Uitstekende software voor bezoekersbeheer

Naast de online registratie van bezoekers moet een app voor bezoekersbeheer zoals Flexopus ook beschikken over een slimme uitnodiging (om persoonlijke gegevens in te vullen, informatie over gegevensbescherming te bevestigen, informatie over het tijdstip van bezoek, route of parkeeropties), een moderne digitale ontvangst bij de receptie en een naadloze check-in/check-out-functie. Afhankelijk van het doel moeten de gegevens individueel worden gedocumenteerd in overeenstemming met de voorschriften voor gegevensbescherming.

Een goed bezoekersbeheersysteem moet het proces van het uitnodigen van een gast bij de receptie en check-out op een gebruiksvriendelijke en voor zichzelf sprekende manier weergeven. Het moet veel individuele instellingen bieden om individuele processen zo goed mogelijk weer te geven. Let vooral op de instellingen voor gegevensbescherming en privacy, evenals de opslaglocatie van de gegevens.

Bezoekersbeheer is een belangrijk hulpmiddel voor informatie- en bezoekersbeveiliging. ‍ ‍ Informatiebeveiliging: Bezoekers moeten op de hoogte zijn van de bedrijfsrichtlijnen en deze naleven, zoals het verbieden van video-opnamen of het beperken van de toegang tot gevoelige gebieden. Certificeringen zoals ISO27001 of TISAX kunnen dergelijke processen vereisen om de bescherming van informatie te waarborgen. ‍ Bezoekersveiligheid: Efficiënt bezoekersbeheer ondersteunt ook de brandbeveiliging. In geval van nood helpt het om een volledige lijst van geëvacueerde personen paraat te hebben. Daarnaast kunnen evacuatieplannen en veiligheidsinstructies worden geïntegreerd in de bezoekersregistratie.

Sommige documenten moeten door bezoekers worden ondertekend, andere moeten gewoon worden gelezen. De volgende documenten worden vaak gebruikt voor een effectief bezoekersbeheerproces. Met de digitale bezoekersregistratie van Flexopus kunnen al deze en meer documenten vooraf worden bevestigd of ondertekend per e-mail, of ter plaatse via een kioskterminal bij de receptie. ‍ Privacybeleid: Volgens de GDPR moeten bezoekers worden geïnformeerd over de verwerking van hun persoonlijke gegevens, inclusief het doel, de duur, de rechten en personen die verantwoordelijk zijn voor de gegevensverwerking en het herroepingsrecht. ‍ Bezoekersbeleid: Een beleid dat de gedragsregels beschrijft bij een bezoek aan een kantoor, zoals het verbod op foto- en video-opnamen of toegang tot beveiligde ruimtes. ‍ Veiligheidsinstructies: informatie over brandveiligheid, ongevallenpreventie en evacuatieplan. ‍ Vertrouwelijkheidsovereenkomst: om gevoelige informatie te beschermen, aangezien bezoekers mogelijk toegang kunnen krijgen tot vertrouwelijke informatie of gesprekken kunnen afluisteren.

Nee, er zijn geen speciale apparaten nodig om Flexopus Visitor Management Software te gebruiken. De software is webgebaseerd en kan worden gebruikt op bestaande tablets, pc's of receptiekiosksystemen. Optioneel kunnen digitale pin-/incheckoplossingen en bezoekersbadges worden geïntegreerd.

Bezoekersbeheersoftware is ideaal voor bedrijven met regelmatig bezoekersverkeer, bijvoorbeeld klanten, partners of sollicitanten. Het digitaliseert het ontvangstproces, zorgt voor transparantie en veiligheid en zorgt tegelijkertijd voor een professionele eerste indruk voor uw gasten. Bovendien beschikt u elke dag over een actuele lijst van alle mensen in het gebouw, wat volgens veel brandbeveiligingsvoorschriften vereist is.