Gestión del lugar de trabajo: Todo lo que necesita saber sobre la optimización del lugar de trabajo

Gestionar los lugares de trabajo, reducir costes y aumentar la satisfacción de los empleados al mismo tiempo: ¿cómo conciliar todo esto? La respuesta es: con una gestión del lugar de trabajo bien pensada. 

Ya sean modelos de lugar de trabajo híbridos o de escritorios compartidos, le mostraremos cómo organizar de manera óptima su entorno de trabajo y adaptarlo a las necesidades de su equipo. ¡Inspírate y saca el máximo partido a la gestión de tu lugar de trabajo!

Definición de gestión del lugar de trabajo

La gestión del lugar de trabajo es más que simplemente la organización de los lugares de trabajo. Es un enfoque estratégico que tiene como objetivo dar forma al entorno de trabajo para que se adapte mejor a sus objetivos comerciales, al tiempo que crea un valor agregado real. 

Por supuesto, uno de los principales objetivos de la gestión del lugar de trabajo es aumentar la eficiencia de los flujos de trabajo y hacer el mejor uso posible de los recursos disponibles. Pero igual de importante es la satisfacción de tus empleados. 

Si consigues crear un entorno de trabajo en el que tus empleados se sientan cómodos y se mantengan motivados, aumentarás en poco tiempo la productividad y la fidelidad a tu empresa. Porque solo cuando tu equipo está motivado y se siente apoyado en su entorno de trabajo se pueden aprovechar al máximo los beneficios de una organización optimizada del lugar de trabajo. 

Al mismo tiempo, mediante una gestión inteligente del espacio de trabajo, puede reducir costos utilizando sus espacios de oficina de manera más eficiente y haciendo que su empresa sea más sostenible en general. En un entorno de trabajo diseñado de forma óptima, sus equipos también ayudan a impulsar la innovación y a garantizar la competitividad de su empresa, para que siempre esté un paso por delante de su competencia.

La gestión del lugar de trabajo como herramienta estratégica

La gestión del lugar de trabajo combina la eficiencia económica con un enfoque humano, creando así la base para un éxito sostenible.

Pero la optimización del lugar de trabajo no es una tarea a la que uno pueda dedicarse una sola vez y que funcione sin problemas para siempre. Más bien, debería pensar en la gestión del lugar de trabajo como un proceso continuo que se adapta constantemente a las necesidades actuales de su organización y avanza con los tiempos. 

Por lo tanto, la gestión del lugar de trabajo puede verse como una herramienta estratégica que va más allá de las mejoras de eficiencia a corto plazo y tiene como objetivo garantizar su éxito a largo plazo. Esto incluye modelos de trabajo flexibles, el uso de tecnologías y herramientas modernas y la promoción de una cultura corporativa que fortalezca la colaboración y la innovación: un esfuerzo continuo que da sus frutos.

Conceptos y modelos de gestión del lugar de trabajo

Hoy en día, las empresas modernas enfrentan el desafío de diseñar sus lugares de trabajo de manera flexible, eficiente y orientada a los empleados, al tiempo que satisfacen las demandas constantemente cambiantes del mercado laboral. 

Para garantizar esto, diferentes conceptos y modelos juegan un papel central en el marco de la gestión del lugar de trabajo. Los siguientes enfoques le ayudarán a adaptar su entorno de trabajo a las necesidades de sus empleados y a utilizar de forma óptima sus recursos:

Entornos de trabajo flexibles

Los entornos de trabajo flexibles son un concepto clave en la gestión del lugar de trabajo. Permiten a sus empleados utilizar diferentes estaciones de trabajo dependiendo de su tarea. Esto no solo fomenta la productividad, sino también la satisfacción, ya que todos los empleados encuentran el lugar de trabajo adecuado para ellos, ya sea una sala tranquila para trabajar de forma concentrada o un área común para reuniones de equipo.

Para las empresas, los entornos de trabajo flexibles suponen un uso más eficiente de sus recursos. En lugar de estructuras de trabajo rígidas, se pueden rediseñar áreas para diferentes propósitos. Esto reduce los costos de vacancia y de operación al tiempo que aumenta la adaptabilidad a nuevas formas de trabajo.

