Gestión del lugar de trabajo: Todo lo que necesita saber sobre la optimización del lugar de trabajo

Gestión del lugar de trabajo con Flexopus

Gestionar los trabajos, reducir los costos y aumentar la satisfacción de los empleados al mismo tiempo: ¿cómo se equilibra todo esto? La respuesta es: con una gestión sofisticada del lugar de trabajo.

Ya sea con modelos de lugar de trabajo híbridos o escritorios compartidos, le mostraremos cómo organizar de manera óptima su entorno de trabajo y adaptarlo a las necesidades de su equipo. ¡Inspírate y aprovecha al máximo la gestión de tu lugar de trabajo!

Definición de gestión del lugar de trabajo

La gestión del lugar de trabajo es más que solo organizar los lugares de trabajo. Es un enfoque estratégico que tiene como objetivo diseñar el entorno de trabajo para que se adapte mejor a sus objetivos empresariales y, al mismo tiempo, crear un verdadero valor añadido.

Por supuesto, uno de los principales objetivos de la gestión del lugar de trabajo es aumentar la eficiencia de los procesos de trabajo y hacer el mejor uso posible de los recursos disponibles. Pero la satisfacción de los empleados es igual de importante.

Si logras crear un ambiente de trabajo en el que tus empleados se sientan cómodos y motivados, aumentarás la productividad y la lealtad a tu empresa en muy poco tiempo. Porque solo cuando su equipo está motivado y se siente respaldado en su entorno de trabajo, se pueden aprovechar plenamente los beneficios de una organización optimizada del lugar de trabajo.

Al mismo tiempo, puede reducir los costos mediante una gestión especializada del lugar de trabajo al utilizar su espacio de oficina de manera más eficiente y hacer que su empresa sea más sostenible en general. En un entorno de trabajo diseñado de manera óptima, sus equipos también ayudan a impulsar la innovación y garantizar la competitividad de su empresa, de modo que siempre esté un paso por delante de la competencia.

La gestión del lugar de trabajo como herramienta estratégica

La gestión del lugar de trabajo combina la eficiencia económica con un enfoque humano y, por lo tanto, crea la base para un éxito sostenible.

Pero la optimización del trabajo no es una tarea a la que te dediques una vez y que luego funcione sin problemas para siempre. Más bien, debes pensar en la gestión del lugar de trabajo como un proceso continuo que se adapta constantemente a las necesidades actuales de tu organización y se adapta a los tiempos.

Por lo tanto, la gestión del lugar de trabajo puede verse como una herramienta estratégica que va más allá de las ganancias de eficiencia a corto plazo y tiene como objetivo garantizar su éxito a largo plazo. Esto incluye modelos de trabajo flexibles, el uso de tecnologías y herramientas modernas y la promoción de una cultura corporativa que fortalezca la colaboración y la innovación, un esfuerzo continuo que da sus frutos.

Conceptos y modelos de gestión del lugar de trabajo

Hoy en día, las empresas modernas se enfrentan al desafío de hacer que sus lugares de trabajo sean flexibles, eficientes y orientados a los empleados y, al hacerlo, cumplir con los requisitos del mercado laboral en constante cambio.

Para poder garantizar esto, varios conceptos y modelos desempeñan un papel central en la gestión del lugar de trabajo. Los siguientes enfoques le ayudan a adaptar su entorno de trabajo a las necesidades de sus empleados y, al mismo tiempo, a hacer un uso óptimo de sus recursos:

Entornos de trabajo flexibles

Los entornos de trabajo flexibles son un concepto clave en la gestión del lugar de trabajo. Permiten a sus empleados utilizar diferentes estaciones de trabajo en función de la tarea. Esto no solo promueve productividad, pero también satisfacción, ya que todos los empleados encuentran el lugar de trabajo adecuado para ellos, ya sea un espacio tranquilo para trabajar concentrado o un área común para reuniones de equipo.

Para las empresas, los entornos de trabajo flexibles significan un uso más eficiente de sus recursos. En lugar de estructuras rígidas en el lugar de trabajo, las superficies se pueden rediseñar para diversos fines. De esta manera, se reducen las vacantes y los costos operativos, al tiempo que se aumenta la adaptabilidad a las nuevas formas de trabajo.

