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Was ist eine Clean Desk Policy und warum ist sie so wichtig für Ihr Unternehmen?

Gina Schumacher

Das Konzept des Desk Sharing wird in einer von Flexibilität geprägten Arbeitswelt immer wichtiger. Doch mit der gemeinsamen Nutzung von Arbeitsplätzen gehen auch spezifische Herausforderungen einher, insbesondere in Bezug auf die Datensicherheit und Organisation des Arbeitsplatzes. 

Eine Maßnahme, um diesen Herausforderungen zu begegnen, ist die Implementierung einer Clean Desk Policy. In diesem Artikel werden wir die Bedeutung dieser Richtlinie betrachten, die erfolgreiche Umsetzung erläutern und aufzeigen, wie sie eine produktive und sichere Arbeitsumgebung schafft.

Was genau ist die sogenannte Clean Desk Policy?

Ein aufgeräumter und sauberer Arbeitsplatz um die Bedeutung von der Clean Desk Policy zu betonen.

Der Name sagt es bereits – doch die Clean Desk Policy, zu deutsch: Regeln für einen aufgeräumten Schreibtisch, ist viel mehr als nur eine Richtlinie, die besagt, dass die Schreibtische in Ihrem Unternehmen sauber sein sollten. Bei dem Begriff handelt es sich um einen systematischen Ansatz, um die Sicherheit von sensiblen Daten und die Vertraulichkeit geschäftskritischer Informationen zu gewährleisten.

Da Lücken in der Datensicherheit oftmals durch das physische oder digitale Notieren von Information geschieht, hat die Implementierung einer Clean Desk Policy zum Ziel, genau diese Lücken effektiv zu schließen. In einer solchen Policy werden zum Beispiel Regeln für den Umgang mit elektronischen Geräten wie Desktop-PCs, Notebooks und externen Speichermedien festgelegt. Aber auch physische Aspekte wie Schränke, Schubladen und der Schreibtisch sollten in einer erfolgreichen Clean Desk Policy festgehalten werden.

Im Wesentlichen fordert diese Richtlinie MitarbeiterInnen also dazu auf, ihre Arbeitsplätze nach Beendigung ihrer Arbeit aufzuräumen (sowohl digital als auch analog), sensible Dokumente sicher zu verstauen und persönliche Daten zu löschen. Durch die Implementierung einer Clean Desk Policy wissen Ihre Teams genau, was von ihnen erwartet wird.  Und da Sie die Regeln der Clean Desk Policy individuell bestimmen können, stellen Sie sicher, dass die Richtlinie auf die Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten sind. 

Wann ist eine Clean Desk Policy unerlässlich?

Indem Ihr Unternehmen und Ihre Angestellten gewährleisten, dass keine sensiblen Informationen ungeschützt auf Schreibtischen oder geteilten PCs liegen, reduzieren Sie das Risiko von Datenschutzverletzungen und unbefugtem Zugriff erheblich. Außerdem hilft ein aufgeräumter Arbeitsplatz Ihrem Team dabei, sich besser zu konzentrieren, die Produktivität zu steigern und Stress abzubauen – Sie schlagen also zwei Fliegen mit einer Klappe.

Wenn es um die Clean Desk Policy geht, denken die meisten Menschen an eine Regelung für Arbeitsplätze in einem Unternehmen, insbesondere in traditionellen Büroumgebungen. Das ist so jedoch nicht ganz richtig, denn in der heutigen Zeit arbeiten viele Menschen aus dem Home Office oder von mobilen Standorten aus – Arbeitsmodelle, die ein größeres Bewusstsein für Datenschutz und virtuelle Sicherheit erfordern. 

Die Einhaltung einer Clean Desk Policy ist auch beim Desk Sharing von großer Bedeutung, da mehrere Personen denselben Schreibtisch nutzen. Eine klare und konsequente Richtlinie zur Aufrechterhaltung von Sauberkeit, Ordnung und Datensicherheit an geteilten Arbeitsplätzen ist unerlässlich, um ein angenehmes Arbeitsumfeld zu gewährleisten und die Effizienz beim Desk Sharing zu steigern. 

Durch die Clean Desk Policy gelingt es Ihrem Unternehmen aber nicht nur, vertrauliche Informationen zu schützen und Datenschutzbestimmungen einzuhalten, sondern auch Konflikte unter MitarbeiterInnen zu vermeiden, die durch Unordnung oder den Verlust von Arbeitsmaterialien entstehen.

Prinzipiell gilt: Wann immer Ihre MitarbeiterInnen mit Kundendaten oder sensiblen Dokumenten zu tun haben oder Arbeitsplätze teilen, ist die Implementierung einer Clean Desk Policy essenziell.

Welche Regeln und Best Practices sollten in einer Clean Desk Policy enthalten sein?

Doch wie könnte eine solche Richtlinie aussehen und welche Bestandteile sind typischerweise in einer Clean Desk Policy enthalten?

