Catering & Facility Services - Gestione dei fornitori di servizi con Flexopus

I luoghi di lavoro e gli uffici funzionano solo se tutti i processi funzionano in modo ottimale e tutti i dipendenti possono svolgere i propri compiti in modo mirato. Gli uffici moderni sono pieni di persone talentuose e diversificate, ma il coinvolgimento di fornitori terzi è ancora essenziale per alcuni lavori.

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Che si tratti di catering, fornitori di servizi IT o servizi di pulizia: in molte aree è la decisione giusta ricorrere a un supporto esterno. Con Flexopus, i fornitori di servizi e i fornitori terzi possono essere facilmente digitalizzati, gestiti e inclusi nella gestione del posto di lavoro.

In questo modo, hai sempre una panoramica di tutti i fornitori di servizi presenti e futuri e puoi completare l'intero processo dall'invito al completamento con Flexopus visualizzare e gestire.

Servizi di catering e strutture con Flexopus

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Con Flexopus Catering e servizi I fornitori di servizi possono essere registrati, registrati e incaricati in modo semplice e cartaceo. Qui, qualsiasi fornitore terzo immaginabile può essere incluso direttamente nella pianificazione senza uscire dal familiare ambiente di lavoro di Flexopus.

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In combinazione con il sistema di prenotazione delle camere, è possibile pianificare intere riunioni dall'inizio alla fine: dal catering iniziale all'inizio al servizio di pulizia successivo: con Flexopus, hai il controllo.

Processo di prenotazione di catering o servizi

La prenotazione di un catering o di un servizio viene effettuata nell'ambiente familiare dell'applicazione Flexopus. Qui, è possibile accedere al riquadro di prenotazione direttamente dalla pagina iniziale, in modo simile alle postazioni di lavoro o alle sale riunioni.

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Nella panoramica delle prenotazioni a livello di utente, le prenotazioni di catering e servizi vengono visualizzate insieme a tutte le prenotazioni future. Inoltre, tutti i dati possono sempre essere visualizzati e gestiti tramite l'area di amministrazione.

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Il processo vero e proprio avviene in semplici passaggi, ma ci sono diverse opzioni per effettuare una prenotazione:

Prenotazione individuale di catering e servizi

1. Selezione «Catering & Services»
2. Inserisci i dettagli (titolo, data, posizione, fornitore e note)
3. (Facoltativo) Seleziona la località
4. Salva

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L'appaltatore creato riceve l'ordine direttamente via e-mail. Qui vengono memorizzati anche tutti i dettagli (titolo, data, luogo, note).

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Prenota catering e servizi tramite la prenotazione delle camere

Il prerequisito è attivare l'opzione di gestione degli eventi. Qui, la semplice prenotazione della camera viene estesa e convertita in una creazione di eventi, che consente di creare riunioni e riunioni in modo più dettagliato. È inoltre possibile aggiungere agli eventi un ordine di catering o di servizio:

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1. Selezione «Nuovo evento»
2. Inserisci i dettagli (nome, data, ora, luogo)
3. Selezione «Aggiungi ordine di assistenza»
4. Inserisci i dettagli (sede, fornitore, note)
5. Salva

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Dopo il salvataggio, l'evento creato viene salvato insieme all'ordine di catering e servizio e memorizzato nella panoramica della prenotazione. L'appaltatore viene informato via e-mail e riceve così tutti i dettagli necessari sull'ordine.

Appaltatori di deposito per catering e servizi

Ogni appaltatore deve essere inserito nell'area di amministrazione all'inizio. Ciò consente agli amministratori di tenere traccia di tutti gli appaltatori archiviati e di gestirli.

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Oltre ai dettagli sul fornitore, qui è possibile gestire anche gli edifici associati e le posizioni gestite. In questo modo, agli utenti viene mostrato solo ciò che viene effettivamente offerto e si evitano false prenotazioni.

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C'è anche una panoramica di tutti gli ordini attivi, che può essere visualizzata anche retroattivamente. In questo modo è possibile stabilire chi si trovava nell'edificio in quale giorno, in caso di necessario contatto retroattivo.

Funzionalità del fornitore di servizi

Il modulo Catering & Service aggiunge un altro riquadro alla normale applicazione Flexopus. Attivando il modulo, vengono aggiunte una serie di funzioni utili:

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fornitori di servizi e catering

Gestisci i fornitori di servizi che forniscono servizi nel tuo edificio. Potrebbe trattarsi, ad esempio, di un fornitore di servizi di catering esterno che fornisce servizi di catering per riunioni, un servizio di pulizie che effettua controlli regolari o un service desk IT che si occupa di questioni relative all'IT.

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Gestisci i servizi offerti

Nell'area di amministrazione, è possibile gestire i fornitori di servizi e le loro posizioni. Qui puoi visualizzare quasi tutto ciò che desideri. Dalle bevande e all'attrezzatura a noleggio ai servizi di pulizia, posti a sedere o smaltimento.

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Gestione degli ordini

I servizi di catering e facility sono facili e intuitivi da gestire come amministratore. La scheda «Fornitore di servizi» consente di visualizzare tutti gli ordini in tempo reale e di regolarli in modo flessibile.

