Workplace Management: Alles, was Sie über Arbeitsplatzoptimierung wissen müssen

Arbeitsplätze verwalten, Kosten senken und gleichzeitig die Mitarbeiterzufriedenheit steigern – wie bringt man all das unter einen Hut? Die Antwort lautet: mit einem durchdachten Workplace Management. 

Ob bei hybriden Arbeitsplatzmodellen oder beim Desk Sharing – wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Arbeitsumgebung optimal organisieren und auf die Bedürfnisse Ihres Teams abstimmen können. Lassen Sie sich inspirieren und holen Sie das Beste aus Ihrem Arbeitsplatzmanagement heraus!

Workplace Management Definition

Workplace Management ist mehr als nur die Organisation von Arbeitsplätzen. Es ist ein strategischer Ansatz, der darauf abzielt, die Arbeitsumgebung so zu gestalten, dass sie optimal zu Ihren Unternehmenszielen passt – und dabei gleichzeitig einen echten Mehrwert schafft. 

Natürlich ist eines der Hauptziele des Workplace Managements, die Effizienz Ihrer Arbeitsabläufe zu steigern und die vorhandenen Ressourcen bestmöglich einzusetzen. Doch genauso wichtig ist die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden. 

Gelingt es Ihnen, ein Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem sich Ihre Angestellten wohlfühlen und motiviert bleiben, steigern Sie im Handumdrehen die Produktivität und die Loyalität zu Ihrem Unternehmen. Denn nur, wenn Ihr Team motiviert ist und sich in seiner Arbeitsumgebung unterstützt fühlt, können die Vorteile einer optimierten Arbeitsplatzorganisation voll zur Geltung kommen. 

Gleichzeitig können Sie durch gekonntes Arbeitsplatzmanagement Kosten senken, indem Sie Ihre Büroflächen effizienter nutzen und Ihr Unternehmen alles in allem nachhaltiger gestalten. In einer optimal gestalteten Arbeitsumgebung tragen Ihre Teams zudem dazu bei, Innovationen voranzutreiben und die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens zu sichern – so sind Sie Ihrer Konkurrenz immer einen Schritt voraus.

Workplace Management als strategisches Instrument

Workplace Management verbindet wirtschaftliche Effizienz mit menschlichem Fokus und schafft so die Grundlage für nachhaltigen Erfolg.

Doch Arbeitsplatzoptimierung ist keine Aufgabe, der Sie sich einmalig widmen und die anschließend für immer reibungslos funktioniert. Vielmehr sollten Sie sich Workplace Management als einen kontinuierlichen Prozess vorstellen, der sich ständig an die aktuellen Bedürfnisse Ihrer Organisation anpasst und mit der Zeit geht. 

Workplace Management kann also als strategisches Werkzeug gesehen werden, das über kurzfristige Effizienzsteigerungen hinausgeht und langfristig Ihren Erfolg sichern soll. Dazu gehören flexible Arbeitsmodelle, der Einsatz moderner Technologien und Tools und die Förderung einer Unternehmenskultur, die Zusammenarbeit und Innovation stärkt – ein kontinuierliches Bestreben, das sich auszahlt.

Workplace Management Konzepte und Modelle

Heutzutage stehen moderne Unternehmen vor der Herausforderung, ihre Arbeitsplätze flexibel, effizient und mitarbeiterorientiert zu gestalten – und dabei die sich stetig wandelnden Anforderungen des Arbeitsmarktes zu erfüllen. 

Um das garantieren zu können, spielen verschiedene Konzepte und Modelle im Rahmen des Workplace Managements eine zentrale Rolle. Die folgenden Ansätze helfen Ihnen dabei, Ihre Arbeitsumgebung an die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeitenden anzupassen und gleichzeitig Ihre Ressourcen optimal zu nutzen:

Flexible Arbeitsumgebungen

Flexible Arbeitsumgebungen sind ein Schlüsselkonzept im Workplace Management. Sie ermöglichen es Ihren Mitarbeitenden, je nach Aufgabe unterschiedliche Arbeitsplätze zu nutzen. Das fördert nicht nur die Produktivität, sondern auch die Zufriedenheit, da alle Mitarbeitenden den für sich passenden Arbeitsplatz finden – sei es ein ruhiger Raum für konzentriertes Arbeiten oder ein Gemeinschaftsbereich für Team Meetings.

