Partage de bureau : la solution moderne pour les entreprises hybrides

Vous pouvez également gérer les postes de travail à l'aide du logiciel de partage de bureau Flexopus.

Dans un monde du travail qui dépend de plus en plus de la flexibilité et modèles hybrides se caractérise par le fait que le partage de bureau est en train de devenir une solution centrale pour les entreprises : il permet une utilisation plus efficace des espaces de bureau, favorise la collaboration et réduit les coûts en même temps.

Mais le partage de bureaux va bien au-delà du partage de bureaux : il nécessite des technologies intelligentes, des règles bien pensées et une prise de conscience des conditions-cadres appropriées. Dans ce guide complet, nous vous montrerons comment introduire avec succès le partage de bureau dans votre entreprise et quels outils et stratégies peuvent vous aider à y parvenir.

Définition du partage de bureau

Le partage de bureau décrit un modèle de lieu de travail dans lequel les employés n'ont plus de bureau fixe mais utilisent des espaces de travail flexibles. Le concept vise à maintenir les espaces de bureau vacants, en particulier à une époque où les modèles de travail hybrides tels que Bureau à domicile et travail mobile deviennent de plus en plus populaires.

Parce que le fait que de nombreux lieux de travail restent inutilisés certains jours est une réalité pour de nombreuses entreprises, ce qui entraîne des coûts d'exploitation et de location inutilement élevés. L'objectif est d'utiliser des solutions de partage de bureau pour créer une culture de travail moderne et dynamique dans laquelle l'utilisation des bureaux est optimisée.

Mais la mise en œuvre réussie du partage de bureau impose naturellement de nouvelles exigences à l'organisation. Il est d'autant plus important de disposer d'un Logiciel de partage de bureau ou proposez une application de partage de bureau qui permet à vos employés de réserver leur poste de travail à l'avance. De cette manière, vous pouvez facilement et spécifiquement réduire les postes vacants et donc les coûts et créer une utilisation appropriée de votre espace de bureau réaliser.

Concepts de partage de bureau

Le partage de bureau ne signifie toutefois pas simplement partager des bureaux. Il comprend différents concepts et modèles que vous pouvez utiliser en fonction de la structure de votre entreprise et de vos besoins individuels. Cette diversité rend les systèmes de partage de bureau particulièrement adaptables.

Bureau avec accès à un bureau

Bureau avec accès à un bureau est probablement le modèle de partage de bureau le plus connu. Ici, les postes de travail ne sont pas réservés à l'avance, mais sont utilisés selon le principe du « premier arrivé, premier servi ». Ce modèle est particulièrement adapté aux équipes dynamiques avec de nombreux quarts de travail et donc une distribution en constante évolution. Cependant, cela nécessite un haut niveau d'organisation pour que tout se passe bien et que chacun trouve un bureau adapté.

Partage de bureau avec le bureau à domicile

Ce modèle combine le partage de bureau avec des journées de travail fixes à domicile. Si vos employés sont chez eux certains jours, il est plus facile de partager des espaces de travail flexibles. Avec ce concept, il est utile de proposer un logiciel de partage de bureau afin que vos équipes puissent réserver le lieu de travail souhaité à l'avance.

Réservation de bureau

Réservation de bureau, également connue sous le nom d'hôtellerie, vous offre la possibilité d'organiser votre espace de bureau de manière encore plus spécifique. Contrairement au hot desking classique, vos employés peuvent réserver leur poste de travail à l'avance sur une plus longue période. Cela garantit une structure claire et empêche le chaos de survenir le matin lorsque tout le monde cherche un espace libre en même temps.

Zones d'accueil

Zones d'accueil apportent une touche personnelle au concept de partage de bureau. Alors que les modèles classiques de partage de bureau dépendent largement de l'évolution des lieux de travail, les zones d'accueil redonnent à vos employés un peu de familiarité. Les équipes ou les services se voient attribuer des zones fixes dans lesquelles ils peuvent travailler de manière flexible sans avoir à chercher un nouvel endroit chaque jour.

Pour vos employés, cela signifie qu'ils savent où ils vont travailler et qu'ils ne se sentent pas comme des visiteurs dans leur propre bureau malgré le partage de bureau. Dans le même temps, l'idée de base du modèle de travail flexible est conservée.

