Escritorio compartido en manualidades: la tradición se une a la oficina flexible

Morir Cámara Regional de Artesanía de Stuttgart cuenta con alrededor de 220 empleados repartidos en dos ubicaciones. Además de las estaciones de trabajo fijas, hay 25 estaciones de trabajo flexibles que se pueden reservar a través de la aplicación Flexopus.

¿Cómo funciona y cuál es la aceptación de compartir escritorio? Nuestro contacto Peter Pfeiffer, director de TI y comunicaciones de la Cámara de Artesanía de Stuttgart, respondió a estas y otras preguntas sobre la gestión del lugar de trabajo con Flexopus.

Brevemente sobre la empresa: Como representante central de la artesanía en la región alrededor de Stuttgart, la Cámara de Artesanía de la Región de Stuttgart apoya a más de 32 000 empresas, desde carpinteros hasta ingeniería de precisión. Además de representar los intereses políticos de las empresas artesanales del estado, la HWK también está disponible para asesorarlas.

La introducción del escritorio compartido: conceptos de trabajo modernos con estaciones de trabajo flexibles y fijas

«Debido al creciente número de empleados y a los modernos modelos de tiempo de trabajo, era necesario establecer un modelo de escritorio compartido además de un concepto de trabajo móvil», afirma Peter Pfeiffer.

El trabajo híbrido y la capacidad de empezar y terminar el día en diferentes horas de trabajo requerían una solución inteligente para la reserva de lugares de trabajo. Al final, HWK decidió introducir el escritorio compartido y, como resultado, introdujo diferentes variantes de mesas en sus instalaciones. La región HWK de Stuttgart diferencia sus lugares de trabajo según la forma en que se utilizan y la forma en que se pueden reservar las mesas. Esto dio lugar a las siguientes variantes de lugar de trabajo:

Lugar de trabajo flexible: Todos los empleados pueden reservar estas mesas.

Arreglar el lugar de trabajo: Un empleado tiene un puesto fijo (ya que trabaja con datos confidenciales, por ejemplo).

Lugar de trabajo principal: Reservado para un grupo, si no reservas antes de la fecha X, el espacio queda libre para todos.

Gestión del lugar de trabajo intuitiva y rentable que se ajusta al precio

En su búsqueda de una solución rentable, intuitiva y fácil de usar, la Cámara de Artesanía de la Región de Stuttgart encontró Flexopus. Además, la creación fácil y rápida de los planos de planta por parte de Flexopus Designers y la sencilla administración del software resultaron convincentes.

La introducción del escritorio compartido también requiere la correcta comunicación de cambios y la introducción de una política aceptada de escritorio limpio. En la región HWK de Stuttgart, la introducción del uso compartido de escritorios fue acogida inicialmente con escepticismo, pero los empleados la aceptaron rápidamente gracias al diseño moderno del lugar de trabajo y a la comunicación adecuada. Flexopus también contribuyó a ello con su interfaz de usuario sencilla y fácil de usar.

La Cámara de Artesanía de la Región de Stuttgart ha dividido sus lugares de trabajo de manera ideal para sus propósitos y los ha hecho reservables con Flexopus. Aunque Flexopus es una solución estándar, se adapta al uso y a las necesidades individuales de las empresas. «La flexibilidad que Flexopus nos ofrece aquí tiene un inmenso valor añadido para nuestra organización», afirma el director de TI de HWK.

Consejos y trucos para la introducción de Flexopus de la Cámara de Artesanía de la Región de Stuttgart

Qué ocurrió en la introducción de Software de gestión del lugar de trabajo desafiante y ¿qué consejo tiene Peter Pfeiffer a la hora de introducir los escritorios compartidos?
«El mayor obstáculo es equipar a los empleados. Los casilleros y una oficina y un estándar de TI uniformes son requisitos importantes».

Pfeiffer también recomienda que, con la introducción del uso compartido de escritorios, se cree una política de escritorios limpios y que se diseñe previamente el diseño exacto de las oficinas. Si las mesas están equipadas exactamente de acuerdo con los criterios de trabajo, todos los empleados pueden trabajar de manera eficiente y sin preocupaciones.

¿Cuál es la conclusión de HWK tras casi 3 años de compartir escritorio con Flexopus?

Peter Pfeiffer resume el uso de Flexopus en la región HWK de Stuttgart en una frase:

«Con Flexopus, tenemos un sistema de reservas sencillo y eficaz que es mucho más práctico que los calendarios anteriores de Outlook».

Flexopus no reemplaza a Microsoft 365, pero complementa hábilmente los sistemas existentes con la opción de reservar estaciones de trabajo y salas de reuniones. Además, las funciones de análisis de Flexopus proporcionan una visión global de la utilización de todos los recursos en cualquier momento. De esta forma, se puede gestionar el edificio de forma eficiente y se puede ahorrar espacio no utilizado. Esto reduce significativamente los costos de funcionamiento, como el alquiler y los costos de energía.