Zones de travail : 7 espaces indispensables à tout bureau

Les zones de travail sont des espaces clairement délimités au sein du bureau, conçus chacun pour un type d'activité spécifique. Au lieu d'attribuer un poste fixe à chaque personne, le bureau propose des surfaces adaptées aux différentes tâches : se concentrer, collaborer, téléphoner, se détendre.

Que sont les zones de travail ?

Le concept des zones de travail repose sur le travail basé sur l'activité. Chaque tâche impose des exigences différentes en matière de calme, d'équipement et de proximité avec l'équipe. Rédiger un concept ne demande pas le même environnement que d'animer un atelier pendant trois heures.

Pour la planification, une image simple aide : chaque zone est un groupe de postes de travail. Cela signifie que plusieurs places partagent le même équipement, les mêmes règles et une capacité fixe. La somme de toutes les zones détermine la capacité totale du bureau.

Des zones de travail bien planifiées offrent trois avantages :

• Plus d'efficacité : L'espace correspond au travail réel, et non à l'organigramme.
• Moins de perturbations : Les activités bruyantes et silencieuses ne se gênent plus.
• Meilleure utilisation : Les surfaces inutilisées sont identifiées plus rapidement.

Les zones de travail et le partage de bureaux (desk sharing) se complètent. Le partage de bureaux définit qui utilise quelle place et quand. Les zones déterminent quels types de places sont disponibles. C'est cette combinaison qui crée un bureau où les collaborateurs changent d'endroit selon leurs tâches, au lieu de rester au même bureau toute la journée.

Les sept zones de travail suivantes couvrent le quotidien de la plupart des équipes hybrides.

Zone de concentration : espace dédié au travail concentré

La zone de concentration est destinée aux tâches exigeant une attention sans interruption : rédaction, analyses, code, calculs. Ici, le calme est une règle, pas une simple demande.

• Emplacement : à l'écart des zones de passage, de la cuisine et des imprimantes
• Équipement : Postes individuels avec séparateurs, écran, station d'accueil et bonne acoustique
• Règles : pas d'appels téléphoniques, pas de conversations au poste de travail, notifications en mode silencieux
• Méthode de réservation : à la journée ou à la demi-journée, afin d'éviter qu'un poste ne soit bloqué toute la journée pour deux heures de travail concentré

Un détail est déterminant pour l'acceptation : le temps de préparation. Si chaque poste de travail est configuré de la même manière, le temps d'installation le matin se réduit à quelques gestes simples. Un logiciel de gestion des actifs aide à la gestion centralisée des équipements partagés. Connectez votre ordinateur portable, réglez votre siège et commencez à travailler.

Veillez à ce que la zone de concentration ne devienne pas le poste de travail permanent de certaines personnes. Elle est destinée aux phases où le calme est réellement nécessaire. Ceux qui passent la moitié de la journée en réunions occupent ici une place dont d'autres ont un besoin plus urgent. De petites zones de six à dix places restent par ailleurs plus calmes qu'une grande zone.

Zone de collaboration : espace dédié au travail d'équipe

Dans la zone de collaboration, le bruit est autorisé. C'est l'espace réservé aux équipes qui travaillent ensemble sur des projets ou des missions et qui doivent se concerter en permanence.

• Tables de projet et tables hautes pour quatre à huit personnes
• Tableaux blancs, panneaux d'affichage et écrans mobiles
• Mobilier sur roulettes, modulable selon les besoins
• Réservation pour plusieurs jours consécutifs, afin de pouvoir laisser le matériel sur place

Planifiez la capacité ici en nombre de tables plutôt qu'en postes individuels. Et maintenez une distance avec la zone de concentration : notre article sur le bureau en espace ouvert.

Une combinaison d'espaces de projet fixes et de tables en libre accès a fait ses preuves. Les équipes ayant des projets en cours disposent de leur propre zone pour la durée du projet. Les tables restantes sont disponibles pour des échanges spontanés et ne nécessitent aucune réservation. La zone reste ainsi flexible, sans avoir besoin d'être constamment réorganisée.

Salles de réunion : privilégiez l'hybride à la taille

Dans les équipes hybrides, la plupart des réunions incluent des participants à distance. La technologie disponible dans la salle est donc bien plus déterminante que sa superficie.

