Kantoortuin: voor- en nadelen, regels & oplossingen

Kantoortuinen maken korte communicatielijnen, een flexibel gebruik van de ruimte en een snelle uitwisseling tussen teams mogelijk. Tegelijkertijd kunnen lawaai, afleiding en een gebrek aan plekken om je terug te trekken de concentratie bemoeilijken. Of een kantoortuin geschikt is voor een bedrijf, hangt daarom sterk af van de inrichting, de werkzaamheden en de behoeften van de medewerkers.

In dit artikel leest u welke voor- en nadelen kantoortuinen bieden, welke richtlijnen relevant zijn bij de planning en met welke maatregelen typische problemen kunnen worden verminderd.

Wat is een kantoortuin?

Een kantoortuin is een grote, aaneengesloten kantoorruimte waarin talloze werkplekken zijn ondergebracht zonder volledige ruimtelijke scheiding. Kenmerkend zijn open zichtlijnen en gedeelde werkgebieden.

Volgens de Technische Regel voor Werkplekken ASR A1.2 worden kantoor- of beeldschermwerkplekken op een aaneengesloten vloeroppervlak van minimaal 400 m² beschouwd als een kantoortuin. De regel noemt echter geen vast minimumaantal medewerkers. Voor de planning wordt uitgegaan van ongeveer 12 tot 15 m² per werkplek vanwege de grotere behoefte aan verkeersruimte en mogelijke akoestische en visuele verstoringen.

Moderne kantoortuinen bestaan echter niet noodzakelijkerwijs uit lange rijen identieke bureaus. Door middel van stiltezones, vergaderruimtes, belcellen en verschillende werkzones kunnen open ruimtes tegenwoordig veel gevarieerder worden ingericht.

Kantoortuin of open-office: wat is het verschil?

De termen kantoortuin en open-office worden vaak als synoniemen gebruikt, maar beschrijven niet altijd hetzelfde kantoorconcept.

Een klassieke kantoortuin duidt in de eerste plaats op een grote, aaneengesloten kantoorruimte met talloze werkplekken. Een modern open-officeconcept gaat meestal een stap verder: de open ruimte wordt bewust onderverdeeld in verschillende functionele zones.

Hierbij kan het bijvoorbeeld gaan om focuszones, teamwerkplekken, vergaderruimtes, belcellen en informele ontmoetingsplekken.

Terwijl bij een kantoortuin vaak de grootte en de open structuur van de ruimte centraal staan, richt een modern open-officeconcept zich sterker op het faciliteren van verschillende werkactiviteiten binnen één kantoorruimte.

Hoe een dergelijk concept kan worden gepland en ingedeeld, leggen we uitgebreid uit in onze gids over het open-office.

Kantoortuin: voor- en nadelen

Nu we de terminologie hebben opgehelderd, rijst de vraag welke voor- en nadelen werken in een kantoortuin eigenlijk met zich meebrengt. Je kunt het beste bij jezelf beginnen en nagaan aan welke eisen de werksfeer voor jou moet voldoen wanneer je aan een nieuwe baan begint. 

Hoe groot moet het bedrijf zijn waar je van plan bent te gaan werken? Welke hybride werkmodellen worden daar aangeboden en welke mogelijkheden heb je om zelf te bepalen of je in het thuiswerken kunt werken of dat er een aanwezigheidsplicht op kantoor geldt? 

Het kan zinvol zijn om hier vooraf over na te denken, zodat het besluitvormingsproces rondom kantoortuinen eenvoudiger wordt. Mocht je nog meer hulp nodig hebben bij je beslissing, laat het gerust weten!

‍

Voordelen van een kantoortuin

Bevordering van de samenwerking

• Vergemakkelijkt samenwerking en het uitwisselen van ideeën
• Leidt tot innovatieve oplossingen en sterker teamwerk
• Verhoging van productiviteit en creativiteit
• Noodzakelijk voor agile projectontwikkeling

Flexibele werkinrichting

• Ondersteunt dynamisch ruimtegebruik met flexplekken en gemeenschappelijke ruimtes
• Hybride teams kiezen werkplekken op basis van hun behoeften
• Vergroting van de samenwerkingservaring en productiviteit door zelfstandigheid en afwisseling