Las empresas que apuestan por entornos de trabajo flexibles implementan conceptos como Flexoffice y Desk Sharing, que permiten a los empleados reservar espacios de trabajo compartidos según sea necesario y, de esta forma, promover el intercambio de conocimientos dentro del equipo: una ventaja importante para el éxito de su empresa.

Trabajo basado en actividades

El trabajo basado en actividades se centra en las tareas de los empleados. El trabajo basado en actividades aumenta la eficiencia y promueve la colaboración. Los empleados pueden elegir de forma flexible su entorno dependiendo de si necesitan trabajar concentrados, realizar lluvias de ideas o estar activos en reuniones. Los espacios de trabajo están diseñados para acomodar de forma óptima actividades específicas; por supuesto, esto no siempre es fácil. 

Los espacios de trabajo abiertos a menudo generan problemas acústicos y ergonómicos que, sin embargo, pueden mitigarse mediante zonas específicas o modelos de escritorios compartidos.

Especialmente en oficinas de espacio abierto, la gestión del espacio de trabajo es esencial, ya que las salas creativas, las cabinas telefónicas o las zonas de colaboración permiten a sus equipos encontrar exactamente el espacio que necesitan para trabajar de forma rentable y basada en actividades.

Modelos de lugar de trabajo híbridos

Los entornos de trabajo flexibles no terminan en la oficina. El trabajo híbrido y el trabajo móvil permiten a sus empleados cambiar entre la oficina, la oficina en casa o el trabajo remoto, dependiendo de la tarea y la situación personal. Este concepto se está volviendo cada vez más popular, especialmente en empresas globales, ya que tiene en cuenta las necesidades de los equipos en diferentes zonas horarias.

Dentro de la gestión del lugar de trabajo, los modelos híbridos son un componente importante de los conceptos de trabajo modernos: fomentan el equilibrio entre vida laboral y personal, reducen los tiempos de desplazamiento y disminuyen la necesidad de espacio en la oficina. Al mismo tiempo, plantean desafíos para las empresas, como la coordinación de los horarios de asistencia y la reserva de puestos de trabajo: aquí es donde entran en juego las herramientas de gestión del lugar de trabajo para simplificar estos procesos.

Otro desafío es un lugar de trabajo ergonómico, que es indispensable incluso durante el trabajo remoto. Ya sea en la oficina o en casa, proporcione a sus equipos equipos que promuevan la salud, como escritorios de altura ajustable y sillas ergonómicas, para prevenir el agotamiento y los problemas de salud.

Casos de uso de la gestión del lugar de trabajo

La aplicación práctica de la Gestión del Lugar de Trabajo muestra cómo puede beneficiarse de los conceptos que acabamos de mencionar. A continuación se presentan tres ejemplos que ilustran cómo se puede implementar en la realidad la gestión del lugar de trabajo:

Caso de uso 1: Introducción de lugares de trabajo flexibles en una oficina de planta abiertaro

Una empresa con 500 empleados en una oficina diáfana descubre que muchos puestos de trabajo permanecen sin utilizar porque una parte de la plantilla trabaja habitualmente desde casa. Al introducir estaciones de trabajo flexibles y un sistema de reserva , los espacios de trabajo se pueden utilizar de manera más eficiente.

Los empleados reservan su espacio de trabajo según lo necesiten, y los espacios están diseñados de manera flexible: zonas tranquilas para trabajo concentrado, salas de reuniones para equipos y áreas abiertas para la colaboración. ¿El resultado? Mayor satisfacción, mejor utilización y menores costes operativos.

Caso de uso 2: Optimización del uso del espacio en una empresa con una cultura de trabajo remoto

Una empresa de TI con un fuerte enfoque en el trabajo remoto solo utiliza su oficina el 30%. Las herramientas de gestión del lugar de trabajo analizan y optimizan el uso del espacio: se eliminan las oficinas innecesarias y las áreas restantes se convierten en espacios flexibles.