Las empresas que confían en entornos de trabajo flexibles implementan conceptos como Oficina flexible y Escritorio compartido, que permiten a los empleados reservar espacios de trabajo compartidos según sea necesario y, por lo tanto, promover el intercambio de conocimientos dentro del equipo, una ventaja importante para el éxito de su empresa.

Trabajo basado en actividades

El trabajo basado en actividades se centra en las tareas de los empleados. El trabajo basado en actividades aumenta la eficiencia y, al mismo tiempo, promueve la colaboración. Los empleados pueden elegir su entorno de forma flexible, en función de si necesitan concentrarse en su trabajo, intercambiar ideas o participar activamente en las reuniones. Los lugares de trabajo están diseñados de tal manera que se adaptan de manera óptima a tareas específicas; por supuesto, esto no siempre es fácil.

Esto se debe a que las áreas de trabajo abiertas suelen generar desafíos acústicos y ergonómicos, que, sin embargo, pueden mitigarse mediante zonas específicas o modelos de escritorio compartido.

Acabo de entrar Oficinas de espacio abierto Por lo tanto, la gestión del lugar de trabajo es esencial, ya que las salas creativas, las cabinas telefónicas o las zonas de colaboración permiten a sus equipos encontrar exactamente el espacio que necesitan para trabajar de forma rentable en función de la actividad.

Modelos de lugar de trabajo híbridos

Los entornos de trabajo flexibles no terminan en la oficina. El trabajo híbrido y trabajo móvil permita a sus empleados cambiar entre la oficina, la oficina en casa o el trabajo remoto, según su tarea y situación de vida. Este concepto es cada vez más popular, especialmente en las empresas globales, ya que tiene en cuenta las necesidades de los equipos en diferentes zonas horarias.

Como parte de la gestión del lugar de trabajo, modelos híbridos una parte importante de los conceptos de trabajo modernos: promueven Equilibrio entre la vida laboral y personal, inferior Tiempos de traslado y reducir los requisitos de espacio de oficina. Al mismo tiempo, plantean desafíos a las empresas, como coordinar los horarios de asistencia y reservar lugares de trabajo. Aquí es donde entran en juego las herramientas de gestión del lugar de trabajo que facilitan estos procesos.

Otro desafío es un lugar de trabajo ergonómico, que también es indispensable durante el trabajo remoto. Ya sea en la oficina o en casa, proporcione a sus equipos equipos que promuevan la salud, como escritorios con altura regulable y sillas ergonómicas, para agotamiento y prevenir problemas de salud.

Casos de uso de la gestión del lugar

La aplicación práctica de la gestión del lugar de trabajo muestra cómo puede beneficiarse de los conceptos que acabamos de mencionar. Estos son tres ejemplos que ilustran cómo se puede implementar la gestión del lugar de trabajo en la realidad:

Caso de uso 1: Introducción de lugares de trabajo flexibles en una oficina grandeRo

Una empresa con 500 empleados en una oficina de planta abierta descubre que muchos lugares de trabajo permanecen sin usar, ya que parte de la fuerza laboral trabaja habitualmente desde casa. Al introducir estaciones de trabajo flexibles y un sistema de reservas, las áreas de trabajo se pueden utilizar de manera más eficiente.

Los empleados reservan sus lugares de trabajo según sea necesario y los espacios están diseñados de forma flexible: áreas de descanso para trabajar de forma concentrada, salas de reuniones para equipos y áreas abiertas para la colaboración. ¿El resultado? Más satisfacción, mejor utilización y menores costos operativos.

Caso de uso 2: Optimización del uso del espacio en una empresa con una cultura de trabajo remoto

Una empresa de TI con un fuerte enfoque en el trabajo remoto utiliza solo el 30% de su oficina. Por Herramientas de gestión del lugar de trabajo ¿Será el Uso del suelo analizado y optimizado: se eliminan las oficinas innecesarias y las áreas restantes se convierten en espacios flexibles.

