Catering y servicios de mantenimiento: gestión de proveedores con Flexopus

Los espacios de trabajo y las oficinas solo funcionan si todos los procesos se desarrollan de forma óptima y todos los empleados pueden realizar sus tareas de manera específica. Las oficinas modernas están llenas de personas talentosas y versátiles, pero recurrir a proveedores externos sigue siendo indispensable para ciertas tareas.

Ya sea catering, servicios de TI o limpieza: en muchas áreas, recurrir a apoyo externo es la decisión correcta. Con Flexopus es posible digitalizar, gestionar e integrar a proveedores y terceros en la gestión del espacio de trabajo.
De este modo, siempre tendrá una visión general de todos los proveedores presentes y futuros, y podrá supervisar y gestionar todo el proceso, desde la invitación hasta la finalización, con Flexopus.

Catering y servicios de instalaciones con Flexopus

Con Flexopus Catering & Services es posible registrar, capturar y contratar proveedores de forma sencilla y sin papel. Aquí se puede incluir a cualquier proveedor externo imaginable directamente en la planificación, sin abandonar el entorno de trabajo habitual de Flexopus.

En combinación con el sistema de reserva de salas, es posible planificar reuniones completas de principio a fin: desde el catering de aperitivos al inicio hasta el servicio de limpieza posterior; con Flexopus, usted mantiene el control.

Proceso de una reserva de catering o servicio

El proceso de una reserva de catering o servicio se realiza en el entorno habitual de la aplicación Flexopus. Al igual que con los puestos de trabajo o las salas de reuniones, se puede acceder directamente a la tarjeta de reserva desde la página de inicio.

En la vista general de reservas a nivel de usuario, las reservas de catering y servicios aparecen junto con todas las reservas futuras. Además, todos los datos pueden consultarse y gestionarse siempre a través del área de administración.

El proceso real se realiza en pasos sencillos, aunque existen varias formas de registrar una reserva:

Reserva individual de catering y servicios

1. Selección de "Catering & Services"
2. Introducir detalles (título, fecha, lugar, proveedor y notas)
3. (Opcional) Seleccionar posición
4. Guardar

El contratista registrado recibe el pedido directamente por correo electrónico. Aquí también se incluyen todos los detalles (título, fecha, lugar, notas).

Añadir catering y servicios a través de la reserva de salas

El requisito previo para esto es activar la opción de gestión de eventos. Aquí, la reserva de salas sencilla se amplía y se convierte en una creación de eventos, donde es posible una configuración más detallada de reuniones y encuentros. A los eventos también se les puede añadir un pedido de catering o servicio:

1. Selección de "Nuevo evento"
2. Introducir detalles (nombre, fecha, hora, lugar)
3. Selección de "Añadir pedido de servicio"
4. Introducir detalles (lugar, proveedor, notas)
5. Guardar

Nach dem Speichern wird das erstellte Ereignis zusammen mit dem Catering & Serviceauftrag gespeichert und in der Buchungsübersicht hinterlegt. Der Auftragnehmer wird per E-Mail informiert und erhält so alle nötigen Details über den Auftrag.

Catering und Services direkt in Outlook mitbuchen

Mit dem Flexopus Outlook Add-in können Mitarbeitende im Rahmen der Raumbuchung direkt zusätzliche Leistungen wie Catering oder externe Service Provider anfragen. Die Buchung erfolgt im selben Schritt wie die Termin- und Raumauswahl, sodass alle relevanten Anforderungen zentral in Outlook erfasst werden. Dadurch lassen sich Besprechungen besser vorbereiten, interne Abstimmungen reduzieren und alle benötigten Ressourcen rechtzeitig koordinieren.

Hinterlegen von Auftragnehmern für Catering & Services

Jeder Auftragnehmer muss zu Beginn im Adminbereich hinterlegt werden. So behalten die Administratoren den Überblick über alle hinterlegten Auftragnehmer und können diese ebenso verwalten.

Neben den Details zum Anbieter können hier zudem die assoziierten Gebäude und die geführten Positionen verwaltet werden. So wird den Nutzern nur das gezeigt, was auch wirklich angeboten wird und fälschliche Buchungen werden vermieden.

Es liegt zudem eine Übersicht über alle aktiven Aufträge vor, welche auch rückwirkend eingesehen werden kann. So kann sichergestellt werden, wer an welchem Tag im Gebäude war - im Falle einer nötigen rückwirkenden Kontaktaufnahme.

Service Provider Funktionen

Das Catering & Service Modul erweitert die gewohnte Flexopus-Anwendung um eine weitere Kachel. Mit der Aktivierung des Moduls kommt eine Vielzahl an nützlichen Funktionen hinzu:

Catering- und Serviceanbieter

Verwalten Sie Serviceanbieter, die in Ihrem Gebäude Dienstleistungen vollziehen. Das kann beispielsweise ein externer Catering-Dienstleister sein, der Verpflegung für Besprechungen bereitstellt, ein Hausmeisterservice, der regelmäßige Kontrollen durchführt oder ein IT-Service-Desk, der sich um IT-relevante Themen kümmert.

Angebotene Services verwalten

Im Admin-Bereich lassen sich Dienstleister und deren Positionen verwalten. Hier lässt sich nahezu alles nach Belieben abbilden. Von Getränken und Leihmaterial bis zu Reinigungen, Bestuhlungen oder Entsorgungsdiensten.

Bestellungen verwalten

Catering- und Facility-Services lassen sich als Administrator ganz einfach und intuitiv verwalten. Über den Reiter “Serviceanbieter” lassen sich alle Bestellungen in Echtzeit darstellen und flexibel anpassen.

