Catering & Facility Services - Gérer les prestataires avec Flexopus

Les espaces de travail et les bureaux ne sont efficaces que si tous les processus fonctionnent de manière optimale et que chaque collaborateur peut se consacrer pleinement à ses activités. Si les bureaux modernes regorgent de talents polyvalents, le recours à des prestataires externes reste indispensable pour certaines missions. 

Qu'il s'agisse de restauration, de services informatiques ou de nettoyage : dans de nombreux domaines, faire appel à un soutien externe est une décision judicieuse. Avec Flexopus il est possible de numériser, de gérer et d'intégrer facilement les prestataires et fournisseurs tiers dans la gestion de votre espace de travail.
Vous gardez ainsi une vue d'ensemble constante sur tous les prestataires présents et à venir, et pouvez superviser et gérer l'intégralité du processus, de l'invitation à la finalisation, grâce à Flexopus.

Restauration et services généraux avec Flexopus

Avec Flexopus Catering & Services les prestataires peuvent être enregistrés, répertoriés et mandatés de manière simple et dématérialisée. Tout type de fournisseur tiers peut être directement intégré à la planification, sans jamais quitter l'environnement de travail habituel de Flexopus. 

En combinaison avec le système de réservation de salles il est possible de planifier des réunions entières de A à Z : du service traiteur en début de séance au nettoyage après l'événement, Flexopus vous permet de garder le contrôle. 

Déroulement d'une réservation de restauration ou de services

Le processus de réservation d'une prestation de restauration ou de service s'effectue au sein de l'interface habituelle de l'application Flexopus. Comme pour les postes de travail ou les salles de réunion, la tuile de réservation est accessible directement depuis la page d'accueil. 

Dans l'aperçu des réservations au niveau utilisateur, les prestations de restauration et de services apparaissent aux côtés de toutes les réservations à venir. De plus, toutes les données peuvent être consultées et gérées à tout moment via l'espace administrateur.

Le processus se déroule en quelques étapes simples, bien qu'il existe plusieurs manières d'enregistrer une réservation :

Réservation individuelle de restauration et de services

1. Sélection de « Catering & Services »
2. Saisie des détails (titre, date, lieu, prestataire et remarques)
3. (Optionnel) Sélection de l'emplacement
4. Enregistrer

Le prestataire sélectionné reçoit la commande directement par e-mail. Tous les détails (titre, date, lieu, remarques) y sont consignés. 

Ajout de prestations de restauration et de services via la réservation de salle

La condition préalable est l'activation de l'option de gestion d'événements. La réservation de salle classique est alors étendue et transformée en création d'événement, permettant une planification plus détaillée des réunions et des rendez-vous. Il est ainsi possible d'ajouter une commande de restauration ou de service aux événements :

1. Sélection « Nouvel événement »
2. Saisir les détails (nom, date, heure, lieu)
3. Sélection « Ajouter une demande de service »
4. Saisir les détails (lieu, prestataire, remarques)
5. Enregistrer

Une fois enregistré, l'événement créé est sauvegardé avec la demande de restauration et de service, puis consigné dans le récapitulatif des réservations. Le prestataire est informé par e-mail et reçoit ainsi tous les détails nécessaires concernant la commande.

Réserver des services de restauration et autres prestations directement dans Outlook

Grâce au complément Outlook Flexopus, les collaborateurs peuvent demander des prestations supplémentaires, telles que la restauration ou des services externes, lors de la réservation d'une salle. La réservation s'effectue en même temps que la sélection de la date et de la salle, ce qui permet de centraliser toutes les exigences pertinentes dans Outlook. Cela facilite la préparation des réunions, réduit les échanges internes et permet de coordonner toutes les ressources nécessaires en temps utile.

Enregistrer les prestataires pour la restauration et les services

Chaque prestataire doit être enregistré au préalable dans l'espace administrateur. Cela permet aux administrateurs de garder une vue d'ensemble sur tous les prestataires enregistrés et de les gérer efficacement.

Outre les détails concernant le prestataire, il est également possible de gérer les bâtiments associés et les articles proposés. Ainsi, les utilisateurs ne voient que ce qui est réellement disponible, ce qui permet d'éviter les erreurs de réservation.

Il existe également un aperçu de toutes les commandes actives, consultable de manière rétroactive. Cela permet de vérifier qui était présent dans le bâtiment à une date donnée, en cas de nécessité de contact ultérieur.

Fonctionnalités des prestataires de services

Le module Restauration & Services ajoute une nouvelle tuile à l'application Flexopus habituelle. L'activation de ce module permet d'accéder à une multitude de fonctionnalités utiles :

Prestataires de services et traiteurs

Gérez les prestataires de services qui interviennent dans votre bâtiment. Il peut s'agir, par exemple, d'un service de restauration externe fournissant des repas pour les réunions, d'un service de conciergerie effectuant des contrôles réguliers ou d'un service informatique gérant les questions liées à l'IT.

Gérer les services proposés

Dans l'espace administrateur, vous pouvez gérer les prestataires et leurs articles. Il est possible d'y configurer pratiquement tout ce que vous souhaitez : des boissons et du matériel de location aux services de nettoyage, de disposition des sièges ou d'élimination des déchets.

