Office space per employee: How big your office should be

Determining the optimal office space per employee is no simple task, yet it is crucial for the well-being and productivity of your team. The question arises: How much space does an employee really need to work efficiently, and what legal requirements must be considered?

In this article, we look at the factors you should consider to create a comfortable and compliant work environment. We will examine the minimum legal requirements and best practices for office planning.

What is meant by office space?

Office space generally refers to the area used for working in an office. However, this includes not only classic workstations with desks and chairs, but also a variety of other areas that make daily work in your company possible.

Think of meeting rooms, break rooms, reception areas, and even the hallways that connect these different areas. Each of these spaces contributes to creating a productive and pleasant work environment and is therefore considered office space. Office space thus encompasses far more than just an employee's direct workstation.

How much office space is needed per employee?

Plenty of space in the office ensures well-being, creativity, and productivity. But that is easier said than done—because generous office spaces mean higher rent and operating costs, and potentially higher expenses for furnishings. For small and medium-sized enterprises in particular, this financial burden is difficult to manage, and the goal is to reduce costs.

While generous areas offer more freedom of movement, valuable space can quickly be used inefficiently without thoughtful room planning. Empty rooms and unused corners are a waste of resources that should not be underestimated and must be avoided.

Ultimately, the well-being of your employees also plays a role. Of course, your teams need enough space to develop. But an oversized office can quickly seem impersonal and cold. It is therefore a matter of finding the right balance: enough space for creativity and comfort, but not so much that it feels empty and bleak.

The motto is therefore: moderation. Well-thought-out office planning that meets both the needs of your employees and the financial and logistical requirements of your company is the key to success. Nevertheless, you should not ignore the following minimum requirements:

Office space per employee: Government regulations

The minimum size for office space in Germany is regulated by the Workplace Ordinance (ArbStättV). This ordinance ensures that your workplaces are safe and promote the health of your employees. You can find the details in the technical rules for workplaces ASR A1.2 "Room dimensions and movement areas".

This rule specifies concrete guidelines for office space per employee:

• Individual offices: You should plan for at least 8 to 10 square meters per workstation.
• Open-plan offices and open space offices (400 square meters or more): The guideline here is 12 to 15 square meters per workstation. Do not forget to plan for additional areas for meeting rooms and retreat spaces.

The reason the space requirement per employee is so much higher in open-plan offices than in individual or cellular offices is that more traffic areas are necessary in open-plan offices. Increased disturbance factors should also be offset by more office space per employee.

Regardless of what activities your teams perform and how many employees work in an office—according to the ordinance, only rooms with a floor area of at least 8 square meters for one workstation and at least 6 square meters for each additional workstation may be used as workrooms.

Diese Werte berücksichtigen übrigens nicht nur den Raum für Schreibtisch und Stuhl, sondern auch Bewegungsflächen und Abstände, die für eine angenehme Arbeitsumgebung notwendig sind. Auch die Höhe der Büroräumlichkeiten wird von der Arbeitsstättenverordnung berücksichtigt: 

• bis zu 50 qm: mindestens 2,50 m
• mehr als 50 qm: mindestens 2,75 m
• mehr als 100 qm: mindestens 3,00 m
• mehr als 2000 qm: mindestens 3,25 m

Je größer das Büro, desto höher sollten also auch die Räume sein. 

Doch denken Sie daran: Eine gute Arbeitsumgebung ist mehr als nur genügend Platz. Es geht um Ergonomie, Bewegungsfreiheit und die Schaffung eines Umfelds, in dem sich Ihre Mitarbeiter wohlfühlen und effizient arbeiten können.

