Services de restauration et d'installations - Gestion des fournisseurs de services avec Flexopus

Les lieux de travail et les bureaux ne fonctionnent que si tous les processus fonctionnent de manière optimale et si tous les employés peuvent effectuer leurs tâches de manière ciblée. Les bureaux modernes regorgent de personnes talentueuses et diversifiées, mais l'implication de prestataires tiers reste essentielle pour certains emplois.

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Qu'il s'agisse de restauration, de prestataires de services informatiques ou de services de nettoyage : dans de nombreux domaines, faire appel à une assistance externe est la bonne décision. Avec Flexopus, les prestataires de services et les fournisseurs tiers peuvent être facilement numérisés, gérés et inclus dans la gestion de l'espace de travail.

De cette façon, vous avez toujours une vue d'ensemble de tous les prestataires de services actuels et futurs et pouvez compléter l'ensemble du processus, de l'invitation à la fin avec Flexopus afficher et gérer.

Services de restauration et d'installations avec Flexopus

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Avec Flexopus Restauration et services Les prestataires de services peuvent être enregistrés, enregistrés et mandatés sans papier et facilement. Ici, tout fournisseur tiers imaginable peut être inclus directement dans la planification sans quitter l'environnement de travail habituel de Flexopus.

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En combinaison avec le système de réservation de salles, des réunions complètes peuvent être planifiées du début à la fin : de la restauration initiale au service de nettoyage par la suite, avec Flexopus, vous gardez le contrôle.

Processus de réservation de services ou de restauration

Une réservation de restauration ou de service est effectuée dans l'environnement familier de l'application Flexopus. Ici, la vignette de réservation est accessible directement depuis la page d'accueil, comme pour les postes de travail ou les salles de réunion.

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Dans l'aperçu des réservations au niveau de l'utilisateur, les réservations de restauration et de services apparaissent avec toutes les réservations futures. De plus, toutes les données peuvent toujours être consultées et gérées via la zone d'administration.

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Le processus proprement dit se déroule en étapes simples, mais il existe plusieurs options pour effectuer une réservation :

Réservation individuelle de restauration et de services

1. Sélection « Restauration et services »
2. Entrez les détails (titre, date, lieu, fournisseur et notes)
3. (Facultatif) Sélectionnez un lieu
4. Enregistrer

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Le contractant créé reçoit la commande directement par e-mail. Tous les détails (titre, date, lieu, notes) sont également stockés ici.

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Réservez la restauration et les services via la réservation de la chambre

La condition préalable est d'activer l'option de gestion des événements. Ici, la simple réservation de salle est étendue et convertie en une création d'événement, ce qui permet de créer des réunions et des réunions plus en détail. Une commande de restauration ou de service peut également être ajoutée aux événements :

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1. Sélection « Nouvel événement »
2. Entrez les détails (nom, date, heure, lieu)
3. Sélection « Ajouter une commande de service »
4. Entrez les détails (lieu, fournisseur, notes)
5. Enregistrer

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Une fois enregistré, l'événement créé est enregistré avec la commande de restauration et de service et enregistré dans l'aperçu des réservations. Le contractant est informé par e-mail et reçoit ainsi tous les détails nécessaires concernant la commande.

Entrepreneurs déposants pour la restauration et les services

Chaque contractant doit être saisi dans la zone d'administration au début. Cela permet aux administrateurs de suivre tous les sous-traitants enregistrés et de les gérer.

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Outre les informations sur le fournisseur, les bâtiments associés et les positions gérées peuvent également être gérés ici. De cette façon, les utilisateurs ne voient que ce qui est réellement proposé et les fausses réservations sont évitées.

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Il existe également un aperçu de toutes les commandes actives, qui peut également être consulté rétroactivement. Cela permet de savoir qui se trouvait dans le bâtiment quel jour, en cas de contact rétroactif nécessaire.

Caractéristiques du fournisseur de services

Le module Catering & Service ajoute une nouvelle vignette à l'application Flexopus habituelle. En activant le module, diverses fonctions utiles sont ajoutées :

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prestataires de restauration et de services

Gérez les fournisseurs de services qui fournissent des services dans votre bâtiment. Il peut s'agir, par exemple, d'un prestataire de services de restauration externe qui assure la restauration pour les réunions, d'un service de conciergerie qui effectue des contrôles réguliers ou d'un centre de services informatiques qui traite des questions liées à l'informatique.

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Gérer les services proposés

Dans la zone d'administration, les fournisseurs de services et leurs positions peuvent être gérés. Ici, vous pouvez afficher presque tout ce que vous voulez. Des boissons à la location de matériel, en passant par les services de nettoyage, de location de sièges ou d'élimination.

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Gestion des commandes

Les services de restauration et d'établissement sont faciles et intuitifs à gérer en tant qu'administrateur. L'onglet « Prestataire de services » permet d'afficher toutes les commandes en temps réel et de les ajuster de manière flexible.

