Bureau en open space : Définition, règles et avantages

Dans le monde du travail moderne, il existe une nette tendance vers les « bureaux en espace ouvert », et ce n'est pas sans raison. En effet, le concept de bureau ouvert offre de nombreux avantages, qu'il s'agisse d'une meilleure communication ou d'une flexibilité accrue.

Dans cet article, vous apprendrez tout ce que vous devez savoir sur le bureau à espace ouvert, des avantages et des inconvénients aux meilleures stratégies pour tirer le meilleur parti de l'espace tout en augmentant la productivité.

Définition du bureau à espace ouvert : qu'est-ce que le bureau à espace ouvert ?

Le bureau à aire ouverte est un lieu de travail moderne sans les murs traditionnels et les bureaux individuels. Au lieu de cela, le concept de bureau ouvert propose de grandes pièces dans lesquelles tous les employés travaillent ensemble. L'idée sous-jacente est de promouvoir la communication et la collaboration, de laisser libre cours aux idées créatives et de renforcer le sentiment d'appartenance à une communauté.

Dans un bureau à aire ouverte, vous n'êtes plus seul dans votre petit bureau séparé, mais vous partagez l'espace avec votre équipe. De courtes distances pour des arrangements rapides, pas de portes gênantes et une atmosphère détendue et dynamique : telle est l'essence même d'un bureau à aire ouverte.

En principe, le bureau à aire ouverte pourrait également être décrit comme un bureau à aire ouverte. Cependant, ce terme a une connotation négative, que de nombreux travailleurs associent à un volume excessif et à un stress. Mais cela ne doit pas nécessairement être le cas aujourd'hui, car les entreprises ont tiré les leçons des inconvénients que comportaient autrefois les bureaux à aire ouverte. Le bureau moderne à aire ouverte impressionne par sa coopération, créativité et le respect de tous les employés.

Quels sont les avantages et les inconvénients des bureaux à aire ouverte ?

Comme pour tous les concepts, un bureau à espace ouvert présente des avantages et des inconvénients que vous devriez prendre en compte afin de tirer le meilleur parti de cet environnement de travail.

Les avantages d'un bureau à aire ouverte

L'un des principaux avantages d'un bureau à aire ouverte est l'amélioration de la communication. Sans murs ni portes, les employés peuvent plus facilement échanger des idées et avoir des conversations spontanées. Outre la collaboration, cela favorise également l'échange créatif d'idées, essentiel à la réussite de toute entreprise.

La structure ouverte permet à l'information de circuler plus rapidement et plus efficacement. C'est ainsi que les bureaux en open space augmentent l'efficacité et aident votre équipe à résoudre les problèmes plus rapidement.

Un autre avantage est le renforcement du sentiment d'appartenance à une communauté. Dans un bureau ouvert, les employés ont souvent davantage l'impression de faire partie d'une équipe que lorsque chacun est assis dans son propre bureau. L'utilisation partagée de l'espace favorise la coopération et crée une atmosphère de travail positive. Il est également pratique que les managers soient plus présents et accessibles dans un bureau à espace ouvert, ce qui permet de briser les hiérarchies et de promouvoir une communication ouverte sur un pied d'égalité.

De plus, un bureau à aire ouverte permet une utilisation flexible de l'espace disponible. Sans murs fixes, les espaces de travail peuvent être facilement repensés et adaptés aux besoins actuels de vos équipes.

Enfin et surtout, de nombreuses entreprises parviennent à économiser de l'argent grâce à des bureaux en open space. Quand vos employés télétravail en alternance faire un suivi ou Partage de bureau , vous avez besoin de beaucoup moins d'espace : le concept de bureau ouvert permet d'éviter les espaces vides et de réduire les coûts de location et d'exploitation.

Inconvénients d'un bureau à aire ouverte

Cependant, un bureau à espace ouvert présente également des défis. Car il faut bien admettre que le concept ne convient pas à tous les secteurs et à toutes les équipes. Les bureaux individuels, par exemple, constituent un meilleur choix pour les services des ressources humaines où la protection et la confidentialité des données sont des priorités absolues.

