Open space : comment fonctionne ce concept de bureau moderne

Un bureau en espace ouvert est bien plus qu'une grande surface remplie de bureaux. Les concepts modernes combinent divers espaces de travail au sein d'un plateau ouvert : zones de concentration, postes en équipe, salles de réunion et espaces de communication informels.

L'objectif est que l'espace de travail soutienne différentes activités et permette aux collaborateurs de choisir le poste adapté à leur tâche.

Ce guide vous explique les caractéristiques d'un bureau en espace ouvert, les zones pertinentes et les points à surveiller en matière de planification, d'acoustique et d'organisation.

Qu'est-ce qu'un bureau en espace ouvert ?

Le bureau en espace ouvert est un espace de travail moderne sans murs ni bureaux individuels traditionnels. Le concept repose sur de grands espaces où tous les collaborateurs travaillent ensemble. L'idée est de favoriser la communication, de stimuler la créativité et de renforcer l'esprit d'équipe.

Dans un bureau en espace ouvert, vous ne travaillez plus seul dans un bureau fermé, mais partagez l'espace avec votre équipe. Des distances réduites pour des échanges rapides, l'absence de portes gênantes et une atmosphère dynamique : voilà l'essence même de l'espace ouvert.

L'objectif est de proposer un environnement adapté à chaque type d'activité. Un bureau en espace ouvert moderne se distingue ainsi nettement des plateaux paysagers classiques aux rangées de bureaux identiques.

Quels sont les avantages d'un bureau en espace ouvert bien conçu ?

Le principal avantage d'un concept moderne en espace ouvert réside dans sa flexibilité. Différentes zones peuvent soutenir diverses formes de travail, du travail individuel concentré à la collaboration en équipe.

Parallèlement, les surfaces s'adaptent plus facilement aux modèles de travail hybrides et aux présences variables. Les collaborateurs peuvent utiliser différents espaces selon leurs besoins.

Planifier un bureau en espace ouvert : 7 facteurs clés

Un bureau en espace ouvert fonctionnel ne se résume pas à supprimer des cloisons. La planification doit prendre en compte plusieurs facteurs de manière globale.

1. Acoustique

Les zones bruyantes et calmes doivent être séparées autant que possible. L'utilisation de matériaux absorbants et de séparateurs d'espace adaptés peut également aider.

2. Zonage

Les espaces de travail doivent être planifiés en fonction des activités types. Le travail de concentration nécessite des conditions différentes de celles du travail en mode projet ou des échanges spontanés en équipe.

3. Zones de circulation

Les passages fréquemment empruntés pour se rendre aux salles de réunion, aux cuisines ou aux imprimantes ne devraient pas traverser directement les zones de travail nécessitant de la concentration.

4. Espaces de repli

Les cabines téléphoniques, les postes de concentration et les petites salles offrent aux collaborateurs des alternatives aux espaces de travail ouverts.

5. Ergonomie

Même les postes de travail flexibles doivent être équipés de manière ergonomique et tenir compte des différentes exigences physiques.

6. Taux d'occupation

Dans le cadre du travail hybride, les entreprises doivent évaluer le nombre de postes de travail réellement nécessaires simultanément. Un taux d'occupation durablement élevé ou très faible peut indiquer une planification de l'espace inadaptée.

7. Organisation numérique de l'espace de travail

Dans les bureaux plus grands ou à usage flexible, les collaborateurs doivent pouvoir identifier rapidement les postes et zones disponibles. Des systèmes de réservation numériques peuvent faciliter cette coordination.

Quelles règles instaurer dans un bureau en open space ?

Un bureau en open space peut être un véritable havre de bien-être, à condition que chacun respecte quelques règles simples. Pour que ce concept de bureau ouvert soit agréable et productif pour tous, voici quelques conseils et astuces éprouvés :

• Clean Desk Policy : Un bureau rangé n'est pas seulement esthétique, il favorise également la concentration. En particulier dans le cadre du partage de bureaux (desk sharing), une Clean Desk Policy transparente est indispensable. Cela permet de garder l'espace de travail propre, accueillant et hygiénique, pour vous comme pour les autres.

• Maîtriser le niveau sonore : Le niveau de bruit est le principal défi des bureaux ouverts. Il est donc d'autant plus important de maintenir un volume sonore raisonnable lors des appels et des conversations, et d'utiliser des salles de réunion ou des espaces de repli pour les discussions plus longues. Les entreprises peuvent également installer des cabines téléphoniques où les collaborateurs peuvent s'isoler pour des conversations privées.

• Gérer les odeurs : Personne n'a envie de sentir la pizza ou le kebab de son collègue. De même, le déodorant est une bonne chose, mais il ne faut pas en abuser. Dans les grands bureaux, la ventilation est souvent complexe ; un climat ambiant agréable n'est possible que si chacun fait attention aux autres.