Für Unternehmen bedeuten flexible Arbeitsumgebungen eine effizientere Nutzung ihrer Ressourcen. Statt starrer Arbeitsplatzstrukturen können Flächen für verschiedene Zwecke umgestaltet werden. So reduzieren Sie Leerstände und Betriebskosten, während die Anpassungsfähigkeit an neue Arbeitsweisen steigt.

Unternehmen, die auf flexible Arbeitsumgebungen setzen, implementieren Konzepte wie Flexoffice und Desk Sharing, die den Angestellten ermöglichen, geteilte Arbeitsplätze nach Bedarf zu buchen und so den Wissensaustausch im Team zu fördern – ein wichtiger Pluspunkt für den Erfolg Ihres Unternehmens.

Aktivitätsbasiertes Arbeiten (Activity-Based Working)

Beim aktivitätsbasierten Arbeiten stehen die Aufgaben der Mitarbeitenden im Mittelpunkt. Activity-Based Working steigert die Effizienz und fördert gleichzeitig die Kollaboration. Mitarbeitende können ihre Umgebung flexibel wählen, je nachdem, ob sie konzentriert arbeiten, brainstormen oder in Meetings aktiv sein müssen. Dabei werden Arbeitsplatzbereiche so gestaltet, dass sie spezifischen Tätigkeiten optimal gerecht werden – natürlich ist das nicht immer einfach. 

Denn offene Arbeitsbereiche führen nicht selten zu akustischen und ergonomischen Herausforderungen, die jedoch durch spezifische Zonen oder Desk Sharing Modelle abgemildert werden können.

Gerade in Open Space Büros ist Arbeitsplatzmanagement also essenziell, denn durch Kreativräume, Telefonboxen oder Zonen für Kollaboration finden Ihre Teams genau den Raum, den Sie brauchen, um gewinnbringend aktivitätsbasiert zu arbeiten.

Hybride Arbeitsplatzmodelle

Flexible Arbeitsumgebungen enden nicht im Büro. Hybrides Arbeiten und mobiles Arbeiten erlauben es Ihren Mitarbeitenden, je nach Aufgabe und Lebenssituation zwischen Büro, Home Office oder Remote Work zu wechseln. Dieses Konzept wird besonders in globalen Unternehmen immer beliebter, da es die Bedürfnisse von Teams in unterschiedlichen Zeitzonen berücksichtigt.

Im Rahmen des Workplace Managements sind hybride Modelle ein wichtiger Bestandteil moderner Arbeitskonzepte: Sie fördern die Work-Life-Balance, senken Pendelzeiten und reduzieren den Platzbedarf im Büro. Gleichzeitig stellen sie Unternehmen vor Herausforderungen, etwa bei der Koordination von Präsenzzeiten und der Buchung von Arbeitsplätzen – hier kommen Workplace Management Tools ins Spiel, die diese Prozesse erleichtern.

Eine weitere Herausforderung ist ein ergonomischer Arbeitsplatz, der auch während der Remote Work unverzichtbar ist. Ob im Büro oder zu Hause – stellen Sie Ihren Teams gesundheitsfördernde Ausstattung wie höhenverstellbare Schreibtische und ergonomische Stühle zur Verfügung, um Burnout und gesundheitlichen Problemen vorzubeugen.

Workplace Management Use Cases

Die praktische Anwendung von Workplace Management zeigt, wie Sie von den gerade erwähnten Konzepten profitieren können. Hier sind drei Beispiele, die verdeutlichen, wie sich Arbeitsplatzmanagement in der Realität umsetzen lässt:

Use Case 1: Einführung von flexiblen Arbeitsplätzen in einem Großraumbüro

Ein Unternehmen mit 500 Mitarbeitenden in einem Großraumbüro stellt fest, dass viele Arbeitsplätze ungenutzt bleiben, da ein Teil der Belegschaft regelmäßig im Homeoffice arbeitet. Durch die Einführung flexibler Arbeitsplätze und eines Buchungssystems können Arbeitsbereiche effizienter genutzt werden.