So rechnet man die durchschnittliche Bürofläche pro Mitarbeiter aus

Um zu berechnen, wie viel Bürofläche Sie für Ihr Team anmieten müssen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Bestimmen Sie zunächst die Anzahl der Mitarbeiter, die im Büro arbeiten werden. Berücksichtigen Sie auch zukünftiges Wachstum oder saisonale Schwankungen, die zusätzlichen Platzbedarf verursachen könnten. Auch hybride Arbeitsmodelle sollten hier mitbedacht werden.
2. Ermitteln Sie, wie viel Fläche laut Arbeitsstättenverordnung pro Mitarbeiter benötigt wird. Bedenken Sie auch Ihr Bürokonzept (Flex Office etc.). Eine typische Bürofläche liegt im Bereich von 10 bis 20 Quadratmetern pro Mitarbeiter.
3. Berücksichtigen Sie zusätzliche Flächen für Besprechungsräume, Küchen, Lagerbereiche und andere gemeinschaftliche oder spezielle Räume. Diese Flächen sollten zur Gesamtfläche addiert werden.
4. Multiplizieren Sie die Anzahl der Mitarbeiter mit der durchschnittlichen Fläche pro Mitarbeiter und addieren Sie die zusätzlichen Flächen.

Beispielrechnung

• Angenommen, Sie haben 50 Mitarbeiter.
• Die durchschnittliche Fläche pro Mitarbeiter beträgt 15 Quadratmeter.
• Die zusätzlichen Flächen (Besprechungsräume, Küchen, etc.) betragen insgesamt 200 Quadratmeter.

Berechnung: 

• Benötigte Bürofläche = (50 Mitarbeiter × 15  qm) + 200 qm
• Benötigte Bürofläche = 750 qm +200 qm = 950 qm

Sie sollten also 950 Quadratmeter Bürofläche anmieten, um den Anforderungen Ihres Unternehmens und Ihrer Angestellten gerecht zu werden.

Wie Desk Sharing Büroflächen effizienter gestalten kann

Desk Sharing ermöglicht es Ihnen, Ihre Büroflächen deutlich effizienter zu gestalten. Indem Arbeitsplätze nicht fest zugewiesen sind, sondern flexibel von verschiedenen Mitarbeitern genutzt werden, gelingt es, die vorhandene Bürofläche optimal auszulasten. So wird vermieden, dass teure Arbeitsplätze ungenutzt bleiben, wenn Mitarbeiter im Home Office, auf Dienstreise oder im Urlaub sind.

Desk Sharing fördert zudem die Zusammenarbeit und Kommunikation im Team – denn wenn Ihre Mitarbeiter regelmäßig an unterschiedlichen Plätzen arbeiten, kommen Sie mit verschiedenen Kollegen und Abteilungen in Kontakt. Das führt nicht selten zu mehr Kreativität und Innovation, da Ihre Teams sich austauschen und neue Perspektiven bekommen.

Um Desk Sharing effektiv umzusetzen, ist eine zuverlässige Softwarelösung unerlässlich. Hier kommt Flexopus ins Spiel. Flexopus ist eine intuitive Desk Sharing Software, die Ihnen hilft, Ihre Büroflächen optimal zu organisieren. 

Mit Flexopus können Ihre Mitarbeiter bequem und einfach Plätze buchen, sei es im Büro, in Besprechungsräumen über das Raumbuchungssystem oder sogar auf Parkplätzen über das Parkplatzbuchungs Buchungssystem. Die Plattform überzeugt mit einer übersichtlichen Darstellung der verfügbaren Plätze und ermöglicht Ihren Angestellten eine einfache Buchung per App oder Webbrowser – so wissen Sie immer genau, von wo Ihre Teammitglieder wann arbeiten.

Ein weiterer Vorteil von Flexopus ist die Möglichkeit, die Auslastung der Büroflächen durch Smart Analytics genau zu analysieren. Mit diesen Daten können Sie fundierte Entscheidungen treffen und gegebenenfalls Anpassungen vornehmen, um die Effizienz weiter zu steigern und Kosten zu sparen. So behalten Sie stets den Überblick und können sicherstellen, dass Ihre Büroflächen optimal genutzt werden.