La empresa ahorra en costes de alquiler a la vez que ofrece espacios de trabajo de alta calidad para los empleados que acuden ocasionalmente a la oficina. Gracias a herramientas modernas se pueden reservar fácilmente puestos de trabajo, salas de reuniones e incluso plazas de aparcamiento, lo que hace mucho más sencilla la organización en una gran empresa.

Caso de uso 3: Implementación de un modelo de lugar de trabajo híbrido en una empresa global

Una empresa internacional con equipos en Europa, Asia y EE. UU. está introduciendo un modelo de lugar de trabajo híbrido: los empleados distribuidos por todo el mundo trabajan dos días en la oficina y tres días desde casa. Con la ayuda de sistemas integrados de gestión del lugar de trabajo, la presencia se puede coordinar de forma eficiente incluso en diferentes zonas horarias.

El resultado: una organización fluida y un entorno de trabajo flexible que combina las necesidades de los empleados y de la empresa.

Las ventajas y desventajas de la gestión del lugar de trabajo

Como puede ver, la gestión del lugar de trabajo ofrece numerosas oportunidades para aumentar la eficiencia y la satisfacción en su empresa. Al mismo tiempo, no debe subestimar los desafíos: con una planificación y comunicación adecuadas, sentará las bases para una implementación exitosa que impulsará a su empresa hacia adelante de manera sustentable. 

A continuación se presentan los principales pros y contras para ayudarle a tomar una decisión informada:

Beneficios de la gestión del lugar de trabajo

• Aumentar la eficiencia
  Una gestión del lugar de trabajo bien pensada garantiza que los lugares de trabajo y los recursos se utilicen de forma óptima. Se puede minimizar el espacio innecesario, los procesos de trabajo se vuelven más eficientes y su empresa trabaja de manera más efectiva en general. 
• Mayor satisfacción de los empleados
  Un entorno de trabajo adaptado a las necesidades de sus empleados promueve el compromiso, la motivación y, por tanto, también la innovación. Los lugares de trabajo flexibles, los días de oficina en casa y la posibilidad de workation contribuyen a que su equipo sea más productivo y esté más satisfecho a largo plazo. Y no es ningún secreto que una mayor satisfacción de los empleados también significa una menor rotación del personal.
• Ahorro de costos
  El espacio de oficina utilizado de manera eficiente reduce significativamente los costos de alquiler y operación. La gestión optimizada del espacio de trabajo le permite ahorrar energía y recursos y apostar por la desmaterialización. Con las herramientas adecuadas, puede administrar sus espacios de trabajo en tiempo real, maximizar la utilización y medir sus ahorros.

Desventajas de la gestión del lugar de trabajo

• Desafíos en la implementación
  Sin duda, la introducción de un sistema de gestión del lugar de trabajo requiere una planificación cuidadosa y un concepto claro. Sin una estrategia bien pensada, corre el riesgo de confundir a sus empleados o interrumpir los procesos existentes, incluso si su objetivo es aumentar la productividad.
• Resistencia potencial en el equipo
  Todos los empleadores lo han experimentado: los cambios a menudo se reciben con escepticismo. Seguramente sus empleados se han adaptado a lugares de trabajo fijos y estructuras familiares, por lo que a menudo reaccionan con reservas ante nuevos modelos como el uso compartido de escritorios. En este caso, la comunicación clara y la formación son fundamentales.
• Costos iniciales y gasto de tiempo
  Si bien la Gestión del Lugar de Trabajo ahorra costos a largo plazo, no se debe subestimar la inversión inicial en herramientas, capacitación e implementación. La gestión del tiempo y de los recursos son aspectos importantes para una optimización exitosa del lugar de trabajo y garantizan una implementación sin problemas.

Matriz de evaluación para la implantación de la Gestión del Lugar de Trabajo

Elegir el concepto adecuado de gestión del lugar de trabajo puede ser un desafío porque diferentes empresas tienen diferentes necesidades. Entonces, ¿cómo decides implementar la gestión del lugar de trabajo? 

