Werken in een open kantoor: voor- en nadelen

Werken in een open kantoor: Wat is een open kantoor precies en welke voor- en nadelen heeft werken in een open kantoor?

De term 'open kantoor' wordt door de meeste mensen als overwegend negatief ervaren. Meteen schieten beelden uit Amerikaanse Hollywoodfilms te binnen, waarin talloze werknemers opeengepakt in de krapste ruimtes overdreven luide telefoongesprekken voeren, dossiers heen en weer gooien en het stressniveau van de acteurs al door het scherm heen voelbaar is.

Dat deze fictieve scenario's in de meeste kantooromgevingen al lang niet meer de realiteit weerspiegelen, zou net zo duidelijk moeten zijn als het feit dat open kantoren nog steeds grotendeels als 'onsexy' worden beschouwd en niet voldoen aan de eisen van de moderne werkomgeving.

Maar wat is er waar van de vooroordelen over open kantoren? We duiken dieper in de materie en beantwoorden niet alleen de vraag wat een open kantoor is, maar ook welke voor- en nadelen open kantoren met zich meebrengen.

Wat is een open kantoor: definitie?

Een open kantoor is een kantoorruimte van minimaal 400m² waar minstens 20 werknemers tegelijkertijd werken. Dat is best veel ruimte, zou je denken. In werkelijkheid bieden veel open kantoren echter minder ruimte dan mogelijk zou zijn. 

Door de installatie van planten, telefooncellen en afgescheiden kantoorcabines zijn open kantoren vaak verrassend krap. Natuurlijk heeft dit ook te maken met het aantal werknemers dat de kantoorruimte tegelijkertijd bezet. Bovendien moet er altijd rekening mee worden gehouden dat mensen ruimte nodig hebben om te bewegen. Om nog maar te zwijgen van vluchtwegen. 

Hoe kun je een open kantoor dus categoriseren? Door na te denken over wat het inhoudt om erin te werken. De behoeften van elk individu zijn zoals bekend behoorlijk verschillend. Toch kunnen er enkele algemene uitspraken over open kantoren worden gedaan. Voor een betere oriëntatie volgt nu het volgende punt: voor- en nadelen van open kantoren.

Open kantoor: voor- en nadelen

Nu we de terminologie hebben verduidelijkt, rijst de vraag welke voor- en nadelen werken in open kantoren met zich meebrengt. Je kunt het beste bij jezelf beginnen en nagaan welke eisen je stelt aan de werksfeer bij de start van een nieuwe functie. 

Hoe groot moet het bedrijf zijn waar je wilt werken? Welke hybride werktijdmodellen worden daar aangeboden en welke mogelijkheden zijn er voor jou om zelf te kunnen bepalen of je vanuit huis kunt werken of dat er een aanwezigheidsplicht op kantoor is? 

Deze overwegingen vooraf maken kan nuttig zijn om de besluitvorming met betrekking tot open kantoren te vereenvoudigen. Als je nog meer beslissingshulp nodig hebt - graag!

Voordelen van een open kantoor

Bevordering van samenwerking

• Vergemakkelijkt samenwerking en ideeënuitwisseling
• Leidt tot innovatieve oplossingen en sterkere teamspirit
• Verhoging van productiviteit en creativiteit
• Noodzakelijk voor agile projectontwikkeling

Flexibele werkorganisatie

• Ondersteunt dynamisch ruimtegebruik met gedeelde bureaus en gemeenschappelijke ruimtes
• Hybride teams kiezen werkplekken op basis van hun behoeften
• Verhoging van de collaboratieve ervaring en productiviteit door zelfstandigheid en afwisseling

Eenduidige bedrijfscultuur

• Bevordert gelijkwaardigheid en openheid door het wegnemen van fysieke barrières
• Vergemakkelijkt interacties ongeacht de positie
• Ondersteuning en kennisuitwisseling onderling
• Verhoging van het plezier en de betrokkenheid op het werk