Travail basé sur les activités

Travail basé sur les activités va encore plus loin que les modèles classiques de partage de bureau en catégorisant les lieux de travail non seulement en fonction de la disponibilité, mais également en fonction des activités. L'idée est que vos employés utilisent exactement le lieu de travail qui convient à leur tâche actuelle, qu'il s'agisse d'un endroit calme pour un travail concentré ou d'un espace créatif pour le travail d'équipe et le brainstorming.

Cela garantit non seulement une hausse productivité, mais aussi pour une plus grande satisfaction, car chacun peut travailler dans un environnement adapté à ses besoins individuels. En aménageant différentes zones de travail telles que des retraites, des espaces collaboratifs et des zones techniquement équipées, vous créez un environnement de travail alliant flexibilité et structure.

Cas d'utilisation du partage de bureau

Le partage de bureau est bien plus qu'une simple tendance : il offre de véritables solutions aux défis auxquels les entreprises modernes sont confrontées au quotidien. L'aspect pratique est que le partage de bureau peut être adapté de manière flexible en fonction du secteur, des méthodes de travail et des objectifs. Voici quelques exemples d'applications :

Cas d'utilisation 1 : équipes de projet aux exigences changeantes

Les équipes basées sur des projets bénéficient énormément d'un système de partage de bureau. Vos employés peuvent se rencontrer dans des zones de travail offrant des conditions optimales pour leurs tâches, que ce soit dans des zones créatives ou des retraites calmes. De cette façon, vos équipes trouvent toujours le bon domaine pour réussir rapidement et efficacement.

Cas d'utilisation 2 : entreprises dotées de modèles de travail hybrides

Si votre entreprise compte sur des jours de télétravail fixes, la majorité des bureaux restent inutilisés, mais pas avec le partage de bureau. Parce que l'objectif du partage de bureau est de maximiser l'utilisation de votre espace de bureau. Les employés ne réservent leur poste de travail que les jours où ils sont au bureau, ce qui permet une rotation des bureaux. Lorsqu'une partie de l'équipe travaille à domicile, l'autre occupe les postes de travail au bureau. Voici comment vous pouvez utiliser votre espace de bureau malgré modèles de travail hybrides Réduisez habilement.

Cas d'utilisation 3 : entreprises dont l'espace de bureau est limité

En particulier dans les villes où les coûts de location sont élevés, l'utilisation efficace des espaces de bureaux est essentielle et bureaux à aire ouverte Difficile à mettre en œuvre, le partage de bureau est donc la solution idéale, en particulier pour les nouvelles entreprises et les start-up. Grâce à un système de partage de bureau bien organisé, vous pouvez utiliser de manière optimale les espaces de travail disponibles sans affecter la satisfaction des employés. De cette façon, vous créez plus de marge de croissance sans avoir à louer d'espace supplémentaire.

Les avantages et les inconvénients du partage de bureau

Partage de bureau offre aux entreprises un large éventail d'avantages :

• Efficacité et réduction des coûts: En utilisant les bureaux de manière flexible, vous pouvez optimiser l'utilisation de votre espace de bureau tout en réduisant les coûts de location et d'exploitation.
• flexibilité: Vos employés peuvent choisir des emplois en fonction de leurs besoins et de leurs activités, ce qui constitue un avantage pour la productivité de votre équipe.
• Promouvoir des méthodes de travail modernes: Avec un organisateur de partage de bureau et un concept clair, les modèles de travail hybrides, tels que la combinaison du bureau à domicile et du bureau, peuvent être mis en œuvre en douceur.
• durabilité: Moins d'emplois signifie moins de consommation de ressources, ce qui est bon pour l'environnement et votre budget.

En résumé, le partage de bureau montre que votre entreprise est flexible, innovante et tournée vers l'avenir. Cependant, malgré ses avantages, le partage de bureau présente également des défis que les entreprises ne doivent pas ignorer :

• perte d'espace personnel: Les employés habitués à un bureau fixe peuvent trouver impersonnel le partage des lieux de travail. Cela peut entraîner une baisse de la satisfaction au travail, en particulier dans les secteurs où les environnements de travail individuels sont importants.
• Complexité organisationnelle: Sans un système de réservation de bureaux partagé qui fonctionne bien, le chaos et l'utilisation inefficace de l'espace de bureau peuvent rapidement survenir. Des outils tels que Flexopus sont donc essentiels pour présenter les disponibilités de manière transparente et permettre les réservations.
• Hygiène et ordre: Dans un environnement où les bureaux sont utilisés par plusieurs personnes, des normes telles que la Clean Desk Policy sont essentielles pour éviter le désordre et les conflits.

