Cómo Krämer IT Service GmbH combina la gestión del lugar de trabajo y la eficiencia energética con Flexopus

La Krämer IT Service GmbH cuenta con tres sedes y emplea a más de 180 personas. El día a día laboral se caracteriza por un alto dinamismo: muchos compañeros se desplazan regularmente entre las oficinas o utilizan puestos flexibles en lugar de escritorios fijos.

Sin embargo, esta forma de trabajo flexible trajo consigo nuevos retos. Sin una transparencia clara sobre el uso de los puestos de trabajo y las salas, la organización se volvió cada vez más compleja. Precisamente aquí es donde Lukas Linnenbach centró su proyecto de fin de carrera: Gestión del espacio de trabajo no debía quedarse solo en un concepto teórico, sino resolver un problema real del día a día de la empresa.

El proyecto resultó especialmente interesante por su integración con el sistema de control del edificio, como la regulación automática de la calefacción basada en la ocupación de las salas. Así nació un proyecto de digitalización sostenible y orientado al futuro.

La presencia flexible en la oficina como realidad cotidiana

En Krämer IT Service, el uso del teletrabajo y la presencia en la oficina varía mucho según el área de actividad. Mientras que el personal técnico de campo trabaja mayoritariamente in situ, los equipos de desarrollo y software hacen un uso intensivo del teletrabajo. Muchos empleados deciden de forma espontánea si prefieren trabajar desde casa o en la oficina. Un vistazo al plan en directo de Flexopus les ayuda a tomar esta decisión.

Un enfoque central fue decisivo: todos los modelos de trabajo debían poder representarse en un único sistema para que la barrera de entrada a un nuevo software fuera lo más baja posible.

El punto de partida: falta de estructura ante una creciente flexibilidad

El impulso concreto para el proyecto surgió de la propia experiencia laboral. Junto con Oliver Zeitz, Lukas Linnenbach desarrolló el concepto de gestión del espacio de trabajo desde cero.

“Uno de los mayores retos fue la falta de estandarización de los puestos de trabajo. Sin un sistema unificado, era difícil planificar con flexibilidad, optimizar la ocupación de las salas o lograr transparencia sobre la disponibilidad”, comenta el Sr. Linnenbach.

Los modelos organizativos rígidos ya no encajaban con la creciente flexibilidad de la empresa. Se hizo necesaria una solución digital.

Flexopus: introducción gradual en lugar de un cambio radical

La implementación de Flexopus comenzó con un análisis detallado de los requisitos y necesidades de los empleados. Se puso especial énfasis en la incorporación (onboarding) para lograr una alta aceptación entre el personal.

“Tuvimos que unificar o definir con mayor claridad algunos procesos, sobre todo en lo referente a los estándares de los puestos de trabajo. En general, fue más una evolución estructurada que una ruptura total”, explica el Sr. Linnenbach sobre la introducción del software. 

Algunos de los procesos que Krämer IT Service tuvo que definir:

• Se han estandarizado los puestos de trabajo
  
• Procesos de reserva definidos con claridad
  
• Escenarios de uso acordados conjuntamente
  

Así se utiliza Flexopus en el día a día

Hoy en día, Flexopus está totalmente integrado en la rutina laboral: los empleados reservan sus puestos flexibles a diario a través del sistema, la administración organiza las salas de reuniones recurrentes de forma centralizada y la aplicación de pantalla muestra la ocupación actual directamente en el lugar. Esto reduce las consultas y facilita considerablemente la coordinación espontánea en la oficina.

Ventajas medibles: la comodidad se une a la eficiencia energética

Desde su implementación, se han observado mejoras claras, tanto a nivel organizativo como de sostenibilidad.

Un aspecto destacado es la integración técnica: mediante consultas a la API , la calefacción se controla automáticamente según las reservas de Flexopus. Las salas solo se calientan cuando realmente se utilizan. El resultado: mayor eficiencia energética, reducción de costes operativos y un uso más sostenible del edificio.

La respuesta de los empleados también ha sido muy positiva. Los aspectos más valorados son:

• la elegante interfaz de usuario
  
• la facilidad de uso intuitiva
  
• la baja barrera de entrada para su uso

Un proyecto final con valor añadido real

Para Lukas Linnenbach, el proyecto fue mucho más que una tarea de formación. La implementación de Flexopus combinó la experiencia práctica con un beneficio empresarial real y fue valorada muy positivamente.

Su conclusión: “El proyecto fue práctico, relevante y generó un valor añadido real. Lo volvería a hacer exactamente igual sin dudarlo”.

Recomendación para empresas y aprendices

Para las empresas que están considerando implementar una gestión del espacio de trabajo, Krämer IT Service recomienda un enfoque pragmático: “Empiecen de forma sencilla, prueben una versión de demostración y pongan a prueba su propia configuración. A menudo, en cuestión de días se hace evidente el gran valor añadido que puede aportar un sistema de este tipo”.

Un proyecto de gestión del espacio de trabajo también puede ser una tesis ideal para los aprendices: es práctico, técnicamente exigente y tiene un impacto cuantificable.