Digitales Besuchermanagement System
Das Besuchermanagement System Flexopus unterstützt Unternehmen bei der Umsetzung einer modernen Besucherregistrierung und -verwaltung. Mitarbeitende können mit der App ganz einfach externe Besucher einladen und sicher dokumentieren.
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Bereits in über 4.000 Büros im Einsatz!
Klicken Sie sich durch die Funktionen
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Wie funktioniert das Visitor Management mit Flexopus?
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Besucher einladen
Der Gastgeber oder Office-Manager kann Besucher vorab anmelden und ihnen automatisch eine Einladung per E-Mail zusenden.
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Besucherverifizierung
Eingeladene oder spontane Besucher können ihre Daten bequem vorab online oder direkt vor Ort am Besucher-Kiosk vervollständigen.
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Einchecken
Nach der Verifizierung erfolgt der Check-in selbstständig oder durch Empfang bzw. Gastgeber.
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Auschecken
Beim Verlassen werden Besucher ausgecheckt. Das Besuchsprotokoll wird datenschutzkonform gespeichert.
Parkplätze direkt mitbuchen
Hosts können bereits im Registrierungsprozess abfragen, ob Gäste mit dem Auto anreisen. Bei Bedarf lassen sich passende Parkplätze für Besuchende hinzu buchen. Natürlich können auch Arbeitsplätze und Besprechungsräume für Gäste gebucht werden. Gäste erhalten eine personalisierte E-Mail mit Buchungszeit, gewählter Ressource und einem Etagenplan. Admins behalten jederzeit den Überblick über die Buchungshistorie; Gästebuchungen sind dabei gesondert markiert.
Besucher vorab registrieren
Registrieren Sie Ihre Gäste ganz einfach im Voraus des Besuchs über die Flexopus App, um vor Ort einen schnellen und reibungslosen Check-in-Prozess zu ermöglichen und die Wartezeiten beim Empfang zu verkürzen. Gleichzeitig wissen Sie so jederzeit, wer berechtigt ist, das Büro oder Betriebsgelände zu betreten und sorgen damit für eine erhöhte Unternehmenssicherheit.
Besucher vorab registrieren
Registrieren Sie Ihre Gäste ganz einfach im Voraus des Besuchs über die Flexopus App, um vor Ort einen schnellen und reibungslosen Check-in-Prozess zu ermöglichen und die Wartezeiten beim Empfang zu verkürzen. Gleichzeitig wissen Sie so jederzeit, wer berechtigt ist, das Büro oder Betriebsgelände zu betreten und sorgen damit für eine erhöhte Unternehmenssicherheit.
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Gäste flexibel einladen
Laden Sie einzelne Besucher oder ganze Besuchergruppen vorab ein – direkt in Flexopus oder bequem über Outlook. Auf Wunsch können Besucher auch ohne E-Mail-Adresse angelegt werden. Gäste mit hinterlegter E-Mail-Adresse erhalten automatisch eine personalisierte Einladung inklusive Kalendereintrag und können ihre Daten bereits vor der Ankunft vervollständigen.
Gäste flexibel einladen
Laden Sie einzelne Besucher oder ganze Besuchergruppen vorab ein – direkt in Flexopus oder bequem über Outlook. Auf Wunsch können Besucher auch ohne E-Mail-Adresse angelegt werden. Gäste mit hinterlegter E-Mail-Adresse erhalten automatisch eine personalisierte Einladung inklusive Kalendereintrag und können ihre Daten bereits vor der Ankunft vervollständigen.
Besuchereinlass vor Ort mit Kiosk-Terminal
Optimieren Sie den Besuchereinlass über ein Kiosk-Terminal oder kontaktlos per QR-Code auf dem eigenen Smartphone. Besucher können ihre Daten vor Ort prüfen und ergänzen, Dokumente bestätigen oder unterzeichnen und bei Bedarf Gast-WLAN-Zugang erhalten. Auch spontane Besucher lassen sich direkt am Kiosk registrieren.
Besuchereinlass vor Ort mit Kiosk-Terminal
Optimieren Sie den Besuchereinlass über ein Kiosk-Terminal oder kontaktlos per QR-Code auf dem eigenen Smartphone. Besucher können ihre Daten vor Ort prüfen und ergänzen, Dokumente bestätigen oder unterzeichnen und bei Bedarf Gast-WLAN-Zugang erhalten. Auch spontane Besucher lassen sich direkt am Kiosk registrieren.
Passen Sie Ihre Besuchermanagement Software an!
