Catering e Facility Services: gestire i fornitori con Flexopus

Gli ambienti di lavoro e gli uffici funzionano solo se tutti i processi sono ottimizzati e ogni collaboratore può dedicarsi alle proprie attività in modo mirato. Gli uffici moderni sono pieni di persone talentuose e versatili, tuttavia, per alcuni incarichi, il ricorso a fornitori esterni rimane indispensabile. 

Che si tratti di catering, servizi IT o imprese di pulizia: in molti ambiti, affidarsi a un supporto esterno è la scelta giusta. Con Flexopus è possibile digitalizzare, gestire e integrare facilmente fornitori e terze parti nel Workplace Management.
In questo modo, avrete sempre una panoramica completa di tutti i fornitori presenti e futuri, potendo monitorare e gestire l'intero processo, dall'invito alla conclusione, tramite Flexopus.

Catering & Facility Services con Flexopus

Con Flexopus Catering & Services è possibile registrare, censire e incaricare i fornitori in modo semplice e senza l'uso di carta. Ogni possibile fornitore esterno può essere integrato direttamente nella pianificazione, senza dover abbandonare il consueto ambiente di lavoro di Flexopus. 

In combinazione con il sistema di prenotazione sale integrato è possibile pianificare intere riunioni dall'inizio alla fine: dal catering per l'aperitivo iniziale al servizio di pulizia finale; con Flexopus mantenete il pieno controllo. 

Flusso di una prenotazione di catering o servizi

Il flusso di una prenotazione di catering o servizi avviene all'interno del consueto ambiente dell'applicazione Flexopus. Qui, analogamente a quanto avviene per le postazioni di lavoro o le sale riunioni, è possibile accedere direttamente al riquadro di prenotazione dalla pagina iniziale. 

Nella panoramica delle prenotazioni a livello utente, le prenotazioni di catering e servizi compaiono insieme a tutte le prenotazioni future. Inoltre, tutti i dati possono essere visualizzati e gestiti in qualsiasi momento tramite l'area amministrativa.

Il processo effettivo si articola in semplici passaggi, tuttavia esistono diverse modalità per inserire una prenotazione:

Prenotazione singola di catering e servizi

1. Selezione "Catering & Services"
2. Inserimento dei dettagli (titolo, data, luogo, fornitore e note)
3. (Opzionale) Selezione della posizione
4. Salvare

L'appaltatore incaricato riceve l'ordine direttamente via e-mail. Qui sono riportati anche tutti i dettagli (titolo, data, luogo, note). 

Aggiunta di catering e servizi tramite la prenotazione di sale

Il prerequisito per questa funzione è l'attivazione dell'opzione di gestione eventi. In questo modo, la semplice prenotazione di una sala viene ampliata e trasformata in una creazione di eventi, che consente una pianificazione più dettagliata di meeting e riunioni. Agli eventi è possibile aggiungere anche un ordine di catering o di servizio:

1. Selezione “Nuovo evento”
2. Inserimento dettagli (nome, data, ora, luogo)
3. Selezione “Aggiungi ordine di servizio”
4. Inserimento dettagli (luogo, fornitore, note)
5. Salvare

Dopo il salvataggio, l'evento creato viene memorizzato insieme all'ordine di catering e servizi e archiviato nella panoramica delle prenotazioni. Il fornitore viene informato via e-mail e riceve tutti i dettagli necessari sull'ordine.

Prenotazione di catering e servizi direttamente in Outlook

Con il componente aggiuntivo Flexopus per Outlook, i dipendenti possono richiedere servizi aggiuntivi come catering o fornitori esterni direttamente durante la prenotazione della sala. La prenotazione avviene nello stesso passaggio della selezione dell'appuntamento e della sala, in modo che tutti i requisiti rilevanti vengano registrati centralmente in Outlook. Ciò consente di preparare meglio le riunioni, ridurre il coordinamento interno e gestire tempestivamente tutte le risorse necessarie.

Registrazione dei fornitori per catering e servizi

Ogni fornitore deve essere registrato inizialmente nell'area di amministrazione. In questo modo, gli amministratori mantengono una panoramica di tutti i fornitori registrati e possono gestirli facilmente.

Oltre ai dettagli sul fornitore, è possibile gestire qui anche gli edifici associati e le voci di servizio. In questo modo, agli utenti viene mostrato solo ciò che è effettivamente disponibile, evitando prenotazioni errate.

È inoltre disponibile una panoramica di tutti gli ordini attivi, consultabile anche retroattivamente. Ciò consente di verificare chi era presente nell'edificio in un determinato giorno, nel caso in cui fosse necessario un contatto retroattivo.

Funzioni del fornitore di servizi

Il modulo Catering & Servizi aggiunge un ulteriore riquadro alla consueta applicazione Flexopus. L'attivazione del modulo introduce una serie di utili funzionalità:

Fornitori di catering e servizi

Gestite i fornitori di servizi che operano all'interno del vostro edificio. Può trattarsi, ad esempio, di un servizio di catering esterno che fornisce pasti per le riunioni, di un servizio di manutenzione che effettua controlli periodici o di un help desk IT che si occupa di questioni tecniche.

Gestione dei servizi offerti

Nell'area di amministrazione è possibile gestire i fornitori di servizi e le relative voci. È possibile configurare quasi tutto secondo le proprie esigenze: da bevande e materiale a noleggio a pulizie, allestimenti o servizi di smaltimento.

