Uitstekende software voor bezoekersbeheer
De bezoekersbeheersoftware Flexopus ondersteunt bedrijven bij de implementatie van moderne bezoekersregistratie en -beheer. Medewerkers kunnen externe bezoekers eenvoudig registreren en veilig documenteren via de app.
.webp)
Bereits in über 4.000 Büros im Einsatz!
Klik door naar de functies
.svg)
Boek een live demonstratie!
Heeft u interesse of vragen?
Hoe werkt bezoekersbeheer met Flexopus?
.svg)
Nodig bezoekers uit
De gastheer of gastvrouw of kantoorbeheerder kan bezoekers vooraf registreren. De uitnodiging wordt per e-mail verzonden.
.svg)
Bezoekersverificatie
Bezoekers kunnen hun registratiegegevens vooraf online invullen of ter plaatse bij de bezoekerskiosk.
.svg)
Inchecken
Na verificatie kunnen bezoekers worden ingecheckt door het receptiepersoneel of rechtstreeks door de gastheer/gastvrouw.
.svg)
Uitchecken
Bezoekers worden bij vertrek uitgecheckt. Het bezoekerslogboek wordt opgeslagen in overeenstemming met de wetgeving inzake gegevensbescherming.
Wat is een app voor bezoekersbeheer?
Met een app voor bezoekersbeheer kunt u gasten geheel digitaal registreren op kantoor. De software digitaliseert het gehele proces van bezoekersbeheer – van aanmelding en verificatie tot de ontvangst op locatie, inclusief het loggen van de bezoeken. Externen ontvangen de uitnodiging per e-mail en kunnen zich vooraf verifiëren of later ter plaatse bij de bezoekerskiosk de benodigde stappen uitvoeren. Daarnaast is er een overzicht van alle bezoekers in realtime, inclusief statistieken.
Bezoekers vooraf registreren
Registreer uw gasten eenvoudig vóór hun bezoek met de Flexopus-app. Zo verloopt het inchecken snel en soepel en worden de wachttijden bij de receptie verkort. Bovendien weet u op elk moment wie toegang heeft tot uw kantoor of bedrijfspand, waardoor de veiligheid binnen uw bedrijf wordt vergroot.
Bezoekers vooraf registreren
Registreer uw gasten eenvoudig vóór hun bezoek met de Flexopus-app. Zo verloopt het inchecken snel en soepel en worden de wachttijden bij de receptie verkort. Bovendien weet u op elk moment wie toegang heeft tot uw kantoor of bedrijfspand, waardoor de veiligheid binnen uw bedrijf wordt vergroot.
-p-500%20(1).png)
Nodig gasten flexibel uit
Nodig individuele bezoekers of hele groepen bezoekers van tevoren uit – rechtstreeks in Flexopus of gemakkelijk via Outlook. Bezoekers kunnen desgewenst ook zonder e-mailadres worden toegevoegd. Gasten met een geregistreerd e-mailadres ontvangen automatisch een gepersonaliseerde uitnodiging met een agenda-item en kunnen hun gegevens vóór aankomst invullen.
Nodig gasten flexibel uit
Nodig individuele bezoekers of hele groepen bezoekers van tevoren uit – rechtstreeks in Flexopus of gemakkelijk via Outlook. Bezoekers kunnen desgewenst ook zonder e-mailadres worden toegevoegd. Gasten met een geregistreerd e-mailadres ontvangen automatisch een gepersonaliseerde uitnodiging met een agenda-item en kunnen hun gegevens vóór aankomst invullen.
Toegang voor bezoekers ter plaatse met kioskterminal
Optimaliseer de toegang voor bezoekers via een kioskterminal of contactloos via een QR-code op uw eigen smartphone. Bezoekers kunnen ter plaatse hun gegevens controleren en bijwerken, documenten bevestigen of ondertekenen en indien nodig gebruikmaken van de gast-wifi. Ook spontane bezoekers kunnen zich direct bij de kiosk registreren.
Toegang voor bezoekers ter plaatse met kioskterminal
Optimaliseer de toegang voor bezoekers via een kioskterminal of contactloos via een QR-code op uw eigen smartphone. Bezoekers kunnen ter plaatse hun gegevens controleren en bijwerken, documenten bevestigen of ondertekenen en indien nodig gebruikmaken van de gast-wifi. Ook spontane bezoekers kunnen zich direct bij de kiosk registreren.
Personaliseer uw bezoekersbeheersoftware!
