Servicios de catering e instalaciones: gestión de proveedores de servicios con Flexopus
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Los lugares de trabajo y las oficinas solo funcionan si todos los procesos funcionan de manera óptima y todos los empleados pueden llevar a cabo sus tareas de manera específica. Las oficinas modernas están llenas de personas talentosas y diversas, pero la participación de proveedores externos sigue siendo esencial para algunos trabajos.
Independientemente de si se trata de catering, proveedores de servicios de TI o servicios de limpieza: en muchas áreas, es la decisión correcta solicitar asistencia externa. Con Flexopus, los proveedores de servicios y los proveedores externos pueden digitalizarse, gestionarse e incluirse fácilmente en la gestión del lugar de trabajo.
De esta forma, siempre tendrá una visión general de todos los proveedores de servicios actuales y futuros y podrá completar todo el proceso, desde la invitación hasta la finalización con Flexopus ver y administrar.
Servicios de catering e instalaciones con Flexopus
Con Flexopus Catering y servicios Los proveedores de servicios pueden registrarse, registrarse y encargarse de forma sencilla y sin necesidad de papel. De este modo, cualquier proveedor externo que se pueda imaginar puede incluirse directamente en la planificación sin salir del entorno de trabajo habitual de Flexopus.
En combinación con el sistema de reserva de salas, se pueden planificar reuniones completas de principio a fin: desde el catering inicial al principio hasta el servicio de limpieza posterior: con Flexopus, usted mantiene el control.
Proceso de reserva de catering o servicio
La reserva de un servicio de catering o servicio se realiza en el entorno familiar de la aplicación Flexopus. Aquí, se puede acceder al icono de reserva directamente desde la página de inicio, de forma similar a las estaciones de trabajo o salas de reuniones.
En el resumen de reservas a nivel de usuario, las reservas de catering y servicios aparecen junto con todas las reservas futuras. Además, todos los datos siempre se pueden ver y gestionar a través del área de administración.
El proceso real se lleva a cabo en pasos sencillos, pero hay varias opciones para hacer una reserva:
Reserva individual de catering y servicios
- Selección «Catering y servicios»
- Introduzca los detalles (título, fecha, ubicación, proveedor y notas)
- (Opcional) Selecciona ubicación
- Guardar
El contratista creado recibe el pedido directamente por correo electrónico. Todos los detalles (título, fecha, ubicación, notas) también se almacenan aquí.
Reserve catering y servicios mediante la reserva de habitaciones
El requisito previo para ello es activar la opción de gestión de eventos. Aquí, la simple reserva de salas se amplía y se convierte en una creación de eventos, lo que permite crear reuniones y reuniones con más detalle. También se puede añadir un pedido de catering o servicio a los eventos:
- Selección «Nuevo evento»
- Introduzca los detalles (nombre, fecha, hora, ubicación)
- Selección «Agregar pedido de servicio»
- Introduzca los detalles (ubicación, proveedor, notas)
- Guardar
Una vez guardado, el evento creado se guarda junto con el pedido de catering y servicio y se almacena en el resumen de la reserva. Se informa al contratista por correo electrónico y, por lo tanto, recibe todos los detalles necesarios sobre el pedido.
Depositar contratistas para catering y servicios
Cada contratista debe ingresarse en el área de administración al principio. Esto permite a los administradores realizar un seguimiento de todos los contratistas almacenados y también pueden administrarlos.
Además de los detalles sobre el proveedor, los edificios asociados y los puestos gestionados también se pueden gestionar aquí. De esta forma, a los usuarios solo se les muestra lo que realmente se ofrece y se evitan las reservas falsas.
También hay un resumen de todos los pedidos activos, que también se pueden ver de forma retroactiva. Esto permite comprobar quién estuvo en el edificio en qué día, en caso de que fuera necesario establecer un contacto retroactivo.
Características del proveedor de servicios
El módulo Catering & Service añade otro mosaico a la aplicación Flexopus habitual. Al activar el módulo, se añaden una variedad de funciones útiles:
proveedores de catering y servicios
Gestione los proveedores de servicios que prestan servicios en su edificio. Podría tratarse, por ejemplo, de un proveedor externo de servicios de catering que ofrezca catering para reuniones, un servicio de limpieza que lleve a cabo comprobaciones periódicas o un servicio de asistencia de TI que se ocupe de los problemas relacionados con la TI.
Gestione los servicios ofrecidos
En el área de administración, se pueden administrar los proveedores de servicios y sus puestos. Aquí puede mostrar casi cualquier cosa que desee. Desde bebidas y alquiler de equipos hasta servicios de limpieza, asientos o eliminación de residuos.
Gestión de pedidos
Los servicios de catering e instalaciones son fáciles e intuitivos de administrar como administrador. La pestaña «Proveedor de servicios» permite mostrar todos los pedidos en tiempo real y ajustarlos de forma flexible.
