme per ufficio e IT sono prerequisiti fondamentali.”

Inoltre, Pfeiffer consiglia di accompagnare l'introduzione del desk sharing con una politica di "clean desk" e di pianificare con precisione la configurazione degli uffici. Se le scrivanie sono attrezzate esattamente in base ai criteri lavorativi, ogni dipendente può lavorare in modo efficiente e senza preoccupazioni.

Qual è il bilancio della HWK dopo quasi 3 anni di desk sharing con Flexopus?

Peter Pfeiffer fasst die Nutzung der HWK Region Stuttgart von Flexopus in einem Satz zusammen:

“Mit Flexopus haben wir ein einfaches und effektives Buchungssystem, welches deutlich komfortabler ist als die bisherigen Outlookkalender”.

Flexopus ersetzt Microsoft 365 nicht, sondern ergänzt die bestehenden Systeme geschickt durch die Möglichkeit zur Arbeitsplatz- und Meetingraumbuchung. Außerdem bieten die Analysefunktionen in Flexopus jederzeit eine ganzheitliche Übersicht der Auslastung sämtlicher Ressourcen. So kann effizientes Gebäudemanagement betrieben werden und ungenutzte Fläche eingespart werden. Dies reduziert erheblich laufende Kosten wie die Miete und Energiekosten.