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Registrierungsfelder auswählen
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Dokumente bereitstellen
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Datenschutzeinstellungen
Digitale Unterschrift für Dokumente
Besucher können Unternehmensdokumente wie Richtlinien, Unterweisungen, Datenschutzerklärungen oder Geheimhaltungsvereinbarungen digital einsehen und unterzeichnen – vorab per Einladungsmail oder direkt am Kiosk. Bei verpflichtenden Dokumenten kann zusätzlich sichergestellt werden, dass diese vor der Zustimmung vollständig gelesen werden. Ideal für Unternehmen mit hohen Sicherheits- und Compliance-Anforderungen, beispielsweise im Rahmen von ISO 27001 oder TISAX.
Digitale Unterschrift für Dokumente
Besucher können Unternehmensdokumente wie Richtlinien, Unterweisungen, Datenschutzerklärungen oder Geheimhaltungsvereinbarungen digital einsehen und unterzeichnen – vorab per Einladungsmail oder direkt am Kiosk. Bei verpflichtenden Dokumenten kann zusätzlich sichergestellt werden, dass diese vor der Zustimmung vollständig gelesen werden. Ideal für Unternehmen mit hohen Sicherheits- und Compliance-Anforderungen, beispielsweise im Rahmen von ISO 27001 oder TISAX.
Besuchersicherheit individuell steuern
Besuche lassen sich über Freigabeprozesse und Sicherheitsstufen individuell absichern. Bestimmte Besucherkategorien können vorab genehmigt und Besuche als niedrig, mittel oder hoch eingestuft werden. Über Rollen und Berechtigungen lässt sich zudem festlegen, welche Nutzer Besucher einladen, Besucherdaten einsehen oder nur bestimmte Gebäude verwalten dürfen.
Besuchersicherheit individuell steuern
Besuche lassen sich über Freigabeprozesse und Sicherheitsstufen individuell absichern. Bestimmte Besucherkategorien können vorab genehmigt und Besuche als niedrig, mittel oder hoch eingestuft werden. Über Rollen und Berechtigungen lässt sich zudem festlegen, welche Nutzer Besucher einladen, Besucherdaten einsehen oder nur bestimmte Gebäude verwalten dürfen.
Empfang und Facility Management automatisieren
Automatisieren Sie Abläufe rund um Empfang und Facility Management: Gastgeber werden beim Check-in ihrer Besucher informiert und bei fehlendem Check-out automatisch erinnert. Zusätzlich kann das Facility Management täglich eine Übersicht der erwarteten Besucher je Gebäude erhalten.
Empfang und Facility Management automatisieren
Automatisieren Sie Abläufe rund um Empfang und Facility Management: Gastgeber werden beim Check-in ihrer Besucher informiert und bei fehlendem Check-out automatisch erinnert. Zusätzlich kann das Facility Management täglich eine Übersicht der erwarteten Besucher je Gebäude erhalten.
Besucher jederzeit im Blick
Administratoren haben den Überblick über alle Besuchereinladungen sowie anwesende und bereits ausgecheckte Gäste. Sie können Besuche im Namen anderer verwalten, Besuchertrends analysieren, Tagesübersichten exportieren und im Evakuierungsfall alle aktuell anwesenden Besucher einsehen.
Besucher jederzeit im Blick
Administratoren haben den Überblick über alle Besuchereinladungen sowie anwesende und bereits ausgecheckte Gäste. Sie können Besuche im Namen anderer verwalten, Besuchertrends analysieren, Tagesübersichten exportieren und im Evakuierungsfall alle aktuell anwesenden Besucher einsehen.
Empfohlene Hardwarelösungen
*Einen offiziellen Software-Support haben wir aktuell nur für die Geräte, die in dem B2B-Partner-Shop gelistet sind. Auf anderen Geräten können Sie Flexopus mit eingeschränktem Support auch verwenden.
Im B2B Partner Online Shop bestellen!
Bestellen Sie die empfohlenen Hardwarelösungen in unserem Partner-B2B-Onlineshop!
Was sind die Vorteile einer Besuchermanagement App?
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Professionelles Besuchererlebnis
Der erste Eindruck ist immer ausschlaggebend, insbesondere bei wichtigen Kunden und Besuchern. Durch den Einsatz einer modernen und professionellen Besuchermanagement Software können Sie einen seriösen Eindruck und ein einmaliges Besuchererlebnis hinterlassen, das auch die Qualität Ihres Unternehmens widerspiegelt.