Mitarbeitende buchen ihren Arbeitsplatz je nach Bedarf, und die Flächen werden flexibel gestaltet: Ruhezonen für konzentriertes Arbeiten, Besprechungsräume für Teams und offene Bereiche für Kollaboration. Das Ergebnis? Mehr Zufriedenheit, eine bessere Auslastung und geringere Betriebskosten.

Use Case 2: Optimierung der Raumnutzung in einem Unternehmen mit Remote-Work-Kultur

Ein IT-Unternehmen mit starkem Fokus auf Remote Work nutzt sein Büro nur zu 30 %. Durch Workplace Management Tools wird die Nutzung der Flächen analysiert und optimiert: Unnötige Büros werden abgeschafft und die verbleibenden Bereiche werden in flexible Räume umgewandelt.

Das Unternehmen spart Mietkosten und bietet gleichzeitig hochwertige Arbeitsplätze für Mitarbeitende, die gelegentlich ins Büro kommen. Dank moderner Tools können Arbeitsplätze, Besprechungsräume und sogar Parkplätze unkompliziert gebucht werden, was die Organisation in einem großen Unternehmen erheblich erleichtert.

Use Case 3: Implementierung eines hybriden Arbeitsplatzmodells in einem globalen Unternehmen

Ein internationales Unternehmen mit Teams in Europa, Asien und den USA führt ein hybrides Arbeitsplatzmodell ein: Die rund um den Globus verteilten Mitarbeitenden arbeiten zwei Tage im Büro und drei Tage von zu Hause aus. Mithilfe von Integrated-Workplace-Management-Systems kann die Präsenz auch über verschiedene Zeitzonen hinweg effizient koordiniert werden.

Das Ergebnis: Eine reibungslose Organisation und ein flexibles Arbeitsumfeld, das die Bedürfnisse der Mitarbeitenden und des Unternehmens vereint.

Die Vor- und Nachteile von Workplace Management

Wie Sie sehen, bietet Workplace Management zahlreiche Chancen, die Effizienz und Zufriedenheit in Ihrem Unternehmen zu steigern. Gleichzeitig sollten Sie aber auch die Herausforderungen nicht unterschätzen – mit der richtigen Planung und Kommunikation legen Sie jedoch den Grundstein für eine erfolgreiche Einführung, die Ihr Unternehmen nachhaltig voranbringt. 

Hier sind die wichtigsten Vor- und Nachteile, die Ihnen helfen, eine fundierte Entscheidung zu treffen:

Vorteile von Workplace Management

• Steigerung der Effizienz
  Ein durchdachtes Workplace Management sorgt dafür, dass Arbeitsplätze und Ressourcen optimal genutzt werden. Überflüssige Flächen lassen sich minimieren, Arbeitsprozesse werden schlanker und Ihr Unternehmen arbeitet insgesamt effektiver. 
• Höhere Mitarbeiterzufriedenheit
  Eine Arbeitsumgebung, die auf die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeitenden zugeschnitten ist, fördert Engagement, Motivation und somit auch Innovation. Flexible Arbeitsplätze, Home Office Tage und die Möglichkeit auf Workation tragen dazu bei, dass Ihr Team langfristig produktiver und zufriedener ist. Und dass höhere Mitarbeiterzufriedenheit auch geringere Fluktuation bedeutet, ist kein Geheimnis.
• Kostenersparnis
  Effizient genutzte Büroflächen senken die Miet- und Betriebskosten erheblich. Optimiertes Arbeitsplatzmanagement ermöglicht Ihnen, Energie- und Ressourcen zu sparen und auf Entmaterialisierung zu setzen. Mit den richtigen Tools können Sie Ihre Arbeitsplätze in Echtzeit verwalten, die Auslastung maximieren und Ihre Einsparungen messbar machen.