Kostenbesparing

• Verlaging van de kantoorkosten (huur, elektriciteit, meubilair, etc.)
• Efficiënt gebruik van minder vierkante meters voor meer medewerkers

Nadelen van een kantoortuin

Geluidsoverlast en afleidingen

• Geen muren die geluid dempen
• Telefoongesprekken en conversaties leiden af
• Lagere productiviteit
• Verhoogde stress in het team

Beperkte privacy

• Nauwelijks privacy door open indeling
• Moeilijkere concentratie of discretie
• Onbehagen bij zichtbaar werk, wat een negatieve invloed heeft op de prestaties

Gezondheidsrisico's

• Kiemen verspreiden zich gemakkelijker
• Hoger ziekteverzuim door ziekte en stress
• Hygiënemaatregelen worden bijzonder belangrijk

Individuele behoeften

• Bevordert samenwerking, maar is niet voor iedereen geschikt
• Introverte of neurodivergente medewerkers hebben vaak rust nodig
• Noodzaak van een evenwicht tussen verschillende soorten ruimtes

Geluid in de open kantoorruimte verminderen

Geluid is een van de meest voorkomende nadelen in een open kantoorruimte. Gesprekken, telefoontjes, toetsenborden, vergaderingen en looproutes kunnen de concentratie verstoren en het stressniveau verhogen. Daarom moeten bedrijven open kantoorruimtes niet alleen plannen op basis van het aantal werkplekken, maar ook op basis van akoestiek en gebruikssituaties.

Nuttige maatregelen tegen geluid in de open kantoorruimte zijn:

• akoestisch effectieve scheidingswanden en plafondpanelen
• Telefooncellen voor gesprekken en videogesprekken
• Focuszones voor geconcentreerd werken
• duidelijke regels voor telefoongesprekken en spontane vergaderingen
• aparte samenwerkingsruimtes voor teamwerk
• planten, tapijten en geluidsabsorberende meubels
• digitaal boeken van stille werkplekken

Vooral bij hybride werken helpt een werkplekreserveringssysteem om geschikte werkplekken gericht te kiezen. Medewerkers kunnen afhankelijk van de taak beslissen of ze een rustige focusplek, een teamwerkplek of een ruimte in de buurt van bepaalde collega's nodig hebben.

Waarom desk sharing in een open kantoorruimte zinvol is

Officemanagement is de laatste jaren een steeds belangrijker onderwerp geworden in alle sectoren. Ongeacht of men in een open kantoorruimte of in kleinere kantoren werkt die desk sharing-oplossingen aanbieden: het juiste officemanagementsysteem is essentieel om een soepele workflow te garanderen.

Maar waarom kiezen veel bedrijven die in open kantoorruimtes gevestigd zijn steeds vaker voor desk sharing of hot desking? Hier vind je vijf redenen waarom desk sharing het werken in een open kantoorruimte vergemakkelijkt:

1. Lagere huur- en infrastructuurkosten: Minder kantoorruimte en inrichting nodig.

2. Ondersteuning voor flexibele werkmodellen: Ideaal voor mobiele en thuiswerkers.

3. Maximale bezetting van de werkplekken: Minimaliseren van ongebruikte bureaus.

4. Meer interactie tussen teams: Versterking van de afdelingsoverstijgende samenwerking.

5. Diverse werkplekken: Aanpassing aan verschillende werkbehoeften.

Als we deze argumenten samenvoegen als leidraad voor het werken in een open kantoorruimte, wordt duidelijk waarom desk sharing een belangrijk onderdeel is van moderne werkomgevingen. 

Hoe Flexopus open kantoorruimtes beter organiseert

Een open kantoorruimte functioneert bijzonder goed wanneer medewerkers snel kunnen zien welke werkplekken, ruimtes en zones beschikbaar zijn. Precies hierin biedt Flexopus ondersteuning met digitale werkplekreservering, ruimteboeking en interactieve plattegronden.