• De nombreuses petites salles : Les espaces prévus pour deux à quatre personnes sont plus souvent sollicités que les grandes salles de conférence.
• Technologie standardisée : La caméra, le microphone et l'écran fonctionnent de la même manière dans chaque salle.
• Réservation via le calendrier : Un système de réservation de salles, permet de réserver des salles de réunion directement lors de la planification d'un rendez-vous.
• Libération automatique en cas d'absence : Les salles inutilisées sont remises à disposition dans le pool.

Ici aussi, le temps de préparation est crucial. Chercher des câbles avant chaque réunion fait perdre de précieuses minutes à chaque fois.

Vérifiez également si la taille des salles est adaptée au nombre de participants. Si deux personnes occupent régulièrement une salle prévue pour dix, la capacité est mal répartie. Dans ce cas, diviser une grande salle en deux espaces plus petits est souvent une solution efficace.

Si vous recevez régulièrement des clients ou des partenaires commerciaux, un logiciel de gestion des visiteurs facilite également l'accueil et l'enregistrement numérique des invités externes.

Zone de téléphonie et d'appels

Les appels téléphoniques et vidéo sont parmi les sources de distraction les plus fréquentes dans les bureaux ouverts. Une zone dédiée aux appels permet de préserver le calme dans les espaces de travail et de désengorger les salles de réunion.

• Cabines téléphoniques pour les appels individuels, petits espaces pour deux personnes
• Bonne ventilation, éclairage adapté et support pour ordinateur portable
• Des créneaux courts de 30 à 60 minutes plutôt qu'une occupation sur plusieurs heures
• Utilisation spontanée pour des appels rapides, réservation pour des rendez-vous fixes

Répartissez les cabines sur l'ensemble de la surface plutôt que de les regrouper au même endroit. Plus le trajet entre le poste de travail et la cabine la plus proche est court, moins les appels seront passés au bureau. Pour une journée entière de réunions, le télétravail ou une petite salle de réunion sont plus adaptés.

Zone sociale : coin café, salon, lieu de rencontre

La zone sociale est l'endroit idéal pour tout ce qui manque au télétravail : les conversations informelles, les questions rapides, les pauses partagées.

• Emplacement central pour favoriser les échanges
• Mélange de tables hautes, de coins salon et d'une grande table
• Isolation acoustique par rapport aux zones de concentration et d'appels
• Utilisable sans réservation

La zone sociale n'est pas comptabilisée dans la capacité des postes de travail. Elle soulage cependant les autres zones, car les échanges rapides ne se font plus au bureau.

Ne sous-estimez pas la taille nécessaire. Les jours de forte affluence, de nombreuses personnes s'y retrouvent en même temps pour le déjeuner. Une cuisine trop petite pousse les collaborateurs à manger à leur bureau, ce qui empêche les échanges pour lesquels beaucoup viennent au bureau. Pour les journées d'équipe ou les événements, cela facilite la restauration et les services de bureau l'organisation des repas et des services complémentaires.

Zone de retrait et de repos

Après des heures intenses, l'esprit a besoin d'une pause. La zone de retrait est le pendant calme de la zone sociale.

• Salle de repos avec des sièges confortables et une lumière tamisée
• Ni ordinateur portable, ni appels téléphoniques
• Accès facile, mais zone non passante
• Sans réservation, pour que l'accès reste simple

Une délimitation claire avec la zone sociale est essentielle. On discute dans la cuisine, pas ici. Si les deux activités ont lieu dans la même pièce, elle ne remplit aucun de ses objectifs. Une petite pièce avec une porte suffit, à condition que les règles soient clairement affichées.

Homezone : le foyer de l'équipe

La Homezone est un espace dédié à une équipe, où les places individuelles restent flexibles. Elle allie le partage de bureaux au sentiment d'avoir son propre espace au bureau.

• Un groupe de postes de travail par équipe, clairement identifié sur le plan
• Des casiers et un tableau d'équipe à proximité
• Une capacité inférieure à la taille de l'équipe, car tout le monde n'est que rarement présent en même temps
• Les membres de l'équipe réservent en priorité, les places libres sont ouvertes aux autres

D'après notre expérience chez Flexopus, nous recommandons de commencer par les « Homezones » lors de l'introduction des zones de travail (Workplace Zones). Les équipes conservent ainsi leur point d'ancrage pendant que les autres zones trouvent leur rythme.

Placez les « Homezones » des équipes qui collaborent étroitement au quotidien les unes à côté des autres. Réduire la distance entre le service commercial et le service client, ou entre le produit et le développement, permet de gagner du temps chaque jour. Vérifiez la répartition dès que les équipes sont restructurées.