Nachteile von Workplace Management

• Herausforderungen bei der Umsetzung
  Zweifelsohne erfordert die Einführung eines Workplace Management Systems eine sorgfältige Planung und ein klares Konzept. Ohne eine durchdachte Strategie riskieren Sie, Ihre Angestellten zu verwirren oder vorhandene Prozesse zu stören – obwohl doch eine gesteigerte Produktivität Ihr Ziel ist.
• Potenzieller Widerstand im Team
  Alle Arbeitgeber*innen haben es schon erlebt: Veränderungen stoßen oft auf Skepsis. Ihre Mitarbeitenden haben sich sicher an feste Arbeitsplätze und gewohnte Strukturen angepasst – nicht selten reagieren sie daher auf neue Modelle wie Desk Sharing mit Vorbehalten. Eine klare Kommunikation und Schulungen sind hier entscheidend.
• Initiale Kosten und Zeitaufwand
  Auch wenn Workplace Management langfristig Kosten spart, sind die Anfangsinvestitionen für Tools, Schulungen und die Implementierung nicht zu unterschätzen. Zeit- und Ressourcenmanagement sind wichtige Aspekte einer gelungenen Arbeitsplatzoptimierung und gewährleisten eine reibungslose Einführung.

Bewertungsmatrix für die Einführung von Workplace Management

Die Wahl des richtigen Workplace Management Konzepts kann eine Herausforderung sein, denn unterschiedliche Unternehmen haben unterschiedliche Bedürfnisse. Wie also entscheidet man sich für die Einführung von Arbeitsplatzmanagement? 

Hier hilft eine Bewertungsmatrix, die einzelnen Kriterien strukturiert zu analysieren und fundierte Entscheidungen zu treffen. Mit einer solchen Matrix können Sie die Stärken und Schwächen verschiedener Ansätze identifizieren und erarbeiten, welches Konzept am besten zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passt. Hier ein Beispiel:

Kriterien	Gewichtung	Option 1: Aktivitäts-basiertes Arbeiten	Option 2: Hybrides Arbeiten	Option 3: Feste Arbeitsplätze
Kostenersparnis	40%	4 (gut)	5 (sehr gut)	2 (schlecht)
Mitarbeiterzufriedenheit	30%	3 (befriedigend)	4 (gut)	5 (sehr gut)
Flexibilität	20%	5 (sehr gut)	4 (gut)	1 (schlecht)
Nachhaltigkeit	10%	4 (gut)	3 (befriedigend)	2 (schlecht)
Gesamtbewertung	100%	4.1	4.4	3.2

Workplace Management Tools

Effektives Arbeitsplatzmanagement erfordert nicht nur organisatorisches Geschick, sondern auch die richtigen technischen Hilfsmittel. Um Ihre Büroorganisation effizient, flexibel und zukunftsfähig zu gestalten, sind moderne Tools unverzichtbar – und die Investition in Technologie zahlt sich aus. Hier finden Sie eine Übersicht der wichtigsten Werkzeuge, die Ihrem Unternehmen helfen, Arbeitsplätze optimal zu verwalten und gleichzeitig ein angenehmes Umfeld für Ihre Angestellten zu schaffen:

Arbeitsplatzbuchungstools – Ordnung im hybriden Chaos

Ein Buchungstool für Arbeitsplätze wie Flexopus sorgt für Struktur in hybriden Arbeitsmodellen. Es ermöglicht Ihren Mitarbeitenden, Arbeitsplätze, Besprechungsräume oder Parkplätze mit wenigen Klicks zu reservieren. Das reduziert Doppelbuchungen, sorgt für Klarheit und verhindert unnötige Konflikte im Büroalltag. Die Implementierung ist einfach: Eine intuitive Benutzeroberfläche, gekoppelt mit Echtzeit-Datenanalysen, hilft Ihnen, die Auslastung Ihrer Ressourcen zu optimieren.

