Catering & Facilitaire Diensten - Beheer dienstverleners met Flexopus

Werkstukken en cantors functioneren alleen als alle processen optimaal functioneren en alle medewerkers hun taken kunnen uitvören. Moderne Kantoren Zitten vol getalenteerde en diverse kantines, maar voor sommige banen is de betrokkenheid van externe leveranciers nog steeds essentieel.

Of het nu gaat om catering, IT Dienstverleners of Schoonmaakdiensten: op veel gebieden is het de juiste beslissing over externe ondersteuning in te Schakelen. meer Flexopus Dienstverleners en externe leveranciers kunnen eenvoudig worden gedigitaliseerd, beheerd en opgenomen in het Werkplekbeheer.
Op deze manier krijgt u altijd een overzicht van alle huidige en toekomstige Dienstverleners en kunt u met Flexopus het hele proces van uitnodiging tot voltooiing bekijken en beheren.

Catering- en facilitaire diensten met Flexopus

mede Flexopus catering en diensten Dienstverleners kunnen papierloos en eenvoudig geregistreerd, geregistreerd en in bedrijf zijn. Hier zijn elke mogelijke juridische streeks van externe aanbieders in de planning opgenomen zonder de vertrouwde Flexopus-Werkomgeving te.

In combinatie met Systeem voor het boeken van kamers Zo kunt u hele vergaderingen van begin tot eind plannen: van starterscatering bij de start tot de Schoonmaakservice achteraf — met Flexopus houdt u de touwtjes in de hand.

Boekproces voor catering of service

Een catering- of serviceboeking wordt uitgeschreven in de vertrouwde omgeving van de Flexopus-applicatie. Hier kan - vergelijkbaar met Werkplekken Van vergaderzalen - de Boekingstegel is rechts streeks toegankelijk vanaf de startpagina.

In het Boekingsoverzicht op gebruikersniveau staan verschillende catering- en serviceboeken met alle toekomstige boeken. Bovendien kunnen alle gegevens altijd worden bekeken en beheerd via het beheergedeelte.

Het eigenlijke proces loopt in eenvoudige stappen, maar er zijn verschillende mogelijkheden om een boeking te maken:

Individueel boek met catering en diensten

1. Selecteer „" Catering en diensten" "”
2. Voer gegevens in (titel, datum, locatie, provider en notities)
3. (Optioneel) Selecteer een locatie
4. Opslaan

De aangemaakte Aannemer ontvangt de bestelprocedure via e-mail. Alle gegevens (titel, datum, locatie, notities) zijn hier ook toegevoegd.

Boek catering en diensten via Kamerböking

Voorwaarde hiervoor is de optie voor evenementenbeheer. Hier woorden de eenvoudige camerboeking uitgebreid en omgezet in een evenementcreatie, waardoor vergaderingen en vergaderingen meer gedetailleerde kunst is gemaakt. Een catering- of servicebestelling kan ook aan het evenement worden toegevoegd:

1. Selecteer „" Nieuw evenement "”.”
2. Voer gegevens in (naam, datum, tijd, locatie)
3. Selecteer „" Serviceorder toevoegen "”.”
4. Voer gegevens in (locatie, provider, notities)
5. Opslaan

Na het opslaan wordt het aangemaakte evenement seeds met de catering- en servicebestelling opgeslagen en opgeslagen in het boekingsoverzicht. De aannemer wordt via e-mail op de hoogte gebracht en ontvangt zo alle nodige informatie over de bestelling.

Deposanten voor catering en diensten

Elke contractant moet aan het begin in het beheergedeelte worden gevoerd. Dit stelt beheerders in staat om alle opgeslagen contracten bij te houden en ze ook te beheren.

Naast informatie over de provider kan hier ook worden beheerd, evenals de relevante gebouwen en de managementposities. Op deze manier krijgen gebruikers alleen te zien wat er daadwerkelijk wordt aangeboden en worden valse boekingen voorkomen.

Hij is ook een overzicht van alle actieve bestellingen, dat ook met terugwerkende Kracht kan worden bekeken. Dit maakt het mogelijk om te bepalen wie op welke dag in het gebouw was — in geval van een noodzakelijk contact met terugwerkende Kracht.

Functies van dienstverleners

De Catering & Service-module is nu een sleutel tot het gebruik van de Flexopus-applicatie. Door de module te activeren zijn verschillende handfuncties toegevoegd:

Catering- en dienstverleners

Beheer dienstverleners en de diensten in uw gebouw. Dit kan bijvoorbeeld een externe cateringdienstverlener zijn de cateringdienst voor vergaderingen, een conciërgedienst die regelmatig controles uitvoert, of een IT-servicedesk die zich bezighoudt met IT-gerelateerde zaken.

Diensten die door ons worden aangeboden

Op het gebied van administratie kunnen dienstverleners en hun posities worden beheerd. Hier kun je Bijna alles weergeven zoals je wilt. Van drankjes en huurmateriaal tot schoonmaak-, zit- of verwijderingsdiensten.

Verwerking van bestellingen

Catering en facilitaire diensten zijn eenvoudig en intuïtief te beheren als manager. Op het tabblad „Service Provider” kunnen alle bestellingen in realtime worden verwerkt en flexibel worden aangepast.

Bestellingen ontvangen

Identificeer de eigenaren van rollen en hun toegangsrechten aan externe dienstverleners. Op deze manier is het mogelijk om te bepalen welke externe aanbieders goedkeuring nodig hebben en kunnen ze de kostenplaatsfunctie gebruiken om hun uitgaven in de gaten te houden.

