Uitstekende software voor bezoekersbeheer

De bezoekersbeheersoftware Flexopus ondersteunt bedrijven bij de implementatie van moderne bezoekersregistratie en -beheer. Medewerkers kunnen externe bezoekers eenvoudig registreren en veilig documenteren via de app.

Plan een demo

Digitaal bezoekersbeheer

Hoe werkt bezoekersbeheer met Flexopus?

Vervang de registratie met pen en papier door een digitaal systeem dat uw bezoekersbeheer vrijwel volledig automatiseert. Bezoekers worden door het personeel op een pc geregistreerd, door de gasten zelf via e-mail of ter plaatse bij de receptie via een tablet. Alles digitaal, snel en efficiënt.

Bezoekers uitnodigen

De gastheer of kantoormanager kan bezoekers vooraf registreren. De uitnodiging wordt per e-mail verzonden.

Bezoekersverificatie

Bezoekers kunnen hun registratiegegevens vooraf online of ter plaatse bij de bezoekerskiosk invullen.

Inchecken

Na verificatie kunnen bezoekers worden ingecheckt door het receptiepersoneel of rechtstreeks door de gastheer/gastvrouw.

Uitchecken

Bezoekers worden bij vertrek afgerekend. Het bezoeklogboek wordt opgeslagen conform de regelgeving inzake gegevensbescherming.

Wat is een app voor bezoekersbeheer?

Met een app voor bezoekersbeheer kunt u gasten geheel digitaal registreren op kantoor. De software digitaliseert het volledige bezoekbeheerproces: van registratie en verificatie tot de receptie ter plaatse, inclusief het registreren van bezoeken. Externen ontvangen de uitnodiging per e-mail en kunnen zich vooraf verifiëren of later ter plaatse bij de bezoekerskiosk de benodigde stappen uitvoeren. Daarnaast is er een overzicht van alle bezoekers in realtime, inclusief statistieken.

Boek een demogesprek!

Bent u geïnteresseerd of heeft u vragen?

Markus Merkel

Verkoopmanager

Boek nu!

Moderne bezoekersregistratie voor bedrijven

Bezoekers vooraf registreren

Registreer uw gasten eenvoudig vóór hun bezoek met de Flexopus-app. Zo verloopt het inchecken snel en soepel en worden de wachttijden bij de receptie verkort. Bovendien weet u op elk moment wie toegang heeft tot uw kantoor of bedrijfspand, waardoor de veiligheid binnen uw bedrijf wordt vergroot.

Moderne bezoekersregistratie voor bedrijven

Bezoekers vooraf registreren

Digitaal uitnodigingsbeheer via e-mail

Online uitnodiging voor bezoekers

Verstuur gepersonaliseerde uitnodigingen naar uw gasten via e-mail. Bezoekers hebben de mogelijkheid om hun persoonlijke gegevens online te bekijken en indien nodig aan te vullen. Belangrijke documenten, zoals een routebeschrijving of veiligheidsrichtlijnen, kunt u ook vooraf aanleveren. Hiermee kunt u vooraf de identiteit van uw bezoekers digitaal verifiëren en zo het incheckproces bij aankomst bij de gate versnellen.

Digitaal uitnodigingsbeheer via e-mail

Online uitnodiging voor bezoekers

Verzamel bezoekersgegevens op locatie

Toegang voor bezoekers ter plaatse met kioskterminal

Optimaliseer de toegang van bezoekers door middel van verificatie ter plaatse bij een kioskterminal. Iedereen die zijn bezoekersgegevens nog niet vooraf via e-mail heeft ingevuld, kan via een touchscreen tablet zijn gegevens eenvoudig controleren, aanvullen en bevestigen. Ook belangrijke documenten, zoals privacyverklaringen of beveiligingsmededelingen, kunnen worden ondertekend.

Verzamel bezoekersgegevens op locatie

Toegang voor bezoekers ter plaatse met kioskterminal

Flexibele opties voor bezoekersregistratie

Pas uw software voor bezoekersbeheer aan!

In de bezoekersbeheersoftware van Flexopus kunt u individueel configureren welke gegevens bezoekers moeten invullen om de verificatie te voltooien. Upload uw eigen documenten ter verificatie en bescherm de gegevens van bezoekers met de juiste anonimiserings- en privacy-instellingen.

Selecteer registratievelden

Configureer de profielkenmerken die u wilt opvragen tijdens de bezoekersverificatie.

Documenten verstrekken

Zorg dat alle belangrijke documenten beschikbaar zijn en definieer met welke documenten bezoekers akkoord moeten gaan.