En relevant ces défis dès le début et en intégrant des solutions appropriées, vous pouvez garantir l'acceptation et le succès du partage de bureau dans votre entreprise.

Matrice d'évaluation pour le partage de bureaux

Voici un aperçu de la comparaison entre les différents modèles de travail :

Outils de partage de bureau

Comme vous pouvez le constater, il est essentiel de mettre en œuvre les bonnes technologies pour que le partage de bureau fonctionne sans problème dans votre organisation. Les outils suivants facilitent l'organisation, garantissent une gestion transparente de vos lieux de travail et garantissent la satisfaction des employés :

Logiciel pour la réservation d'espaces de travail

Si vous voulez éviter le chaos au bureau, vous ne pouvez pas éviter les logiciels de réservation sur le lieu de travail. De plus en plus d'entreprises se concentrent sur Flexopus, un puissant logiciel de partage de bureau spécialement conçu pour faciliter la gestion des espaces de travail flexibles.

Vos employés peuvent facilement réserver des postes de travail via l'application intuitive de partage de bureau, que ce soit à l'avance ou spontanément. L'aperçu en temps réel garantit que les sièges vacants sont trouvés rapidement et sans confusion. Flexopus impressionne également par ses précieux outils d'analyse, qui vous permet d'obtenir des informations précieuses, ce qui est idéal pour réduire les coûts et améliorer l'efficacité sur le long terme.

bureau dématérialisé

Un bureau dématérialisé contribue à la durabilité du partage de bureau. Les outils de numérisation numérisent les documents rapidement et de manière fiable afin que vos employés puissent y accéder à tout moment et en tout lieu. Mourez Dématérialisation Il minimise également la dépendance à l'égard des matériaux de travail physiques et facilite l'organisation dans un environnement sans postes de travail fixes. Dans le même temps, un bureau sans papier contribue à la durabilité en réduisant la consommation de papier et les coûts d'archivage.

Écrans et capteurs

Les capteurs fixés aux bureaux aident votre équipe à suivre les espaces de travail occupés et disponibles. Ils indiquent en temps réel quels espaces sont actuellement utilisés et permettent ainsi une gestion transparente de votre espace de bureau. Les écrans peuvent également collecter des données d'utilisation, que vous pouvez utiliser pour optimiser votre concept de partage de bureau. Juste à l'intérieur Bureaux à aire ouverte ou lors de l'intégration du travail basé sur les activités, cette technologie est particulièrement pratique.

Codes QR

Si vous ne souhaitez pas nécessairement investir dans des capteurs coûteux, les codes QR peuvent faciliter la réservation et la gestion des postes de travail dans votre système de partage de bureau. Cela permet à vos employés de simplement scanner un code QR sur leur lieu de travail pour le marquer comme occupé ou le réserver. Cette méthode est intuitive, rapide et idéale pour les entreprises qui recherchent une solution simple pour organiser la disponibilité des lieux de travail.

Fournisseur de cloud

Un fournisseur de cloud fiable est essentiel pour rendre tous les fichiers et applications disponibles de manière centralisée, car c'est la seule façon pour vos équipes de travailler efficacement, où qu'elles se trouvent. Surtout si vos employés travaillent régulièrement dans Bureau à domicile , ils doivent également pouvoir y accéder facilement à leur matériel de travail. Bien entendu, la sécurité et la conformité au RGPD doivent être primordiales lors du choix d'un fournisseur.

logiciel de communication

Un logiciel de communication efficace est également important pour connecter les équipes dans le modèle de partage de bureau, en particulier lorsque travail hybride. Des outils tels que Microsoft Teams, Slack ou Zoom permettent une communication fluide, des réunions virtuelles et une collaboration efficace, quel que soit l'endroit où se trouvent vos employés. Ces programmes favorisent également la dynamique d'équipe et garantissent que toutes les personnes impliquées restent informées.

Équipements informatiques tels que ordinateurs portables, smartphones, casques, claviers

Le partage de bureau nécessite un équipement informatique flexible et mobile afin que vos employés puissent travailler sur n'importe quel lieu de travail comme s'ils étaient au bureau. Des ordinateurs portables légers et puissants, des claviers ergonomiques et des casques dotés de fonctions antibruit garantissent un environnement de travail productif, que vous travailliez à domicile ou dans un bureau très fréquenté. Le bon équipement permet de passer facilement du bureau au bureau à domicile et en déplacement, et prend peu de place lorsque Se rendre au travail.