Bestellen beperken

Bepaal zelf de randvoorwaarden voor het bestellen van catering- en facilitaire diensten. Ever verhoogt de volledige controle over de Höveelheden die Kunnen worden besteld, hoe ver van tevoren je moet bestellen en hoe spontane wijzigingen kunnen zijn ingevoerd.

U geeft volledige controle over de functies, voordelen en beperkingen die verbonden zijn aan de door u heeft gecreëerd serviceproviders en kunt daarom persoonlijk bepalen in welke context de externe providers kunnen worden gebruikt en gehackt.

Use-cases voor catering- en facilitaire diensten

De casestudies voor catering- en facilitaire diensten zijn gevarieerd, variërend van eenvoudige bestellingen tot royale werkorders en kunnen elke vorm en complexiteit aannemen.

Geval 1

Het kan bijvoorbeeld zijn dat een van uw medewerkers een fout heeft gemaakt en nu is de Afwasmachine in de Huiskeuken Kapot gegaan. Om overbodige eindeloze communicatie te vermijden, hebben ze uit voorzorg al een loodgieters- en vakmansbedrijf toegevoegd aan de administratieve ruimte. Over de kosten bij te Houden moet elke nieuwe bestelling eerst worden goedgekeurd door de locatiemanager.

De betrokkene verzorgt de bestelling dus onafhankelijk, zorgt ervoor dat de verantwoordelijke personen aanwezig zijn op de dag dat de bestelling wordt geplaatst en neemt alle werklast zelf af. Uiteindelijk heeft de beheerder alleen de taak om de bestelling goed te keuren en de kostplaats toe te wijzen.

Geval 2

Hij komt tot een grote zending. Een nieuwe contractpartner komt persoonlijk met twee vertegenwoordigers. Het bezoek moet soepel en zo comfortabel mogelijk verlopen. Als beheerder Maak je een nieuwe boeking met behulp van het Kamerboekingssysteem.

Ze vögen alle Benodigde Medewerkers Toe en Willen ook een kleine cateringservice inhuren. Vanwege het grote aantal kantines heb je ook nieuwe zitplaatsen nodig voor de vergaderzalen. De zending start na controle om 9.00 uur.

Je hebt twee serviceboekingen toegevoegd aan de kamerboeking. Eén voor catering met 10 pretzels om 8.45 uur. De zitplaatsen moeten de avond ervoor plaatsvinden. Je past de tijd voor deze bestelling dienovereenkomstig aan en bestelt de dag ervoor om 17.30 uur bij het bedrijf.

Met één klik kunt u de kamer tegelijkertijd boeken, alle deelnemende medewerkers op de hoogte brengen en de twee dienstverleners tegelijkertijd opdrachten geven. De gadering wordt daarom voorbereid en volledig opgeslagen in Flexopus. Je geeft altijd een overzicht.

‍

Voordelen van catering- en facilitaire diensten

De integratie van catering- en facilitaire diensten in uw werkplaatsbeheersysteem biedt tal van voordelen. Flexopus kan probleemloos worden gebruikt met de functie en kan daarom intuïtief worden geïntegreerd in uw dagelijkse werkroutine:

• APP-verbinding:

Boekingen kunnen ook worden aangemaakt en beheerd via de Flexopus Android- en iOS-app via het gebruikersgedeelte.

• De kosten in Eén Ogopslag:

Met Orderlimieten en Kostenplaatstöwijzingen kunt u alle Uitgaven in de Gaten Houden, Zelfs als Meerdere Canteen Boeken.

• Gebruiksbaarheid:

Het boekproces is vergelijkbaar met bestaande procedures. Dit betekent dat de functie rechtstreeks door iedereen kan worden gebruikt.

• Multifunctioneel:

Hij heeft verschillende manieren om te boeken en alle benodigde diensten kunnen naar wens zijn gedefinieerd.

• Beheer de provider:

De lijstweergave van alle serviceproviders biedt eenvoudige toegang en een eenvoudig overzicht.

• Toewijzing van gebouwen:

Verkopers kunnen worden omgebouwd naar verschillende gebouwen. Dit betekent dat je alleen boekt waar het gepland is.

• categorieën:

Bestelbare producten zijn onder te verdelen in categorieën om het bestelproces zo eenvoudig en efficiënt mogelijk te houden.

• Voldoet bij AVG:

Zoals bij alle FLEXOPUS-producten en -diensten zijn strikt als volgt gebruikt: GDPR volgens ISO27001 verwerkt in Duitsland.

Conclusie

Met Flexopus beheren bedrijven eenvoudig en efficiënt hun catering- en facilitaire diensten zonder de controle te. De integratie van catering- en facilitaire diensten in het Werkplekbeheersysteem maakt een naadloze planning en organisatie van externe dienstverleners mogelijk — of het nu gaat om vergaderingen, evenementen of dagelijkse taken. Dankzij de gebruiksvriendelijke interface, flexibele aanpassing en volledige transparantie van bestellen en kosten blijven de administratieve inspanningen minimaal, terwijl de kwaliteit van het serviceaanbod altijd gegarandeerd is. Flexopus draagt niet alleen bij aan een soepele workflow in het dagelijkse kantoorleven, maar zorgt er ook voor dat elk detail, van boeking tot facturatie, professioneel en volgens de hoogste kwaliteitsnormen wordt afgehandeld.