Una matriz de evaluación ayuda a analizar los criterios individuales de forma estructurada y a tomar decisiones fundamentadas. Con una matriz de este tipo, puede identificar las fortalezas y debilidades de los diferentes enfoques y determinar qué concepto se adapta mejor a las necesidades de su empresa. He aquí un ejemplo:

Criterios	Ponderación	Opción 1: Trabajo basado en actividades	Opción 2: Trabajo híbrido	Opción 3: Lugares de trabajo permanentes
Ahorro de costes	40%	4 (bueno)	5 (muy bueno)	2 (malo)
Satisfacción de los empleados	30%	3 (satisfactorio)	4 (bueno)	5 (muy bueno)
flexibilidad	20%	5 (muy bueno)	4 (bueno)	1 (malo)
sostenibilidad	10%	4 (bueno)	3 (satisfactorio)	2 (malo)
Calificación general	100%

Herramientas de gestión del lugar de trabajo

Una gestión eficaz del lugar de trabajo requiere no sólo habilidades organizativas, sino también las herramientas técnicas adecuadas. Para que la organización de su oficina sea eficiente, flexible y preparada para el futuro, son esenciales las herramientas modernas, e invertir en tecnología vale la pena. A continuación le presentamos un resumen de las herramientas más importantes que ayudarán a su empresa a gestionar de forma óptima los lugares de trabajo y, al mismo tiempo, a crear un entorno agradable para sus empleados:

Herramientas de reserva de espacios de trabajo: orden en un caos híbrido

Una herramienta de reserva para lugares de trabajo como Flexopus proporciona estructura en los modelos de trabajo híbridos. Permite a tus empleados reservar puestos de trabajo, salas de reuniones o plazas de aparcamiento con sólo unos clics. Esto reduce las reservas duplicadas, garantiza la claridad y evita conflictos innecesarios en la vida diaria de la oficina. La implementación es simple: una interfaz de usuario intuitiva combinada con análisis de datos en tiempo real lo ayuda a optimizar la utilización de recursos.

Herramientas digitales para trabajar sin papel: la sostenibilidad se une a la eficiencia

La oficina sin papel es más que una tendencia. Las herramientas digitales como los sistemas de gestión documental o la firma electrónica facilitan el acceso a la información y reducen el esfuerzo administrativo. Al reemplazar documentos físicos por alternativas digitales, no solo ahorra espacio sino que también contribuye a la sostenibilidad. Un sistema centralizado permite a su equipo acceder a archivos importantes desde cualquier lugar: algo imprescindible en un mundo laboral cada vez más móvil.

Pantallas y sensores: datos para decisiones inteligentes

Los sensores y las pantallas que miden el uso del espacio le brindan información valiosa. ¿Qué puestos de trabajo tienen especial demanda? ¿Qué habitaciones suelen permanecer vacías? Estos datos le ayudan a identificar y ajustar el uso ineficiente del espacio. Una vez instalados, estos sistemas proporcionan evaluaciones continuas que puede utilizar para la planificación estratégica, ya sea para crear espacio para empleados adicionales o para reducir los costos operativos.

Proveedores de nube: flexibilidad con solo pulsar un botón

Las plataformas en la nube son la clave para una empresa conectada. Permiten el almacenamiento de grandes cantidades de datos a la vez que promueven la colaboración en tiempo real. Especialmente en modelos de trabajo híbridos, las soluciones en la nube como Office 365 garantizan que los equipos puedan cambiar sin problemas entre la oficina en casa y la oficina, sin perder la visión general. 

Software de comunicación: Manténgase conectado

Microsoft Teams y herramientas similares han sido durante mucho tiempo más que simples plataformas de comunicación. Además de chats y videoconferencias, también ofrecen integración con otros sistemas individuales. Crea un punto de contacto central para tu equipo y fomenta el intercambio, independientemente de dónde se encuentren los empleados. La introducción debe ir acompañada de una formación para que se puedan utilizar todas las funciones de forma óptima.