• Communication et réunions : Utilisez les espaces ouverts pour des réunions courtes et spontanées ainsi que pour des brainstormings créatifs avec vos collègues, mais retirez-vous dans des salles de réunion ou des espaces dédiés pour les réunions plus longues ou les conversations confidentielles. Cela permet de préserver le calme et la productivité dans l'espace ouvert.

• Flexibilité et adaptabilité : Un bureau en open space repose sur la flexibilité. Soyez ouvert aux changements et aux ajustements, car des restructurations sont parfois nécessaires pour optimiser l'utilisation de l'espace.

Quels services sont proposés dans les bureaux en open space ?

Si vous envisagez de transformer votre entreprise en open space ou de déménager dans des locaux conçus sur ce modèle, certains aspects sont essentiels pour tirer le meilleur parti de cet environnement de travail. Un bureau en open space bien équipé offre de nombreux avantages qui facilitent le quotidien professionnel et augmentent la productivité.

• Salles de conférence et de réunion : Même dans un bureau ouvert ou un espace de coworking, des salles de réunion privées sont indispensables. Ces espaces doivent être équipés de technologies de conférence modernes et offrir suffisamment d'espace pour les réunions, les séances de brainstorming et les entretiens confidentiels.

• Zones de repli : Outre les espaces de travail ouverts et les salles de conférence privées, il est important de prévoir des zones de repli plus petites. Cela permet à vos collaborateurs de s'isoler temporairement, de passer des appels confidentiels ou de travailler au calme. Ces zones peuvent être aménagées sous forme de cabines insonorisées, de zones de repos ou de petits salons.

• Cuisines et espaces de pause communs : La socialisation est importante, mais elle ne doit pas nécessairement se dérouler dans l'espace de travail ouvert. C'est pourquoi un espace cuisine et détente accueillant, équipé de machines à café, de réfrigérateurs et de micro-ondes, est un élément essentiel d'un bureau open space réussi. C'est ici que les membres de votre équipe peuvent se détendre, échanger et refaire le plein d'énergie sans être dérangés.

• Casiers : Les casiers sont également indispensables dans un bureau open space, car vos collaborateurs ont besoin d'un endroit sûr pour leurs effets personnels. Ils aident en outre à garder les postes de travail rangés, favorisant ainsi une politique de « bureau propre » (Clean Desk Policy). Enfin, un sentiment de sécurité et d'intimité contribue à une atmosphère de travail plus détendue.

Le flex office est-il pertinent pour les bureaux open space ?

Il ne fait aucun doute que le flex office et les bureaux open space vont parfaitement de pair. En partageant les bureaux, vous optimisez l'utilisation de l'espace : si personne n'a de poste fixe, vos collaborateurs peuvent utiliser les espaces de manière flexible, ce qui maximise le taux d'occupation. C'est non seulement efficace, mais aussi économique – et heureusement, il existe des logiciels de flex office comme Flexopus pour vous aider dans l'organisation.

Organiser des bureaux open space avec Flexopus

Si vous souhaitez utiliser votre bureau open space de manière vraiment efficace, le logiciel de flex office Flexopus est exactement ce qu'il vous faut. Flexopus vous aide à organiser votre bureau open space à la perfection en un rien de temps.

Grâce à ce logiciel, vos collaborateurs peuvent réserver facilement leurs postes de travail en ligne, ce qui rend la recherche quotidienne d'une table libre inutile. Flexopus transforme le chaos en processus fluides. Mais la plateforme de flex office permet non seulement à vos collaborateurs de réserver leur propre bureau, mais aussi de réserver des salles de réunion et même des places de parking.

De plus, Flexopus vous aide à garder une vue d'ensemble grâce au plan d'occupation en temps réel. Vous savez à tout moment qui est assis où et quand, ce qui vous permet de planifier les réunions et la collaboration plus efficacement.

En outre, Flexopus vous fournit des données et des analyses précieuses sur l'occupation des espaces. Vous pouvez ainsi prendre de meilleures décisions à l'avenir, optimiser l'utilisation de vos surfaces de bureau et éventuellement réduire vos coûts de location. Flexopus vous aide à utiliser au mieux les ressources disponibles, sans compromettre le confort de vos collaborateurs.

Avec Flexopus, vous créez un environnement de travail moderne, flexible et efficace qui offre de nombreux avantages tant pour votre entreprise que pour vos employés. Essayez-le et découvrez à quel point la gestion d'un bureau open space peut être simple et efficace !

Résumé

Le bureau open space offre sans aucun doute un environnement de travail dynamique qui favorise la communication et la collaboration. Il est toutefois important de gérer les défis tels que le bruit et le manque d'intimité grâce à des règles claires et des outils adaptés, comme le logiciel de flex office de Flexopus.

Avec une planification équilibrée et une attention portée aux besoins de vos collaborateurs, un bureau open space peut devenir un environnement de travail inspirant et productif qui stimule l'innovation et le travail d'équipe.