Bedrijven kunnen verschillende zones in de open kantoorruimte inrichten, bijvoorbeeld focuszones, teamzones, telefoonruimtes of stille werkplekken. Medewerkers boeken de plek die bij hun taak past en zien tegelijkertijd waar collega's zitten.

Dit vermindert de zoektijd, voorkomt overbezetting en verbetert het gebruik van de kantoorruimte. Vooral in hybride werkmodellen helpt Flexopus om open kantoorruimtes planbaarder, transparanter en aangenamer te maken.

Een kleine greep uit de mogelijkheden? Hier zijn drie handige Flexopus-functies die het werken in een open kantoorruimte voor iedereen, van manager tot junior, kinderspel maken!

Vergaderruimteboeking

Afhankelijk van de inrichting en indeling van je open kantoorruimte kan het een obstakel worden om vergaderruimtes te boeken, aangezien in een open kantoorruimte vaak het overzicht ontbreekt. Met de Vergaderruimteboekingssysteem van Flexopus behoort dit probleem tot het verleden – ruimte boeken was nog nooit zo eenvoudig!

Parkeerplaats boeken

Alle collega's zijn al onderweg naar kantoor en jij staat nog in de file? Geen probleem! Met het Parkeerplaats Management Systeem van Flexopus verzeker je jezelf alvast van je persoonlijke plek voor de auto, brommer of fiets. Easy!

Live plattegrond

Waar vind ik ook alweer mijn contactpersoon voor het aankomende project? En hoe lang was die telefooncel ook alweer geboekt die ik straks nodig heb?

Eén blik op de Flexopus Live plattegrond volstaat en je weet binnen een minuut hoe het zit. Handig, toch?

Deze en nog veel meer functies, zoals de Check-in functie op de werkplek, de SSO-integratie en de Microsoft Teams-app van Flexopus garanderen een overzichtelijke en eenvoudig te gebruiken tool voor jouw shared desk concept in het open kantoor.

Open kantoor inrichten

Een goed open kantoor ontstaat niet door zoveel mogelijk bureaus op één oppervlak, maar door een doordachte ruimtelijke structuur. Medewerkers hebben verschillende ruimtes nodig voor verschillende taken: open ruimtes voor samenwerking, rustige zones voor geconcentreerd werk, vergaderruimtes voor meetings en plekken om je terug te trekken voor vertrouwelijke gesprekken.

Belangrijke punten bij het inrichten van een open kantoor zijn:

• voldoende afstand tussen werkplekken
• goede akoestische planning
• ergonomisch meubilair
• natuurlijke lichtbronnen
• flexibele werkplekken
• duidelijke bewegwijzering
• telefoonboxen en vergaderruimtes
• boekingssystemen voor werkplekken en ruimtes
• stiltezones voor geconcentreerd werken

Samenvatting 

Werken in een open kantoorruimte kan een ware evenwichtsoefening zijn. Enerzijds bevordert het de samenwerking, vergemakkelijkt het de uitwisseling van ideeën en kan het de productiviteit en creativiteit verhogen. Je hebt flexibele werkmogelijkheden en een uniforme bedrijfscultuur, die de interactie onderling en het plezier in het werk bevordert. Bovendien bespaart men aanzienlijke kosten op huur en inrichting.

Anderzijds kunnen het constante lawaai en de afleidingen in een open kantoorruimte ook een probleem worden, wat de productiviteit kan verlagen en de stress kan verhogen. Privacy is vaak schaars, wat vooral belastend kan zijn voor introverte of neurodivergente medewerkers. 

Desk sharing verlaagt de kosten, ondersteunt flexibele en hybride werkmodellen, zorgt voor maximale bezetting van de werkplekken en wordt met tools zoals Flexopus aanzienlijk eenvoudiger en efficiënter.