La empresa ahorra costos de alquiler y, al mismo tiempo, ofrece lugares de trabajo de alta calidad para los empleados que vienen a la oficina de vez en cuando. Gracias a las herramientas modernas, los lugares de trabajo, las salas de reuniones e incluso las plazas de aparcamiento se pueden reservar fácilmente, lo que facilita mucho la organización en una gran empresa.

Caso de uso 3: Implementación de un modelo de lugar de trabajo híbrido en una empresa global

Se lanza una empresa internacional con equipos en Europa, Asia y EE. UU. modelo de lugar de trabajo híbrido a: Los empleados repartidos por todo el mundo trabajan en la oficina durante dos días y desde casa durante tres días. Con la ayuda de los sistemas integrados de gestión del lugar de trabajo, la presencia también se puede coordinar de manera eficiente en diferentes zonas horarias.

El resultado: una organización fluida y un entorno de trabajo flexible que combina las necesidades de los empleados y de la empresa.

Las ventajas y desventajas de la gestión del lugar de trabajo

Como puede ver, la gestión del lugar de trabajo ofrece numerosas oportunidades para aumentar la eficiencia y la satisfacción en su empresa. Al mismo tiempo, no debes subestimar los desafíos, pero con la planificación y la comunicación adecuadas, puedes sentar las bases para una implementación exitosa que hará que tu empresa avance de manera sostenible.

Estas son las principales ventajas y desventajas que le ayudarán a tomar una decisión informada:

Beneficios de la gestión del lugar de trabajo

• Aumentar la eficiencia
  Una gestión del lugar de trabajo bien pensada garantiza que los lugares de trabajo y Uso óptimo de los recursos convertirse. El espacio superfluo se puede minimizar, los procesos de trabajo se simplifican y su empresa funciona de manera más eficaz en general.
• Mayor satisfacción de los empleados
  Un entorno de trabajo que se adapte a las necesidades de sus empleados promueve el compromiso, la motivación y, por lo tanto, la innovación. Los lugares de trabajo flexibles, Oficina central días y la oportunidad de Funcionamiento ayude a su equipo a ser más productivo y feliz a largo plazo. Y no es ningún secreto que una mayor satisfacción de los empleados también significa una menor rotación.
• ahorro de costes
  Uso eficiente del espacio de oficina reducir significativamente los costos de alquiler y operación. La gestión optimizada del lugar de trabajo le permite ahorrar energía y recursos y Desmaterialización para configurar. Con las herramientas adecuadas, puede administrar sus lugares de trabajo en tiempo real, maximizar la utilización y hacer que sus ahorros sean cuantificables.

Desventajas de la gestión del lugar de trabajo

• Desafíos de implementación
  Sin duda requiere la introducción de un sistema de gestión del lugar de trabajo, una planificación cuidadosa y un concepto claro. Sin una estrategia bien pensada, corre el riesgo de confundir a sus empleados o interrumpir los procesos existentes, aunque su objetivo sea aumentar la productividad.
• Posible resistencia dentro del equipo
  Todos los empleadores ya lo han experimentado: los cambios suelen ser recibidos con escepticismo. No cabe duda de que sus empleados se han adaptado a lugares de trabajo fijos y estructuras familiares, por lo que a menudo reaccionan con reservas ante los nuevos modelos, como el uso compartido del escritorio. La comunicación y la formación claras son cruciales en este sentido.
• Costos iniciales y tiempo requerido
  Si bien la gestión del lugar de trabajo ahorra costes a largo plazo, no deben subestimarse las inversiones iniciales en herramientas, formación e implementación. La gestión del tiempo y los recursos son aspectos importantes para una optimización exitosa del lugar de trabajo y garantizan una implementación fluida.

Matriz de evaluación para la introducción de la gestión del lugar de trabajo

Elegir el concepto correcto de gestión del lugar de trabajo puede ser un desafío porque las diferentes empresas tienen necesidades diferentes. Entonces, ¿cómo decide introducir la gestión del lugar de trabajo?