Equipos informáticos: la base del trabajo productivo

Sin el equipo informático adecuado, incluso la mejor gestión del lugar de trabajo resulta de poca utilidad. Las computadoras portátiles, los teclados ergonómicos, los auriculares y los teléfonos inteligentes forman la base para un trabajo productivo, tanto en la oficina como de forma remota. Es importante que los dispositivos sean potentes, fáciles de usar y duraderos. Las actualizaciones periódicas y un soporte informático confiable garantizan un funcionamiento sin problemas.

Seguridad: valiosa protección contra riesgos

Por supuesto, la creciente digitalización también conlleva riesgos. Una VPN protege a sus empleados cuando acceden a los datos de la empresa fuera de la oficina. Las pantallas de privacidad en los monitores también son una forma sencilla pero efectiva de proteger información confidencial de miradas indiscretas, especialmente en áreas de trabajo abiertas o espacios de coworking.

Seguridad de la identidad: acceso sistemático

Las herramientas modernas de gestión del lugar de trabajo se basan en códigos QR y proveedores de identidad para simplificar la gestión del acceso. Esto permite que sus empleados inicien sesión en las estaciones de trabajo de forma rápida y segura, mientras que las áreas sensibles, como salas de servidores o estaciones de trabajo especiales, permanecen accesibles solo para personas autorizadas.

Normas de gestión del lugar de trabajo

Para que la gestión y la administración del lugar de trabajo sean un éxito total en su empresa, no hay forma de evitar las reglas, y tanto usted como sus empleados deben cumplirlas.

Una etiqueta clara en el lugar de trabajo es la base de una coexistencia armoniosa. Proporciona orientación, evita malentendidos y ayuda a que todos los involucrados en su empresa se sientan cómodos. Esto incluye tratarnos con respeto, ser puntuales y adherir a los canales de comunicación acordados. 

En entornos de trabajo flexibles como el desk sharing o las oficinas de planta abierta, las normas de conducta son aún más importantes: nadie quiere sentarse en un lugar de trabajo caótico o ser distraído por conversaciones ruidosas. El trato respetuoso de los recursos compartidos es tan esencial como la voluntad de considerar las necesidades de los demás.

Para garantizar el orden en los escritorios compartidos, se debe implementar una política de escritorios limpios. Sin embargo, esto es mucho más que una simple regla de limpieza: una Política de escritorio limpio promueve la seguridad y la protección de datos. 

En las oficinas modernas, donde las estaciones de trabajo son utilizadas frecuentemente por diferentes personas, es importante garantizar que no queden documentos confidenciales tirados por ahí y que la estación de trabajo esté siempre ordenada, para que el siguiente miembro del equipo pueda utilizar el escritorio sin demora. Complementada con un software de gestión del lugar de trabajo digital que promueve el trabajo sin papel, la Política de Escritorio Limpio se convierte en un factor de éxito para la gestión de su lugar de trabajo.

Derecho de gestión del lugar de trabajo

Con todos estos nuevos conceptos de gestión del lugar de trabajo, probablemente se esté preguntando: ¿Qué consideraciones legales deben tenerse en cuenta para garantizar el cumplimiento de los requisitos de protección de datos, los derechos en el lugar de trabajo y los acuerdos de la empresa?

Es claro que en el mundo digital del trabajo, proteger los datos sensibles es uno de los mayores desafíos. Como empresa, debe asegurarse de que todo el software y las tecnologías de gestión del lugar de trabajo utilizados cumplan con los requisitos legales; esto puede ser especialmente difícil en la oficina en casa o en empresas con políticas de Bring-Your-Own-Device (BYOD).

Esto hace que el uso de VPN, servicios de nube cifrados y sistemas de gestión de acceso sea aún más importante. Se debe prestar especial atención al cumplimiento del RGPD: los datos solo se pueden procesar si son esenciales para el proceso de trabajo. Al mismo tiempo, debes capacitar periódicamente a tus empleados en protección de datos para evitar brechas de seguridad.

Para que la introducción de un nuevo concepto de gestión del lugar de trabajo funcione, ha demostrado ser esencial una estrecha colaboración con los representantes de los trabajadores. Ya sea que se trate de compartir escritorios, horarios de trabajo flexibles o acuerdos de oficina en casa, los empleados siempre deben involucrarse desde el principio para alentar la aceptación y la participación. 