Uniforme bedrijfscultuur

• Bevordert gelijkheid en openheid door fysieke barrières weg te nemen
• Vergemakkelijkt interacties ongeacht de functie
• Ondersteuning en kennisdeling onderling
• Vergroten van werkplezier en betrokkenheid

Kostenbesparing

• Verlaging van kantoorkosten (huur, stroom, meubilair, etc.)
• Efficiënt gebruik van minder vierkante meters voor meer medewerkers

Nadelen van een kantoortuin

Geluidsoverlast en afleiding

• Geen muren die geluid dempen
• Telefoongesprekken en gesprekken leiden af
• Lagere productiviteit
• Verhoogde stress in het team

Beperkte privacy

• Nauwelijks privacy door open indeling
• Moeilijker concentreren of discretie bewaren
• Onbehagen door zichtbaar werk, met negatieve gevolgen voor de prestaties

Gezondheidsrisico's

• Kiemen verspreiden zich makkelijker
• Hoger ziekteverzuim door ziekte en stress
• Hygiënemaatregelen worden extra belangrijk

Individuele behoeften

• Bevordert samenwerking, maar is niet voor iedereen geschikt
• Introverte of neurodivergente medewerkers hebben vaak rust nodig
• Noodzaak van een balans tussen verschillende ruimtetypes

Welke richtlijnen gelden er voor kantoortuinen?

Bij het plannen van een kantoortuin moet er voldoende ruimte zijn voor werkplekken, bewegingsruimte en looproutes. Volgens de ASR A1.2 moet er voor kantoortuinen, vanwege de grotere behoefte aan verkeersruimte en mogelijke akoestische en visuele afleiding, rekening worden gehouden met ongeveer 12 tot 15 vierkante meter per werkplek.

Het gaat echter niet alleen om het pure oppervlak. Ook voldoende brede looproutes, ergonomische werkplekken, verlichting, akoestiek en geschikte plekken om je terug te trekken spelen een belangrijke rol.

Bedrijven moeten de concrete eisen altijd toetsen aan de specifieke werkplekken, werkzaamheden en ruimtelijke omstandigheden.

Welke regels helpen in een kantoortuin?

Naast de inrichting van de ruimte kunnen duidelijke gezamenlijke afspraken helpen om overlast in een kantoortuin te verminderen.

Tot de belangrijkste regels behoren:

• langere telefoongesprekken verplaatsen naar daarvoor bestemde ruimtes,
• koptelefoons of andere zichtbare signalen voor geconcentreerd werken respecteren,
• spontane vergaderingen niet direct bij de werkplekken houden,
• vertrouwelijke gesprekken in afgesloten ruimtes voeren,
• gezamenlijk gebruikte werkplekken schoon achterlaten,
• verschillende werkzones gebruiken volgens hun beoogde doel.

Het is cruciaal dat de regels voor alle medewerkers begrijpelijk zijn en in de dagelijkse praktijk ook echt worden nageleefd.

Lawaai in de kantoortuin verminderen

Lawaai is een van de grootste nadelen van een kantoortuin. Gesprekken, telefoontjes, toetsenborden, vergaderingen en loopverkeer kunnen de concentratie verstoren en het stressniveau verhogen. Daarom moeten bedrijven open kantoorruimtes niet alleen plannen op basis van het aantal werkplekken, maar ook op basis van akoestiek en gebruikssituaties.

Effectieve maatregelen tegen geluidsoverlast in een kantoortuin zijn:

• akoestische scheidingswanden en plafondelementen
• belcellen voor telefoongesprekken en videocalls
• focuszones voor geconcentreerd werken
• duidelijke afspraken over telefoongesprekken en spontane overleggen
• aparte samenwerkingsruimtes voor teamwerk
• planten, tapijten en geluidsabsorberend meubilair
• digitaal reserveren van rustige werkplekken

Vooral bij hybride werken helpt het reserveren van een werkplek om gericht de juiste werkruimte te kiezen. Medewerkers kunnen afhankelijk van hun taak bepalen of ze een rustige focusplek, een teamwerkplek of een plek in de buurt van specifieke collega's nodig hebben.

Waarom desksharing in een kantoortuin zinvol is

Office management is de afgelopen jaren in alle sectoren een steeds belangrijker thema geworden. Of je nu in een kantoortuin werkt of in kleinere kantoren die desksharing aanbieden: het juiste office management-systeem is essentieel om een soepel verloop van de werkzaamheden te garanderen.

