Ufficio all’aperto: definizione, regole e vantaggi

Nel mondo del lavoro moderno, c'è una chiara tendenza verso un «ufficio open space», e non senza motivo. Questo perché il concetto di ufficio aperto offre molti vantaggi, da una migliore comunicazione a una maggiore flessibilità.

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In questo articolo imparerai tutto quello che c'è da sapere sull'ufficio open space, dai pro e contro alle migliori strategie per sfruttare al meglio lo spazio aumentando la produttività.

Definizione di ufficio open space: cos'è l'ufficio open space?

L'ufficio open space è un ambiente di lavoro moderno senza le pareti tradizionali e i singoli uffici. Invece, il concetto di ufficio aperto offre ampi spazi in cui tutti i dipendenti lavorano insieme. L'idea alla base è promuovere la comunicazione e la collaborazione, far fluire le idee creative e rafforzare il senso di comunità.

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In un ufficio open space, non ti siedi più da solo nel tuo piccolo ufficio separato, ma condividi lo spazio con il tuo team. Distanze brevi per una rapida organizzazione, nessuna porta fastidiosa e un'atmosfera rilassata e dinamica: questa è l'essenza di un ufficio open space.

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In linea di principio, l'ufficio open space potrebbe anche essere descritto come un ufficio a pianta aperta. Tuttavia, questo termine ha una connotazione negativa, che molti lavoratori associano a volume e stress eccessivi. Ma non deve essere così oggi, perché le aziende hanno imparato dagli svantaggi che gli uffici a pianta aperta comportavano in passato. Il moderno ufficio open space colpisce per la cooperazione, creatività e rispetto per tutti i dipendenti.

Quali sono i vantaggi e gli svantaggi degli uffici open space?

Come per tutti i concetti, ci sono vantaggi e svantaggi di un ufficio open space che dovresti considerare per ottenere il massimo da questo ambiente di lavoro.

Vantaggi di un ufficio open space

Uno dei maggiori vantaggi di un ufficio open space è il miglioramento della comunicazione. Senza pareti e porte, i dipendenti possono scambiarsi idee più facilmente e avere conversazioni spontanee. Oltre alla collaborazione, questo favorisce anche lo scambio creativo di idee, essenziali per ogni azienda di successo.

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La struttura aperta consente alle informazioni di fluire più velocemente ed efficacemente. In questo modo gli uffici open space aumentano l'efficienza e aiutano il team a risolvere i problemi più velocemente.

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Un altro vantaggio è un più forte senso di comunità. In un ufficio aperto, i dipendenti spesso si sentono più parte di un team rispetto a quando tutti sono seduti nel proprio ufficio. L'uso condiviso dello spazio favorisce la cooperazione e crea un'atmosfera di lavoro positiva. È inoltre pratico che i manager siano più presenti e accessibili in un ufficio open space, il che abbatte le gerarchie e promuove una comunicazione aperta a parità di condizioni.

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Inoltre, un ufficio open space consente un uso flessibile dello spazio disponibile. Senza pareti fisse, gli spazi di lavoro possono essere facilmente riprogettati e adattati alle esigenze attuali dei team.

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Infine, ma non meno importante, molte aziende riescono a risparmiare grazie agli uffici open space. Quando i tuoi dipendenti telelavoro alternato seguire o Condivisione della scrivania , hai bisogno di molto meno spazio: il concetto di ufficio aperto consente di evitare spazi vuoti e di ridurre i costi di affitto e operativi.

Svantaggi di un ufficio open space

Tuttavia, ci sono anche delle sfide associate a un ufficio open space. Perché devi ammettere che il concetto non è adatto a tutti i settori e a tutti i team. I singoli uffici, ad esempio, sono una scelta migliore per i dipartimenti delle risorse umane in cui la protezione e la riservatezza dei dati sono le massime priorità.

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Ma anche per i team in cui si parla molto, ad esempio nel servizio clienti telefonico, gli uffici open space non presentano solo vantaggi. Perché il livello di rumore negli uffici open space è senza dubbio il problema numero 1. Senza pareti insonorizzate, può diventare rapidamente rumoroso, il che compromette la concentrazione, riduce la produttività e aumenta lo stress.

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In un ufficio aperto è anche difficile avere conversazioni riservate. Ciò fa sì che i dipendenti si sentano spesso osservati e meno liberi di pensare e agire, il che rende ancora più importante creare anche ritiri privati.

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La struttura aperta può anche favorire le distrazioni. Il movimento e le conversazioni costanti nella stanza significano meno attenzione e richiedono un alto livello di autodisciplina per non lasciarsi sfuggire il lavoro.

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Tuttavia, è relativamente facile contrastare tutte queste sfide sviluppando attivamente strategie in modo che i dipendenti possano concentrarsi nonostante l'ambiente aperto.

Quali regole devono esserci in un ufficio open space?

Un ufficio open space può essere una vera oasi di benessere, ma solo se tutti seguono alcune semplici regole. Per rendere il concetto di ufficio aperto piacevole e produttivo per tutti, ci sono alcuni suggerimenti e trucchi comprovati:

• Politica Clean Desk: Una scrivania ordinata non solo ha un bell'aspetto, ma ti aiuta anche a concentrarti sul tuo lavoro. Soprattutto quando si tratta di condividere la scrivania, una soluzione trasparente Politica Clean Desk essenziale. Ciò mantiene il posto di lavoro pulito, accogliente e igienico, per te e per tutti gli altri.

• Tieni il volume sotto controllo: I livelli di rumore sono la sfida più grande in un concetto di ufficio aperto. È quindi ancora più importante mantenere le telefonate e le conversazioni a un livello di volume adeguato e utilizzare le sale riunioni o le aree di ritiro per discussioni più lunghe. In alternativa, le aziende potrebbero predisporre cabine telefoniche nelle quali i dipendenti possano ritirarsi per chiamate ininterrotte.

