Digitaal bezoekersbeheersysteem
Het bezoekersbeheersysteem Flexopus ondersteunt bedrijven bij de implementatie van een moderne bezoekersregistratie en -beheer. Medewerkers kunnen met de app eenvoudig externe bezoekers uitnodigen en veilig documenteren.
%20(1).webp)
Al in gebruik in meer dan 4.000 kantoren!
Klik door naar de functies
.svg)
Boek een live demonstratie!
Heeft u interesse of vragen?
Hoe werkt bezoekersbeheer met Flexopus?
.svg)
Bezoekers uitnodigen
De gastheer of office manager kan bezoekers vooraf aanmelden en hen automatisch een uitnodiging per e-mail sturen.
.svg)
Bezoekersverificatie
Genodigde of spontane bezoekers kunnen hun gegevens eenvoudig vooraf online of direct ter plaatse bij de bezoekerszuil invullen.
.svg)
Inchecken
Na de verificatie verloopt het inchecken zelfstandig of via de receptie of gastheer.
.svg)
Uitchecken
Bij vertrek worden bezoekers uitgecheckt. Het bezoekerslogboek wordt opgeslagen in overeenstemming met de privacywetgeving.
Parkeerplaatsen direct mee boeken
Hosts kunnen al tijdens het registratieproces vragen of gasten met de auto komen. Indien nodig kunnen passende parkeerplaatsen voor bezoekers worden bijgeboekt. Natuurlijk kunnen ook werkplekken en vergaderruimtes voor gasten worden gereserveerd. Gasten ontvangen een gepersonaliseerde e-mail met boekingstijd, gekozen resource en een plattegrond. Admins houden altijd overzicht over de boekingshistorie; gastboekingen zijn daarbij apart gemarkeerd.
Bezoekers vooraf registreren
Registreer uw gasten eenvoudig voorafgaand aan hun bezoek via de Flexopus-app. Zo zorgt u voor een snelle en soepele check-in op locatie en verkort u de wachttijden bij de receptie. Tegelijkertijd weet u altijd wie toegang heeft tot het kantoor of bedrijfsterrein, wat bijdraagt aan een betere bedrijfsbeveiliging.
Bezoekers vooraf registreren
Registreer uw gasten eenvoudig voorafgaand aan hun bezoek via de Flexopus-app. Zo zorgt u voor een snelle en soepele check-in op locatie en verkort u de wachttijden bij de receptie. Tegelijkertijd weet u altijd wie toegang heeft tot het kantoor of bedrijfsterrein, wat bijdraagt aan een betere bedrijfsbeveiliging.
-p-500%20(1).png)
Flexibel gasten uitnodigen
Nodig individuele bezoekers of hele bezoekersgroepen vooraf uit – direct in Flexopus of eenvoudig via Outlook. Indien gewenst kunnen bezoekers ook zonder e-mailadres worden aangemaakt. Gasten met een geregistreerd e-mailadres ontvangen automatisch een persoonlijke uitnodiging inclusief agenda-item en kunnen hun gegevens al voor aankomst aanvullen.
Flexibel gasten uitnodigen
Nodig individuele bezoekers of hele bezoekersgroepen vooraf uit – direct in Flexopus of eenvoudig via Outlook. Indien gewenst kunnen bezoekers ook zonder e-mailadres worden aangemaakt. Gasten met een geregistreerd e-mailadres ontvangen automatisch een persoonlijke uitnodiging inclusief agenda-item en kunnen hun gegevens al voor aankomst aanvullen.
Bezoekersregistratie ter plaatse met kiosk-terminal
Optimaliseer de toegang voor bezoekers via een kiosk-terminal of contactloos via een QR-code op hun eigen smartphone. Bezoekers kunnen ter plaatse hun gegevens controleren en aanvullen, documenten bevestigen of ondertekenen en indien nodig toegang krijgen tot het gasten-wifi. Ook spontane bezoekers kunnen direct bij de kiosk worden geregistreerd.
Bezoekersregistratie ter plaatse met kiosk-terminal
Optimaliseer de toegang voor bezoekers via een kiosk-terminal of contactloos via een QR-code op hun eigen smartphone. Bezoekers kunnen ter plaatse hun gegevens controleren en aanvullen, documenten bevestigen of ondertekenen en indien nodig toegang krijgen tot het gasten-wifi. Ook spontane bezoekers kunnen direct bij de kiosk worden geregistreerd.
Personaliseer uw bezoekersbeheersoftware!
