Pianificare strategicamente gli spazi ufficio: perché una buona pianificazione inizia con dati validi

Una nuova sede, un contratto di locazione in scadenza, una trasformazione in ufficio ibrido: le decisioni sugli spazi ufficio sono tra le più costose e a lungo termine che un'azienda possa prendere. Eppure, sorprendentemente, si basano spesso su semplici supposizioni. "Di solito siamo in due in ufficio", "Il martedì è sempre pieno", "Ci servono più sale riunioni". Sembra plausibile, ma raramente regge a una verifica. Chi vuole pianificare strategicamente gli spazi ufficio ha bisogno soprattutto di una cosa: dati affidabili su come la superficie attuale viene effettivamente utilizzata.

Pianificazione degli spazi basata sull'intuito: il rischio nell'ufficio ibrido

A partire dalla il lavoro ibrido è diventato lo standard, non esiste più una "giornata tipo" in ufficio. Il lunedì e il venerdì molti posti restano vuoti, mentre nelle giornate dedicate ai team gli spazi scarseggiano. Alcuni reparti vengono quasi ogni giorno, altri quasi mai. Sale riunioni per dodici persone vengono occupate da due sole persone, mentre le cabine telefoniche sono costantemente esaurite. Il numero dei dipendenti, da solo, non dice quindi quasi più nulla sull'effettivo fabbisogno di spazio.

Pianificare un nuovo ufficio senza dati di utilizzo è come confezionare un abito su misura senza usare il metro. Alla fine potrebbe anche andare bene, ma raramente calza dove conta davvero. E a differenza di un abito, uno spazio ufficio non si può semplicemente cambiare: i contratti di locazione durano spesso molti anni e le ristrutturazioni richiedono budget e tempo.

Le conseguenze di una pianificazione errata sono costose in entrambi i casi. Se lo spazio è troppo grande, si pagano affitto, energia e pulizie per scrivanie vuote. Se è troppo piccolo, mancano posti nelle giornate di punta, i team vengono frammentati e l'accettazione del nuovo ufficio cala prima ancora che sia stato pienamente adottato.

Molto più di una semplice prenotazione: cosa rivelano i dati di prenotazione sul tuo ufficio

Una software di desk sharing viene solitamente introdotto per organizzare la quotidianità in ufficio: prenotare una postazione, riservare una sala riunioni, assicurarsi un parcheggio. Tuttavia, con ogni prenotazione si delinea implicitamente un quadro di come la tua azienda lavora realmente. Più a lungo il software viene utilizzato, più questo quadro diventa significativo. Esempi di intuizioni tipiche derivate dalla pratica sono:

• Quante postazioni di lavoro sono state effettivamente occupate nei dieci giorni più affollati dell'anno e quanto questo valore si discosta dalla quotidianità.
• Se le grandi sale conferenze vengono prenotate prevalentemente da piccoli gruppi e se ci sarebbe spazio per ricavare diverse sale riunioni più piccole.
• Come è cambiata la presenza da quando sono state introdotte nuove regole per lo smart working o giornate fisse per i team.
• Se i parcheggi sono regolarmente esauriti mentre le postazioni di lavoro restano libere, un segnale che indica come il tragitto casa-lavoro rappresenti un collo di bottiglia.

Tali correlazioni non si colgono nella gestione quotidiana, ma solo guardando indietro. È proprio per questo che i dati storici di prenotazione sono così preziosi per qualsiasi decisione riguardante gli spazi.

Flexopus: dal desk booking alla pianificazione degli spazi basata sui dati

Flexopus è una software di gestione dell'ambiente di lavoro di Stoccarda, con cui le aziende organizzano il proprio ufficio ibrido. Grazie al software di desk sharing, i dipendenti prenotano postazioni flessibili, tramite il sistema di prenotazione sale integrato sale riunioni e tramite il Gestione parcheggi il proprio posto auto, via browser, app, Microsoft TeamsoOutlookLa piattaforma è completata da un Software di gestione visitatori,Catering & Office Services,Asset Management,Display per sale nonché da sensori per postazioni di lavoro e ambienti. Oltre 80 integrazioni, tra cui Microsoft 365, Google Workspace e i più comuni sistemi HR, inseriscono Flexopus nei flussi di lavoro esistenti. Il software è ospitato in Germania, è conforme al GDPR ed è già utilizzato in oltre 4.000 uffici.