Mais même pour les équipes au sein desquelles il y a beaucoup de discussions, par exemple dans le domaine du service client téléphonique, les bureaux en open space ne présentent pas que des avantages. Parce que le niveau sonore dans les bureaux à aire ouverte est sans aucun doute le problème numéro 1. Sans murs insonorisés, il peut devenir bruyant rapidement, ce qui nuit à la concentration, réduit la productivité et augmente le stress.

Dans un bureau ouvert, il est également difficile d'avoir des conversations confidentielles. Il en résulte souvent que les employés se sentent surveillés et moins libres de penser et d'agir. Il est donc d'autant plus important de créer également des retraites privées.

La structure ouverte peut également favoriser les distractions. Les mouvements et les conversations constants dans la pièce signifient moins d'attention et nécessitent un haut niveau d'autodiscipline afin de ne pas laisser passer le travail.

Cependant, il est relativement facile de surmonter tous ces défis en développant activement des stratégies permettant aux employés de se concentrer malgré un environnement ouvert.

Quelles règles devrait-il y avoir dans un bureau à espace ouvert ?

Un bureau à aire ouverte peut être une véritable oasis de bien-être, mais uniquement si tout le monde respecte quelques règles simples. Pour rendre le concept de bureau ouvert agréable et productif pour tous, voici quelques trucs et astuces qui ont fait leurs preuves :

• Politique de Clean Desk: Un bureau bien rangé est non seulement esthétique, mais vous permet également de vous concentrer sur votre travail. Surtout en ce qui concerne le partage de bureau, une solution transparente Politique de Clean Desk essentiel. Cela permet de garder le lieu de travail propre, accueillant et hygiénique, pour vous et pour tous les autres.

• Gardez le volume sous contrôle: Les niveaux de bruit constituent le principal défi d'un concept de bureau ouvert. Il est donc d'autant plus important de maintenir le volume des appels et des conversations téléphoniques à un niveau approprié et d'utiliser les salles de réunion ou les espaces de retraite pour des discussions plus longues. Les entreprises pourraient également installer des cabines téléphoniques vers lesquelles les employés peuvent se retirer pour des appels ininterrompus.

• Contrôlez les odeurs : Personne ne veut sentir l'odeur de la pizza ou du kebab de son collègue. Il en va de même : le déodorant est bon, mais il ne faut pas en abuser. La ventilation est souvent difficile, en particulier dans les grands bureaux. Un climat ambiant agréable n'est donc possible que si tout le monde fait attention les uns aux autres.

• Communication et réunions : Utilisez les espaces ouverts pour de courtes réunions spontanées et des brainstormings créatifs avec des collègues, mais retirez-vous dans des salles de réunion ou des salles de retraite pour des réunions plus longues ou des conversations confidentielles. Cela permet de garder l'espace ouvert calme et productif.

• Flexibilité et adaptabilité : Un bureau à aire ouverte repose sur la flexibilité. Soyez ouvert aux changements et aux ajustements, car des restructurations sont parfois nécessaires pour optimiser l'utilisation de l'espace.

Quels sont les services disponibles dans les bureaux en open space ?

Si vous envisagez de transformer votre entreprise en un espace ouvert ou de déménager dans un espace avec un concept de bureau ouvert, certains aspects sont essentiels pour tirer le meilleur parti de cet environnement de travail. Un bureau à aire ouverte bien équipé offre de nombreux équipements qui facilitent le travail quotidien et augmentent la productivité.

• Salles de conférence et de réunion : Même dans un bureau ouvert ou bureau communautaire les salles de réunion privées sont essentielles. Ces salles devraient être équipées de technologies de conférence modernes et offrir suffisamment d'espace pour les réunions, les séances de remue-méninges et les conversations confidentielles.