VPN

Un réseau privé virtuel (VPN) est essentiel pour garantir la sécurité des données lors du partage de bureau. Parce que lorsque vos employés accèdent aux données de l'entreprise depuis différents endroits, vous avez besoin d'une connexion sécurisée. Un VPN protège les informations sensibles contre tout accès externe et permet à vos équipes de travailler de manière un peu plus sécurisée, même sur des réseaux ouverts, que vous travailliez ou non avec des données sensibles et personnelles dans votre entreprise.

films sur la confidentialité

Dans un environnement de travail flexible, les films de confidentialité offrent une protection supplémentaire des données. Ils empêchent les informations sensibles présentes sur les écrans d'être consultées par d'autres personnes, ce qui constitue un moyen simple mais efficace de préserver la confidentialité.

Quota de partage de bureau

Vous souhaitez mettre en place le partage de bureau pour réduire vos coûts de location, mais vous ne savez pas dans quelle mesure espace de bureau Dans l'idéal, en avez-vous besoin ? Le calcul de votre quota individuel de partage de bureau fournit des réponses à cette question.

Le taux de partage de bureau indique le ratio entre le nombre d'employés et les postes de travail disponibles dans un bureau. L'objectif est d'avoir moins d'emplois disponibles que d'employés, car tout le monde n'est jamais au bureau en même temps pour des raisons de télétravail, de voyages d'affaires, de vacances ou d'autres absences.

Un quota de partage de bureau bien pensé vous permet de tirer pleinement parti des avantages du partage de bureau. Pour ce faire, vous devez prendre en compte les aspects suivants :

• Analysez la fréquence à laquelle vos employés sont réellement au bureau. Des études montrent que les employés ne sont physiquement présents que 2,5 jours par semaine en moyenne.
• Déterminez quels membres de l'équipe ont des jours de bureau à domicile fixes et comment cela affecte la charge de travail au bureau.
• Certains départements ou rôles nécessitent une présence physique au bureau plus souvent que d'autres. Planifiez en fonction de ces exigences.
• Assurez-vous que l'espace offre suffisamment de flexibilité pour mettre en œuvre le quota de partage de bureau souhaité, mais ergonomie Les exigences du lieu de travail sont néanmoins respectées.

Calcul du taux de partage de bureau

Le calcul de Quota de partage de bureau est basé sur une analyse de la charge de bureau. Elle est réalisée selon la formule suivante :

Taux de partage des bureaux = nombre d'employés/nombre de bureaux disponibles

Mais que dit alors le quota calculé ?

• Ratio supérieur à 1 : vous avez plus d'employés que d'emplois. Idéal pour les entreprises ayant des modèles de travail hybrides ou une utilisation intensive du bureau à domicile.
• Citation de 1 : Chaque membre de l'équipe a un bureau fixe. Cela correspond à un modèle de lieu de travail traditionnel.
• Taux inférieur à 1 : Il y a plus de bureaux que d'employés, ce qui indique une capacité excédentaire.

En principe, vous devez viser un taux de partage de bureau supérieur à 1, car cela garantit une utilisation efficace de l'espace de bureau et vous permet de réduire les coûts. Dans le même temps, ce quota nécessite également une organisation optimale du concept de partage de bureau. Vous ne devriez donc pas manquer le bon logiciel de partage de bureau avec ce quota.

Études sur le partage de bureaux

Les avantages du partage de bureau dans les modèles de travail hybrides peuvent être prouvés non seulement par des exemples pratiques, mais également par des études bien fondées.

Une étude montre que les entreprises peuvent réduire leurs coûts jusqu'à 30 % de leurs coûts grâce au partage de bureau en utilisant leur espace de bureau de manière plus efficace. Ces économies ont un impact direct sur les coûts d'exploitation, notamment le loyer, l'énergie et la maintenance. Cela fait du partage de bureaux une solution économiquement intéressante, en particulier dans les zones urbaines où les loyers de bureaux sont élevés.

Des études à long terme menées par l'université Heinrich Heine de Düsseldorf ont montré que les employés travaillant à domicile travaillent non seulement de manière productive, mais peuvent même améliorer leurs performances. Selon les résultats, productivité Cela est principalement dû à un environnement de travail plus calme et à la possibilité d'ajuster votre propre rythme de travail. Ces résultats soulignent l'importance des modèles de travail hybrides qui combinent le télétravail et le travail de bureau.