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Besucherdaten sicher nach DSGVO verarbeiten
Personenbezogene Daten dürfen laut DSGVO nur zweckgebunden und zeitlich begrenzt gespeichert werden. Mit den individuellen Einstellungen für die Datenanonymisierung in Flexopus können Sie die Daten Ihrer Besucher schützen und gemäß Ihrem Zweck rechtzeitig und sicher eine automatische Anonymisierung der Daten vornehmen.
Mehrere Standorte verwalten
Mit der Workplace Management App Flexopus steuern Sie Ihr Besuchermanagement über alle Standorte zentral in einer Software. Office-Manager und Mitarbeitende am Empfang können - je nach Berechtigung - nur die Besucher ihrer oder auch anderer Standorte einsehen, ohne zwingend persönlich vor Ort zu sein.
Sammelliste für Brandschutz
Mit der Besuchermanagement App Flexopus können Berechtigte im Brandfall eine Liste aller aktiven Besucher am Standort einsehen. Diese Sammelliste hilft, um im Notfall oder im Evakuierungsfall in Echtzeit alle relevanten Informationen zur Hand zu haben und sicherzustellen, dass alle Personen das Büro verlassen haben.
Kundenstimmen zur Workplace Management App
Fragen und Antworten zum Besuchermanagement
Welche Funktionen sollte eine Besuchermanagement App haben?
Eine Besuchermanagement-App wie Flexopus sollte neben einer Online-Registrierung von Besuchern auch eine smarte Einladung (zur Vervollständigung persönlicher Daten, der Bestätigung von Datenschutzhinweisen, Informationen zur Uhrzeit des Besuchs, dem Anfahrtsweg oder Parkmöglichkeiten), eine moderne digitale Begrüßung am Empfang sowie eine nahtlose Check-in / Check-out Funktion besitzen. Die Daten sollten dabei individuell - je nach Zweck - datenschutzkonform dokumentiert werden.
Woran erkenne ich ein gutes System zur Besucherregistrierung?
Ein gutes System zum Besuchermanagement sollte den Prozess von der Einladung eines Gastes, über den Empfang bis hin zum Check-out nutzerfreundlich und selbsterklärend abbilden. Es sollte viele individuelle Einstellungsmöglichkeiten bieten, um individuelle Prozesse bestmöglich abbilden zu können. Achten Sie insbesondere auf die Datenschutz- und Privatsphäre-Einstellungsmöglichkeiten sowie den Speicherort der Daten.
Wie sorgt ein digitales Besuchermanagement für mehr Sicherheit?
Ein Besuchermanagement ist für die Informations- und Besuchersicherheit ein wichtiges Werkzeug. Informationssicherheit: Besuchende müssen Unternehmensrichtlinien kennen und einhalten, z. B. Verbot von Videoaufnahmen oder Zutrittsbeschränkung zu sensiblen Bereichen. Zertifizierungen wie ISO27001 oder TISAX können solche Prozesse vorschreiben, um den Schutz von Informationen zu gewährleisten. Besuchersicherheit: Ein effizientes Besuchermanagement unterstützt auch den Brandschutz. Im Notfall hilft es, eine vollständige Liste evakuierter Personen parat zu haben. Zudem können Evakuierungspläne und Sicherheitshinweise können in die Besucherregistrierung integriert werden.
Wie dokumentiere ich Besucher nach ISO 27001 / TISAX rechtskonform?
Einige Dokumente müssen von Besuchern unterschrieben, andere lediglich zur Kenntnis genommen werden. Für einen effektiven Besuchermanagementprozess sind folgende Dokumente häufig im Einsatz. All diese und noch mehr Dokumente können mit der digitalen Besucherregistrierung von Flexopus bereits vorab per E-Mail bestätigt oder unterschrieben werden, alternativ vor Ort über ein Kiosk-Terminal am Empfang. Datenschutzerklärung: Gemäß DSGVO müssen Besuchende über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten informiert werden, einschließlich Zweck, Dauer, Rechte und Verantwortliche der Datenverarbeitung sowie Widerrufsrechte. Besucherrichtlinie: Eine Richtlinie, die die Verhaltensregeln beim Besuch im Büro festlegt, etwa das Verbot von Foto- und Videoaufnahmen oder den Zugang zu Sicherheitsbereichen. Sicherheitsanweisungen: Informationen zum Brandschutz, Unfallvermeidung und Evakuierungsplan. Geheimhaltungsvereinbarung: Zum Schutz sensibler Informationen, da Besuchende möglicherweise Zugang zu vertraulichen Informationen erhalten oder Gespräche mithören könnten.
Blogbeiträge zur Besucherverwaltung
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Bereit für den nächsten Schritt?
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