.svg)
Selecteer registratievelden
.svg)
Lever documenten aan
.svg)
Privacyinstellingen
Digitale handtekening voor documenten
Bezoekers kunnen bedrijfsdocumenten zoals richtlijnen, instructies, privacyverklaringen of geheimhoudingsverklaringen digitaal inzien en ondertekenen – vooraf via een uitnodigingsmail of direct bij de kiosk. Bij verplichte documenten kan bovendien worden gewaarborgd dat deze volledig worden gelezen voordat er akkoord wordt gegeven. Ideaal voor bedrijven met hoge veiligheids- en compliance-eisen, bijvoorbeeld in het kader van ISO 27001 of TISAX.
Digitale handtekening voor documenten
Bezoekers kunnen bedrijfsdocumenten zoals richtlijnen, instructies, privacyverklaringen of geheimhoudingsverklaringen digitaal inzien en ondertekenen – vooraf via een uitnodigingsmail of direct bij de kiosk. Bij verplichte documenten kan bovendien worden gewaarborgd dat deze volledig worden gelezen voordat er akkoord wordt gegeven. Ideaal voor bedrijven met hoge veiligheids- en compliance-eisen, bijvoorbeeld in het kader van ISO 27001 of TISAX.
Bezoekersveiligheid individueel beheren
Bezoeken kunnen individueel worden beveiligd via goedkeuringsprocessen en beveiligingsniveaus. Bepaalde bezoekerscategorieën kunnen vooraf worden goedgekeurd en bezoeken kunnen worden ingedeeld als laag, gemiddeld of hoog risico. Via rollen en autorisaties kan bovendien worden bepaald welke gebruikers bezoekers mogen uitnodigen, bezoekersgegevens mogen inzien of alleen specifieke gebouwen mogen beheren.
Bezoekersveiligheid individueel beheren
Bezoeken kunnen individueel worden beveiligd via goedkeuringsprocessen en beveiligingsniveaus. Bepaalde bezoekerscategorieën kunnen vooraf worden goedgekeurd en bezoeken kunnen worden ingedeeld als laag, gemiddeld of hoog risico. Via rollen en autorisaties kan bovendien worden bepaald welke gebruikers bezoekers mogen uitnodigen, bezoekersgegevens mogen inzien of alleen specifieke gebouwen mogen beheren.
Receptie en facility management automatiseren
Automatiseer processen rondom de receptie en het facility management: gastheren worden bij het inchecken van hun bezoekers op de hoogte gebracht en bij een ontbrekende uitcheck automatisch herinnerd. Daarnaast kan het facility management dagelijks een overzicht ontvangen van de verwachte bezoekers per gebouw.
Receptie en facility management automatiseren
Automatiseer processen rondom de receptie en het facility management: gastheren worden bij het inchecken van hun bezoekers op de hoogte gebracht en bij een ontbrekende uitcheck automatisch herinnerd. Daarnaast kan het facility management dagelijks een overzicht ontvangen van de verwachte bezoekers per gebouw.
Altijd zicht op bezoekers
Beheerders hebben overzicht over alle bezoekersuitnodigingen, evenals aanwezige en reeds uitgecheckte gasten. Ze kunnen bezoeken namens anderen beheren, bezoekertrends analyseren, dagoverzichten exporteren en bij een evacuatie alle actueel aanwezige bezoekers inzien.
Altijd zicht op bezoekers
Beheerders hebben overzicht over alle bezoekersuitnodigingen, evenals aanwezige en reeds uitgecheckte gasten. Ze kunnen bezoeken namens anderen beheren, bezoekertrends analyseren, dagoverzichten exporteren en bij een evacuatie alle actueel aanwezige bezoekers inzien.
Aanbevolen hardwareoplossingen
*We bieden momenteel alleen officiële softwareondersteuning voor apparaten die vermeld staan in de B2B-partnershop. Je kunt Flexopus ook gebruiken op andere apparaten met beperkte ondersteuning.
Bestel via de webshop van de B2B-partner!
Bestel de aanbevolen hardwareoplossingen in de webshop van onze partner B2B!
Wat zijn de voordelen van een bezoekersbeheer-app?
.svg)
Professionele bezoekerservaring
De eerste indruk is altijd doorslaggevend, zeker bij belangrijke klanten en bezoekers. Met moderne en professionele bezoekersbeheersoftware maakt u een serieuze indruk en biedt u een unieke bezoekerservaring die de kwaliteit van uw bedrijf weerspiegelt.
