Catering y servicios de mantenimiento: gestión de proveedores con Flexopus

Los lugares de trabajo y las oficinas solo funcionan si todos los procesos se desarrollan de forma óptima y todos los empleados pueden realizar sus tareas de manera específica. Las oficinas modernas están llenas de personas talentosas y versátiles, pero recurrir a proveedores externos sigue siendo inevitable para ciertas tareas. 

Ya sea catering, servicios de TI o servicios de limpieza: en muchas áreas, contar con apoyo externo es la decisión correcta. Con Flexopus es posible digitalizar, gestionar e integrar a los proveedores y terceros en la gestión del lugar de trabajo.
De este modo, siempre tendrá una visión general de todos los proveedores presentes y futuros, y podrá supervisar y gestionar todo el proceso, desde la invitación hasta la finalización, con Flexopus.

Catering y servicios de instalaciones con Flexopus

ConFlexopus Catering & Services es posible registrar, documentar y contratar proveedores de forma sencilla y sin papel. Aquí, cualquier proveedor externo imaginable puede integrarse directamente en la planificación sin salir del entorno de trabajo habitual de Flexopus. 

En combinación con el sistema de reserva de salas se pueden planificar reuniones completas de principio a fin: desde el catering de aperitivos al inicio hasta el servicio de limpieza posterior; con Flexopus, usted mantiene el control. 

Proceso de reserva de catering o servicios

El proceso de reserva de catering o servicios se realiza dentro del entorno habitual de la aplicación Flexopus. Al igual que con los puestos de trabajo o las salas de reuniones, se puede acceder directamente a la tarjeta de reserva desde la página de inicio. 

En la vista general de reservas a nivel de usuario, las reservas de catering y servicios aparecen junto con todas las reservas futuras. Además, todos los datos pueden consultarse y gestionarse siempre a través del área de administración.

El proceso real se lleva a cabo en pasos sencillos, aunque existen varias formas de registrar una reserva:

Reserva individual de catering y servicios

1. Selección de "Catering & Services"
2. Introducir detalles (título, fecha, lugar, proveedor y notas)
3. (Opcional) Seleccionar posición
4. Guardar

El contratista asignado recibe el pedido directamente por correo electrónico. Aquí también se incluyen todos los detalles (título, fecha, lugar, notas). 

Añadir catering y servicios a través de la reserva de salas

El requisito previo para ello es activar la opción de gestión de eventos. Aquí, la reserva simple de salas se amplía y se convierte en una creación de eventos, lo que permite una configuración más detallada de reuniones y encuentros. A estos eventos también se puede añadir un pedido de catering o servicios:

1. Selección de “Nuevo evento”
2. Introducir detalles (nombre, fecha, hora, lugar)
3. Selección de “Añadir orden de servicio”
4. Introducir detalles (lugar, proveedor, notas)
5. Guardar

Tras guardar, el evento creado se almacena junto con la orden de catering y servicios y se registra en el resumen de reservas. El contratista recibe una notificación por correo electrónico con todos los detalles necesarios sobre el pedido.

Reservar catering y servicios directamente en Outlook

Con el complemento de Outlook de Flexopus, los empleados pueden solicitar servicios adicionales, como catering o proveedores externos, directamente al reservar una sala. La reserva se realiza en el mismo paso que la selección de la fecha y la sala, lo que permite registrar todos los requisitos relevantes de forma centralizada en Outlook. Esto facilita la preparación de reuniones, reduce la necesidad de coordinaciones internas y permite organizar todos los recursos necesarios a tiempo.

Registro de contratistas para catering y servicios

Cada contratista debe registrarse previamente en el área de administración. De este modo, los administradores mantienen una visión general de todos los contratistas registrados y pueden gestionarlos adecuadamente.

Además de los detalles del proveedor, aquí también se pueden gestionar los edificios asociados y los artículos ofrecidos. Esto garantiza que los usuarios solo vean lo que realmente se ofrece, evitando así reservas erróneas.

También existe un resumen de todos los pedidos activos, que puede consultarse de forma retroactiva. Esto permite verificar quién estuvo en el edificio en qué día, en caso de que sea necesario realizar un contacto posterior.

Funciones de proveedor de servicios

El módulo de catering y servicios añade un nuevo icono a la aplicación habitual de Flexopus. Al activar este módulo, se incorporan numerosas funciones útiles:

Proveedores de catering y servicios

Gestione los proveedores de servicios que operan en su edificio. Puede tratarse, por ejemplo, de un servicio de catering externo que proporcione comida para reuniones, un servicio de mantenimiento que realice inspecciones periódicas o un servicio de asistencia técnica (IT Helpdesk) que se encargue de temas informáticos.

Gestionar los servicios ofrecidos

En el área de administración se pueden gestionar los proveedores de servicios y sus artículos. Aquí se puede configurar prácticamente cualquier cosa según sus necesidades: desde bebidas y material de préstamo hasta servicios de limpieza, montaje de mobiliario o gestión de residuos.

