Open Space Büro: So funktioniert das moderne Bürokonzept

Ein Open Space Büro ist mehr als eine große Fläche mit vielen Schreibtischen. Moderne Open-Space-Konzepte kombinieren unterschiedliche Arbeitsbereiche innerhalb einer offenen Bürolandschaft – von ruhigen Fokuszonen über Teamarbeitsplätze bis hin zu Meetingräumen und informellen Kommunikationsbereichen.

Dadurch soll die Bürofläche verschiedene Tätigkeiten unterstützen und Mitarbeitenden ermöglichen, je nach Aufgabe den passenden Arbeitsplatz zu wählen.

In diesem Ratgeber erfahren Sie, was ein Open Space Büro auszeichnet, welche Zonen sinnvoll sind und worauf Unternehmen bei Planung, Akustik und Arbeitsplatzorganisation achten sollten.

Was ist ein Open Space Büro?

Das Open Space Büro ist ein moderner Arbeitsplatz ohne die traditionellen Wände und Einzelbüros. Stattdessen gibt es im offenen Bürokonzept große Räume, in denen alle MitarbeiterInnen zusammenarbeiten. Die Idee dahinter ist, die Kommunikation und Zusammenarbeit zu fördern, kreative Ideen sprudeln zu lassen und das Gemeinschaftsgefühl zu stärken.

In einem Open Space Büro sitzt du nicht mehr alleine in deinem kleinen, abgetrennten Büro, sondern teilst den Raum mit deinem Team. Kurze Wege für schnelle Absprachen, keine störenden Türen und eine lockere, dynamische Atmosphäre – das ist die Essenz eines Open Space Büros. 

Das Ziel besteht darin, unterschiedlichen Tätigkeiten jeweils eine passende Arbeitsumgebung zur Verfügung zu stellen. Damit unterscheidet sich ein modernes Open Space Büro häufig deutlich von klassischen Großraumbüros mit weitgehend identischen Arbeitsplatzreihen.

Welche Vorteile bietet ein gut geplantes Open Space Büro?

Der wichtigste Vorteil eines modernen Open-Space-Konzepts liegt in seiner Flexibilität. Unterschiedliche Bereiche können verschiedene Formen der Arbeit unterstützen – von konzentrierter Einzelarbeit bis zur Zusammenarbeit im Team.

Gleichzeitig lassen sich Flächen leichter an hybride Arbeitsmodelle und wechselnde Anwesenheiten anpassen. Mitarbeitende können abhängig von ihrer Aufgabe unterschiedliche Arbeitsbereiche nutzen.

Open Space Büro planen: 7 wichtige Faktoren

Ein funktionierendes Open Space Büro entsteht nicht allein durch das Entfernen von Wänden. Bei der Planung sollten mehrere Faktoren gemeinsam berücksichtigt werden.

1. Akustik

Laute und ruhige Arbeitsbereiche sollten möglichst voneinander getrennt werden. Schallabsorbierende Materialien und geeignete Raumteiler können zusätzlich helfen.

2. Zonierung

Arbeitsbereiche sollten anhand typischer Tätigkeiten geplant werden. Fokusarbeit benötigt andere Bedingungen als Projektarbeit oder spontane Teamabstimmungen.

3. Laufwege

Häufig genutzte Wege zu Meetingräumen, Küchen oder Druckern sollten nicht direkt durch konzentrierte Arbeitsbereiche führen.

4. Rückzugsmöglichkeiten

Telefonboxen, Fokusplätze und kleinere Räume bieten Mitarbeitenden Alternativen zur offenen Arbeitsfläche.

5. Ergonomie

Auch flexible Arbeitsplätze müssen ergonomisch ausgestattet sein und unterschiedliche körperliche Anforderungen berücksichtigen.

6. Auslastung

Bei hybrider Arbeit sollten Unternehmen prüfen, wie viele Arbeitsplätze tatsächlich gleichzeitig benötigt werden. Eine dauerhaft hohe oder sehr niedrige Auslastung kann auf eine ungeeignete Flächenplanung hinweisen.

7. Digitale Arbeitsplatzorganisation

Bei größeren oder flexibel genutzten Büroflächen sollten Mitarbeitende schnell erkennen können, welche Arbeitsplätze und Bereiche verfügbar sind. Digitale Buchungssysteme können diese Koordination erleichtern.

Welche Regeln sollte es im Open Space Büro geben?

Ein Open Space Büro kann eine wahre Wohlfühloase sein – allerdings nur, wenn alle ein paar einfache Regeln befolgen. Damit das offene Bürokonzept für alle angenehm und produktiv ist, gibt es ein paar bewährte Tipps und Tricks:

• Clean Desk Policy: Ein aufgeräumter Schreibtisch sieht nicht nur gut aus, sondern hilft auch, konzentriert zu arbeiten. Gerade beim Desk Sharing ist eine transparente Clean Desk Policy unerlässlich. So bleibt der Arbeitsplatz sauber, einladend und hygienisch – für dich und alle anderen.

• Lautstärke im Griff behalten: Der Lärmpegel ist die größte Herausforderung im offenen Bürokonzept. Umso wichtiger ist es, Telefonate und Gespräche auf einem angemessenen Lautstärkeniveau zu halten und für längere Diskussionen Besprechungsräume oder Rückzugsbereiche zu nutzen. Alternativ könnten Unternehmen Telefonboxen aufstellen, in die sich Mitarbeitende für ungestörte Gespräche zurückziehen können.

• Gerüche im Zaum halten: Niemand möchte die Pizza oder den Döner des Kollegen riechen. Genauso gilt: Deo ist gut, aber übertreiben sollte man es nicht. Gerade in großen Büros ist die Belüftung oft nicht ganz einfach – ein angenehmes Raumklima ist daher nur möglich, wenn alle aufeinander achten.