.svg)
Selecteer registratievelden
.svg)
Lever documenten aan
.svg)
Privacyinstellingen
Digitale handtekening voor documenten
Bezoekers kunnen bedrijfsdocumenten zoals richtlijnen, instructies, privacyverklaringen of geheimhoudingsovereenkomsten digitaal bekijken en ondertekenen – vooraf via een uitnodigingsmail of direct bij de kiosk. Ook bij verplichte documenten kan ervoor gezorgd worden dat deze volledig gelezen worden voordat ze worden goedgekeurd. Ideaal voor bedrijven met hoge eisen op het gebied van beveiliging en compliance, bijvoorbeeld in het kader van ISO 27001 of TISAX.
Digitale handtekening voor documenten
Bezoekers kunnen bedrijfsdocumenten zoals richtlijnen, instructies, privacyverklaringen of geheimhoudingsovereenkomsten digitaal bekijken en ondertekenen – vooraf via een uitnodigingsmail of direct bij de kiosk. Ook bij verplichte documenten kan ervoor gezorgd worden dat deze volledig gelezen worden voordat ze worden goedgekeurd. Ideaal voor bedrijven met hoge eisen op het gebied van beveiliging en compliance, bijvoorbeeld in het kader van ISO 27001 of TISAX.
Zorg individueel voor de veiligheid van bezoekers.
Bezoeken kunnen individueel worden beveiligd via goedkeuringsprocedures en beveiligingsniveaus. Bepaalde bezoekerscategorieën kunnen vooraf worden goedgekeurd en bezoeken kunnen worden geclassificeerd als laag, gemiddeld of hoog. Rollen en machtigingen kunnen ook worden gebruikt om te bepalen welke gebruikers bezoekers mogen uitnodigen, bezoekersgegevens mogen inzien of alleen bepaalde gebouwen mogen beheren.
Zorg individueel voor de veiligheid van bezoekers.
Bezoeken kunnen individueel worden beveiligd via goedkeuringsprocedures en beveiligingsniveaus. Bepaalde bezoekerscategorieën kunnen vooraf worden goedgekeurd en bezoeken kunnen worden geclassificeerd als laag, gemiddeld of hoog. Rollen en machtigingen kunnen ook worden gebruikt om te bepalen welke gebruikers bezoekers mogen uitnodigen, bezoekersgegevens mogen inzien of alleen bepaalde gebouwen mogen beheren.
Automatisering van receptie en faciliteitenbeheer
Automatiseer processen met betrekking tot receptie en facilitair beheer: gastheren en -vrouwen worden op de hoogte gesteld wanneer hun bezoekers inchecken en ontvangen automatisch een herinnering als ze niet uitchecken. Daarnaast ontvangt het facilitair management dagelijks een overzicht van het verwachte aantal bezoekers per gebouw.
Automatisering van receptie en faciliteitenbeheer
Automatiseer processen met betrekking tot receptie en facilitair beheer: gastheren en -vrouwen worden op de hoogte gesteld wanneer hun bezoekers inchecken en ontvangen automatisch een herinnering als ze niet uitchecken. Daarnaast ontvangt het facilitair management dagelijks een overzicht van het verwachte aantal bezoekers per gebouw.
Bezoekers altijd in het zicht.
Beheerders hebben een overzicht van alle bezoekersuitnodigingen, evenals van de aanwezige gasten en degenen die al zijn uitgecheckt. U kunt namens anderen bezoeken beheren, bezoekerspatronen analyseren, dagelijkse overzichten exporteren en alle momenteel aanwezige bezoekers bekijken in geval van evacuatie.
Bezoekers altijd in het zicht.
Beheerders hebben een overzicht van alle bezoekersuitnodigingen, evenals van de aanwezige gasten en degenen die al zijn uitgecheckt. U kunt namens anderen bezoeken beheren, bezoekerspatronen analyseren, dagelijkse overzichten exporteren en alle momenteel aanwezige bezoekers bekijken in geval van evacuatie.
Aanbevolen hardwareoplossingen
*We bieden momenteel alleen officiële softwareondersteuning voor apparaten die vermeld staan in de B2B-partnershop. Je kunt Flexopus ook gebruiken op andere apparaten met beperkte ondersteuning.
Bestel via de webshop van de B2B-partner!
Bestel de aanbevolen hardwareoplossingen via de webshop van onze partner B2B!
Wat zijn de voordelen van een app voor bezoekersbeheer?
.svg)
Professionele bezoekerservaring
De eerste indruk is altijd cruciaal, vooral bij belangrijke klanten en bezoekers. Door gebruik te maken van moderne en professionele bezoekersmanagementsoftware kunt u een professionele indruk achterlaten en een unieke bezoekerservaring creëren die tevens de kwaliteit van uw bedrijf weerspiegelt.
.svg)
Verwerk bezoekersgegevens veilig in overeenstemming met de AVG.