Gestionar pedidos

Como administrador, puede gestionar los servicios de catering y de instalaciones de forma sencilla e intuitiva. A través de la pestaña “Proveedores de servicios”, es posible visualizar todos los pedidos en tiempo real y ajustarlos con flexibilidad.

Aprobar pedidos

Defina los titulares de roles y sus permisos de acceso a proveedores externos. De este modo, puede determinar qué terceros requieren aprobación y controlar sus gastos mediante la función de centros de costes.

Limitar pedidos

Defina usted mismo las condiciones marco para los pedidos de servicios de catering y de instalaciones. Usted tiene el control total sobre las cantidades que se pueden pedir, el plazo de antelación necesario y la flexibilidad para realizar cambios de última hora.

Usted tiene el control total sobre las funciones, el uso y las limitaciones de sus proveedores de servicios registrados, lo que le permite definir personalmente el marco en el que se pueden utilizar y reservar los servicios de terceros.

Casos de uso para servicios de catering y mantenimiento

Los casos prácticos para los servicios de catering y mantenimiento son variados; van desde un simple pedido hasta órdenes de trabajo de gran envergadura, y pueden adoptar cualquier forma y nivel de complejidad.

Caso 1

Puede ocurrir que uno de sus empleados cometa un error y el lavavajillas de la cocina de la oficina se averíe. Para evitar un intercambio interminable de mensajes, usted ya ha registrado previamente una empresa de fontanería y reparaciones en el área de administración. Para mantener el control de los costes, cada nuevo pedido requiere primero la aprobación del gestor de las instalaciones.

La persona afectada se encarga del pedido de forma autónoma, se asegura de que los responsables estén presentes el día de la entrega y gestiona todo el proceso de trabajo. Al administrador solo le queda la tarea final de aprobar el pedido y asignar el centro de costes.

Caso 2

Se acerca una reunión importante. Un nuevo socio comercial vendrá en persona con varios representantes. La visita debe transcurrir sin contratiempos y de la forma más cómoda posible. A través de sistema de reserva de salas usted, como administrador, crea una nueva reserva.

Añade a todos los empleados necesarios y, además, desea solicitar un pequeño catering. Debido al gran número de personas, también necesita una nueva disposición de asientos en las salas de reuniones. La reunión debe comenzar a las 9:00.

Añade dos servicios a la reserva de la sala: uno para el catering con 10 pretzels a las 8:45 y otro para la disposición de los asientos. Como la configuración de las sillas debe realizarse la tarde anterior, ajusta el horario de este pedido y solicita a la empresa que acuda a las 17:30 del día previo.

Con un solo clic, realiza la reserva de la sala, informa a todos los empleados participantes y contrata a los dos proveedores de servicios al mismo tiempo. De este modo, la reunión queda preparada y registrada completamente en Flexopus, permitiéndole mantener el control en todo momento.

‍

Ventajas de los servicios de catering y mantenimiento

La integración de los servicios de catering y mantenimiento en su sistema de gestión del lugar de trabajo ofrece numerosas ventajas. Flexopus permite utilizar esta función sin problemas, integrándola de forma intuitiva en su rutina diaria:

• Integración en la aplicación:

Las reservas también pueden realizarse y gestionarse desde el área de usuario a través de la aplicación de Flexopus para Android e iOS.

• Control de costes:

Gracias a los límites de pedido y a la asignación de centros de costes, usted mantiene todos los gastos bajo control, incluso cuando varias personas realizan reservas.

• Facilidad de uso:

El proceso de reserva es similar a los flujos de trabajo existentes, por lo que todos pueden utilizar la función de inmediato.

• Multifuncional:

Existen varias formas de realizar reservas y todos los servicios necesarios pueden definirse según sus preferencias.

• Gestión de proveedores:

La vista de lista de todos los proveedores de servicios permite un acceso sencillo y una visión general clara.

• Asignación de edificios:

Los proveedores pueden asignarse a diferentes edificios. De este modo, solo se realizan reservas donde está previsto.

• Categorías:

Los productos disponibles para pedido pueden dividirse en categorías para que el proceso de compra sea lo más sencillo y eficiente posible.

• Conforme al RGPD:

Al igual que con todos los productos y servicios de Flexopus, los datos se procesan estrictamente de acuerdo con el RGPD y la norma ISO27001 en Alemania.

Conclusión

Con Flexopus, las empresas tienen la posibilidad de gestionar sus servicios de catering y mantenimiento de forma sencilla y eficiente, sin perder el control. La integración de estos servicios en el sistema de gestión del lugar de trabajo permite una planificación y organización fluidas de los proveedores externos, ya sea para reuniones, eventos o tareas cotidianas. Gracias a una interfaz intuitiva, una gran flexibilidad de adaptación y una transparencia total en los pedidos y costes, la carga administrativa se reduce al mínimo, garantizando siempre la calidad de los servicios ofrecidos. De este modo, Flexopus no solo contribuye al buen funcionamiento del día a día en la oficina, sino que también asegura que cada detalle, desde la reserva hasta la facturación, se gestione de forma profesional y bajo los más altos estándares de calidad.