Gérer les commandes

En tant qu'administrateur, la gestion des services de restauration et des services généraux est simple et intuitive. L'onglet « Prestataires de services » permet d'afficher toutes les commandes en temps réel et de les ajuster de manière flexible.

Approuver les commandes

Définissez les titulaires de rôles et leurs droits d'accès aux prestataires externes. Vous pouvez ainsi déterminer quels tiers nécessitent une validation et garder un œil sur vos dépenses grâce à la fonctionnalité de centre de coûts.

Limiter les commandes

Définissez vous-même les conditions cadres pour les commandes de services de restauration et de services généraux. Vous gardez le contrôle total sur les quantités commandables, les délais de commande et la flexibilité des modifications de dernière minute.

Vous avez le contrôle total sur les fonctionnalités, l'utilisation et les restrictions liées à vos prestataires de services, ce qui vous permet de définir personnellement le cadre dans lequel ces tiers peuvent être sollicités et réservés.

Cas d'utilisation pour les services de restauration et de gestion des installations

Les cas d'utilisation pour les services de restauration et de gestion des installations sont variés, allant d'une simple commande à des ordres de travail complexes, et peuvent prendre toutes les formes et tous les niveaux de complexité.

Cas 1

Il peut arriver qu'un collaborateur commette une erreur et que le lave-vaisselle de la cuisine de l'entreprise tombe en panne. Pour éviter les échanges interminables, vous avez préalablement enregistré une entreprise de plomberie et de maintenance dans l'espace administrateur. Afin de garder une vue d'ensemble sur les coûts, chaque nouvelle commande nécessite d'abord l'approbation du responsable des locaux.

La personne concernée gère donc la commande de manière autonome, veille à ce que les responsables soient présents le jour de la prestation et traite l'ensemble de la charge de travail elle-même. Pour l'administrateur, la tâche se limite finalement à valider la commande et à l'affecter au centre de coûts correspondant.

Cas 2

Une réunion importante est prévue. Un nouveau partenaire contractuel vient en personne avec plusieurs représentants. La visite doit se dérouler sans accroc et dans les meilleures conditions possibles. Via le système de réservation de salles vous créez une nouvelle réservation en tant qu'administrateur.

Vous ajoutez tous les collaborateurs nécessaires et souhaitez également commander une petite prestation de restauration. En raison du nombre élevé de personnes, vous avez besoin d'une nouvelle configuration pour la disposition des sièges dans les salles de réunion. La réunion doit commencer à 9 heures.

Vous ajoutez deux réservations de services à la réservation de la salle. L'une pour la restauration avec 10 bretzels à 8h45. La disposition des sièges doit être effectuée la veille au soir. Vous ajustez l'heure de cette commande en conséquence et programmez l'intervention de l'entreprise à 17h30 la veille.

En un clic, vous effectuez simultanément la réservation de la salle, informez tous les collaborateurs participants et mandatez les deux prestataires de services au même moment. La réunion est ainsi préparée et entièrement enregistrée dans Flexopus. Vous gardez le contrôle à tout moment.

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Avantages des services de restauration et de gestion des installations

L'intégration des services de restauration et de gestion des installations dans votre système de gestion de l'espace de travail offre de nombreux avantages. Flexopus permet d'utiliser cette fonctionnalité de manière fluide et de l'intégrer intuitivement dans votre quotidien professionnel :

• Intégration de l'application :

Les réservations peuvent également être effectuées et gérées via l'espace utilisateur sur l'application Flexopus pour Android et iOS.

• Suivi des coûts :

Grâce aux limites de commande et aux affectations aux centres de coûts, vous gardez un œil sur toutes les dépenses, même lorsque plusieurs personnes effectuent des réservations.

• Convivialité :

Le processus de réservation est identique aux procédures existantes. Ainsi, la fonctionnalité peut être utilisée immédiatement par tous.

• Multifonctionnel :

Il existe plusieurs façons d'effectuer des réservations et tous les services requis peuvent être définis selon vos besoins.

• Gestion des prestataires :

La vue en liste de tous les prestataires de services permet un accès simple et une vue d'ensemble claire.

• Affectation aux bâtiments :

Les prestataires peuvent être affectés à différents bâtiments. Ainsi, les réservations ne sont possibles que là où elles sont prévues.

• Catégories :

Les produits commandables peuvent être répartis en catégories afin de rendre le processus de commande aussi simple et efficace que possible.

• Conforme au RGPD :

Comme pour tous les produits et services Flexopus, les données sont traitées strictement selon le RGPD et la norme ISO27001 en Allemagne.

Conclusion

Avec Flexopus, les entreprises ont la possibilité de gérer leurs services de restauration et de facility management de manière simple et efficace, sans jamais perdre le contrôle. L'intégration de ces services dans le système de gestion de l'espace de travail permet une planification et une organisation fluides des prestataires externes, que ce soit pour des réunions, des événements ou des tâches quotidiennes. Grâce à une interface conviviale, une grande flexibilité d'adaptation et une transparence totale sur les commandes et les coûts, la charge administrative reste minimale tout en garantissant la qualité des prestations. Flexopus contribue ainsi non seulement au bon déroulement du quotidien au bureau, mais veille également à ce que chaque détail, de la réservation à la facturation, soit traité de manière professionnelle et selon les normes de qualité les plus élevées.