La representación de los empleados también juega un papel central en la formulación de acuerdos de trabajo y en garantizar que se protejan los intereses de los trabajadores; por lo tanto, la representación de los empleados es el núcleo de la implementación exitosa de la gestión del lugar de trabajo. 

Un acuerdo de trabajo integral crea una base vinculante para la colaboración y regula todos los aspectos importantes, desde el uso de estaciones de trabajo y la protección de datos hasta regulaciones especiales para el trabajo remoto. 

¿Qué pasa con el derecho al trabajo? Legalmente hablando, los empleados no tienen derecho automático a un trabajo permanente. Sin embargo, como empleador, está obligado a diseñar las condiciones de trabajo de tal manera que la seguridad y la salud de sus empleados no se vean comprometidas, ni en la oficina ni en la oficina en casa. 

Por lo tanto, bajo ninguna circunstancia debe ignorar los estándares ergonómicos, las superficies de movimiento adecuadas y las condiciones de iluminación apropiadas, tal como se regulan en la normativa de lugares de trabajo. Y no lo olvidemos: los modelos de trabajo como el teletrabajo también deben cumplir estos requisitos.

Gestión del lugar de trabajo y salud & Higiene

El cumplimiento de las normas de higiene es fundamental, especialmente en entornos de trabajo donde los escritorios son utilizados por varias personas, un aspecto que también debe incluirse en la Política de Escritorio Limpio. La limpieza periódica de mesas, sillas y equipos compartidos como teclados o teléfonos minimiza el riesgo de transmisión de enfermedades y, por lo tanto, reduce el absentismo laboral.

Equipos de gestión del lugar de trabajo

El equipo adecuado es la piedra angular de una gestión exitosa del lugar de trabajo. Sin embargo, los lugares de trabajo ergonómicos no son sólo un lujo, sino un requisito legal. Según el Reglamento de Lugares de Trabajo (§ 3a ArbStättV), los lugares de trabajo de su empresa deben estar diseñados de manera que protejan la salud de los empleados. Escritorios con altura regulable, sillas ergonómicas y suficiente espacio para moverse son esenciales para cumplir con los requisitos legales.

La iluminación también juega un papel importante. Las Normas Técnicas para Lugares de Trabajo (ASR A3.4) exigen una iluminación suficiente y sin deslumbramientos que favorezca la concentración y el bienestar. Además, los modelos de lugar de trabajo flexibles requieren soluciones de almacenamiento como taquillas o contenedores móviles que guarden de forma segura las pertenencias personales y contribuyan al orden.

En los conceptos de oficina abierta, las cabinas telefónicas ofrecen la oportunidad de tener conversaciones sin interrupciones o participar en reuniones virtuales: esto no solo garantiza la privacidad, sino también la protección de datos al resguardar la información confidencial de terceros.

Gestión del lugar de trabajo con Flexopus

En el dinámico entorno laboral actual, la flexibilidad es la clave del éxito. Con Flexopus, una de las herramientas líderes en gestión del lugar de trabajo, usted obtiene un sistema inteligente que optimiza la organización de su lugar de trabajo y le devuelve el control. Sin embargo, Flexopus no es una herramienta cualquiera, sino una plataforma integral de gestión del lugar de trabajo adaptada a las necesidades individuales de su empresa.

Con Flexopus, tus equipos podrán reservar estaciones de trabajo, salas de reuniones y recursos de forma fácil e intuitiva. Ya sea que desee promover una cultura de trabajo híbrida o implementar un uso compartido de escritorios eficiente, Flexopus le ofrece las funciones que necesita. Gracias a los datos en tiempo real, puede analizar la ocupación de su oficina y tomar decisiones informadas para el futuro. De esta forma evitarás vacantes, reducirás costes fijos y crearás un ambiente de trabajo óptimo para tu equipo.

Por supuesto, Flexopus confía en los más altos estándares en protección de datos y seguridad de datos. Fabricado y alojado en Alemania, certificado ISO 27001 y conforme al RGPD – Flexopus es un socio fiable para todos aquellos que se toman en serio la protección de sus datos. 

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