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Approuver les commandes

Déterminez Propriétaire du rôle et leurs droits d'accès aux prestataires de services externes. De cette façon, il est possible de déterminer quels fournisseurs tiers ont besoin d'une approbation et d'utiliser la fonction de centre de coûts pour surveiller leurs dépenses.

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Commandes à cours limité

Définissez vous-même les conditions cadres pour la commande de services de restauration et de restauration. Vous avez un contrôle total sur les quantités qui peuvent être commandées, sur le délai dont vous disposez pour passer commande et sur la manière dont des modifications spontanées peuvent être apportées.

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Ils ont un contrôle total sur les fonctions, les avantages et les restrictions associés aux fournisseurs de services qu'ils ont créés et peuvent donc définir personnellement dans quel contexte les fournisseurs tiers peuvent être utilisés et réservés.

Cas d'utilisation pour la restauration et les services aux installations

Les études de cas relatives aux services de restauration et aux installations sont variées, allant des simples commandes aux bons de travail généreux et peuvent revêtir toutes les formes et tous les niveaux de complexité.

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cas 1

Par exemple, l'un de vos employés a peut-être commis une erreur et le lave-vaisselle de la cuisine de l'hôtel est en panne. Afin d'éviter une communication interminable superflue, ils ont déjà ajouté une entreprise de plomberie et de commerce à la zone d'administration par mesure de précaution. Afin de suivre les coûts, chaque nouvelle commande doit d'abord être approuvée par le responsable de l'emplacement.

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La personne concernée s'occupe donc de la commande de manière indépendante, veille à la présence des personnes responsables le jour de la commande et gère elle-même toute la charge de travail. Au final, l'administrateur n'a que pour tâche d'approuver la commande et d'attribuer le centre de coûts.

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cas 2

Une grande réunion est à venir. Un nouveau partenaire contractuel se présente en personne avec quelques représentants. La visite doit être fluide et aussi confortable que possible. En tant qu'administrateur, vous créez une nouvelle réservation à l'aide du système de réservation de chambres.

Ils ajoutent tous les employés nécessaires et souhaitent également engager un petit service de restauration. En raison du grand nombre de personnes, vous avez également besoin de nouveaux sièges pour les salles de réunion. La réunion devrait commencer à 9 heures.

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Vous ajoutez deux réservations de service à la réservation de la chambre. Un pour la restauration avec 10 bretzels à 8 h 45. La prise de place doit être effectuée la veille au soir. Vous ajustez l'heure de cette commande en conséquence et passez commande à la société à 17h30 la veille.

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En un clic, vous pouvez réserver la chambre en même temps, informer tous les employés participants et mandater les deux prestataires de services en même temps. La réunion est donc préparée et entièrement stockée dans Flexopus. Vous avez toujours une vue d'ensemble.

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Avantages de la restauration et des services aux installations

L'intégration des services de restauration et des installations dans votre système de gestion de l'environnement de travail offre de nombreux avantages. Flexopus peut être utilisé facilement grâce à cette fonctionnalité et peut donc être intégré de manière intuitive à votre routine de travail quotidienne :

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• Connexion à l'application :

Les réservations peuvent également être effectuées et gérées via l'application Flexopus pour Android et iOS via l'espace utilisateur.

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• Les coûts en un coup d'œil :

Grâce aux limites de commandes et aux affectations aux centres de coûts, vous pouvez garder un œil sur toutes les dépenses, même si plusieurs personnes réservent.

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• Facilité d'utilisation :

Le processus de réservation est similaire aux procédures existantes. Cela signifie que la fonctionnalité peut être utilisée directement par tout le monde.

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• MULTIFONCTIONNEL :

Il existe plusieurs manières de faire des réservations et tous les services requis peuvent être définis en fonction de vos souhaits.

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• Gestion des fournisseurs :

La liste de tous les fournisseurs de services permet un accès facile et une vue d'ensemble simple.

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• Répartition des bâtiments :

Les fournisseurs peuvent être affectés à différents bâtiments. Cela signifie que vous ne réservez que là où c'est prévu.

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• catégories :

Les produits à commander peuvent être divisés en catégories afin de rendre le processus de commande aussi simple et efficace que possible.

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• Conforme au RGPD :

Comme pour tous les produits et services Flexopus, les données sont traitées strictement selon RGPD et ISO27001 traitées en Allemagne.

conclusion

Avec Flexopus, les entreprises peuvent gérer facilement et efficacement leurs services de restauration et d'établissement sans perdre le contrôle. L'intégration des services de restauration et des installations dans le système de gestion du lieu de travail permet une planification et une organisation fluides des prestataires de services externes, que ce soit pour des réunions, des événements ou des tâches quotidiennes. Grâce à l'interface conviviale, à la personnalisation flexible et à la transparence totale des commandes et des coûts, les efforts administratifs restent minimes, tandis que la qualité des offres de services est toujours garantie. Flexopus contribue non seulement à un flux de travail fluide dans la vie quotidienne au bureau, mais garantit également que chaque détail, de la réservation à la facturation, est traité de manière professionnelle et conformément aux normes de qualité les plus élevées.