Volgens de AVG mogen persoonsgegevens alleen voor specifieke doeleinden en gedurende een beperkte tijd worden opgeslagen. Met de individuele instellingen voor gegevensanonimisering in Flexopus kunt u de gegevens van uw bezoekers beschermen en de gegevens tijdig en veilig automatisch anonimiseren, afhankelijk van uw doel.
Beheer meerdere locaties
Met de Workplace Management App Flexopus kunt u uw bezoekers op al uw locaties centraal beheren in één softwareprogramma. Kantoorbeheerders en receptiemedewerkers kunnen – afhankelijk van hun bevoegdheid – bezoekers op hun eigen of andere locaties bekijken zonder fysiek aanwezig te hoeven zijn.
Lijst met brandbeveiligingsmaatregelen
Met de bezoekersbeheerapp Flexopus kunnen bevoegde medewerkers in geval van brand een lijst bekijken van alle actieve bezoekers op de locatie. Deze checklist helpt om in geval van nood of evacuatie alle relevante informatie direct bij de hand te hebben en om te controleren of alle personen het kantoor hebben verlaten.
Boek een live demonstratie!
Heeft u interesse of vragen?
Kundenstimmen zur Workplace Management App
Vragen en antwoorden over bezoekersbeheer
Welke functies moet een app voor bezoekersbeheer hebben?
Een bezoekersbeheerapp zoals Flexopus moet, naast online bezoekersregistratie, ook een slimme uitnodiging bevatten (om persoonlijke gegevens in te vullen, privacyverklaringen te bevestigen, informatie te verstrekken over het tijdstip van het bezoek, routebeschrijving of parkeermogelijkheden), een moderne digitale begroeting bij de receptie en een naadloze in- en uitcheckfunctie. De gegevens moeten, afhankelijk van het doel, individueel worden gedocumenteerd, in overeenstemming met de wetgeving inzake gegevensbescherming.
Hoe herken ik een goed bezoekersregistratiesysteem?
Een goed bezoekersbeheersysteem moet het proces van het uitnodigen van een gast, via de ontvangst tot het uitchecken, op een gebruiksvriendelijke en zelfverklarende manier in kaart brengen. Het moet veel individuele instellingsmogelijkheden bieden om de individuele processen zo goed mogelijk weer te geven. Besteed bijzondere aandacht aan de instellingen voor gegevensbescherming en privacy, evenals aan de locatie waar de gegevens worden opgeslagen.
Hoe zorgt digitaal bezoekersbeheer voor meer veiligheid?
Bezoekersbeheer is een belangrijk instrument voor informatievoorziening en bezoekersbeveiliging. Informatiebeveiliging: Bezoekers moeten het bedrijfsbeleid kennen en naleven, bijvoorbeeld: Verbod op video-opnames of toegangsbeperkingen tot gevoelige gebieden. Certificeringen zoals ISO27001 of TISAX kunnen dergelijke processen voorschrijven om de bescherming van informatie te waarborgen. Bezoekersveiligheid: Een efficiënt bezoekersbeheer draagt ook bij aan brandveiligheid. In een noodsituatie is het handig om een complete lijst van geëvacueerde personen bij de hand te hebben. Daarnaast kunnen evacuatieplannen en veiligheidsinstructies worden geïntegreerd in de bezoekersregistratie.
Hoe registreer ik bezoekers conform de ISO 27001 / TISAX-voorschriften?
Sommige documenten moeten door bezoekers worden ondertekend, voor andere hoeft alleen de ontvangst te worden bevestigd. De volgende documenten worden vaak gebruikt voor een effectief bezoekersmanagementproces. Al deze documenten en meer kunnen vooraf per e-mail worden bevestigd of ondertekend via de digitale bezoekersregistratie van Flexopus, of ter plaatse via een kiosk bij de receptie. Privacybeleid: Volgens de AVG moeten bezoekers worden geïnformeerd over de verwerking van hun persoonsgegevens, inclusief het doel, de duur, de rechten en de verwerkingsverantwoordelijken van de gegevensverwerking, alsmede het recht op intrekking van toestemming. Bezoekersbeleid: Een beleid waarin de gedragsregels voor bezoekers van het kantoor worden vastgelegd, zoals het verbod op het maken van foto's en video's of de toegang tot beveiligde zones. Veiligheidsinstructies: Informatie over brandbeveiliging, ongevallenpreventie en het evacuatieplan. Geheimhoudingsovereenkomst: Om gevoelige informatie te beschermen, aangezien bezoekers toegang kunnen krijgen tot vertrouwelijke informatie of gesprekken kunnen afluisteren.
Blogberichten over bezoekersbeheer
_11zon.jpg)
.webp)
.webp)
Klaar voor de volgende stap?
.webp)