En este caso, una matriz de evaluación ayuda a analizar los criterios individuales de forma estructurada y a tomar decisiones bien fundamentadas. Con esta matriz, puede identificar las fortalezas y debilidades de los distintos enfoques y determinar qué concepto se adapta mejor a los requisitos de su empresa. He aquí un ejemplo:

Kriterien	Gewichtung	Option 1: Aktivitäts-basiertes Arbeiten	Option 2: Hybrides Arbeiten	Option 3: Feste Arbeitsplätze
Kostenersparnis	40%	4 (gut)	5 (sehr gut)	2 (schlecht)
Mitarbeiterzufriedenheit	30%	3 (befriedigend)	4 (gut)	5 (sehr gut)
Flexibilität	20%	5 (sehr gut)	4 (gut)	1 (schlecht)
Nachhaltigkeit	10%	4 (gut)	3 (befriedigend)	2 (schlecht)
Gesamtbewertung	100%	4.1	4.4	3.2

Herramientas de gestión del lugar de trabajo

Efectivo gestión del lugar de trabajo requiere no solo habilidades organizativas, sino también las herramientas técnicas adecuadas. Las herramientas modernas son esenciales para que la organización de su oficina sea eficiente, flexible y sostenible, y la inversión en tecnología vale la pena. He aquí un resumen de las herramientas más importantes que ayudan a su empresa a gestionar de forma óptima los lugares de trabajo y, al mismo tiempo, a crear un entorno agradable para sus empleados:

Herramientas de reserva en el lugar de trabajo: orden en un caos híbrido

Una herramienta de reserva para trabajos como Flexopus proporciona estructura en modelos de trabajo híbridos. Permite a sus empleados reservar lugares de trabajo, salas de reuniones o plazas de aparcamiento con solo unos pocos clics. Esto reduce las reservas dobles, proporciona claridad y evita conflictos innecesarios en la vida diaria de la oficina. La implementación es sencilla: una interfaz de usuario intuitiva, combinada con el análisis de datos en tiempo real, le ayuda a optimizar la utilización de sus recursos.

Herramientas digitales para trabajar sin papel: la sostenibilidad se une a la eficiencia

La oficina sin papel es más que una moda. Las herramientas digitales, como los sistemas de gestión de documentos o las firmas electrónicas, facilitan el acceso a la información y reducen los costos administrativos. Al reemplazar los documentos físicos por alternativas digitales, no solo ahorra espacio sino que también contribuye a la sostenibilidad. Un sistema centralizado permite a tu equipo acceder a los archivos importantes desde cualquier lugar, algo imprescindible en un mundo laboral cada vez más móvil.

Pantallas y sensores: datos para tomar decisiones inteligentes

sensores y muestra, que miden el uso del espacio, le ofrecen información valiosa. ¿Qué trabajos son los más demandados? ¿Qué habitaciones suelen permanecer vacías? Estos datos le ayudan a identificar y ajustar el uso ineficiente del suelo. Una vez instalados, estos sistemas proporcionan evaluaciones de forma continua que puede utilizar para la planificación estratégica, ya sea para crear espacio para empleados adicionales o para reducir los costos operativos.

Proveedor de servicios en la nube: flexibilidad con solo pulsar un botón

Las plataformas en la nube son la clave de una empresa conectada. Permiten almacenar grandes cantidades de datos y, al mismo tiempo, promueven la colaboración en tiempo real. Especialmente en los modelos de trabajo híbridos, las soluciones en la nube como Office 365 para que los equipos puedan cambiar sin problemas entre la oficina doméstica y la oficina, sin perder la noción de las cosas.

Software de comunicaciones: manténgase conectado

Microsoft Teams y herramientas similares han sido durante mucho tiempo más que simples plataformas de comunicación. Además de los chats y las videoconferencias, también ofrecen integración con otros sistemas individuales. Usted crea un punto de contacto central para su equipo y promueve el intercambio, independientemente de dónde se encuentren los empleados. La introducción debe ir acompañada de una formación para que todas las funciones se puedan utilizar de forma óptima.

Equipos de TI: la base para un trabajo productivo

Sin el equipo de TI adecuado, la mejor gestión del lugar de trabajo es de poca utilidad. Los ordenadores portátiles, los teclados ergonómicos, los auriculares y los teléfonos inteligentes constituyen la base de un trabajo productivo, tanto en la oficina como de forma remota. Es importante que los dispositivos sean potentes, fáciles de usar y duraderos. Las actualizaciones periódicas y el soporte de TI confiable garantizan un funcionamiento sin problemas.

