Workplace Zones: 7 ruimtes die elk kantoor moet hebben

Workplace Zones zijn duidelijk afgebakende ruimtes op kantoor die elk zijn ingericht voor een specifiek type werk. In plaats van aan elke persoon een vaste werkplek toe te wijzen, biedt het kantoor passende ruimtes voor verschillende taken: concentreren, afstemmen, bellen, ontspannen.

Wat zijn Workplace Zones?

Het idee achter Workplace Zones komt voort uit het Activity Based Working. Elke werktaak stelt andere eisen aan rust, techniek en nabijheid tot het team. Wie een concept schrijft, heeft iets anders nodig dan iemand die drie uur lang een workshop modereert.

Voor de planning helpt een simpel beeld: elke zone is een groep werkplekken. Dat betekent dat meerdere plekken dezelfde uitrusting, dezelfde regels en een vaste capaciteit delen. De som van alle zones vormt de totale capaciteit van het kantoor.

Goed geplande Workplace Zones bieden drie voordelen:

• Meer efficiëntie: De ruimte past bij het daadwerkelijke werk, niet bij het organigram.
• Minder verstoringen: Luidruchtige en stille activiteiten zitten elkaar niet meer in de weg.
• Betere bezettingsgraad: Ruimtes die niemand gebruikt, vallen sneller op.

Workplace Zones en desksharing vullen elkaar hierbij aan. Desksharing regelt wie wanneer welke plek gebruikt. De zones bepalen welk type plek er überhaupt beschikbaar is. Pas samen ontstaat een kantoor waarin medewerkers afhankelijk van hun taak van plek wisselen, in plaats van de hele dag aan hetzelfde bureau te blijven zitten.

De volgende zeven Workplace Zones dekken de dagelijkse werkzaamheden van de meeste hybride teams af.

Focuszone: ruimte voor geconcentreerd werken

De focuszone is bedoeld voor taken die ongestoorde concentratie vereisen: teksten, analyses, code, berekeningen. Rust is hier een regel en geen verzoek.

• Locatie: uit de buurt van looproutes, de keuken en printers
• Faciliteiten: individuele werkplekken met privacyschermen, monitor, dockingstation en goede akoestiek
• Regels: niet bellen, niet praten op de werkplek, meldingen op stil
• Boekingsmethode: per dag of per dagdeel, zodat niemand een hele dag blokkeert voor twee uur geconcentreerd werk

Eén detail is doorslaggevend voor de acceptatie: de voorbereidingstijd. Als elke werkplek hetzelfde is ingericht, kost het opstarten in de ochtend slechts enkele seconden. Een asset management software ondersteunt het centrale beheer van gedeelde werkmiddelen. Laptop aansluiten, stoel instellen en aan de slag.

Zorg ervoor dat de focuszone geen vaste werkplek wordt voor individuen. Deze is bedoeld voor fasen waarin rust echt nodig is. Wie de halve dag in overleg zit, bezet hier een plek die anderen harder nodig hebben. Kleine zones met zes tot tien plekken blijven bovendien rustiger dan één grote ruimte.

Samenwerkingszone: ruimte voor teamwerk

In de samenwerkingszone mag het geluid maken. Dit is de plek voor teams die samen aan projecten of opdrachten werken en daarbij voortdurend overleggen.

• Projecttafels en statafels voor vier tot acht personen
• Whiteboards, prikborden en verrijdbare schermen
• Verrijdbaar meubilair dat kan worden aangepast aan de taak
• Boeking voor meerdere dagen achter elkaar, zodat materiaal kan blijven liggen

Plan de capaciteit hier in tafels in plaats van in individuele plekken. En houd afstand tot de focuszone: hoe zonering geluidsproblemen oplost, leest u in ons artikel over het open space kantoor.

Een combinatie van vaste projectplekken en vrij te gebruiken bureaus werkt uitstekend. Teams met lopende projecten krijgen voor de duur van het project een eigen plek. De overige bureaus zijn beschikbaar voor spontaan overleg en hoeven niet gereserveerd te worden. Zo blijft de zone flexibel zonder dat er constant geschoven hoeft te worden.

Vergaderruimtes: geschikt voor hybride werken in plaats van alleen groot

In hybride teams is er bij de meeste afspraken wel iemand op afstand aanwezig. Daarom is de techniek in de ruimte doorslaggevend, niet de grootte ervan.