Digitale Tools für papierloses Arbeiten – Nachhaltigkeit trifft Effizienz

Das papierlose Büro ist mehr als nur ein Trend. Digitale Tools wie Dokumentenmanagementsysteme oder E-Signaturen erleichtern den Zugriff auf Informationen und reduzieren den Verwaltungsaufwand. Indem Sie physische Dokumente durch digitale Alternativen ersetzen, sparen Sie nicht nur Platz, sondern tragen auch zur Nachhaltigkeit bei. Ein zentralisiertes System ermöglicht es Ihrem Team, von überall auf wichtige Dateien zuzugreifen – ein Muss in einer zunehmend mobilen Arbeitswelt.

Displays und Sensoren – Daten für smarte Entscheidungen

Sensoren und Displays, die die Raumnutzung messen, bieten Ihnen wertvolle Einblicke. Welche Arbeitsplätze sind besonders gefragt? Welche Räume bleiben häufig leer? Diese Daten helfen Ihnen, ineffiziente Flächennutzung zu erkennen und anzupassen. Einmal installiert, liefern diese Systeme kontinuierlich Auswertungen, die Sie für die strategische Planung nutzen können – sei es, um Platz für zusätzliche Mitarbeitende zu schaffen oder Betriebskosten zu senken.

Cloud-Anbieter – Flexibilität auf Knopfdruck

Cloud-Plattformen sind der Schlüssel zu einem vernetzten Unternehmen. Sie ermöglichen die Speicherung großer Datenmengen und fördern gleichzeitig die Zusammenarbeit in Echtzeit. Besonders in hybriden Arbeitsmodellen sorgen Cloud-Lösungen wie Office 365 dafür, dass Teams nahtlos zwischen Homeoffice und Büro wechseln können – ganz ohne den Überblick zu verlieren. 

Kommunikationssoftware – Bleiben Sie in Verbindung

Microsoft Teams und ähnliche Tools sind längst mehr als reine Kommunikationsplattformen. Neben Chats und Videokonferenzen bieten sie auch die Integration mit anderen, individuellen Systemen. Sie schaffen eine zentrale Anlaufstelle für Ihr Team und fördern den Austausch – unabhängig davon, wo sich die Mitarbeitenden befinden. Die Einführung sollte durch Schulungen begleitet werden, damit alle Funktionen optimal genutzt werden können.

IT-Ausstattung – Die Basis für produktives Arbeiten

Ohne die richtige IT-Ausstattung nützt das beste Workplace Management wenig. Laptops, ergonomische Tastaturen, Headsets und Smartphones bilden die Grundlage für produktives Arbeiten – sowohl im Büro als auch remote. Wichtig ist, dass die Geräte leistungsstark, benutzerfreundlich und langlebig sind. Regelmäßige Updates und ein zuverlässiger IT-Support garantieren einen reibungslosen Betrieb.

Sicherheit – Wertvoller Schutz vor Risiken

Die zunehmende Digitalisierung bringt natürlich auch Risiken mit sich. Ein VPN schützt Ihre Mitarbeitenden, wenn sie außerhalb des Büros auf Unternehmensdaten zugreifen. Auch Sichtschutzfolien auf Monitoren sind ein einfaches, aber effektives Mittel, um sensible Informationen vor neugierigen Blicken zu schützen – gerade in offenen Arbeitsbereichen oder Coworking-Spaces.

Identitätssicherung – Zugriff mit System

Moderne Workplace Management Tools setzen auf QR-Codes und Identity Provider, um die Zugangsverwaltung zu vereinfachen. So können sich Ihre Angestellten schnell und sicher an Arbeitsplätzen anmelden, während sensible Bereiche wie Serverräume oder spezielle Arbeitsplätze nur autorisierten Personen zugänglich bleiben.

Workplace Management Regeln

Damit das Workplace Management und die Arbeitsplatzverwaltung in Ihrem Unternehmen ein voller Erfolg werden, gibt es keinen Weg um Regeln herum – und die sollten sowohl Sie selbst als auch Ihre Angestellten einhalten.

