Desk sharing en el sector artesanal: la tradición se une a la oficina flexible

La Cámara de Artesanía de la región de Stuttgart cuenta con unos 220 empleados repartidos en dos sedes. Además de los puestos fijos, existen 25 puestos flexibles que se reservan a través de la aplicación Flexopus.

¿Cómo funciona y cuál es la aceptación del desk sharing? Peter Pfeiffer, director de TI y comunicación de la Cámara de Artesanía de la región de Stuttgart, respondió a estas y otras preguntas sobre la gestión del espacio de trabajo con Flexopus.

Breve resumen de la organización: como representante central del sector artesanal en la región de Stuttgart, la Cámara de Artesanía apoya a más de 32.000 empresas, desde carpinterías hasta ingeniería de precisión. Por tanto, la cámara no solo actúa como representante político, sino también como entidad asesora para estos negocios.

La introducción del desk sharing: conceptos de trabajo modernos con puestos flexibles y fijos

“Debido al creciente número de empleados y a los modelos de trabajo modernos, era necesario establecer un modelo de escritorio compartido además de un concepto de trabajo móvil”, afirma Peter Pfeiffer.

El trabajo híbrido y la posibilidad de empezar y terminar la jornada en horarios distintos exigían una solución inteligente para reservar puestos. Finalmente, la cámara optó por el desk sharing e introdujo diferentes tipos de mesas en sus instalaciones. La entidad clasifica sus puestos según el uso y el método de reserva, estableciendo las siguientes variantes:

Puesto flexible: Todos los empleados pueden reservar estas mesas.

Puesto fijo: Un empleado tiene un lugar asignado (por ejemplo, si trabaja con datos sensibles).

Puesto de anclaje: Reservado para un grupo; si no se reserva antes de una fecha determinada, el puesto queda libre para todos.

Gestión de puestos de trabajo intuitiva, asequible y eficiente

En busca de una solución asequible, intuitiva y fácil de usar, la Cámara de Artesanía de la región de Stuttgart encontró Flexopus. Además, la creación rápida y sencilla de los planos por parte de los diseñadores de Flexopus y la facilidad de administración del software fueron factores decisivos.

La implementación del desk sharing también requiere una gestión del cambio adecuada y una política de escritorio limpio. Aunque al principio hubo escepticismo, los empleados aceptaron rápidamente el cambio gracias a un diseño moderno y a una comunicación clara. Flexopus contribuyó a ello con su interfaz sencilla y fácil de usar.

La Cámara de Artesanía de la región de Stuttgart ha organizado sus espacios de forma ideal y los ha hecho reservables con Flexopus. Aunque es una solución estándar, se adapta a las necesidades individuales de cada empresa. “La flexibilidad que nos ofrece Flexopus aporta un valor inmenso a nuestra organización”, señala el director de TI.

Consejos y trucos para la implementación de Flexopus de la Cámara de Artesanía de la región de Stuttgart

¿Qué supuso un reto al introducir el software de gestión de espacios y qué recomienda Peter Pfeiffer al implementar escritorios compartidos?
“El mayor obstáculo es el equipamiento de los empleados. Las taquillas y un estándar uniforme de oficina y TI son requisitos previos fundamentales”.

Además, Pfeiffer recomienda establecer una política de escritorio limpio al implementar el desk sharing, así como planificar detalladamente la configuración de las oficinas. Si las mesas están equipadas según los criterios de trabajo, cada empleado puede trabajar de forma eficiente y sin preocupaciones.

¿Cuál es el balance de la cámara tras casi 3 años de desk sharing con Flexopus?

Peter Pfeiffer fasst die Nutzung der HWK Region Stuttgart von Flexopus in einem Satz zusammen:

“Mit Flexopus haben wir ein einfaches und effektives Buchungssystem, welches deutlich komfortabler ist als die bisherigen Outlookkalender”.

Flexopus ersetzt Microsoft 365 nicht, sondern ergänzt die bestehenden Systeme geschickt durch die Möglichkeit zur Arbeitsplatz- und Meetingraumbuchung. Außerdem bieten die Analysefunktionen in Flexopus jederzeit eine ganzheitliche Übersicht der Auslastung sämtlicher Ressourcen. So kann effizientes Gebäudemanagement betrieben werden und ungenutzte Fläche eingespart werden. Dies reduziert erheblich laufende Kosten wie die Miete und Energiekosten.