Catering & Facilitaire dienstverlening - Beheer van dienstverleners met Flexopus

Werkplekken en kantoren functioneren alleen als alle processen optimaal functioneren en alle medewerkers hun taken gericht kunnen uitvoeren. Moderne kantoren zitten vol getalenteerde en diverse mensen, maar voor sommige banen is de betrokkenheid van externe leveranciers nog steeds essentieel.

‍

Of het nu gaat om catering, IT-dienstverleners of schoonmaakdiensten: op veel gebieden is het de juiste beslissing om externe ondersteuning in te schakelen. Met Flexopus kunnen serviceproviders en externe leveranciers eenvoudig worden gedigitaliseerd, beheerd en opgenomen in het werkplekbeheer.

Op deze manier hebt u altijd een overzicht van alle huidige en toekomstige dienstverleners en kunt u het hele proces van uitnodiging tot voltooiing voltooien met Flexopus bekijken en beheren.

Catering en facilitaire dienstverlening met Flexopus

‍

Met Flexopus Catering en diensten Dienstverleners kunnen papierloos en eenvoudig worden geregistreerd, geregistreerd en in bedrijf worden gesteld. Hier kan elke denkbare externe provider rechtstreeks in de planning worden opgenomen zonder de vertrouwde Flexopus-werkomgeving te verlaten.

‍

In combinatie met het kamerboekingssysteem kunnen hele vergaderingen van begin tot eind worden gepland: van de starterscatering bij de start tot de schoonmaakservice achteraf — met Flexopus houdt u de touwtjes in handen.

Boekingsproces voor catering of service

Een catering- of serviceboeking wordt uitgevoerd in de vertrouwde omgeving van de Flexopus-applicatie. Hier is de boekingstegel rechtstreeks toegankelijk vanaf de startpagina, vergelijkbaar met werkstations of vergaderruimten.

‍

In het boekingsoverzicht op gebruikersniveau verschijnen catering- en serviceboekingen samen met alle toekomstige boekingen. Bovendien kunnen alle gegevens altijd worden bekeken en beheerd via het beheergedeelte.

‍

Het eigenlijke proces verloopt in eenvoudige stappen, maar er zijn verschillende mogelijkheden om een boeking te maken:

Individuele boeking van catering en diensten

1. Selectie „Catering & Services”
2. Voer gegevens in (titel, datum, locatie, provider en notities)
3. (Optioneel) Selecteer een locatie
4. Opslaan

‍

De aangemaakte aannemer ontvangt de bestelling rechtstreeks per e-mail. Alle gegevens (titel, datum, locatie, notities) worden hier ook opgeslagen.

‍

Boek catering en diensten via kamerboeking

Voorwaarde hiervoor is het activeren van de optie voor evenementenbeheer. Hier wordt de eenvoudige kamerboeking uitgebreid en omgezet in een evenementcreatie, waardoor vergaderingen en vergaderingen gedetailleerder kunnen worden aangemaakt. Een catering- of servicebestelling kan ook aan de evenementen worden toegevoegd:

‍

1. Selectie „Nieuw evenement”
2. Voer gegevens in (naam, datum, tijd, locatie)
3. Selectie „Serviceorder toevoegen”
4. Voer gegevens in (locatie, provider, notities)
5. Opslaan

‍

Na het opslaan wordt het aangemaakte evenement samen met de catering- en servicebestelling opgeslagen en opgeslagen in het boekingsoverzicht. De aannemer wordt per e-mail op de hoogte gebracht en ontvangt zo alle nodige informatie over de bestelling.

Depositorerende aannemers voor catering en diensten

Elke contractant moet aan het begin in het beheergedeelte worden ingevoerd. Dit stelt beheerders in staat om alle opgeslagen contractanten bij te houden en ze ook te beheren.

‍

Naast informatie over de provider kunnen hier ook de bijbehorende gebouwen en de beheerde posities worden beheerd. Op deze manier krijgen gebruikers alleen te zien wat er daadwerkelijk wordt aangeboden en worden valse boekingen voorkomen.

‍

Er is ook een overzicht van alle actieve bestellingen, dat ook met terugwerkende kracht kan worden bekeken. Dit maakt het mogelijk om te bepalen wie op welke dag in het gebouw was — in geval van een noodzakelijk contact met terugwerkende kracht.

Functies van serviceproviders

De Catering & Service-module voegt nog een tegel toe aan de gebruikelijke Flexopus-applicatie. Door de module te activeren, worden verschillende handige functies toegevoegd:

‍

catering- en dienstverleners

Beheer serviceproviders die diensten uitvoeren in uw gebouw. Dit kan bijvoorbeeld een externe cateringdienstverlener zijn die catering verzorgt voor vergaderingen, een conciërgedienst die regelmatig controles uitvoert, of een IT-servicedesk die zich bezighoudt met IT-gerelateerde zaken.

‍

Aangeboden diensten beheren

Op het gebied van administratie kunnen serviceproviders en hun posities worden beheerd. Hier kun je bijna alles weergeven zoals je wilt. Van drankjes en huurmateriaal tot schoonmaak-, zit- of verwijderingsdiensten.

‍

Bestellingen beheren

Catering en facilitaire diensten zijn eenvoudig en intuïtief te beheren als beheerder. Op het tabblad „Service Provider” kunnen alle bestellingen in realtime worden weergegeven en flexibel worden aangepast.

‍

Bestellingen goedkeuren

Bepaal Eigenaar van de rol en hun toegangsrechten tot externe dienstverleners. Op deze manier is het mogelijk om te bepalen welke externe aanbieders goedkeuring nodig hebben en kunnen ze de kostenplaatsfunctie gebruiken om hun uitgaven in de gaten te houden.