Eine klare Etikette am Arbeitsplatz ist das Fundament eines harmonischen Miteinanders. Sie schafft Orientierung, vermeidet Missverständnisse und trägt dazu bei, dass sich alle Beteiligten in Ihrem Unternehmen wohlfühlen. Dazu gehört, respektvoll miteinander umzugehen, pünktlich zu sein und sich an vereinbarte Kommunikationswege zu halten. 

In flexiblen Arbeitsumgebungen wie Desk Sharing oder Großraumbüros sind Verhaltensregeln noch wichtiger: Niemand möchte an einem chaotischen Arbeitsplatz sitzen oder durch laute Gespräche abgelenkt werden. Ein respektvoller Umgang mit gemeinsam genutzten Ressourcen ist dabei ebenso essentiell wie die Bereitschaft, auf die Bedürfnisse anderer Rücksicht zu nehmen.

Um die Ordnung an geteilten Schreibtischen zu sichern, sollten Sie eine Clean Desk Policy einführen. Dabei handelt es sich allerdings um weit mehr als nur eine Regel zur Sauberkeit – eine Clean Desk Policy fördert Sicherheit und Datenschutz. 

In modernen Büros, in denen Arbeitsplätze häufig von verschiedenen Personen genutzt werden, sorgt sie dafür, dass keine vertraulichen Dokumente liegen bleiben und der Arbeitsplatz stets ordentlich hinterlassen wird – so kann das nächste Teammitglied den Schreibtisch ohne Verzögerungen nutzen. Ergänzt durch digitale Workplace Management Software, die papierloses Arbeiten fördert, wird die Clean Desk Policy zum Erfolgsfaktor für Ihre Arbeitsplatzverwaltung.

Workplace Management Recht

Mit all diesen neuen Workplace Management Konzepten fragen Sie sich sicher: Was muss man hier rechtlich gesehen beachten, damit Datenschutzanforderungen, Ansprüche auf Arbeitsplätze und Betriebsvereinbarung eingehalten werden?

Ganz klar: In der digitalen Arbeitswelt ist der Schutz sensibler Daten eine der größten Herausforderungen. Als Unternehmen müssen Sie sicherstellen, dass alle genutzten Workplace Management Softwares und Technologien den gesetzlichen Vorgaben entsprechen – gerade im Homeoffice oder in Unternehmen mit Bring-Your-Own-Device Regelungen kann das schwierig sein.

Umso wichtiger ist der Einsatz von VPNs, verschlüsselten Cloud-Diensten und Zugangsmanagementsystemen. Ein besonderes Augenmerk sollte auf der DSGVO-Konformität liegen: Daten dürfen nur dann verarbeitet werden, wenn dies für den Arbeitsprozess unerlässlich ist. Gleichzeitig müssen Sie Ihre Mitarbeitenden regelmäßig in Sachen Datenschutz schulen, um Sicherheitslücken zu vermeiden.

Damit die Einführung eines neuen Workplace Management Konzepts funktioniert, hat sich die enge Zusammenarbeit mit der Arbeitnehmervertretung als essenziell erwiesen. Ob es um Desk Sharing, flexible Arbeitszeiten oder Homeoffice-Regelungen geht – Mitarbeitende sollten immer frühzeitig eingebunden werden, um Akzeptanz und Mitgestaltung zu fördern. 

Die Arbeitnehmervertretung spielt auch eine zentrale Rolle bei der Formulierung von Betriebsvereinbarungen und sorgt dafür, dass die Interessen der Belegschaft gewahrt bleiben – somit ist die Arbeitnehmervertretung das Herzstück der erfolgreichen Einführung von Workplace Management. 

Eine umfangreiche Betriebsvereinbarung schafft eine verbindliche Grundlage für die Zusammenarbeit und regelt alle wichtigen Aspekte – von der Nutzung der Arbeitsplätze über Datenschutz bis hin zu Sonderregelungen für Remote Work. 

Wie sieht es mit einem Anspruch auf einen Arbeitsplatz aus? Mitarbeitende haben rechtlich gesehen keinen automatischen Anspruch auf einen festen Arbeitsplatz. Dennoch sind Sie als Arbeitgeber*in verpflichtet, die Arbeitsbedingungen so zu gestalten, dass die Sicherheit und Gesundheit Ihrer Angestellten nicht gefährdet werden – weder im Büro noch im Home Office. 

