Cómo Krämer IT Service GmbH combina la gestión del espacio de trabajo con la eficiencia energética gracias a Flexopus

La Krämer IT Service GmbH cuenta con tres sedes y más de 180 empleados. Su día a día es muy dinámico: muchos compañeros cambian regularmente de oficina o utilizan puestos flexibles en lugar de escritorios fijos.

Sin embargo, esta forma de trabajar flexible trajo consigo nuevos retos. Sin una transparencia clara sobre el uso de los espacios, la organización se volvió compleja. Aquí es donde Lukas Linnenbach intervino en su proyecto final: la gestión del espacio de trabajo no debía ser solo un concepto teórico, sino resolver un problema real del día a día empresarial.

El proyecto resultó especialmente interesante por su conexión con el sistema de control del edificio, como la calefacción automática basada en la ocupación de las salas. Así nació un proyecto de digitalización sostenible y orientado al futuro.

La presencia flexible en la oficina como realidad cotidiana

En Krämer IT Service, el uso del teletrabajo y la presencia en la oficina varía mucho según el área de actividad. Mientras que el personal técnico de campo trabaja mayoritariamente in situ, los equipos de desarrollo y software utilizan intensamente el teletrabajo. Muchos empleados deciden de forma espontánea si prefieren trabajar desde casa o en la oficina. Un vistazo al plan en vivo de Flexopus les ayuda a tomar esta decisión.

Un enfoque central fue decisivo: todos los modelos de trabajo debían poder representarse en un mismo sistema para que la barrera de entrada a un nuevo software fuera lo más baja posible.

El punto de partida: falta de estructura ante una creciente flexibilidad

El impulso concreto para el proyecto surgió del propio día a día laboral. Junto con Oliver Zeitz, Lukas Linnenbach desarrolló el concepto de gestión del espacio de trabajo desde cero.

“Uno de los mayores retos fue la falta de estandarización de los puestos de trabajo. Sin un sistema unificado, era difícil planificar con flexibilidad, optimizar la ocupación de las salas o crear transparencia sobre la disponibilidad”, comenta el Sr. Linnenbach.

Los modelos organizativos rígidos ya no encajaban con la creciente flexibilidad de la empresa. Se hizo necesaria una solución digital.

Flexopus: introducción gradual en lugar de un cambio radical

La implementación de Flexopus comenzó con un análisis detallado de los requisitos y necesidades de los empleados. Se puso especial énfasis en la incorporación para lograr una alta aceptación entre el personal.

“Tuvimos que unificar o definir con mayor claridad algunos procesos, sobre todo en el ámbito de los estándares de los puestos de trabajo. Sin embargo, en general, fue más un desarrollo estructurado que una ruptura total”, señaló el Sr. Linnenbach sobre la introducción del software.

Algunos de los procesos que Krämer IT Service tuvo que definir:

• Se estandarizaron los puestos de trabajo
  
• Se definieron claramente los procesos de reserva
  
• Se acordaron conjuntamente los escenarios de uso
  

Así se utiliza Flexopus en el día a día

Hoy en día, Flexopus está totalmente integrado en la rutina laboral: los empleados reservan sus puestos flexibles a diario a través del sistema, la administración organiza las salas de reuniones recurrentes de forma centralizada y la aplicación de pantalla muestra la ocupación actual directamente en el lugar. Esto reduce las consultas y facilita considerablemente las coordinaciones espontáneas en la oficina.

Ventajas medibles: el confort se une a la eficiencia energética

Desde su implementación, se han observado mejoras claras, tanto a nivel organizativo como de sostenibilidad.

Un aspecto destacado es la integración técnica: mediante consultas API, la calefacción se controla automáticamente según las reservas de Flexopus. Las salas solo se calientan cuando realmente se utilizan. El resultado: mayor eficiencia energética, reducción de costes operativos y un uso más sostenible del edificio.

La respuesta de los empleados también ha sido muy positiva. Entre los aspectos más mencionados destacan:

• la elegante interfaz de usuario
  
• la facilidad de uso intuitiva
  
• la baja barrera de entrada para su adopción

Un proyecto final con valor añadido real

Para Lukas Linnenbach, el proyecto fue mucho más que una tarea de formación. La implementación de Flexopus combinó la experiencia práctica con beneficios empresariales reales, obteniendo una valoración muy positiva.

Su conclusión: “El proyecto fue práctico, relevante y generó un valor añadido real. Lo volvería a hacer exactamente igual”.

Recomendación para empresas y estudiantes en prácticas

A las empresas que consideran implementar la gestión del espacio de trabajo, Krämer IT Service les recomienda un enfoque pragmático: “Empiecen de forma sencilla, prueben una versión de demostración y experimenten con su propia configuración. A menudo, en pocos días se hace evidente el valor que puede aportar un sistema así”.

Para los estudiantes en prácticas, un proyecto de gestión del espacio de trabajo también puede ser un trabajo de fin de grado ideal: orientado a la práctica, técnicamente exigente y con un impacto medible.