Privacy-instellingen

Bescherm de privacy van uw bezoekers door persoonlijke gegevens te anonimiseren.

Bezoekersbeheersoftware met kenmerkende workflow

Digitale handtekening voor documenten

Bezoekers kunnen bedrijfsdocumenten eenvoudig digitaal ondertekenen en accepteren. De documenten worden samen met de uitnodigingsmail meegestuurd of kunnen ter plekke op een kiosktablet worden bekeken en ondertekend. Voorbeelden: bedrijfs- of bezoekersbeleid, trainingen, privacyverklaringen, geheimhoudingsovereenkomsten.

Bezoekersbeheersoftware met kenmerkende workflow

Digitale handtekening voor documenten

Bezoekersbeheersoftware met incheckproces

Bezoekers eenvoudig inchecken

Als receptionist of officemanager kunt u bezoekers inchecken, maar u kunt het incheckproces ook delegeren aan de personen die de gast oorspronkelijk hebben uitgenodigd. Het inchecken gebeurt bij Flexopus altijd digitaal door een interne persoon, zodra de verificatie van de bezoeker - via e-mail of bij de bezoekerszuil - is afgerond.

Bezoekersbeheersoftware met incheckproces

Bezoekers eenvoudig inchecken

Bezoekerslogboek voor beheerders

Digitale bezoekerslijst

Beheerders hebben in Flexopus een volledig overzicht van alle bezoekersuitnodigingen en kunnen zien welke gasten op dat moment op kantoor zijn. Terwijl normale gebruikers alleen de bezoekers zien die ze zelf hebben uitgenodigd, hebben beheerders ook de mogelijkheid om namens anderen uitnodigingen te maken en bestaande bezoeken te bewerken.

Bezoekerslogboek voor beheerders

Digitale bezoekerslijst

Efficiënt en veilig bezoekersbeheer

Wat zijn de voordelen van een app voor bezoekersbeheer?

De bezoekersbeheer-app Flexopus biedt tal van voordelen die zowel voor kleine als grote bedrijven nuttig zijn. Het bezoekerssysteem optimaliseert niet alleen de organisatie en veiligheid van bezoeken, maar draagt ook bij aan een positieve perceptie van het bedrijf.

Efficiënt bezoekersbeheer

Het gebruik van software voor bezoekersbeheer versnelt het proces. De host verzamelt vooraf via de app de basisgegevens van de bezoeker. De bezoeker bevestigt zijn gegevens online of ter plekke op een tablet in slechts enkele seconden. Maak het toelatingsproces digitaler en efficiënter dankzij Flexopus.

Professionele bezoekerservaring

De eerste indruk is altijd cruciaal, vooral voor belangrijke klanten en bezoekers. Met behulp van moderne en professionele software voor bezoekersbeheer kunt u een goede indruk achterlaten en een unieke bezoekerservaring bieden die tevens de kwaliteit van uw bedrijf weerspiegelt.

Bekijk gegevens in één oogopslag

Met onze software voor bezoekersbeheer Flexopus worden alle bezoekgegevens digitaal vastgelegd: gastheer/vrouw, naam van de bezoeker inclusief contactgegevens, tijdstip van bezoek, bedrijfsgegevens en bevestigde bezoekersdocumenten. Als beheerder kunt u deze gegevens inzien en hebt u altijd een duidelijk overzicht.

Verwerk bezoekersgegevens veilig volgens de AVG

Volgens de AVG mogen persoonsgegevens alleen voor een specifiek doel en gedurende een beperkte periode worden bewaard. Met de individuele instellingen voor het anonimiseren van gegevens in Flexopus kunt u de gegevens van uw bezoekers beschermen en de gegevens op een tijdige en veilige manier automatisch anonimiseren, afhankelijk van uw doel.

Beheer meerdere locaties

Met de Workplace Management App Flexopus regelt u centraal in één software uw bezoekersbeheer op al uw locaties. Kantoormanagers en receptiepersoneel kunnen - afhankelijk van hun autorisatie - alleen bezoekers op hun eigen locatie of op andere locaties zien, zonder dat ze noodzakelijkerwijs persoonlijk aanwezig hoeven te zijn.

Verzamellijst voor brandbeveiliging

Met de bezoekersbeheer-app Flexopus kunnen bevoegde personen in geval van brand een lijst bekijken van alle actieve bezoekers op de locatie. Met deze verzamellijst hebt u in geval van nood of evacuatie direct alle relevante informatie bij de hand en kunt u controleren of iedereen het kantoor heeft verlaten.

Veelgestelde vragen over het bezoekersbeheersysteem

Vragen en antwoorden over bezoekersbeheer

Wat is bezoekersbeheer?