Gestione degli ordini

I servizi di catering e facility possono essere gestiti in modo semplice e intuitivo dall'amministratore. Tramite la scheda “Fornitori di servizi” è possibile visualizzare tutti gli ordini in tempo reale e modificarli in modo flessibile.

Approvazione degli ordini

Definite i titolari dei ruoli e le relative autorizzazioni di accesso ai fornitori esterni. È possibile stabilire quali fornitori terzi richiedano un'approvazione e tenere sotto controllo le spese grazie alla funzione dei centri di costo.

Limitazione degli ordini

Definite autonomamente le condizioni quadro per gli ordini di catering e facility. Avete il pieno controllo sulle quantità ordinabili, sui tempi di preavviso necessari e sulla flessibilità per le modifiche dell'ultimo minuto.

Avete il pieno controllo sulle funzioni, sull'utilizzo e sulle limitazioni dei vostri fornitori di servizi, potendo così definire personalmente l'ambito entro cui i fornitori terzi possono essere utilizzati e prenotati.

Casi d'uso per catering e servizi di facility

Gli esempi di applicazione per il catering e i servizi di facility sono molteplici: spaziano da un semplice ordine a complessi ordini di lavoro, potendo assumere qualsiasi forma e livello di complessità.

Caso 1

Può capitare che un dipendente commetta un errore e che la lavastoviglie della cucina aziendale si rompa. Per evitare inutili scambi di comunicazioni, avete già provveduto a inserire nell'area amministrativa un'azienda di idraulica e manutenzione. Per mantenere il controllo sui costi, ogni nuovo ordine richiede preventivamente l'approvazione del Location Manager.

La persona interessata gestisce quindi l'ordine in autonomia, si assicura che i responsabili siano presenti il giorno dell'ordine e sbriga l'intero carico di lavoro. All'amministratore resta infine solo il compito di approvare l'ordine e assegnarlo al centro di costo.

Caso 2

È in programma una riunione importante. Un nuovo partner contrattuale verrà di persona con alcuni rappresentanti. La visita deve svolgersi senza intoppi e nel modo più confortevole possibile. Tramite il sistema di prenotazione sale integrato create una nuova prenotazione come amministratore.

Aggiungete tutti i dipendenti necessari e volete inoltre richiedere un piccolo catering. Dato l'elevato numero di persone, avete bisogno anche di una nuova disposizione dei posti a sedere nelle sale riunioni. La riunione deve iniziare alle 9:00.

Aggiungete due prenotazioni di servizio alla prenotazione della sala. Una per il catering con 10 pretzel alle 8:45. La disposizione dei posti deve essere effettuata la sera prima. Regolate l'orario per questo ordine di conseguenza e fissate l'appuntamento con l'azienda alle 17:30 del giorno precedente.

Con un clic effettuate contemporaneamente la prenotazione della sala, informate tutti i dipendenti partecipanti e incaricate nello stesso momento i due fornitori di servizi. La riunione è così preparata e completamente registrata in Flexopus. Avrete sempre tutto sotto controllo.

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Vantaggi del catering e dei servizi di facility

L'integrazione del catering e dei servizi di facility nel vostro sistema di gestione dell'ambiente di lavoro offre numerosi vantaggi. Flexopus consente di utilizzare questa funzionalità in modo fluido, integrandola intuitivamente nella vostra routine lavorativa:

• Integrazione app:

Le prenotazioni possono essere effettuate e gestite dall'area utente anche tramite l'app Flexopus per Android e iOS.

• Costi sotto controllo:

Grazie ai limiti di spesa e all'assegnazione ai centri di costo, tenete d'occhio tutte le uscite, anche quando più persone effettuano prenotazioni.

• Facilità d'uso:

Il processo di prenotazione è simile ai flussi di lavoro esistenti. Di conseguenza, la funzione può essere utilizzata immediatamente da tutti.

• Multifunzionale:

Esistono diversi modi per effettuare prenotazioni e tutti i servizi necessari possono essere definiti in base alle proprie esigenze.

• Gestione dei fornitori:

La visualizzazione a elenco di tutti i fornitori di servizi consente un accesso rapido e una panoramica semplice.

• Assegnazione agli edifici:

I fornitori possono essere assegnati a edifici diversi. In questo modo, le prenotazioni vengono effettuate solo dove previsto.

• Categorie:

I prodotti ordinabili possono essere suddivisi in categorie per rendere il processo di ordinazione il più semplice ed efficiente possibile.

• Conforme al GDPR:

Proprio come per tutti i prodotti e servizi Flexopus, i dati vengono elaborati rigorosamente secondo il GDPR e la norma ISO27001 in Germania.

Conclusione

Con Flexopus, le aziende hanno la possibilità di gestire i propri servizi di catering e facility in modo semplice ed efficiente, senza perdere il controllo. L'integrazione dei servizi di catering e facility nel sistema di gestione dell'ambiente di lavoro consente una pianificazione e un'organizzazione senza intoppi dei fornitori esterni, che si tratti di riunioni, eventi o attività quotidiane. Grazie all'interfaccia intuitiva, alla flessibilità di personalizzazione e alla totale trasparenza su ordini e costi, l'onere amministrativo rimane minimo, garantendo al contempo la qualità dei servizi offerti. Flexopus non contribuisce solo a rendere più fluido il lavoro quotidiano in ufficio, ma assicura anche che ogni dettaglio, dalla prenotazione alla fatturazione, venga gestito in modo professionale e secondo i più elevati standard di qualità.