Eine Clean Desk Policy definiert zunächst den Geltungsbereich – dieser sollte den gesamten Arbeitsplatz umfassen, einschließlich Schreibtisch, Aktenschränke und digitale Arbeitsumgebungen. In dieser Richtlinie legen Sie individuelle Regeln zur Organisation der Arbeitsplätze fest, wie beispielsweise…

  • inwiefern Schreibtische am Ende des Arbeitstags aufgeräumt sein müssen
  • dass Computer beim Verlassen des Arbeitsplatzes gesperrt werden müssen
  • Passwörter nicht notiert werden dürfen 
  • keine sensiblen Dokumente offen herumliegen dürfen

Weiterhin beinhaltet die Policy oft Bestimmungen zur sicheren Aufbewahrung sensibler Dokumente und Daten, wie die Verwendung von abschließbaren Schränken oder die Anweisung zum sicheren Löschen oder verschlüsselten Speichern von digitalen Dateien. 

Checkliste für eine effektive Clean Desk Policy

Angewandte Clean Desk Policy an einem aufgeräumten Arbeitsplatz.

Folgende Aspekte sollte eine Clean Desk Policy in Ihrem Unternehmen enthalten:

  • Definition des Geltungsbereichs
  • Regelungen zur Arbeitsplatzorganisation
  • Aufbewahrung sensibler Dokumente
  • Datensicherheit am Arbeitsplatz
  • Schutz digitaler Informationen

Wie kann eine Clean Desk Policy erfolgreich implementiert werden?

Der Bedeutung einer Clean Desk Policy sind sich viele Unternehmen bewusst, dennoch fragen Sie sich möglicherweise, wie Sie eine solche Regelung in Ihrem Arbeitsumfeld erfolgreich umsetzen können. Folgende Schritte sollten Sie bei der Implementierung einer Clean Desk Policy in Ihrem Unternehmen beachten:

  1. Analyse der aktuellen Situation: Überprüfen Sie zunächst den aktuellen Zustand der Arbeitsplätze und identifizieren Sie Bereiche, die verbessert werden müssen. Sammeln Sie Feedback von Ihren MitarbeiterInnen und identifizieren Sie potenzielle Risiken im Zusammenhang mit einem unaufgeräumten Arbeitsplatz.
  2. Entwicklung klarer Richtlinien: Erstellen Sie im Team klare und verständliche Richtlinien zur Umsetzung der Clean Desk Policy. Definieren Sie, welche Gegenstände am Arbeitsplatz erlaubt sind, wie Dokumente aufbewahrt werden sollen und welche Maßnahmen ergriffen werden müssen, um den Schreibtisch sowohl physisch als auch digital sauber zu halten.
  3. Kommunikation und Schulung: Informieren Sie Ihre Teams über die neue Clean Desk Policy und die damit verbundenen Erwartungen. Bieten Sie Schulungen und Informationsmaterialien an, um sicherzustellen, dass alle MitarbeiterInnen verstehen, warum die Richtlinie wichtig ist und wie sie umgesetzt werden soll.
  4. Bereitstellung von Ressourcen: Stellen Sie sicher, dass Ihre Angestellten über die erforderlichen Ressourcen verfügen, um die Clean Desk Policy erfolgreich umzusetzen. Dazu können beispielsweise abschließbare Schränke und Papiervernichter gehören, um Dokumente geschützt aufzubewahren und effektiv zu entsorgen.
  5. Überwachung und Durchsetzung: Mit der Implementierung ist es jedoch noch nicht getan. Überwachen Sie regelmäßig die Einhaltung der Clean Desk Policy und ergreifen Sie bei Bedarf Maßnahmen, um Verstöße zu korrigieren. Nutzen Sie dafür regelmäßige Inspektionen, fragen Sie nach dem Feedback Ihrer MitarbeiterInnen und bieten Sie gegebenenfalls Anreize für die Einhaltung der Richtlinie.

Fazit

Die Clean Desk Policy ist ein unverzichtbarer Leitfaden – und zwar nicht nur für Unternehmen, die Desk Sharing praktizieren, sondern für alle Firmen, die mit vertraulichen Daten zu tun haben. Diese Richtlinie trägt einerseits dazu bei, die Sicherheit sensibler Informationen zu gewährleisten und steigert andererseits auch die Effizienz und Produktivität am Arbeitsplatz

Durch klare Vorgaben zur Organisation und Sauberkeit des Arbeitsplatzes hilft Ihnen die Clean Desk Policy außerdem, eine sichere Arbeitsumgebung zu schaffen, in der sich Ihre MitarbeiterInnen wohl und produktiv fühlen. Daher ist die Implementierung einer Clean Desk Policy nicht nur eine empfehlenswerte Maßnahme, sondern eine einfache und dennoch wichtige Investition in den Erfolg und die Datensicherheit Ihres Unternehmens.

Wenn Sie Fragen zur Clean Desk Policy haben oder mehr über Desk Sharing erfahren möchten, steht Ihnen unser Team von Flexopus - Die Desk-Sharing Solution gerne zur Verfügung.

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Markus Merkle
Sales Manager