Ergonomische Standards, ausreichende Bewegungsflächen und angemessene Lichtverhältnisse, wie sie in der Arbeitsstättenverordnung geregelt sind, sollten Sie daher keinesfalls außer Acht lassen. Und nicht vergessen: Arbeitsplatzmodelle wie Home Office müssen diese Anforderungen ebenfalls erfüllen.

Workplace Management und Gesundheit & Hygiene

Gerade in Arbeitsumgebungen, in denen Schreibtische von mehreren Personen genutzt werden, ist die Einhaltung von Hygienestandards unerlässlich – ein Aspekt, der ebenfalls in der Clean Desk Policy festgehalten werden sollte. Regelmäßige Reinigung von Tischen, Stühlen und gemeinsam genutzten Geräten wie Tastaturen oder Telefonen minimiert das Risiko von Krankheitsübertragungen und reduziert so Ausfälle Ihrer Angestellten.

Workplace Management Ausstattung

Die richtige Ausstattung ist ein Grundpfeiler des erfolgreichen Workplace Managements. Ergonomische Arbeitsplätze sind jedoch nicht nur ein Nice-to-Have, sondern eine gesetzliche Vorgabe. Laut Arbeitsstättenverordnung (§ 3a ArbStättV) müssen die Arbeitsplätze in Ihrem Unternehmen so gestaltet sein, dass sie die Gesundheit der Mitarbeitenden schützen. Höhenverstellbare Schreibtische, ergonomische Stühle sowie ausreichende Bewegungsflächen sind essentiell, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.

Auch die Beleuchtung spielt eine wichtige Rolle. Die Technische Regel für Arbeitsstätten (ASR A3.4) verlangt eine blendfreie und ausreichende Beleuchtung, die Konzentration und Wohlbefinden unterstützt. Zusätzlich erfordern flexible Arbeitsplatzmodelle Aufbewahrungslösungen wie Schließfächer oder Rollcontainer, die persönlichen Besitz sicher verstauen und zur Ordnung beitragen.

In offenen Bürokonzepten bieten Telefonboxen eine Möglichkeit, ungestört Gespräche zu führen oder an virtuellen Meetings teilzunehmen – das sichert nicht nur die Privatsphäre, sondern auch den Datenschutz, indem sensible Informationen vor Dritten geschützt werden.

Workplace Management mit Flexopus

Im dynamischen Arbeitsumfeld von heute ist Flexibilität der Schlüssel zum Erfolg. Mit Flexopus, einer der führenden Workplace Management Tools, bekommen Sie ein intelligentes System, das Ihre Arbeitsplatzorganisation optimiert und Ihnen die Kontrolle zurückgibt. Flexopus ist jedoch nicht nur irgendein Tool, sondern eine umfassende Workplace Management Plattform, die auf die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten ist.

Mit Flexopus können Ihre Teams Arbeitsplätze, Besprechungsräume und Ressourcen einfach und intuitiv buchen. Ob Sie eine hybride Arbeitskultur fördern oder ein effizientes Desk Sharing umsetzen möchten – Flexopus bietet Ihnen die Funktionen, die Sie brauchen. Dank Echtzeit-Daten können Sie die Auslastung Ihres Büros analysieren und fundierte Entscheidungen für die Zukunft treffen. So vermeiden Sie Leerstände, reduzieren Fixkosten und schaffen eine optimale Arbeitsumgebung für Ihr Team.

Natürlich setzt Flexopus auf höchste Standards bei Datenschutz und Datensicherheit. Made & hosted in Germany, ISO 27001-zertifiziert und DSGVO-konform – Flexopus ist ein verlässlicher Partner für alle, die den Schutz ihrer Daten ernst nehmen. 

Flexopus ist Ihr Partner auf dem Weg zu einem effizienteren und flexibleren Arbeitsplatzmanagement. Überzeugen Sie sich selbst von den Vorteilen dieser innovativen Lösung!