Open kantoor: zo werkt dit moderne kantoorconcept

Een open kantoor is meer dan een grote ruimte met veel bureaus. Moderne open-kantoorconcepten combineren verschillende werkplekken binnen één open kantoorlandschap – van rustige focuszones en teamwerkplekken tot vergaderruimtes en informele overlegplekken.

Hierdoor ondersteunt de kantoorruimte diverse werkzaamheden en kunnen medewerkers per taak de meest geschikte werkplek kiezen.

In deze gids leest u wat een open kantoor kenmerkt, welke zones zinvol zijn en waar bedrijven bij de planning, akoestiek en werkplekinrichting op moeten letten.

Wat is een open kantoor?

Het open kantoor is een moderne werkplek zonder traditionele muren en privékantoren. In plaats daarvan biedt het open kantoorconcept grote ruimtes waar alle medewerkers samenwerken. Het idee hierachter is om communicatie en samenwerking te bevorderen, creativiteit te stimuleren en het groepsgevoel te versterken.

In een open kantoor zit je niet langer alleen in je eigen afgesloten kantoor, maar deel je de ruimte met je team. Korte lijnen voor snel overleg, geen storende deuren en een informele, dynamische sfeer – dat is de essentie van een open kantoor.

Het doel is om voor verschillende werkzaamheden telkens een passende werkomgeving te bieden. Hiermee onderscheidt een modern open kantoor zich vaak duidelijk van klassieke kantoortuinen met grotendeels identieke rijen bureaus.

Welke voordelen biedt een goed gepland open kantoor?

Het belangrijkste voordeel van een modern open-kantoorconcept is de flexibiliteit. Verschillende zones kunnen uiteenlopende werkvormen ondersteunen – van geconcentreerd individueel werk tot samenwerking in teamverband.

Tegelijkertijd is de ruimte makkelijker aan te passen aan hybride werkmodellen en wisselende aanwezigheid. Medewerkers kunnen afhankelijk van hun taak verschillende werkplekken gebruiken.

Open kantoor plannen: 7 belangrijke factoren

Een goed functionerend open kantoor ontstaat niet alleen door muren weg te halen. Bij de planning moeten meerdere factoren in samenhang worden bekeken.

1. Akoestiek

Luidruchtige en rustige werkplekken moeten zoveel mogelijk van elkaar worden gescheiden. Geluidsabsorberende materialen en geschikte scheidingswanden kunnen hierbij extra helpen.

2. Zonering

Werkplekken moeten worden ingedeeld op basis van de werkzaamheden die er plaatsvinden. Voor concentratiewerk gelden andere voorwaarden dan voor projectwerk of spontaan overleg met het team.

3. Looproutes

Veelgebruikte routes naar vergaderruimtes, keukens of printers moeten niet direct door concentratiegebieden lopen.

4. Stilteplekken

Belcellen, concentratiewerkplekken en kleinere ruimtes bieden medewerkers alternatieven voor de open kantoorvloer.

5. Ergonomie

Ook flexibele werkplekken moeten ergonomisch zijn ingericht en rekening houden met verschillende fysieke behoeften.

6. Bezettingsgraad

Bij hybride werken moeten bedrijven onderzoeken hoeveel werkplekken er daadwerkelijk tegelijkertijd nodig zijn. Een constant hoge of juist zeer lage bezettingsgraad kan wijzen op een inefficiënte ruimteplanning.

7. Digitale werkplekorganisatie

Bij grotere of flexibel gebruikte kantoorruimtes moeten medewerkers snel kunnen zien welke werkplekken en ruimtes beschikbaar zijn. Digitale reserveringssystemen kunnen deze coördinatie vereenvoudigen.

Welke regels zijn er nodig in een open kantoor?

Een open kantoor kan een prettige werkomgeving zijn, maar alleen als iedereen zich aan een paar eenvoudige regels houdt. Om het open kantoorconcept voor iedereen aangenaam en productief te houden, zijn hier enkele beproefde tips en trucs:

• Clean Desk Policy: Een opgeruimd bureau ziet er niet alleen goed uit, maar helpt ook om geconcentreerd te werken. Zeker bij flexwerken is een transparante Clean Desk Policy essentieel. Zo blijft de werkplek schoon, uitnodigend en hygiënisch – voor jou en voor anderen.

• Houd het geluidsniveau onder controle: Geluidsoverlast is de grootste uitdaging in een open kantoor. Het is daarom belangrijk om telefoongesprekken en overleg op een beschaafd volume te houden en voor langere discussies uit te wijken naar vergaderruimtes of stilteplekken. Bedrijven kunnen ook belcellen plaatsen waar medewerkers zich kunnen terugtrekken voor ongestoorde gesprekken.

• Houd geurtjes binnen de perken: Niemand zit te wachten op de geur van andermans lunch. Hetzelfde geldt voor parfum of deodorant: gebruik het met mate. In grote kantoren is de ventilatie vaak een uitdaging; een prettig werkklimaat is alleen mogelijk als iedereen rekening met elkaar houdt.