Bestellungen genehmigen

Bestimmen Sie Rolleninhaber und deren Zugriffsberechtigungen auf externe Dienstleister. So kann bestimmt werden, welche Drittanbieter eine Freigabe benötigen und können mit dem Kostenstellen-Feature ihre Ausgaben im Blick behalten.

Bestellungen limitieren

Definieren Sie die Rahmenbedingungen für Bestellungen der Catering- und Facility-Services selbst. Sie haben volle Kontrolle über bestellbare Stückzahlen, wie weit im Voraus bestellt werden muss und wie spontan Änderungen möglich sind.

Sie haben volle Kontrolle über die Funktionen, den Nutzen und die Einschränkungen rund um Ihre angelegten Service Provider und können somit persönlich definieren, in welchem Rahmen die Drittanbieter genutzt und gebucht werden können.

Use Cases für Catering & Facility Services

Die Fallbeispiele für Catering & Facility Services sind vielfältig, reichen von einer einfachen Bestellung bis hin zu großzügig angelegten Arbeitsaufträgen und können dabei jegliche Form und Komplexität annehmen.

Fall 1

So kann es sein, dass einem ihrer Mitarbeitenden ein Fehler unterlaufen ist und jetzt die Spülmaschine in der hauseigenen Küche kaputtgegangen ist. Um überflüssige Endlos-Kommunikation zu vermeiden, haben sie vorsorglich bereits eine Sanitär- & Handwerker Firma im Adminbereich hinterlegt. Um einen Überblick über die Kosten zu behalten, erfordert jeder neue Auftrag zuerst die Freigabe durch den Location Manager.

Die betroffene Person kümmert sich also selbstständig um den Auftrag, sorgt dafür, dass die verantwortlichen Personen am Tag der Bestellung anwesend sind und wickelt den ganzen Arbeitsaufwand selbst ab. Dem Administrator bleibt letztendlich lediglich die Aufgabe, den Auftrag freizugeben und die Kostenstelle zuzuordnen.

Fall 2

Eine große Besprechung steht an. Ein neuer Vertragspartner kommt mit einigen Vertretern persönlich vorbei. Der Besuch soll reibungslos und so gemütlich wie möglich ablaufen. Über das Raumbuchungssystem erstellen Sie als Admin eine neue Buchung.

Sie fügen alle nötigen Mitarbeitenden hinzu und wollen zudem ein kleines Catering beauftragen. Aufgrund der hohen Personenzahl benötigen Sie zusätzlich eine neue Bestuhlung der Besprechungsräume. Das Meeting soll um 9 Uhr beginnen.

Sie fügen der Raumbuchung zwei Service-Buchungen hinzu. Eine für das Catering mit 10 Brezeln um 8:45 Uhr. Die Bestuhlung soll bereits am Abend davor durchgeführt werden. Sie passen die Zeit für diesen Auftrag dementsprechend an und bestellen die Firma auf 17:30 am Vortag.

Mit einem Klick tätigen Sie gleichzeitig die Raumbuchung, informieren alle teilnehmenden Mitarbeitenden und beauftragen im selben Moment die beiden Serviceanbieter. Das Meeting ist somit vorbereitet und komplett in Flexopus hinterlegt. Sie behalten stets den Überblick.

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Vorteile von Catering & Facility Services

Die Anbindung von Catering & Facility Services in ihr Workplace Management System bietet zahlreiche Vorteile. Flexopus lässt sich hierbei reibungslos mit dem Feature nutzen und somit intuitiv in ihren Arbeitsalltag integrieren:

• App Anbindung:

Buchungen lassen sich über den Nutzerbereich auch über die Flexopus Android und iOS App tätigen und verwalten.

• Kosten im Blick:

Mit Bestell-Limits und Kostenstellenzuordnungen behalten Sie alle Ausgaben im Blick, auch wenn mehrere Personen buchen.

• Nutzerfreundlichkeit:

Der Buchungsprozess gleicht den bestehenden Abläufen. Somit kann das Feature direkt von allen genutzt werden.

• Multifunktional:

Es gibt mehrere Wege, Buchungen zu tätigen und alle benötigten Services lassen sich nach ihren Wünschen definieren.

• Anbieterverwaltung:

Die Listenansicht aller Dienstleister ermöglicht einen unkomplizierten Zugriff und eine einfache Übersicht.

• Asignación de edificios:

Los proveedores pueden asignarse a diferentes edificios. De este modo, las reservas solo se realizan donde realmente están previstas.

• Categorías:

Los productos disponibles para pedido pueden agruparse en categorías para que el proceso de compra sea lo más sencillo y eficiente posible.

• Conforme al RGPD:

Al igual que con todos los productos y servicios de Flexopus, los datos se procesan en Alemania siguiendo estrictamente el RGPD y la norma ISO27001.

Fazit

Con Flexopus, las empresas pueden gestionar sus servicios de catering y mantenimiento de forma sencilla y eficiente sin perder el control. La integración de estos servicios en el sistema de gestión del lugar de trabajo permite planificar y organizar proveedores externos sin problemas, ya sea para reuniones, eventos o tareas cotidianas. Gracias a una interfaz intuitiva, una gran flexibilidad y total transparencia en pedidos y costes, la carga administrativa se reduce al mínimo, garantizando siempre la calidad de los servicios. Flexopus no solo facilita el día a día en la oficina, sino que asegura que cada detalle, desde la reserva hasta la facturación, se gestione de forma profesional y bajo los más altos estándares de calidad.