‍

Bestellingen beperken

Bepaal zelf de randvoorwaarden voor het bestellen van catering- en facilitaire diensten. Je hebt volledige controle over de hoeveelheden die kunnen worden besteld, hoe ver van tevoren je moet bestellen en hoe spontane wijzigingen kunnen worden aangebracht.

‍

Ze hebben volledige controle over de functies, voordelen en beperkingen die verbonden zijn aan de door hen opgerichte serviceproviders en kunnen daarom persoonlijk bepalen in welke context de externe aanbieders kunnen worden gebruikt en geboekt.

Use-cases voor catering- en facilitaire diensten

De casestudies voor catering- en facilitaire diensten zijn gevarieerd, variërend van eenvoudige bestellingen tot royale werkorders en kunnen elke vorm en complexiteit aannemen.

‍

geval 1

Het kan bijvoorbeeld zijn dat een van uw medewerkers een fout heeft gemaakt en nu is de vaatwasser in de huiskeuken kapot gegaan. Om overbodige eindeloze communicatie te vermijden, hebben ze uit voorzorg al een loodgieters- en vakmansbedrijf toegevoegd aan de administratieve ruimte. Om de kosten bij te houden, moet elke nieuwe bestelling eerst worden goedgekeurd door de locatiemanager.

‍

De betrokkene verzorgt de bestelling dus onafhankelijk, zorgt ervoor dat de verantwoordelijke personen aanwezig zijn op de dag dat de bestelling wordt geplaatst en neemt alle werklast zelf af. Uiteindelijk heeft de beheerder alleen de taak om de bestelling goed te keuren en de kostenplaats toe te wijzen.

‍

geval 2

Er komt een grote vergadering aan. Een nieuwe contractpartner komt persoonlijk langs met enkele vertegenwoordigers. Het bezoek moet soepel en zo comfortabel mogelijk verlopen. Als beheerder maak je een nieuwe boeking met behulp van het kamerboekingssysteem.

Ze voegen alle benodigde medewerkers toe en willen ook een kleine cateringservice inhuren. Vanwege het grote aantal mensen heb je ook nieuwe zitplaatsen nodig voor de vergaderzalen. De vergadering begint naar verwachting om 9.00 uur.

‍

Je voegt twee serviceboekingen toe aan de kamerboeking. Eén voor catering met 10 pretzels om 8.45 uur. De zitplaatsen moeten de avond ervoor plaatsvinden. Je past de tijd voor deze bestelling dienovereenkomstig aan en bestelt de dag ervoor om 17.30 uur bij het bedrijf.

‍

Met één klik kunt u de kamer tegelijkertijd boeken, alle deelnemende medewerkers op de hoogte brengen en de twee dienstverleners tegelijkertijd opdracht geven. De vergadering wordt daarom voorbereid en volledig opgeslagen in Flexopus. Je hebt altijd een overzicht.

‍

Voordelen van catering- en facilitaire diensten

De integratie van catering- en facilitaire diensten in uw werkplekbeheersysteem biedt tal van voordelen. Flexopus kan probleemloos worden gebruikt met de functie en kan daarom intuïtief worden geïntegreerd in uw dagelijkse werkroutine:

‍

• App-verbinding:

Boekingen kunnen ook worden gemaakt en beheerd via de Flexopus Android- en iOS-app via het gebruikersgedeelte.

‍

• De kosten in één oogopslag:

Met orderlimieten en kostenplaatstoewijzingen kunt u alle uitgaven in de gaten houden, zelfs als meerdere mensen boeken.

‍

• Gebruiksgemak:

Het boekingsproces is vergelijkbaar met bestaande procedures. Dit betekent dat de functie rechtstreeks door iedereen kan worden gebruikt.

‍

• MULTIFUNCTIONEEL:

Er zijn verschillende manieren om te boeken en alle benodigde diensten kunnen naar wens worden gedefinieerd.

‍

• Beheer van de provider:

De lijstweergave van alle serviceproviders biedt eenvoudige toegang en een eenvoudig overzicht.

‍

• Toewijzing van gebouwen:

Verkopers kunnen aan verschillende gebouwen worden toegewezen. Dit betekent dat je alleen boekt waar het gepland is.

‍

• categorieën:

Bestelbare producten kunnen worden onderverdeeld in categorieën om het bestelproces zo eenvoudig en efficiënt mogelijk te houden.

‍

• Voldoet aan de AVG:

Zoals bij alle producten en diensten van Flexopus worden gegevens strikt verwerkt volgens GDPR en ISO27001 verwerkt in Duitsland.

conclusie

Met Flexopus kunnen bedrijven eenvoudig en efficiënt hun catering- en facilitaire diensten beheren zonder de controle te verliezen. De integratie van catering- en facilitaire diensten in het werkplekbeheersysteem maakt een naadloze planning en organisatie van externe dienstverleners mogelijk — of het nu gaat om vergaderingen, evenementen of dagelijkse taken. Dankzij de gebruiksvriendelijke interface, flexibele aanpassing en volledige transparantie van bestellingen en kosten blijven de administratieve inspanningen minimaal, terwijl de kwaliteit van het serviceaanbod altijd gegarandeerd is. Flexopus draagt niet alleen bij aan een soepele workflow in het dagelijkse kantoorleven, maar zorgt er ook voor dat elk detail, van boeking tot facturatie, professioneel en volgens de hoogste kwaliteitsnormen wordt afgehandeld.