Maar waarom kiezen veel bedrijven in kantoortuinen steeds vaker voor Desk sharing of hot desking? Hier zijn vijf redenen waarom desk sharing het werken in een kantoortuin makkelijker maakt:

1. Lagere huur- en infrastructuurkosten: Minder kantoorruimte en inrichting nodig.

2. Ondersteuning voor flexibele werkmodellen: Ideaal voor mobiele medewerkers en thuiswerkers.

3. Maximale bezettingsgraad van werkplekken: Minimalisering van ongebruikte bureaus.

4. Meer interactie tussen teams: Versterking van de samenwerking tussen afdelingen.

5. Diverse werkplekken: Aanpassing aan verschillende werkbehoeften.

Als je deze argumenten als hulpmiddel voor het werken in een kantoortuin samenvoegt, is het duidelijk waarom desk sharing een essentieel onderdeel is van de moderne werkomgeving. 

Hoe Flexopus het gebruik van grote kantoorruimtes ondersteunt

Een kantoortuin werkt het best wanneer medewerkers snel kunnen zien welke werkplekken, ruimtes en zones beschikbaar zijn. Precies hierbij helpt Flexopus met digitale werkplekreserveringen, zaalboekingen en interactieve plattegronden.

Bedrijven kunnen verschillende zones in de kantoortuin in kaart brengen, zoals focuszones, teamzones, belcellen of rustige werkplekken. Medewerkers boeken de plek die bij hun taak past en zien tegelijkertijd waar hun collega's zitten.

Dit vermindert de zoektijd, voorkomt overbezetting en verbetert het gebruik van de kantoorruimte. Vooral in hybride werkmodellen helpt Flexopus om open kantoorruimtes planbaarder, transparanter en prettiger te maken.

Benieuwd naar een voorproefje? Hier zijn drie handige Flexopus-functies die het werken in een kantoortuin voor iedereen, van de baas tot de junior, een fluitje van een cent maken!

Vergaderruimte boeken

Afhankelijk van de inrichting en indeling van je open kantoor kan het boeken van vergaderruimtes een uitdaging zijn, omdat het overzicht in een kantoortuin vaak ontbreekt. Met het vergaderruimteboekingssysteem van Flexopus behoort dit probleem tot het verleden – ruimtes boeken was nog nooit zo makkelijk!

Parkeerplaats boeken

Al je collega's zijn al onderweg naar kantoor en jij staat nog in de file? Geen probleem! Met het parkeermanagementsysteem van Flexopus reserveer je vooraf je eigen plek voor je auto, scooter of fiets. Zo geregeld!

Live plattegrond

Waar zit mijn contactpersoon voor het komende project ook alweer? En hoe lang was die belcel die ik straks nodig heb eigenlijk gereserveerd?

Eén blik op de live plattegrond van Flexopus is genoeg en je weet binnen een minuut waar je aan toe bent. Handig, toch?

Deze en nog veel meer functies, zoals de incheckfunctie op de werkplek, de SSO-integratie en de Microsoft Teams-app van Flexopus, zorgen voor een overzichtelijke en gebruiksvriendelijke tool voor je shared desk-concept in een open kantooromgeving.

Conclusie: een kantoortuin is meer dan alleen een open ruimte

Werken in een kantoortuin kan een hele evenwichtsoefening zijn. Aan de ene kant bevordert het de samenwerking, vergemakkelijkt het de uitwisseling van ideeën en kan het de productiviteit en creativiteit verhogen. Je hebt flexibele werkmogelijkheden en een eenduidige bedrijfscultuur, die de onderlinge interactie en het werkplezier stimuleert. Bovendien bespaar je aanzienlijk op huur- en inrichtingskosten.

Aan de andere kant kunnen het constante lawaai en de afleidingen in een kantoortuin ook een probleem vormen, wat de productiviteit kan verlagen en stress kan verhogen. Privacy is vaak ver te zoeken, wat vooral voor introverte of neurodivergente medewerkers belastend kan zijn. 

Desk sharing verlaagt de kosten, ondersteunt flexibele en hybride werkmodellen, zorgt voor een maximale bezettingsgraad van de werkplekken en wordt met tools zoals Flexopus aanzienlijk eenvoudiger en efficiënter.