Seguridad: valiosa protección contra los riesgos

El aumento de la digitalización, naturalmente, también conlleva riesgos. Una VPN protege a sus empleados cuando acceden a los datos de la empresa fuera de la oficina. Las películas de privacidad en los monitores también son una forma sencilla pero eficaz de proteger la información confidencial de miradas indiscretas, especialmente en áreas de trabajo abiertas o espacios de coworking.

Garantía de identidad: acceso sistemático

Las herramientas modernas de gestión del lugar de trabajo se basan en Códigos QR y proveedores de identidad para simplificar la administración del acceso. Esto permite a sus empleados iniciar sesión en las estaciones de trabajo de forma rápida y segura, mientras que las áreas sensibles, como las salas de servidores o las estaciones de trabajo especiales, permanecen accesibles solo para las personas autorizadas.

Normas de gestión del lugar de trabajo

Para que la gestión del lugar de trabajo y la administración del lugar de trabajo en su empresa sean un éxito total, no hay forma de evitar las reglas, y tanto usted como sus empleados deben cumplirlas.

La etiqueta clara en el trabajo es la base de una cooperación armoniosa. Proporciona orientación, evita malentendidos y ayuda a todos los involucrados a sentirse cómodos en su empresa. Esto incluye tratarse unos a otros con respeto, ser puntuales y ceñirse a las líneas de comunicación acordadas.

En entornos de trabajo flexibles, como escritorios compartidos o oficinas de planta abierta Las reglas de conducta son aún más importantes: nadie quiere sentarse en un lugar de trabajo caótico o distraerse con conversaciones ruidosas. El uso respetuoso de los recursos compartidos es tan esencial como la voluntad de considerar las necesidades de los demás.

Para garantizar que los escritorios compartidos estén organizados, debes introducir una política de escritorios limpios. Sin embargo, esto es mucho más que una regla de limpieza: una Política de escritorio limpio promueve la seguridad y la privacidad.

En las oficinas modernas, donde las estaciones de trabajo son utilizadas con frecuencia por diferentes personas, garantiza que no quede ningún documento confidencial y que el lugar de trabajo esté siempre ordenado, de modo que el siguiente miembro del equipo pueda usar el escritorio sin demora. Complementada con un software digital de gestión del lugar de trabajo que promueve el trabajo sin papel, la política de escritorio limpio se convierte en un factor de éxito para la gestión del lugar de trabajo.

Ley de gestión del lugar de trabajo

Con todos estos nuevos conceptos de gestión del lugar de trabajo, probablemente se esté preguntando: ¿Qué tiene que cumplir aquí desde un punto de vista legal para cumplir con los requisitos de protección de datos, los requisitos laborales y los acuerdos de trabajo?

Evidentemente, la protección de los datos confidenciales es uno de los mayores desafíos en el mundo laboral digital. Como empresa, debe asegurarse de que todo el software y las tecnologías de gestión del lugar de trabajo utilizados cumplan con los requisitos legales, especialmente cuando se trabaja desde casa o en empresas con Traiga su propio dispositivo Esto puede resultar difícil de regular.

El uso de VPN, servicios en la nube cifrados y sistemas de gestión de acceso es aún más importante. Debe prestarse especial atención al cumplimiento del RGPD: los datos solo pueden procesarse si es esencial para el proceso de trabajo. Al mismo tiempo, debe capacitar regularmente a sus empleados en materia de protección de datos para evitar brechas de seguridad.

Para la introducción de un nuevo concepto de gestión del lugar de trabajo en el trabajo, la estrecha cooperación con los representantes de los empleados ha demostrado ser esencial. Ya sea que se trate de compartir el escritorio, de horarios de trabajo flexibles o de normas sobre el trabajo en casa, los empleados siempre deben participar desde el principio para promover la aceptación y la participación.

Los representantes de los empleados también desempeñan un papel central en la formulación de los acuerdos laborales y garantizan la protección de los intereses de la fuerza laboral; por lo tanto, la representación de los empleados es fundamental para la introducción exitosa de la gestión del lugar de trabajo.

