Logiciel CAFM vs. Flexopus : aperçu des différences

Un logiciel CAFM permet de gérer les processus de facility management, de la gestion des surfaces à la maintenance, en passant par la gestion des contrats. Flexopus se concentre sur l'utilisation quotidienne des bureaux : les collaborateurs réservent leurs postes de travail, salles et places de parking, tandis que le facility management obtient des données d'occupation fiables. C'est pourquoi de nombreuses entreprises utilisent les deux systèmes en parallèle.

Toute personne à la recherche d'un logiciel de facility management rencontre rapidement le terme CAFM. Parallèlement, depuis la généralisation du travail hybride, les entreprises ont besoin d'une solution permettant aux collaborateurs de réserver eux-mêmes leurs postes de travail. Cet article explique les fonctionnalités d'un système CAFM, en quoi il se distingue de Flexopus et dans quels cas leur combinaison est pertinente.

Qu'est-ce qu'un logiciel CAFM ?

CAFM signifie Computer Aided Facility Management (gestion assistée par ordinateur). Il s'agit d'un logiciel qui aide le facility management et la gestion immobilière dans l'administration et l'exploitation des propriétés, des surfaces et des installations techniques. L'association allemande de facility management (gefma) définit les termes et les caractéristiques de performance dans la directive GEFMA 400, dont la version actuelle date de mars 2021.

Les modules typiques d'un système de gestion assistée par ordinateur sont :

• Gestion des surfaces pour les bâtiments, les étages et les pièces, souvent basée sur des données CAO ou BIM
• Gestion de la maintenance pour les entretiens, les contrôles et les inspections
• Gestion des installations et des inventaires
• Gestion des contrats et des baux
• Gestion du nettoyage, des déménagements et des systèmes de fermeture
• Contrôle énergétique et décompte des charges d'exploitation
• Helpdesk pour les signalements de pannes

Les principaux utilisateurs sont les facility managers, les services techniques et les prestataires externes. Le système CAFM sert ainsi de base de données centrale pour une propriété et accompagne les bâtiments tout au long de leur cycle de vie.

Qu'est-ce que Flexopus ?

Flexopus est une plateforme de gestion d'espaces de travail basée à Stuttgart, qui permet aux entreprises d'organiser l'utilisation de leurs bureaux. Les collaborateurs réservent des postes de travail, des salles de réunion, des places de parking et des équipements sur des plans interactifs, via une application, un navigateur ou directement dans Microsoft Teams , et gèrent leurs visiteurs externes grâce au logiciel de gestion des visiteurs. Le processus de réservation se fait en trois étapes : choisir la période, sélectionner l'emplacement, réserver le poste de travail.

De plus, le module de restauration et de services permet de commander des prestations de traiteur ainsi que d'autres services de bureau et de facility management directement pour les salles de réunion et les événements. Il est ainsi possible de demander de manière centralisée la restauration, le matériel technique, la configuration des sièges ou d'autres services, et de transmettre ces demandes aux prestataires concernés.

Le facility management peut visualiser, grâce à Smart Analytics, le taux d'occupation réel des bâtiments, des étages et des postes individuels. Flexopus fonctionne dans le cloud, est hébergé sur des serveurs dédiés en Allemagne et est certifié ISO 27001:2022 par le TÜV Rheinland.

Les principales différences entre un logiciel CAFM et Flexopus

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Gestion des postes de travail : là où les systèmes CAFM atteignent souvent leurs limites

De nombreux fournisseurs de CAFM ont élargi leur offre à la réservation d'espaces et à la gestion du lieu de travail. La gefma évalue désormais ce domaine lors de la certification selon la norme GEFMA 444 à l'aide de son propre catalogue de critères. Pourtant, trois points faibles apparaissent fréquemment dans le quotidien des bureaux hybrides.

1. L'interface est conçue pour des utilisateurs experts

Un système CAFM est pensé pour les facility managers qui l'utilisent au quotidien. Pour quelqu'un qui cherche rapidement un bureau le matin, il faut une réservation intuitive, sans formation préalable, et accessible là où il travaille déjà, comme dans Outlook ou Teams. Si cela fait défaut, les équipes se tournent vers des demandes informelles ou des listes personnelles, rendant les données du système incomplètes.

2. Les places réservées restent vides

Une réservation ne garantit pas que la place sera réellement utilisée. Sans check-in via QR code ou capteur, les bureaux réservés restent inoccupés, et les rapports indiquent un taux d'occupation supérieur à la réalité.

