Cómo Krämer IT Service GmbH combina la gestión del lugar de trabajo y la eficiencia energética con Flexopus

Krämer IT Service GmbH está representada en tres sedes y emplea a más de 180 personas. El trabajo diario es muy dinámico: muchos compañeros se desplazan con regularidad de un lugar a otro o utilizan los denominados escritorios flexibles en lugar de escritorios fijos.

Sin embargo, esta forma flexible de trabajar supuso nuevos desafíos. Sin una transparencia clara sobre el lugar de trabajo y el uso del espacio, la organización se hizo cada vez más compleja. Aquí es exactamente donde Lukas Linnenbach entró en escena como parte de su proyecto final: Gestión del lugar de trabajo no solo debe seguir siendo un concepto teórico, sino que debe resolver un problema real de la vida empresarial cotidiana.

El proyecto fue particularmente emocionante debido a la conexión con el sistema de control existente de edificios y casas, como el control automático de la calefacción, en función de la ocupación de las habitaciones. El resultado fue un proyecto de digitalización sostenible y orientado al futuro.

Presencia flexible en la oficina como parte de la vida diaria

En Krämer IT Service, el uso de Oficina central y una fuerte presencia en la oficina según el área de actividad. Si bien los representantes de ventas técnicas trabajan principalmente a nivel local, los equipos de desarrollo y software utilizan intensamente las oficinas centrales. Muchos empleados deciden espontáneamente si prefieren trabajar desde casa o en la oficina. Un vistazo al plan Flexopus Live les ayudará a tomar esa decisión.

Un enfoque central fue decisivo: debería ser posible mapear todos los modelos de trabajo en un solo sistema para que el obstáculo contra el nuevo software siga siendo lo más bajo posible.

El punto de partida: la falta de estructura combinada con el aumento de la flexibilidad

El impulso concreto del proyecto provino de mi propio trabajo diario. Junto con Oliver Zeitz, Lukas Linnenbach desarrolló el concepto de gestión del lugar de trabajo desde cero.

«Uno de los mayores desafíos fue la falta de estandarización de los lugares de trabajo. Sin un sistema uniforme, era difícil planificar de manera flexible, utilizar las habitaciones de manera óptima o crear transparencia en cuanto a la ocupación», afirma el Sr. Linnenbach.

Los modelos organizativos rígidos ya no se ajustan a la creciente flexibilidad de la empresa. Se necesitaba una solución digital.

Flexopus: introducción paso a paso en lugar de un cambio radical

La implementación de Flexopus comenzó con un análisis detallado de los requisitos y necesidades de los empleados. Se hizo especial hincapié en la incorporación para lograr un alto nivel de aceptación entre los empleados.

«Necesitábamos estandarizar o definir algunos procesos con mayor claridad, particularmente en el área de las normas laborales. Sin embargo, en general, se trató más de un desarrollo estructurado que de una ruptura total», afirma el Sr. Linnenbach sobre la introducción del software.

Algunos de los procesos que Krämer IT Service tuvo que definir:

• Se han armonizado las normas en el lugar de trabajo
  
• Procesos de reserva claramente definidos
  
• Utilice escenarios coordinados entre sí
  

Así es como se usa Flexopus en la vida cotidiana

Hoy en día, Flexopus está firmemente integrado en la vida laboral diaria: los empleados reservan sus estaciones de trabajo Flex a diario a través del sistema, la administración organiza las salas de reuniones periódicas de forma centralizada y Mostrar aplicación muestra las ocupaciones actuales directamente en el sitio. De este modo, se reducen las consultas y se facilita considerablemente la coordinación espontánea en la oficina.

Beneficios cuantificables: la comodidad se une a la eficiencia energética

Desde la introducción, se han producido mejoras claras, tanto organizativas como sostenibles.

La integración técnica es un punto a destacar: Acerca de Consultas de API Los calentadores se controlan automáticamente en función de las reservas de Flexopus. Las habitaciones solo se calientan cuando realmente se están utilizando. El resultado: una mayor eficiencia energética, una reducción de los costes operativos y un uso más sostenible de los edificios.

Los comentarios de los empleados también son siempre positivos. Los siguientes son los que se mencionan con especial frecuencia:

• la elegante interfaz de usuario
  
• la usabilidad intuitiva
  
• la baja barrera de entrada cuando se usa

Un proyecto final con un verdadero valor añadido

Para Lukas Linnenbach, el proyecto era mucho más que una simple tarea de formación. La introducción de Flexopus combinó la relevancia práctica con beneficios empresariales reales y, por lo tanto, recibió una valoración muy buena.

Su conclusión: «El proyecto fue práctico, relevante y creó un verdadero valor añadido. Volvería a hacer lo mismo en cualquier momento».

Recomendación a empresas y becarios

Krämer IT Service recomienda un enfoque pragmático a las empresas que piensan en la gestión del lugar de trabajo: «Simplemente comience, pruebe una versión de prueba y pruebe su propia configuración. Con frecuencia, al cabo de unos días queda claro cuánto valor añadido puede generar un sistema de este tipo».

Un proyecto de gestión del lugar de trabajo también puede ser una tesis ideal para los alumnos: orientada a la práctica, técnicamente exigente y con un impacto medible.