• Communicatie en vergaderingen: Gebruik de open ruimtes voor kort, spontaan overleg en creatieve brainstormsessies met collega's, maar zoek voor langere vergaderingen of vertrouwelijke gesprekken een vergaderruimte of stilteplek op. Zo blijft de open kantoorvloer rustig en productief.

• Flexibiliteit en aanpassingsvermogen: Een open kantoor draait om flexibiliteit. Sta open voor veranderingen, want soms zijn aanpassingen nodig om de ruimte optimaal te benutten.

Welke faciliteiten zijn er in open kantoren?

Als je overweegt om je bedrijf naar een open kantooromgeving te verplaatsen of in te richten, zijn er een aantal aspecten essentieel om het maximale uit deze werkomgeving te halen. Een goed uitgerust open kantoor biedt tal van faciliteiten die de werkdag vergemakkelijken en de productiviteit verhogen.

• Conferentie- en vergaderruimtes: Ook in een open kantoor of een gedeelde kantoorruimte zijn private vergaderruimtes onmisbaar. Deze ruimtes moeten zijn uitgerust met moderne conferentietechnologie en voldoende plek bieden voor vergaderingen, brainstormsessies en vertrouwelijke gesprekken.

• Stille zones: Naast de open werkplekken en private vergaderruimtes moeten er ook kleinere ruimtes zijn om je even terug te trekken. Zo hebben je medewerkers de mogelijkheid om zich tijdelijk af te zonderen, vertrouwelijke telefoongesprekken te voeren of in alle rust te werken. Deze ruimtes kunnen bijvoorbeeld worden gerealiseerd door middel van geluidsdichte cabines, stiltezones of kleine lounges.

• Gezamenlijke keuken- en pauzeruimtes: Socializen is belangrijk, maar hoort niet per se thuis in de open werkruimte. Daarom is een uitnodigende keuken- en pauzeruimte, voorzien van koffieautomaten, koelkasten en magnetrons, een essentieel onderdeel van een succesvol open kantoor. Hier kunnen je teamleden ongestoord ontspannen, bijpraten en nieuwe energie opdoen.

• Lockers: Ook lockers zijn onmisbaar in een open kantoor, omdat je medewerkers een veilige plek nodig hebben voor hun persoonlijke eigendommen. Ze helpen bovendien om werkplekken opgeruimd te houden en ondersteunen zo een clean desk policy. Tot slot zorgt een gevoel van veiligheid en privacy voor een meer ontspannen werksfeer.

Is desksharing zinvol voor open kantoren?

Geen twijfel mogelijk: desksharing en open kantoren gaan uitstekend samen. Door bureaus te delen, kun je het ruimtegebruik optimaliseren: als niemand een vaste werkplek heeft, kunnen je teamleden hun plek flexibel kiezen, wat leidt tot een maximale bezettingsgraad. Dat is niet alleen efficiënt, maar ook kostenbesparend – en gelukkig is er desksharing-software zoals Flexopus om je bij de organisatie te helpen.

Open kantoren organiseren met Flexopus

Als je je open kantoor echt efficiënt wilt benutten, is de desksharing-software Flexopus precies wat je zoekt. Flexopus helpt je in een handomdraai om je open kantoor perfect te organiseren.

Met deze software kunnen je medewerkers heel eenvoudig online hun werkplek boeken, waardoor de dagelijkse zoektocht naar een vrije tafel overbodig wordt. Flexopus verandert planloze chaos in soepele processen. Maar met het desksharing-platform kunnen je teamleden niet alleen hun eigen bureau boeken, maar ook vergaderruimtes en zelfs parkeerplaatsen reserveren.

Bovendien helpt Flexopus je om het overzicht te bewaren dankzij het live bezettingsplan. Je ziet op elk moment wie waar zit en kunt zo vergaderingen en samenwerking efficiënter plannen.

Daarnaast krijg je via Flexopus waardevolle data en analyses over de ruimtebezetting. Zo kun je in de toekomst betere beslissingen nemen, de kantoorruimte efficiënter benutten en eventueel zelfs besparen op huurkosten. Flexopus ondersteunt je namelijk om de beschikbare middelen optimaal te gebruiken, zonder dat dit ten koste gaat van het comfort van je medewerkers.

Met Flexopus creëer je een moderne, flexibele en efficiënte werkomgeving die zowel voor je bedrijf als voor je medewerkers tal van voordelen biedt. Probeer het uit en ervaar hoe eenvoudig en effectief het beheer van een open kantoor kan zijn!

Samenvatting

Het open kantoor biedt ongetwijfeld een dynamische werkomgeving die communicatie en samenwerking bevordert. Het is echter belangrijk om uitdagingen zoals geluidsoverlast en een gebrek aan privacy te managen met duidelijke regels en geschikte tools, zoals de desksharing-software van Flexopus.

Met een gebalanceerde planning en focus op de behoeften van je medewerkers kan een open kantoor uitgroeien tot een inspirerende en productieve werkomgeving die innovatie en teamwerk stimuleert.