Bezoekersgegevens veilig verwerken volgens de AVG
Volgens de AVG mogen persoonsgegevens alleen voor specifieke doeleinden en gedurende een beperkte tijd worden bewaard. Met de individuele instellingen voor gegevensanonimisering in Flexopus kunt u de gegevens van uw bezoekers beschermen en deze tijdig en veilig automatisch anonimiseren in overeenstemming met uw doeleinden.
.svg)
Beheer meerdere locaties
Met de workplace management-app Flexopus beheert u uw bezoekersregistratie centraal voor alle locaties in één softwarepakket. Office managers en medewerkers bij de receptie kunnen – afhankelijk van hun rechten – bezoekers van hun eigen of andere locaties inzien, zonder dat zij fysiek aanwezig hoeven te zijn.
.svg)
Verzamellijst voor brandveiligheid
Met de bezoekersbeheer-app Flexopus kunnen bevoegden bij brand een lijst inzien van alle aanwezige bezoekers op de locatie. Deze verzamellijst helpt om in noodsituaties of bij een evacuatie in realtime over alle relevante informatie te beschikken en te controleren of iedereen het kantoor heeft verlaten.
Boek een live demonstratie!
Heeft u interesse of vragen?
Klantenrecensies van de Workplace Management-app
Vragen en antwoorden over bezoekersbeheer
Welke functies moet een bezoekersbeheer-app hebben?
Een bezoekersbeheer-app zoals Flexopus moet naast online bezoekersregistratie ook beschikken over slimme uitnodigingen (voor het invullen van persoonlijke gegevens, het bevestigen van privacyverklaringen, informatie over de bezoektijd, de routebeschrijving of parkeermogelijkheden), een moderne digitale begroeting bij de receptie en een naadloze in- en uitcheckfunctie. De gegevens moeten daarbij individueel en conform de privacywetgeving worden gedocumenteerd, afhankelijk van het doel.
Waaraan herken ik een goed systeem voor bezoekersregistratie?
Een goed systeem voor bezoekersbeheer moet het proces van de uitnodiging van een gast tot aan de ontvangst en het uitchecken gebruiksvriendelijk en intuïtief in kaart brengen. Het moet veel individuele instelmogelijkheden bieden om specifieke processen optimaal te kunnen ondersteunen. Let in het bijzonder op de instellingen voor gegevensbescherming en privacy, evenals de opslaglocatie van de gegevens.
Hoe zorgt digitaal bezoekersbeheer voor meer veiligheid?
Bezoekersbeheer is een belangrijk instrument voor informatie- en bezoekersveiligheid. Informatiebeveiliging: Bezoekers moeten bedrijfsrichtlijnen kennen en naleven, zoals een verbod op video-opnames of toegangsbeperkingen tot gevoelige ruimtes. Certificeringen zoals ISO27001 of TISAX kunnen dergelijke processen voorschrijven om de bescherming van informatie te waarborgen. Bezoekersveiligheid: Efficiënt bezoekersbeheer ondersteunt ook de brandveiligheid. In noodgevallen helpt het om een volledige lijst van geëvacueerde personen bij de hand te hebben. Bovendien kunnen evacuatieplannen en veiligheidsinstructies in de bezoekersregistratie worden geïntegreerd.
Hoe documenteer ik bezoekers rechtsgeldig volgens ISO 27001 / TISAX?
Sommige documenten moeten door bezoekers worden ondertekend, andere hoeven alleen te worden gelezen. Voor een effectief proces voor bezoekersbeheer worden de volgende documenten vaak gebruikt. Al deze documenten en meer kunnen met de digitale bezoekersregistratie van Flexopus vooraf per e-mail worden bevestigd of ondertekend, of anders ter plaatse via een kiosk-terminal bij de receptie. Privacyverklaring: Conform de AVG moeten bezoekers worden geïnformeerd over de verwerking van hun persoonsgegevens, inclusief het doel, de duur, de rechten, de verantwoordelijken voor de gegevensverwerking en het recht op intrekking. Bezoekersrichtlijn: Een richtlijn die de gedragsregels tijdens een bezoek aan het kantoor vastlegt, zoals het verbod op foto- en video-opnames of de toegang tot beveiligde zones. Veiligheidsinstructies: Informatie over brandpreventie, ongevallenpreventie en het evacuatieplan. Geheimhoudingsverklaring: Ter bescherming van gevoelige informatie, aangezien bezoekers mogelijk toegang krijgen tot vertrouwelijke informatie of gesprekken kunnen opvangen.
Blogartikelen over bezoekersbeheer
_11zon.jpg)
.webp)
.webp)
Klaar voor de volgende stap?
.webp)