Partage de bureau : la solution moderne pour les entreprises hybrides

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Outils de partage de bureau

Comme vous pouvez le constater, il est essentiel de mettre en œuvre les bonnes technologies pour garantir le bon fonctionnement du partage de bureau dans votre entreprise. Les outils suivants simplifient l’organisation, assurent une gestion transparente de vos lieux de travail et garantissent la satisfaction de vos collaborateurs :

Logiciel de réservation de postes de travail

Si vous souhaitez éviter le chaos au bureau, vous ne pouvez pas éviter d'utiliser un logiciel de réservation de lieu de travail. De plus en plus d'entreprises se tournent vers Flexopus, un puissant logiciel de partage de bureau spécialement conçu pour simplifier la gestion des lieux de travail flexibles. 

Vos employés peuvent facilement réserver des postes de travail grâce à l'application intuitive de partage de bureau, soit à l'avance, soit spontanément. L'aperçu en temps réel garantit que les places libres peuvent être trouvées rapidement et sans confusion. Flexopus propose également de précieux outils d'analyse qui vous permettent d'obtenir des informations précieuses, idéales pour réduire les coûts et augmenter l'efficacité à long terme.

Bureau sans papier

Un bureau sans papier favorise la durabilité du partage de bureau. Les outils de numérisation numérisent les documents rapidement et de manière fiable afin que vos employés puissent y accéder à tout moment et en tout lieu. La dématérialisation minimise également la dépendance aux supports de travail physiques et facilite l'organisation dans un environnement sans postes de travail fixes. Dans le même temps, un bureau sans papier contribue à la durabilité en réduisant la consommation de papier et les coûts d’archivage.

Affichages et capteurs

Les capteurs fixés aux bureaux aident votre équipe à suivre les postes de travail occupés et disponibles. Ils affichent en temps réel les espaces actuellement utilisés, permettant ainsi une gestion transparente de vos espaces de bureaux. Les écrans peuvent également collecter des données d’utilisation que vous pouvez utiliser pour optimiser votre concept de partage de bureau. Cette technologie est particulièrement utile dans les bureaux en open space ou lors de l'intégration du travail basé sur l'activité.

Codes QR

Si vous ne souhaitez pas nécessairement investir dans des capteurs coûteux, les codes QR pourraient simplifier la réservation et la gestion des postes de travail dans votre système de partage de bureau. Cela permet à vos employés de scanner simplement un code QR sur leur lieu de travail pour le marquer comme occupé ou pour le réserver. Cette méthode est intuitive, rapide et idéale pour les entreprises à la recherche d’une solution simple pour organiser la disponibilité des espaces de travail.

Fournisseur de cloud

Un fournisseur de cloud fiable est essentiel pour rendre tous les fichiers et applications disponibles de manière centralisée, car c'est la seule façon pour vos équipes de travailler efficacement où qu'elles se trouvent. Surtout lorsque vos employés sont régulièrement en télétravail, ils doivent pouvoir accéder facilement à leurs outils de travail même là. Bien entendu, la sécurité et la conformité au RGPD doivent être une priorité absolue lors du choix d’un fournisseur.

Logiciel de communication

Un logiciel de communication efficace est également important pour connecter les équipes dans le modèle de partage de bureau, en particulier dans le cadre du travail hybride . Des outils comme Microsoft Teams, Slack ou Zoom permettent une communication fluide, des réunions virtuelles et une collaboration efficace, quel que soit l’endroit où se trouvent vos employés. Ces programmes favorisent également la dynamique d’équipe et garantissent que toutes les personnes impliquées restent à jour.

Équipements informatiques tels que ordinateurs portables, smartphones, casques, claviers

Le partage de bureau nécessite un équipement informatique flexible et mobile pour que vos employés puissent travailler sur n'importe quel poste de travail comme s'ils étaient au bureau. Des ordinateurs portables légers et puissants, des claviers ergonomiques et des casques avec fonction de suppression du bruit garantissent un environnement de travail productif, que vous travailliez à domicile ou dans un bureau bondé. Le bon équipement facilite le passage entre le bureau, le télétravail et les déplacements – et prend peu de place lors des trajets domicile-travail.