• Kommunikation und Meetings: Nutze die offenen Flächen für kurze, spontane Besprechungen und kreative Brainstormings mit KollegInnen, aber ziehe dich für längere Meetings oder vertrauliche Gespräche in Besprechungsräume oder Rückzugsräume zurück. So bleibt die offene Fläche ruhig und produktiv.

• Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Ein Open Space Büro lebt von Flexibilität. Sei offen für Veränderungen und Anpassungen, denn manchmal sind Umstrukturierungen nötig, um den Raum optimal zu nutzen.

Welche Services gibt es in Open Space Büros?

Wenn du überlegst, dein Unternehmen in ein Open Space Büro zu verwandeln oder in einen Raum mit offenem Bürokonzept zu ziehen, sind einige Aspekte unerlässlich, um das Beste aus dieser Arbeitsumgebung herauszuholen. Ein gut ausgestattetes Open Space Büro bietet zahlreiche Annehmlichkeiten, die den Arbeitsalltag erleichtern und die Produktivität steigern.

• Konferenz- und Besprechungsräume: Auch in einem offenen Büro oder einem Gemeinschaftsbüro sind private Besprechungsräume unverzichtbar. Diese Räume sollten mit moderner Konferenztechnik ausgestattet sein und genügend Platz für Meetings, Brainstorming-Sessions und vertrauliche Gespräche bieten. 

• Rückzugsbereiche: Neben den offenen Arbeitsbereichen und privaten Konferenzräumen sollten auch kleinere Rückzugsbereiche vorhanden sein. So haben deine MitarbeiterInnen die Möglichkeit, sich zeitweise zurückzuziehen, vertrauliche Telefonate zu führen oder in Ruhe zu arbeiten. Diese Bereiche lassen sich zum Beispiel durch schalldichte Kabinen, Ruhezonen oder kleine Lounges realisieren.

• Gemeinsame Küchen- und Pausenbereiche: Socializing ist wichtig, sollte aber nicht unbedingt im offenen Arbeitsbereich passieren. Daher ist ein einladender Küchen- und Pausenbereich, ausgestattet mit Kaffeeautomaten, Kühlschränken und Mikrowellen, ein wichtiger Bestandteil eines erfolgreichen Open Space Büros. Hier können sich deine Teammitglieder ungestört entspannen, austauschen und neue Energie tanken.

• Schließfächer: Auch Schließfächer sind im Open Space Büro unerlässlich, da sie deine MitarbeiterInnen einen sicheren Ort für persönliche Gegenstände benötigen. Sie helfen außerdem, Arbeitsplätze aufgeräumt zu halten und unterstützen so die Clean Desk Policy. Nicht zuletzt führt ein Gefühl von Sicherheit und Privatsphäre zu einer entspannteren Arbeitsatmosphäre.

Ist Desk Sharing sinnvoll für Open Space Büros?

Keine Frage: Desk Sharing und Open Space Büros gehen einwandfrei Hand in Hand. Denn durch das Teilen von Schreibtischen kannst du die Raumnutzung optimieren: Wenn niemand einen festen Schreibtisch hat, können deine Teammitglieder ihre Arbeitsplätze flexibel nutzen, was zu einer maximierten Auslastung führt. Das ist nicht nur effizient, sondern auch kostensparend – und zum Glück gibt es Desk Sharing Softwares wie Flexopus, die dir bei der Organisation helfen.

Open Space Büros mit Flexopus organisieren

Wenn du dein Open Space Büro wirklich effizient nutzen möchtest, ist die Desk Sharing Software Flexopus genau das Richtige für dich. Flexopus hilft dir im Handumdrehen, dein Open Space Büro perfekt zu organisieren. 

Mit dieser Software können deine MitarbeiterInnen ganz einfach ihre Arbeitsplätze online buchen, was die tägliche Suche nach einem freien Tisch überflüssig macht. Flexopus macht aus planlosem Chaos reibungslose Abläufe. Doch mit der Desk-Sharing-Plattform können deine Teammitglieder nicht nur ihren eigenen Schreibtisch buchen, sondern auch Besprechungsräume und sogar Parkplätze reservieren. 

Darüber hinaus hilft dir Flexopus, den Überblick zu behalten – dank dem Live-Belegungsplan. Du siehst jederzeit, wer wann wo sitzt, und kannst so Meetings und Zusammenarbeit effizienter planen. 

Außerdem bekommst du durch Flexopus wertvolle Daten und Analysen zur Raumauslastung. So kannst du in Zukunft bessere Entscheidungen treffen, die Bürofläche effizienter auslasten und eventuell sogar Mietkosten sparen. Denn Flexopus unterstützt dich dabei, die vorhandenen Ressourcen bestmöglich zu nutzen, ohne den Komfort deiner MitarbeiterInnen zu beeinträchtigen.

Mit Flexopus schaffst du eine moderne, flexible und effiziente Arbeitsumgebung, die sowohl für dein Unternehmen als auch für deine Angestellten zahlreiche Vorteile bietet. Probier es aus und erlebe, wie einfach und effektiv die Verwaltung eines Open Space Büros sein kann!

Zusammenfassung

Das Open Space Büro bietet zweifelsohne eine dynamische Arbeitsumgebung, die die Kommunikation und Zusammenarbeit fördert. Es ist jedoch wichtig, die Herausforderungen wie Lärm und fehlende Privatsphäre durch klare Regeln und geeignete Tools wie die Desk-Sharing-Software von Flexopus zu managen. 

Mit einer ausgewogenen Planung und einem Fokus auf die Bedürfnisse deiner MitarbeiterInnen kann ein Open Space Büro zu einer inspirierenden und produktiven Arbeitsumgebung werden, die Innovation und Teamarbeit fördert.