Aprobar pedidos
Determinar Propietario del rol y sus derechos de acceso a proveedores de servicios externos. De esta forma, es posible determinar qué proveedores externos necesitan aprobación y pueden utilizar la función de centro de costes para controlar sus gastos.
Límite de órdenes
Defina usted mismo las condiciones marco para solicitar servicios de catering e instalaciones. Usted tiene el control total sobre las cantidades que se pueden pedir, la antelación con la que debe realizar el pedido y la forma en que se pueden realizar cambios espontáneos.
Tienen un control total sobre las funciones, los beneficios y las restricciones asociadas a los proveedores de servicios que han creado y, por lo tanto, pueden definir personalmente en qué contexto se pueden utilizar y reservar los proveedores externos.
Casos de uso para servicios de catering e instalaciones
Los casos prácticos de los servicios de catering e instalaciones son variados y van desde pedidos sencillos hasta órdenes de trabajo generosas, y pueden adoptar cualquier forma y complejidad.
caso 1
Por ejemplo, es posible que uno de sus empleados haya cometido un error y ahora el lavavajillas de la cocina de la casa se haya estropeado. Para evitar una comunicación superflua e interminable, ya han añadido una empresa de fontanería y comerciantes al área de administración como medida de precaución. Para realizar un seguimiento de los costos, cada nuevo pedido requiere primero la aprobación del gerente de la ubicación.
Por lo tanto, el interesado se ocupa del pedido de forma independiente, se asegura de que las personas responsables estén presentes el día en que se realiza el pedido y se encarga él mismo de toda la carga de trabajo. Al final, el administrador solo tiene la tarea de aprobar el pedido y asignar el centro de costos.
caso 2
Se acerca una gran reunión. Un nuevo socio contractual viene en persona con algunos representantes. La visita debe ser fluida y lo más cómoda posible. Como administrador, crea una nueva reserva utilizando el sistema de reserva de habitaciones.
Añaden todos los empleados necesarios y también quieren contratar un pequeño servicio de catering. Debido a la gran cantidad de personas, también se necesitan nuevos asientos para las salas de reuniones. La reunión está programada para comenzar a las 9 de la mañana.
Añades dos reservas de servicio a la reserva de habitación. Una para catering con 10 galletas saladas a las 8:45. La toma de asientos debe realizarse la noche anterior. Usted ajusta la hora de este pedido en consecuencia y hace el pedido a la empresa a las 17:30 del día anterior.
Con un solo clic, puede reservar la habitación al mismo tiempo, informar a todos los empleados participantes y encargar a los dos proveedores de servicios al mismo tiempo. Por lo tanto, la reunión está preparada y guardada completamente en Flexopus. Siempre tienes una visión general.
Beneficios de los servicios de catering e instalaciones
La integración de los servicios de catering e instalaciones en el sistema de gestión de su lugar de trabajo ofrece numerosas ventajas. Flexopus se puede utilizar sin problemas con esta función y, por lo tanto, se puede integrar de forma intuitiva en su rutina de trabajo diaria:
- Conexión a la aplicación:
Las reservas también se pueden realizar y gestionar a través de la aplicación Flexopus para Android e iOS a través del área de usuario.
- Los costos de un vistazo:
Con los límites de pedidos y las asignaciones de centros de costos, puede controlar todos los gastos, incluso si varias personas reservan.
- Facilidad de uso:
El proceso de reserva es similar a los procedimientos existentes. Esto significa que la función puede ser utilizada directamente por todos.
- MULTIFUNCIONAL:
Hay varias formas de hacer reservas y todos los servicios necesarios se pueden definir de acuerdo con sus deseos.
- Administración de proveedores:
La vista de lista de todos los proveedores de servicios permite un acceso fácil y una visión general sencilla.
- Asignación de edificios:
Los vendedores se pueden asignar a diferentes edificios. Esto significa que solo se reserva donde está previsto.
- categorías:
Los productos que se pueden pedir se pueden dividir en categorías para que el proceso de pedido sea lo más simple y eficiente posible.
- Cumple con el RGPD:
Como ocurre con todos los productos y servicios de Flexopus, los datos se procesan estrictamente de acuerdo con GDPR e ISO27001 procesado en Alemania.
conclusión
Con Flexopus, las empresas pueden gestionar de manera fácil y eficiente sus servicios de catering e instalaciones sin perder el control. La integración de los servicios de catering e instalaciones en el sistema de gestión del lugar de trabajo permite planificar y organizar sin problemas a los proveedores de servicios externos, ya sea para reuniones, eventos o tareas diarias. Gracias a la interfaz fácil de usar, a la personalización flexible y a la total transparencia de los pedidos y los costos, el esfuerzo administrativo es mínimo y la calidad de la oferta de servicios siempre está garantizada. Flexopus no solo contribuye a un flujo de trabajo fluido en la vida diaria de la oficina, sino que también garantiza que cada detalle, desde la reserva hasta la facturación, se gestione de forma profesional y de acuerdo con los más altos estándares de calidad.
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