Planifier les zones de travail : 5 étapes pour organiser vos espaces de bureau

De bonnes zones de travail reposent sur des données, pas sur le plan d'étage. Ces cinq étapes vous mènent de l'état des lieux à la sectorisation finale.

1. Identifier les tâches et les processus. Quelles activités sont effectuées et à quelle fréquence ? Un court sondage et deux semaines d'observation suffisent généralement. Notez également les processus récurrents tels que les réunions quotidiennes, les appels clients ou la clôture mensuelle.
2. Mesurer la présence. Analysez les données de réservation ou d'occupation sur plusieurs semaines. Ce sont les pics de fréquentation qui sont déterminants, pas la moyenne.
3. Calculer la capacité totale. Le calcul est simple : nombre d'employés × taux de présence maximal × marge de sécurité. Notre article de lexique explique comment définir le ratio entre le nombre de places et le nombre d'employés :taux de partage de bureaux.
4. Répartir la capacité entre les zones. Définissez pour chaque groupe de postes de travail le nombre de places et la méthode de réservation : à la journée, à la demi-journée, par créneau horaire ou sans réservation.
5. Tester, mesurer, ajuster. Commencez par une zone pilote. Après quelques mois, vérifiez le taux d'occupation de chaque zone et déplacez les postes là où ils font défaut.

Exemple de calcul : Une entreprise compte 100 employés. Les jours de forte affluence, 60 % sont au bureau, avec une marge de sécurité de 10 %. La capacité totale est donc de 100 × 0,6 × 1,1 = 66 postes de travail. Ces 66 places sont ensuite réparties entre la zone de concentration, la zone de collaboration et les « Homezones ».

Les salles de réunion, les cabines téléphoniques, la zone sociale et la zone de repli s'ajoutent à cela. Ce sont des ressources utilisées en complément du poste de travail proprement dit et ne sont donc pas comptabilisées dans les 66 places. Il est utile d'effectuer une analyse spécifique pour ces espaces : combien d'heures par jour chaque salle et chaque cabine est-elle réellement occupée ?

La planification de la capacité n'est pas un projet ponctuel. Les équipes évoluent, les tâches changent, et avec elles, les besoins en zones de travail spécifiques. Pour en savoir plus sur la mise en œuvre, consultez notre Guide du Desk Sharing Flexopus.

Erreurs courantes lors de la planification des zones de travail

• Espaces d'appel insuffisants : En l'absence de cabines téléphoniques, les appels se déplacent vers la zone de concentration ou occupent les salles de réunion.
• Zones sans règles : Une zone de concentration sans règle de silence explicite n'est qu'un open space de plus.
• Une méthode de réservation unique pour tout : Une cabine téléphonique nécessite des créneaux horaires différents de ceux d'une table de projet.
• Planification sans données : Estimer la capacité au lieu de la mesurer, c'est créer des goulots d'étranglement lors des pics d'affluence.
• Absence d'ajustement : Les zones peu utilisées après six mois devraient être réaffectées.

Rendre les zones de travail réservables avec Flexopus

Les zones de travail ne fonctionnent que si chacun peut voir ce qui est disponible. Flexopus rend les ressources de bureau visibles et réservables au sein d'une seule application.

• Réserver des ressources: Les postes de travail et les salles de réunion peuvent être réservés de manière centralisée. Un logiciel de gestion de parking intégré permet également la réservation flexible des places de parking d'entreprise disponibles.
• Plan interactif : Le plan d'étage indique les places libres et qui travaille à quel endroit.
• Analyses : Les données d'occupation constituent la base de la planification et de l'ajustement ultérieur des zones.

La boucle est ainsi bouclée avec la planification. Les zones sont configurées une fois, les réservations sont gérées au quotidien via le logiciel, et l'analyse montre après quelques mois quelles zones de travail sont bien utilisées et où la capacité fait défaut ou reste inutilisée.

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Conclusion : les zones de travail transforment le bureau en un outil performant

Les zones de travail offrent un espace adapté à chaque type d'activité. Zone de concentration, zone de collaboration, salles de réunion, zone d'appel, zone sociale, zone de retrait et zone dédiée aux équipes forment ensemble un bureau parfaitement adapté aux équipes hybrides.

La mise en œuvre est simple : identifier les tâches, mesurer la présence, calculer la capacité, répartir les espaces et ajuster régulièrement. En simplifiant la réservation des zones et en gardant un œil sur le taux d'occupation, vous augmentez l'efficacité de vos surfaces et la satisfaction de vos équipes.

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