• Tieni sotto controllo gli odori: Nessuno vuole sentire l'odore della pizza o del kebab del collega. Lo stesso vale: il deodorante è buono, ma non bisogna esagerare. La ventilazione è spesso difficile, soprattutto negli uffici di grandi dimensioni: un clima ambiente piacevole è quindi possibile solo se tutti prestano attenzione l'uno all'altro.

• Comunicazione e riunioni: Usa gli spazi aperti per riunioni brevi e spontanee e brainstorming creativi con i colleghi, ma ritirati nelle sale riunioni o nelle sale riunioni per riunioni più lunghe o conversazioni riservate. Ciò mantiene l'area aperta calma e produttiva.

• Flessibilità e adattabilità: Un ufficio open space dipende dalla flessibilità. Siate aperti ai cambiamenti e agli aggiustamenti, perché a volte è necessaria una ristrutturazione per sfruttare al meglio lo spazio.

Quali servizi sono disponibili negli uffici open space?

Se stai pensando di trasformare la tua azienda in un ufficio open space o di trasferirti in uno spazio con un concetto di ufficio aperto, ci sono alcuni aspetti essenziali per ottenere il massimo da questo ambiente di lavoro. Un ufficio open space ben attrezzato offre numerosi servizi che semplificano il lavoro quotidiano e aumentano la produttività.

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• Sale conferenze e riunioni: Anche in un ufficio aperto o in ufficio comunitario le sale riunioni private sono essenziali. Queste sale dovrebbero essere dotate di moderne tecnologie per conferenze e offrire spazio sufficiente per riunioni, sessioni di brainstorming e conversazioni riservate.

• Aree di ritiro: Oltre alle aree di lavoro aperte e alle sale conferenze private, dovrebbero esserci anche aree di ritiro più piccole. Ciò offre ai dipendenti l'opportunità di ritirarsi temporaneamente, effettuare telefonate riservate o lavorare in tranquillità. Queste aree possono essere create, ad esempio, con cabine insonorizzate, aree relax o piccoli salotti.

• Cucina comune e aree relax: La socializzazione è importante, ma non dovrebbe necessariamente avvenire in uno spazio di lavoro aperto. Pertanto, un'invitante cucina e area relax, dotata di macchine da caffè, frigoriferi e microonde, è una parte importante di un ufficio open space di successo. Qui, i membri del tuo team possono rilassarsi, scambiare idee e ricaricare le batterie indisturbati.

• armadietti: Gli armadietti sono essenziali anche in un ufficio open space, poiché i dipendenti hanno bisogno di un posto sicuro per gli effetti personali. Inoltre aiutano a mantenere in ordine i luoghi di lavoro e quindi supportano la Clean Desk Policy. Ultimo ma non meno importante, un senso di sicurezza e privacy porta a un'atmosfera di lavoro più rilassata.

La condivisione della scrivania ha senso per gli uffici open space?

Nessuna domanda a riguardo: Condivisione della scrivania e gli uffici open space vanno perfettamente di pari passo. Perché condividendo le scrivanie, puoi ottimizzare l'uso dello spazio: se nessuno ha una scrivania fissa, i membri del tuo team possono utilizzare le loro postazioni di lavoro in modo flessibile, il che si traduce in un utilizzo massimo. Ciò non è solo efficiente, ma consente anche di risparmiare denaro e, fortunatamente, esistono software per la condivisione della scrivania come Flexopusche ti aiutano a organizzarti.

Per una più facile organizzazione degli uffici open space: Flexopus

Se vuoi davvero utilizzare il tuo ufficio open space in modo efficiente, il software di desk sharing Flexopus è quello che fa per te. Flexopus ti aiuta a organizzare perfettamente il tuo ufficio open space in pochissimo tempo.

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Con questo software, i tuoi dipendenti possono utilizzare facilmente i loro Prenota offerte di lavoro online, il che rende superflua la ricerca quotidiana di un tavolo gratuito. Flexopus trasforma il caos casuale in processi fluidi. Ma con la piattaforma di condivisione della scrivania, i membri del tuo team non solo possono prenotare la propria scrivania, ma anche prenotare sale riunioni e persino parcheggi.

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Flexopus ti aiuta anche a tenere traccia delle cose, grazie a Piano di occupazione in tempo reale. Puoi sempre vedere chi è seduto dove e quando, così puoi pianificare riunioni e collaborazione in modo più efficiente.

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Con Flexopus, ottieni anche dati e analisi preziosi sull'utilizzo dello spazio. In questo modo, puoi prendere decisioni migliori in futuro, utilizzare lo spazio ufficio in modo più efficiente e possibilmente anche risparmiare sui costi di affitto. Perché Flexopus ti aiuta a fare il miglior uso possibile delle risorse disponibili senza sacrificare il comfort dei tuoi dipendenti.

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Con Flexopus, crei un ambiente di lavoro moderno, flessibile ed efficiente che offre numerosi vantaggi sia per la tua azienda che per i tuoi dipendenti. Provalo e scopri quanto può essere facile ed efficace gestire un ufficio open space!

sinossi

L'ufficio open space offre senza dubbio un ambiente di lavoro dinamico che promuove la comunicazione e la collaborazione. Tuttavia, è importante gestire sfide come il rumore e la mancanza di privacy attraverso regole chiare e strumenti appropriati come il software di condivisione della scrivania di Flexopus.

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Con una pianificazione equilibrata e un'attenzione particolare alle esigenze dei dipendenti, un ufficio open space può diventare un ambiente di lavoro stimolante e produttivo che promuove l'innovazione e il lavoro di squadra.