• Veel kleine ruimtes: Ruimtes voor twee tot vier personen zijn vaker nodig dan een grote vergaderzaal.
• Uniforme techniek: Camera, microfoon en scherm werken in elke ruimte op dezelfde manier.
• Reserveren via de agenda: Eenzaalreserveringssysteem maakt het mogelijk om vergaderruimtes direct te reserveren bij het plannen van een afspraak.
• Vrijgave bij niet verschijnen: Ongebruikte ruimtes worden weer beschikbaar gesteld in het systeem.

Ook hier telt de voorbereidingstijd. Wie voor elke afspraak eerst naar kabels moet zoeken, verliest bij elke vergadering kostbare minuten.

Controleer bovendien of de grootte van de ruimte goed aansluit bij het aantal deelnemers. Zitten er regelmatig twee personen in een ruimte voor tien, dan is de capaciteit verkeerd verdeeld. In dat geval helpt het vaak om een grote ruimte op te splitsen in twee kleine.

Als er regelmatig klanten of zakenpartners op bezoek komen, vergemakkelijkt een bezoekersbeheersoftware bovendien de digitale aanmelding en registratie van externe gasten.

Bel- en callzone

Telefoongesprekken en videocalls behoren tot de grootste bronnen van afleiding op een open kantoor. Een aparte callzone beschermt de concentratiezones en ontlast de vergaderruimtes.

• Belcellen voor individuele gesprekken, kleine cabines voor twee personen
• Goede ventilatie, licht en een plank voor de laptop
• Korte tijdslots van 30 tot 60 minuten in plaats van bezetting voor uren
• Spontaan gebruik voor korte telefoontjes, boeken voor vaste afspraken

Verspreid de boxen over de ruimte in plaats van ze op één plek te bundelen. Hoe korter de afstand van de werkplek naar de dichtstbijzijnde box, hoe minder er aan het bureau wordt gebeld. Wie een hele dag vol calls heeft, kan beter thuiswerken of een kleine vergaderruimte gebruiken.

Sociale zone: koffiehoek, lounge, ontmoetingsplek

De sociale zone is de plek voor alles wat thuis ontbreekt: het toevallige gesprek, de snelle vraag, de gezamenlijke pauze.

• Centraal gelegen, zodat routes elkaar kruisen
• Mix van statafels, zithoeken en een grote tafel
• Akoestisch gescheiden van de focus- en callzone
• Zonder boeking te gebruiken

De sociale zone telt niet mee voor de werkplekcapaciteit. Het ontlast echter andere werkplekzones, omdat kort overleg niet langer aan het bureau plaatsvindt.

Onderschat de grootte niet. Op dagen met een hoge bezetting komen hier 's middags veel mensen tegelijk samen. Een te kleine keuken leidt ertoe dat er aan het bureau wordt gegeten en de interactie uitblijft waarvoor velen überhaupt naar kantoor komen. Voor gezamenlijke teamdagen of evenementen vergemakkelijkt catering & kantoordiensten de organisatie van catering en aanvullende diensten.

Terugtrek- en ontspanningszone

Na intensieve uren heeft het hoofd rust nodig. De terugtrekzone is de stille tegenhanger van de sociale zone.

• Rustruimte met comfortabel meubilair en gedimd licht
• Geen laptop, geen telefoongesprekken
• Korte afstanden, maar geen doorgangsruimte
• Zonder boeking, zodat de drempel laag blijft

Een duidelijke afbakening van de sociale zone is essentieel. In de keuken wordt gepraat, hier niet. Als beide activiteiten in dezelfde ruimte plaatsvinden, vervult deze geen van beide doelen. Zelfs een kleine ruimte met een deur volstaat, zolang de regels maar duidelijk zichtbaar zijn opgehangen.

Homezone: de thuisbasis van het team

De homezone is een vaste plek voor een team, waar de individuele werkplekken flexibel blijven. Het combineert desksharing met het gevoel een eigen plek op kantoor te hebben.

• Een groep werkplekken per team, duidelijk gemarkeerd op de plattegrond
• Lockers en een teambord in de buurt
• Capaciteit onder de teamgrootte, omdat zelden iedereen tegelijk aanwezig is
• Teamleden boeken met voorrang, vrije plekken zijn beschikbaar voor anderen

Op basis van onze ervaring bij Flexopus raden we aan om bij de introductie van Workplace Zones te beginnen met homezones. Zo behouden teams hun ankerpunt terwijl de overige zones op elkaar ingespeeld raken.

Plaats de homezones van teams die in de dagelijkse praktijk veel met elkaar samenwerken naast elkaar. Korte lijnen tussen verkoop en klantenservice of tussen product en ontwikkeling besparen elke dag tijd. Controleer de indeling zodra teams opnieuw worden georganiseerd.