• Zones de retraite : Outre les espaces de travail ouverts et les salles de conférence privées, il devrait également y avoir des zones de retraite plus petites. Cela donne à vos employés la possibilité de se retirer temporairement, de passer des appels téléphoniques confidentiels ou de travailler en toute tranquillité. Ces espaces peuvent être créés, par exemple, avec des cabines insonorisées, des espaces de détente ou de petits salons.

• Cuisine et espaces de pause communs : La socialisation est importante, mais elle ne devrait pas nécessairement se produire dans un espace de travail ouvert. Par conséquent, une cuisine accueillante et un espace de pause, équipés de machines à café, de réfrigérateurs et de micro-ondes, constituent un élément important d'un bureau à aire ouverte réussi. Ici, les membres de votre équipe peuvent se détendre, échanger des idées et recharger leurs batteries sans être dérangés.

• casiers : Les casiers sont également essentiels dans un bureau à aire ouverte, car vos employés ont besoin d'un endroit sûr pour leurs effets personnels. Ils contribuent également à garder les lieux de travail propres et soutiennent ainsi la politique de Clean Desk. Enfin, le sentiment de sécurité et d'intimité favorise une atmosphère de travail plus détendue.

Le partage de bureau est-il judicieux pour les bureaux en open space ?

Cela ne fait aucun doute : Partage de bureau et les bureaux en open space vont parfaitement de pair. Parce qu'en partageant les bureaux, vous pouvez optimiser l'utilisation de l'espace : si personne n'a de bureau fixe, les membres de votre équipe peuvent utiliser leur poste de travail de manière flexible, ce qui se traduit par une utilisation maximale. C'est non seulement efficace, mais cela permet également d'économiser de l'argent — et heureusement, il existe Logiciel de partage de bureau comme Flexopusqui vous aident à vous organiser.

Pour faciliter l'organisation des bureaux en open space : Flexopus

Si vous voulez vraiment utiliser efficacement votre espace de travail ouvert, le logiciel de partage de bureau Flexopus est exactement ce qu'il vous faut. Flexopus vous aide à organiser parfaitement votre bureau à aire ouverte en un rien de temps.

Grâce à ce logiciel, vos employés peuvent facilement utiliser leur Réservez des offres d'emploi en ligne, ce qui rend superflue la recherche quotidienne d'une table gratuite. Flexopus transforme le chaos aléatoire en processus fluides. Mais grâce à la plateforme de partage de bureaux, les membres de votre équipe peuvent non seulement réserver leur propre bureau, mais également réserver des salles de réunion et même des places de parking.

Flexopus vous aide également à garder une trace des choses, grâce à Plan d'occupation en direct. Vous pouvez toujours voir qui est assis, où et quand, afin de planifier les réunions et la collaboration de manière plus efficace.

Avec Flexopus, vous bénéficiez également des données et des analyses précieuses sur l'utilisation de l'espace. De cette façon, vous pouvez prendre de meilleures décisions à l'avenir, utiliser les bureaux de manière plus efficace et peut-être même économiser sur les frais de location. Parce que Flexopus vous aide à utiliser au mieux les ressources disponibles sans sacrifier le confort de vos employés.

Avec Flexopus, vous créez un environnement de travail moderne, flexible et efficace qui offre de nombreux avantages à la fois à votre entreprise et à vos employés. Essayez-le et découvrez à quel point la gestion d'un bureau à aire ouverte peut être simple et efficace !

Synopsis

Le bureau à aire ouverte offre sans aucun doute un environnement de travail dynamique qui favorise la communication et la collaboration. Cependant, il est important de gérer les défis tels que le bruit et le manque de confidentialité grâce à des règles claires et à des outils appropriés tels que le logiciel de partage de bureau Flexopus.

Grâce à une planification équilibrée et à une focalisation sur les besoins de vos employés, un bureau à aire ouverte peut devenir un environnement de travail inspirant et productif qui favorise l'innovation et le travail d'équipe.