3. Le manque de coordination des équipes hybrides

Dans un bureau hybride, les collaborateurs veulent savoir quand leur équipe est sur place et où elle se trouve. La recherche de collègues, les favoris, les zones dédiées par département ou l'intégration des absences depuis le système RH font rarement partie du cœur d'un système CAFM.

Chez Flexopus, nous constatons souvent lors des projets de déploiement que la demande émane d'un service Facility Management travaillant déjà avec un système CAFM. Ils recherchent alors une solution de réservation que les employés peuvent utiliser sans formation, tout en fournissant des données fiables pour la planification des espaces.

Pourquoi les entreprises utilisent Flexopus en complément d'un système CAFM

En pratique, le système CAFM reste la référence pour les données de base, la maintenance et les contrats. Flexopus prend en charge la réservation et l'analyse de l'utilisation quotidienne, tout en aidant à organiser les services liés aux réunions et aux espaces de bureau. Pour cela, la plateforme propose les fonctionnalités suivantes :

• plans d'étage interactifs, modifiables via le Floorplanner
• intégré, réservation via application iOS et Android, navigateur, application Microsoft Teams ou via le complément Outlook
• synchronisation du calendrier avec Microsoft Exchange et Google Workspace, afin que la Gestion des salles avec Outlook se poursuit en parallèle
• Commandes de restauration et de services directement via Flexopus : les collaborateurs peuvent, par exemple, demander des prestations de restauration, du matériel technique, une configuration de salle ou d'autres services généraux pour leurs réunions et réservations, et les transmettre aux prestataires concernés
• Enregistrement par code QR ainsi que capteurs et appareils IoT pour mesurer l'occupation réelle
• taux d'occupation anonymisés par bâtiment, étage et poste de travail
• plus de 35 intégrations SIRH, qui importent automatiquement les absences
• Authentification unique (SSO) et provisionnement SCIM via Microsoft Entra ID
• une API REST pour l'échange de données avec d'autres systèmes
• Facturation par ressource plutôt que par utilisateur, ce qui, avec un taux de partage de bureaux supérieur à 1, impacte directement les coûts d'un logiciel de partage de bureaux

Voici un exemple issu de notre clientèle : une compagnie d'assurance comptant environ 800 employés répartis sur deux sites gérait déjà ses espaces, ses contrats de maintenance et ses plans de nettoyage via un système CAFM. En revanche, les bureaux étaient attribués via des listes par étage, avec les problèmes bien connus liés au partage de bureaux sur Excel. Depuis l'introduction de Flexopus, les collaborateurs réservent leurs places par équipe et s'enregistrent via un QR code. Après six mois, l'analyse a révélé qu'un étage était occupé en moyenne à moins de 40 %. L'entreprise a donc transformé cet espace en salles de projet et de réunion, et a mis à jour les données de surface dans le système CAFM en conséquence.

Quelle solution est la plus adaptée pour les entreprises ?

La décision dépend de la priorité de la mission. Un logiciel CAFM est le bon choix si

1. les installations techniques, les intervalles de maintenance et les obligations de contrôle doivent être documentés,
2. les contrats, les loyers et les charges d'exploitation doivent être gérés de manière centralisée,
3. plusieurs propriétés avec des données de base volumineuses doivent être gérées.

Flexopus est le complément idéal si

1. les collaborateurs doivent réserver eux-mêmes des postes de travail, des salles ou des places de parking,
2. le flex office est mis en place ou étendu,
3. des chiffres d'occupation fiables manquent pour prendre des décisions concernant les surfaces.
4. les services de restauration, de réunion et de facility management doivent pouvoir être demandés facilement par les collaborateurs et transmis à des prestataires internes ou externes.

Si des points des deux listes correspondent, la combinaison des deux systèmes est toute indiquée.

Conclusion : le logiciel CAFM et Flexopus remplissent des missions différentes

Un logiciel CAFM est le système spécialisé du facility management pour les bâtiments, les installations et les contrats. Flexopus organise l'utilisation quotidienne du bureau par les collaborateurs et fournit les données d'occupation qui manquent souvent pour prendre des décisions sur les surfaces. Les entreprises qui mettent en œuvre le travail hybride de manière durable sont donc bien positionnées avec les deux systèmes et des responsabilités clairement réparties.