VPN

Un réseau privé virtuel (VPN) est essentiel pour garantir la sécurité des données lors du partage de bureau. Car si vos employés accèdent aux données de l’entreprise depuis différents endroits, vous avez besoin d’une connexion sécurisée. Un VPN protège les informations sensibles contre les accès externes et garantit que vos équipes peuvent travailler de manière plus sécurisée, même sur des réseaux ouverts, que vous travailliez ou non avec des données sensibles et personnelles dans votre entreprise.

Films de confidentialité

Dans un environnement de travail flexible, les films de confidentialité offrent une protection supplémentaire des données. Ils empêchent les informations sensibles sur les moniteurs d'être consultées par d'autres – une mesure simple mais efficace pour préserver la confidentialité. 

Quota de partage de bureau

Vous souhaitez mettre en place le partage de bureau pour réduire vos coûts de location, mais vous ne savez pas de combien d'espace de bureau vous avez idéalement besoin ? Le calcul de votre quota individuel de partage de bureau fournit des réponses à cette question. 

Le ratio de partage de bureau indique la relation entre le nombre d'employés et les postes de travail disponibles dans un bureau. L'objectif est d'avoir moins de postes de travail disponibles qu'il n'y a d'employés, car tout le monde n'est pas au bureau en même temps en raison du télétravail, des voyages d'affaires, des vacances ou d'autres absences. 

Un quota de partage de bureau bien pensé vous aide à exploiter pleinement les avantages du partage de bureau. Pour garantir cela, vous devez prendre en compte les aspects suivants :

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• Analysez la fréquence à laquelle vos employés sont réellement présents au bureau. Des études montrent que les employés ne sont physiquement présents en moyenne que 2,5 jours par semaine.
• Tenez compte des membres de l’équipe qui ont des jours de télétravail fixes et de l’impact que cela a sur l’utilisation du bureau.
• Certains départements ou rôles nécessitent une présence physique au bureau plus souvent que d’autres. Prévoyez ces exigences.
• Assurez-vous que l'espace offre suffisamment de flexibilité pour mettre en œuvre le quota de partage de bureau souhaité, mais que les exigences ergonomiques pour les postes de travail sont toujours respectées.

Calcul du quota de partage de bureau

Le calcul du quota de partage de bureau est basé sur l'analyse de l'utilisation des bureaux. Cela se fait selon la formule suivante :

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Quota de partage de bureau = nombre d'employés / nombre de bureaux disponibles

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Mais que dit le quota calculé ?

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• Ratio supérieur à 1 : Vous avez plus d'employés que d'emplois. Idéal pour les entreprises avec des modèles de travail hybrides ou une utilisation intensive du télétravail.
• Quota de 1 : Chaque membre de l'équipe dispose d'un bureau fixe. Cela correspond à un modèle de lieu de travail traditionnel.
• Ratio inférieur à 1 : Il y a plus de bureaux que d'employés, ce qui indique une surcapacité.

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En principe, vous devriez viser un ratio de partage de bureau supérieur à 1, car cela garantit une utilisation efficace de l'espace de bureau et vous permet de réduire les coûts. Dans le même temps, ce quota nécessite également une organisation optimale du concept de partage de bureau – vous ne devez donc absolument pas vous passer du bon logiciel de partage de bureau avec ce quota.

Études sur le partage de bureaux

Les avantages du partage de bureau dans les modèles de travail hybrides peuvent être démontrés non seulement par des exemples pratiques, mais également par des études bien fondées. 

Une étude montre que le partage de bureau peut aider les entreprises à réduire leurs coûts jusqu’à 30 % en utilisant leur espace de bureau plus efficacement. Cette économie a un impact direct sur les coûts d’exploitation, notamment le loyer, l’énergie et l’entretien. Cela fait du partage de bureau une solution économiquement intéressante, en particulier dans les zones urbaines où les loyers de bureaux sont élevés. 

Des études à long terme menées par l'Université Heinrich Heine de Düsseldorf ont montré que les employés travaillant à domicile non seulement travaillent de manière productive, mais peuvent même augmenter leurs performances. Selon les résultats, la productivité a considérablement augmenté, ce qui est principalement dû à un environnement de travail plus calme et à la possibilité d'adapter son propre rythme de travail. Ces résultats soulignent l’importance des modèles de travail hybrides qui combinent le télétravail et le travail au bureau.

Selon une étude de Deloitte, deux tiers des entreprises allemandes prévoient d’intégrer de manière permanente des modèles de travail flexibles tels que le partage de bureau ou le travail hybride. La raison : les employés apprécient la flexibilité qui leur permet d’organiser individuellement leurs horaires et leurs lieux de travail. Les entreprises qui proposent de tels modèles bénéficient d’une plus grande satisfaction de leurs employés et d’une meilleure rétention de leurs talents.