Workplace Zones plannen: kantoorzones in 5 stappen

Goede Workplace Zones ontstaan op basis van data, niet op basis van de plattegrond. Deze vijf stappen leiden van de inventarisatie naar de definitieve zonering.

1. Taken en processen in kaart brengen. Welke activiteiten vinden hoe vaak plaats? Een korte enquête en twee weken observeren zijn meestal voldoende. Noteer ook terugkerende processen zoals dailies, klantgesprekken of de maandafsluiting.
2. Aanwezigheid meten. Analyseer boekings- of bezettingsgegevens over meerdere weken. De piekdagen zijn doorslaggevend, niet het gemiddelde.
3. Totale capaciteit berekenen. De berekening is eenvoudig: medewerkers × piekaanwezigheid × buffer. Hoe u de verhouding tussen plekken en medewerkers bepaalt, leest u in ons lexicon-artikel overdesksharing-ratio.
4. Capaciteit over de zones verdelen. Bepaal voor elke werkplekgroep het aantal plekken en de boekingsmethode: dag, dagdeel, tijdslot of zonder boeking.
5. Testen, meten, aanpassen. Begin met een pilotruimte. Controleer na enkele maanden de bezettingsgraad van elke zone en verplaats plekken naar waar ze nodig zijn.

Rekenvoorbeeld: Een bedrijf heeft 100 medewerkers. Op piekdagen is 60 procent op kantoor, de buffer bedraagt 10 procent. De totale capaciteit komt daarmee uit op 100 × 0,6 × 1,1 = 66 werkplekken. Deze 66 plekken worden vervolgens verdeeld over de focuszone, samenwerkingszone en homezones.

Vergaderruimtes, belcellen, de sociale zone en de stiltezone komen daar nog bij. Dit zijn middelen die naast de eigenlijke werkplek worden gebruikt en tellen daarom niet mee voor de 66 plekken. Hiervoor is een aparte analyse de moeite waard: hoeveel uur per dag is elke ruimte en elke belcel daadwerkelijk bezet?

Capaciteitsplanning is geen eenmalig project. Teams groeien, taken veranderen en daarmee ook de behoefte aan specifieke Workplace Zones. Meer over de implementatie leest u in de Flexopus Desk Sharing gids.

Veelgemaakte fouten bij het plannen van werkplekzones

• Te weinig belruimte: Als er geen telefooncellen zijn, verplaatsen gesprekken zich naar de focuszone of worden vergaderruimtes bezet gehouden.
• Zones zonder regels: Een focuszone zonder duidelijke stilteregels is niets meer dan een gewone kantoortuin.
• Eén boekingsmethode voor alles: Een telefooncel vereist andere tijdslots dan een projecttafel.
• Plannen zonder data: Wie de capaciteit schat in plaats van meet, creëert knelpunten op piekdagen.
• Geen bijsturing: Zones die na een half jaar nauwelijks worden gebruikt, moeten een andere bestemming krijgen.

Werkplekzones boekbaar maken met Flexopus

Werkplekzones werken alleen als iedereen kan zien wat er beschikbaar is. Flexopus maakt kantoorbronnen inzichtelijk en boekbaar in één applicatie.

• Bronnen boeken: Werkplekken en vergaderruimtes kunnen centraal worden gereserveerd. Een geïntegreerde parkeerbeheersoftware maakt het bovendien mogelijk om flexibel beschikbare bedrijfsparkeerplaatsen te boeken.
• Live-plattegrond: De plattegrond laat zien welke plekken vrij zijn en wie waar werkt.
• Analyses: Bezettinggegevens vormen de basis voor de planning en latere aanpassing van de zones.

Hiermee is de cirkel rond wat betreft de planning. De zones worden eenmalig ingericht, de boekingen verlopen in de dagelijkse praktijk via de software en de evaluatie laat na enkele maanden zien welke Workplace Zones goed worden benut en waar capaciteit ontbreekt of onbenut blijft.

Wilt u uw Workplace Zones digitaal in kaart brengen? Nu gratis testen!

Conclusie: Workplace Zones maken van het kantoor een instrument

Workplace Zones bieden voor elk type werk de juiste plek. Een focuszone, samenwerkingszone, vergaderruimtes, belzone, sociale zone, rustzone en homezone vormen samen een kantoor dat past bij hybride teams.

De weg daarnaartoe is overzichtelijk: taken in kaart brengen, aanwezigheid meten, capaciteit berekenen, verdelen en regelmatig bijsturen. Wie het boeken van zones eenvoudig houdt en de bezetting in de gaten houdt, verhoogt de efficiëntie van de ruimte en de tevredenheid binnen het team.

‍