Selon une étude de Deloitte, les deux tiers des entreprises allemandes envisagent d'intégrer de manière permanente des modèles de travail flexibles tels que le partage de bureau ou le travail hybride. La raison : les employés apprécient la flexibilité qui leur permet d'organiser individuellement leurs heures de travail et leurs lieux de travail. Les entreprises qui proposent de tels modèles bénéficient d'une plus grande satisfaction des employés et d'une meilleure rétention de leurs talents.

Dans le même temps, une étude de l'Institut pour le travail et la santé de l'assurance sociale allemande contre les accidents montre que le partage de bureau peut également provoquer un stress psychologique. Le stress causé par la recherche quotidienne d'un emploi ou les difficultés d'adaptation à un environnement changeant font partie des défis les plus courants à surmonter. Les sujets testés se sont également plaints de ne pas avoir eu la possibilité de participer à l'introduction du partage de bureau.

Règles de partage de bureau : comment fonctionne avec succès le travail flexible

Pour que le partage de bureau fonctionne correctement, il est important d'établir des règles claires. Bien entendu, les règles varient d'une entreprise à l'autre, mais deux aspects fondamentaux s'appliquent à tout le monde : l'étiquette dans les relations mutuelles et le respect d'une politique de bureau propre.

Etiquette de partage de bureau : considération et respect

Un environnement de travail agréable repose sur une considération mutuelle. Le partage de bureau exige que les employés fassent preuve de flexibilité mais aussi de respect lorsqu'ils utilisent les lieux de travail ensemble. Cela inclut :

• Les employés doivent laisser leur siège comme ils le souhaitent : bien rangé et sans effets personnels.
• La discrétion est importante dans les espaces de travail partagés afin de ne pas déranger les autres.
• Le système de réservation des lieux de travail doit être respecté. Seules les places réservées à l'avance doivent être utilisées pour éviter les conflits.
• Une culture amicale et respectueuse est essentielle pour exploiter tout le potentiel du partage de bureau.

Politique de Clean Desk : l'ordre comme principe

Mourez Politique de Clean Desk est un élément essentiel du partage de bureau. Les employés sont tenus de ne pas laisser d'objets personnels ou d'informations sensibles sur leur bureau à la fin de la journée de travail.

Avec une politique de bureau propre clairement formulée, vous créez de la transparence et vous vous assurez que tous les employés bénéficient d'un environnement de travail décent et que la protection des données est garantie.

Loi sur le partage de bureaux

Les aspects juridiques du partage de bureau ne doivent pas être sous-estimés. De la protection des données aux exigences individuelles, les entreprises doivent prendre en compte certains points importants.

Protection des données pendant le partage de bureau

La protection des données sensibles joue un rôle central dans le partage de bureau. Étant donné que les postes de travail sont utilisés par différents employés, il est particulièrement important de respecter les exigences en matière de protection des données afin de protéger les informations contre tout accès non autorisé. En tant qu'entreprise, vous devez prendre les mesures appropriées pour garantir la confidentialité des documents, des appareils et des systèmes numériques.

L'un des points clés est l'introduction d'une politique de bureau propre. En outre, des films de confidentialité pour écrans peuvent être utilisés pour empêcher des tiers de les voir.

Formation régulière des employés sur Politique de confidentialité et les mesures de sécurité sont également essentielles car elles favorisent la prise de conscience de l'utilisation responsable des données.

Impliquer les représentants du personnel

Lorsque vous introduisez le partage de bureau, vous devez impliquer les représentants des employés à un stade précoce, car, comme nous l'avons déjà mentionné, le droit d'avoir votre mot à dire est un aspect important pour vos équipes. Le comité d'entreprise doit toujours être consulté lors de la conception des conditions de travail afin que les intérêts et les besoins de votre personnel puissent être pris en compte. Parce qu'un dialogue transparent contribue à réduire les résistances et à créer une acceptation.

Droit légal à un emploi

Un point de discussion courant est de savoir si les employés ont légalement droit à un emploi permanent. Selon le droit du travail, cela n'est pas explicitement réglementé. Cependant, les employeurs doivent s'assurer qu'un nombre suffisant d'emplois sont disponibles pour tous les employés et qu'ils répondent à certaines exigences, même avec des modèles hybrides.

Avec les bons outils, des règles claires et une planification minutieuse, le partage de bureau est en train de devenir un modèle réussi qui répond à la fois aux besoins des employés et aux exigences du monde du travail. Flexopus est votre partenaire pour planifier, réserver et gérer vos postes de travail de manière fluide et dans le respect des réglementations en matière de protection des données. Essayez-le dès maintenant !