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Approva gli ordini

Determina Titolare del ruolo e i loro diritti di accesso a fornitori di servizi esterni. In questo modo, è possibile determinare quali fornitori terzi necessitano dell'approvazione e utilizzare la funzione del centro di costo per tenere d'occhio le proprie spese.

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Limita gli ordini

Definite voi stessi le condizioni quadro per ordinare i servizi di catering e facility. Hai il pieno controllo sulle quantità che possono essere ordinate, con quanto anticipo devi ordinare e su come apportare modifiche spontanee.

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Hanno il pieno controllo delle funzioni, dei vantaggi e delle restrizioni associati ai fornitori di servizi creati e possono quindi definire personalmente in quale contesto i fornitori terzi possono essere utilizzati e prenotati.

Casi d'uso per servizi di catering e strutture

I case study per i servizi di catering e facility sono molteplici, vanno da semplici ordini a generosi ordini di lavoro e possono assumere qualsiasi forma e complessità.

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caso 1

Ad esempio, uno dei tuoi dipendenti potrebbe aver commesso un errore e ora la lavastoviglie della cucina interna si è rotta. Per evitare inutili e interminabili comunicazioni, come precauzione hanno già aggiunto una società di idraulica e commerciante all'area di amministrazione. Per tenere traccia dei costi, ogni nuovo ordine richiede prima l'approvazione del responsabile della sede.

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L'interessato si occupa quindi dell'ordine in modo indipendente, assicura che i responsabili siano presenti il giorno in cui viene effettuato l'ordine e gestisce personalmente tutto il carico di lavoro. Alla fine, l'amministratore ha solo il compito di approvare l'ordine e assegnare il centro di costo.

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caso 2

Si avvicina una grande riunione. Un nuovo partner contrattuale arriva di persona con alcuni rappresentanti. La visita dovrebbe essere agevole e il più confortevole possibile. In qualità di amministratore, crei una nuova prenotazione utilizzando il sistema di prenotazione delle camere.

Aggiungono tutti i dipendenti necessari e vogliono anche assumere un piccolo servizio di catering. A causa dell'elevato numero di persone, sono necessari anche nuovi posti a sedere per le sale riunioni. L'inizio della riunione è previsto per le 9:00.

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Aggiungi due prenotazioni di servizi alla prenotazione della camera. Una per il catering con 10 salatini alle 8:45. La seduta deve essere effettuata la sera prima. Modificate di conseguenza l'orario per questo ordine e ordinate all'azienda alle 17:30 del giorno prima.

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Con un clic, puoi prenotare la camera contemporaneamente, informare tutti i dipendenti partecipanti e incaricare contemporaneamente i due fornitori di servizi. La riunione viene quindi preparata e archiviata completamente in Flexopus. Hai sempre una visione d'insieme.

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Vantaggi della ristorazione e dei servizi di struttura

L'integrazione dei servizi di catering e facility nel sistema di gestione del posto di lavoro offre numerosi vantaggi. Flexopus può essere utilizzato senza problemi con la funzione e può quindi essere integrato in modo intuitivo nella routine lavorativa quotidiana:

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• Connessione all'app:

Le prenotazioni possono essere effettuate e gestite anche tramite l'app Flexopus per Android e iOS tramite l'area utente.

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• I costi a colpo d'occhio:

Con i limiti degli ordini e l'assegnazione dei centri di costo, puoi tenere d'occhio tutte le spese, anche se più persone prenotano.

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• Facilità d'uso:

Il processo di prenotazione è simile alle procedure esistenti. Ciò significa che la funzionalità può essere utilizzata direttamente da tutti.

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• MULTIFUNZIONALE:

Esistono diversi modi per effettuare prenotazioni e tutti i servizi richiesti possono essere definiti in base ai tuoi desideri.

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• Gestione dei fornitori:

La visualizzazione dell'elenco di tutti i fornitori di servizi consente un facile accesso e una semplice panoramica.

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• Assegnazione degli edifici:

I venditori possono essere assegnati a diversi edifici. Ciò significa che prenoti solo dove è previsto.

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• categorie:

I prodotti ordinabili possono essere suddivisi in categorie per mantenere il processo di ordinazione il più semplice ed efficiente possibile.

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• Conforme al GDPR:

Come per tutti i prodotti e servizi Flexopus, i dati vengono trattati rigorosamente secondo GDPR e ISO27001 elaborato in Germania.

conclusione

Con Flexopus, le aziende possono gestire in modo semplice ed efficiente i propri servizi di catering e strutture senza perdere il controllo. L'integrazione dei servizi di ristorazione e delle strutture nel sistema di gestione del posto di lavoro consente una pianificazione e un'organizzazione senza interruzioni dei fornitori di servizi esterni, che si tratti di riunioni, eventi o attività quotidiane. Grazie all'interfaccia intuitiva, alla personalizzazione flessibile e alla piena trasparenza di ordini e costi, lo sforzo amministrativo rimane minimo, mentre la qualità delle offerte di servizi è sempre garantita. Flexopus non solo contribuisce a un flusso di lavoro regolare nella vita quotidiana in ufficio, ma garantisce anche che ogni dettaglio, dalla prenotazione alla fatturazione, sia gestito in modo professionale e secondo i più alti standard di qualità.