Dans le même temps, une étude de l’Institut pour le travail et la santé de l’assurance sociale allemande contre les accidents du travail montre que le partage de bureau peut également provoquer un stress psychologique. Le stress causé par la recherche quotidienne d’emploi ou les difficultés d’adaptation à des environnements changeants font partie des défis les plus courants à surmonter. Les personnes interrogées ont également critiqué le fait qu’elles n’aient pas eu la possibilité de participer à l’introduction du partage de bureau. 

Règles de partage de bureau : comment le travail flexible fonctionne avec succès

Pour que le partage de bureau fonctionne correctement, il est important d’établir des règles claires. Bien sûr, les règles varient d’une entreprise à l’autre, mais deux aspects centraux s’appliquent à toutes : l’étiquette dans les relations entre les uns et les autres et le respect d’une politique de bureau propre.

Étiquette du partage de bureau : considération et respect

Un environnement de travail agréable repose sur la considération mutuelle. Le partage de bureau exige que les employés soient flexibles mais également respectueux lors du partage des espaces de travail. Cela comprend :

• Les employés doivent laisser leur lieu de travail tel qu’ils aimeraient le trouver : rangé et exempt d’effets personnels.
• Dans les espaces de travail partagés, la discrétion est de mise afin de ne pas déranger les autres.
• Le système de réservation des lieux de travail doit être respecté. Seules les places pré-réservées doivent être utilisées pour éviter les conflits.
• Une culture conviviale et respectueuse est essentielle pour réaliser tout le potentiel du partage de bureau.

Politique du bureau propre : l'ordre comme principe

La politique de bureau propre est un élément essentiel du partage de bureau. Il est demandé aux employés de ne laisser aucun objet personnel ni aucune information sensible sur leur bureau à la fin de la journée de travail. 

Avec une politique de bureau propre clairement formulée, vous créez de la transparence et garantissez que tous les employés bénéficient d'un environnement de travail bien rangé et que la protection des données est garantie.

Loi sur le partage de bureaux

Les aspects juridiques du partage de bureau ne doivent pas être sous-estimés. De la protection des données aux besoins individuels, il existe des points importants que les entreprises doivent prendre en compte.

Protection des données lors du partage de bureau

Lorsqu’il s’agit de partage de bureau, la protection des données sensibles joue un rôle central. Étant donné que les postes de travail sont utilisés par différents employés, il est particulièrement important de respecter les réglementations en matière de protection des données afin de protéger les informations contre tout accès non autorisé. En tant qu’entreprise, vous devez prendre des mesures appropriées pour garantir la confidentialité des documents, des appareils et des systèmes numériques.

Un point clé est l’introduction d’une politique de bureau propre. De plus, des écrans de confidentialité peuvent être utilisés pour les moniteurs afin d'empêcher des tiers de voir l'écran.

Une formation régulière des employés sur les réglementations en matière de protection des données et les mesures de sécurité est également essentielle, car elle favorise la sensibilisation à la gestion responsable des données.

Implication des représentants des salariés

Lors de l’introduction du partage de bureau, vous devez impliquer les représentants des employés à un stade précoce, car, comme déjà mentionné, le droit de parole est un aspect important pour vos équipes. Le comité d’entreprise doit toujours être consulté lors de la conception des conditions de travail afin que les intérêts et les besoins de votre personnel puissent être pris en compte. Parce qu’un dialogue transparent aide à réduire les résistances et à créer l’acceptation.

Droit légal à un emploi

Un point de discussion courant est de savoir si les employés ont légalement droit à un emploi permanent. Selon le droit du travail, cela n’est pas explicitement réglementé. Toutefois, les employeurs doivent s’assurer que suffisamment de postes de travail sont disponibles pour tous les employés et que ceux-ci répondent à certaines exigences , même dans les modèles hybrides. 

Avec les bons outils, des règles claires et une planification minutieuse, le partage de bureau devient un modèle réussi qui répond à la fois aux besoins des employés et aux exigences du monde du travail. Flexopus est votre partenaire pour planifier, réserver et gérer vos espaces de travail en toute fluidité et dans le respect des réglementations en matière de protection des données – essayez-le dès maintenant !