Bezoekersbeheer gaat verder dan alleen welkom heten en omvat ook het vooraf registreren, uitnodigen, registreren, verifiëren en registreren van bezoekers, inclusief het in- en uitchecken en het beheer van de benodigde documenten om te voldoen aan de richtlijnen voor beveiliging en gegevensbescherming. Het regelt het gehele proces – van de uitnodiging tot het afscheid – en dient als administratief en controlerend instrument. Een van de toonaangevende softwareoplossingen voor modern bezoekersbeheer is Flexopus.

Welke functies moet een app voor bezoekersbeheer hebben?

Naast online bezoekersregistratie moet een app voor bezoekersbeheer, zoals Flexopus, ook een slimme uitnodiging bieden (voor het invullen van persoonsgegevens, het bevestigen van privacyverklaringen, informatie over het tijdstip van het bezoek, hoe er te komen of parkeermogelijkheden), een moderne digitale begroeting bij de receptie en een soepele in- en uitcheckfunctie. De gegevens dienen – afhankelijk van het doel – individueel te worden gedocumenteerd, conform de regelgeving inzake gegevensbescherming.

Hoe herken ik een goed bezoekersregistratiesysteem?

Een goed bezoekersbeheersysteem moet het proces van het uitnodigen van een gast, via de receptie tot aan het uitchecken, op een gebruiksvriendelijke en vanzelfsprekende manier in kaart brengen. Om afzonderlijke processen optimaal in kaart te kunnen brengen, moet er sprake zijn van veel individuele instelmogelijkheden. Besteed speciale aandacht aan de instellingen voor gegevensbescherming en privacy en de locatie waar u de gegevens opslaat.

Hoe zorgt digitaal bezoekersbeheer voor meer veiligheid?

Bezoekersmanagement is een belangrijk instrument voor informatie en bezoekersveiligheid.

‍

‍Informatiebeveiliging: Bezoekers moeten het bedrijfsbeleid kennen en naleven, bijvoorbeeld: B. Verbod op video-opnamen of beperking van de toegang tot gevoelige gebieden. Certificeringen zoals ISO27001 of TISAX kunnen dergelijke processen voorschrijven om de beveiliging van informatie te waarborgen.

‍

Veiligheid van bezoekers: Efficiënt bezoekersbeheer ondersteunt ook brandbeveiliging. In geval van nood is het handig om een complete lijst van geëvacueerde personen bij de hand te hebben. Bovendien kunnen evacuatieplannen en veiligheidsinstructies worden geïntegreerd in de bezoekersregistratie.

Hoe documenteer ik bezoekers volgens ISO 27001 / TISAX?

Bedrijven die gecertificeerd zijn volgens de internationale norm ISO/IEC 27001 of TISAX, bevestigen daarmee dat zij een informatiebeveiligingsmanagementsysteem (ISMS) hebben geïmplementeerd. Het documenteren van externe bezoekers op kantoor of op bedrijfslocaties is doorgaans een vereiste van de normen om aan de beveiligingsnormen te voldoen. Met software voor bezoekersbeheer zoals Flexopus kunt u uw bezoekers digitaal documenteren en opslaan in overeenstemming met uw ISMS, zo lang als nodig is.

Welke documenten moeten bezoekers ondertekenen?

Sommige documenten moeten door de bezoeker worden ondertekend, voor andere is alleen een bevestiging nodig. De volgende documenten worden vaak gebruikt voor een effectief bezoekersbeheerproces. Al deze en nog veel meer documenten kunt u vooraf per e-mail bevestigen of ondertekenen met behulp van de digitale bezoekersregistratie van Flexopus, of ter plaatse via een kioskterminal bij de receptie.

‍

Verklaring inzake gegevensbescherming: Volgens de AVG moeten bezoekers worden geïnformeerd over de verwerking van hun persoonsgegevens, met inbegrip van het doel, de duur, de rechten en de verantwoordelijken voor de gegevensverwerking, en het recht op intrekking.

‍

Bezoekersbeleid: Een beleid waarin de gedragsregels zijn vastgelegd bij een bezoek aan het kantoor, zoals het verbod op fotografie en video-opnamen of toegang tot beveiligde ruimtes.

‍

Veiligheidsinstructies: Informatie over brandbeveiliging, ongevallenpreventie en evacuatieplan.

‍

Geheimhoudingsverklaring: Om gevoelige informatie te beschermen, aangezien bezoekers toegang kunnen krijgen tot vertrouwelijke informatie of gesprekken kunnen afluisteren.

Ontdek meer