Un acuerdo de trabajo integral crea una base vinculante para la cooperación y regula todos los aspectos importantes, desde el uso de estaciones de trabajo hasta la protección de datos y las regulaciones especiales para el trabajo remoto.

¿Cuál es la situación con la solicitud de empleo? Desde un punto de vista legal, los empleados no tienen automáticamente derecho a un trabajo permanente. Sin embargo, como empleador, está obligado a diseñar las condiciones de trabajo de tal manera que la seguridad y la salud de sus empleados no corran peligro, ni en la oficina ni en Oficina central.

Por lo tanto, no deben ignorarse las normas ergonómicas, las áreas de movimiento suficientes y las condiciones de iluminación adecuadas, tal como se regula en la Ordenanza sobre el lugar de trabajo. Y no lo olvides: los modelos de lugar de trabajo, como los de oficina en casa, también deben cumplir estos requisitos.

Gestión del lugar de trabajo y salud e higiene

El cumplimiento de las normas de higiene es esencial, especialmente en entornos de trabajo donde los escritorios son utilizados por varias personas, un aspecto que también debe incluirse en la Política de escritorio limpio. La limpieza regular de las mesas, sillas y dispositivos compartidos, como teclados o teléfonos, minimiza el riesgo de transmisión de enfermedades y, por lo tanto, reduce las ausencias de los empleados.

Equipo de gestión del lugar de trabajo

El equipo adecuado es la piedra angular de una gestión exitosa del lugar de trabajo. Sin embargo, los lugares de trabajo ergonómicos no son solo algo que es bueno tener, sino también un requisito legal. Según la Ordenanza sobre el lugar de trabajo (§ 3a del ArbStätTV), los lugares de trabajo de su empresa deben diseñarse de tal manera que Proteger la salud de los empleados. Los escritorios regulables en altura, las sillas ergonómicas y el espacio suficiente para moverse son esenciales para cumplir con los requisitos legales.

La iluminación también juega un papel importante. El reglamento técnico para los lugares de trabajo (ASR A3.4) exige una iluminación adecuada y sin deslumbramiento que favorezca la concentración y el bienestar. Además, los modelos de lugar de trabajo flexibles requieren soluciones de almacenamiento, como casilleros o contenedores enrollables que almacenen de forma segura los objetos personales y contribuyan al orden.

En los conceptos de oficina abierta, las cabinas telefónicas ofrecen la oportunidad de realizar llamadas sin interrupciones o participar en reuniones virtuales; esto no solo garantiza la privacidad, sino también la protección de datos al proteger la información confidencial de terceros.

Gestión del lugar de trabajo con Flexopus

En el dinámico entorno laboral actual, la flexibilidad es la clave del éxito. Con Flexopus, una de las principales herramientas de gestión del lugar de trabajo, obtiene un sistema inteligente que optimiza la organización de su lugar de trabajo y le devuelve el control. Sin embargo, Flexopus no es una herramienta cualquiera, sino una plataforma integral de gestión del lugar de trabajo que se adapta a las necesidades individuales de su empresa.

Con Flexopus, sus equipos pueden reservar estaciones de trabajo, salas de reuniones y recursos de forma fácil e intuitiva. Ya sea que desee promover una cultura de trabajo híbrida o implementar un escritorio compartido eficiente, Flexopus tiene las funciones que necesita. Gracias a los datos en tiempo real, puede analizar la carga de trabajo de su oficina y tomar decisiones fundamentadas para el futuro. De esta forma, evita las vacantes, reduce los costos fijos y crea un entorno de trabajo óptimo para su equipo.

Flexopus, por supuesto, cumple con los más altos estándares Protección de datos y seguridad de datos. Fabricado y alojado en Alemania, con certificación ISO 27001 y compatible con el RGPD: Flexopus es un socio fiable para cualquiera que se tome en serio la protección de sus datos.

Flexopus es su socio en el camino hacia una gestión del lugar de trabajo más eficiente y flexible. ¡Convénzase de las ventajas de esta innovadora solución!