Dati di prenotazione: la base dati spesso già disponibile

Le aziende che utilizzano Flexopus dispongono spesso già di questo patrimonio informativo. Nello Smart Analytics Dashboard i dati vengono elaborati. Per la pianificazione degli spazi, sono particolarmente rilevanti le seguenti analisi:

• Tasso di occupazione per edificio e piano: Quali sedi e aree sono più richieste e quali rimangono costantemente vuote?
• Orari di punta per giorno della settimana e ora: La mappa termica temporale mostra con precisione oraria quando l'ufficio raggiunge la sua massima capacità.
• Mappa termica sulla planimetria: Le postazioni preferite e quelle meno richieste diventano visibili a colpo d'occhio, come ad esempio i posti vicino alle finestre rispetto a quelli di passaggio.
• Postazioni flessibili, fisse e bloccate nel tempo: Da questi dati è possibile calcolare direttamente il quota di desk sharing : posti prenotati diviso posti prenotabili.
• Capacità delle sale riunioni in base alle dimensioni: Quali dimensioni delle sale sono realmente necessarie?
• Tassi di check-in e prenotazioni scadute: Con quale frequenza le postazioni vengono prenotate ma non utilizzate?

Per analisi più approfondite, tutti i dati possono essere esportati in formato CSV o trasmessi tramite REST-API a strumenti come Power BI o Tableau. Un aspetto importante per il comitato aziendale e la protezione dei dati: nella configurazione standard, Flexopus non effettua analisi su base personale, ma esclusivamente a livello di risorsa.

Prenotazione non significa utilizzo: i sensori colmano il divario informativo

Per quanto preziosi, i dati di prenotazione mostrano solo ciò che era previsto, non ciò che è realmente accaduto. Una postazione viene prenotata ma non utilizzata. Un'altra viene occupata spontaneamente senza prenotazione. Una sala riunioni è riservata per due ore, ma la riunione termina dopo venti minuti. Per una pianificazione precisa degli spazi è quindi necessaria una seconda fonte di dati: l'effettiva occupazione in loco.

È proprio qui che entrano in gioco i sensori e i dispositivi IoT :

• I sensori per postazioni di lavoro rilevano tramite movimento e calore se una scrivania è effettivamente occupata. In questo modo, i mancati arrivi (no-show), l'utilizzo spontaneo e l'effettivo tasso di occupazione diventano visibili.
• I sensori per sale riunioni rilevano, grazie alla tecnologia radar e PIR, se le sale riunioni vengono effettivamente utilizzate, con una precisione fino al 99 percento. Nelle sale di grandi dimensioni è possibile combinare più sensori.

I sensori funzionano in modalità wireless e trasmettono i dati a Flexopus quasi in tempo reale tramite un gateway dedicato, senza necessità di connessione alla rete Wi-Fi aziendale. A seconda della configurazione, le batterie durano dai due ai quattro anni. Ciò consente di effettuare misurazioni anche in uffici esistenti senza necessità di ristrutturazioni.

Solo il confronto tra entrambe le fonti fornisce un quadro completo: i dati di prenotazione mostrano la domanda pianificata, i dati dei sensori la realtà vissuta.

Questi passaggi preliminari sono essenziali prima di ogni pianificazione degli spazi

Chi desidera pianificare strategicamente gli spazi ufficio dovrebbe seguire questi passaggi prima ancora di definire la prima planimetria della nuova sede:

1. Rilevare lo stato attuale: Quante postazioni di lavoro, sale riunioni, aree focus e spazi speciali sono presenti oggi? Una planimetria digitale di tutti i piani è la base per ogni ulteriore analisi.

2. Scegliere un periodo di misurazione significativo: Un'istantanea può essere fuorviante. Il periodo di ferie, la fine del trimestre o un grande progetto modificano significativamente l'occupazione. Pianificate quindi basandovi su dati raccolti in diversi mesi, idealmente nell'arco di un anno intero. Chi non dispone ancora di uno storico delle prenotazioni può iniziare subito con la misurazione, integrandola fin dall'inizio con i sensori.

3. Definire chi siede dove: Quali team lavorano a stretto contatto e quali reparti sono presenti in quali giorni? La gestione dei gruppi in Flexopus rende visibili le strutture dei team nei dati e aiuta a pianificare vicinanze funzionali per il nuovo ufficio.

4. Analizzare separatamente i picchi di carico e la media: Un tasso di occupazione medio del 45 percento non significa che la metà dello spazio sia sufficiente. Ciò che conta è la frequenza e l'intensità dei picchi di occupazione e se sia possibile livellarli attraverso giornate di team coordinate.

5. Derivare il fabbisogno di spazio in base alle attività: Quali dimensioni delle stanze vengono realmente utilizzate? Spesso emerge che, invece di grandi sale conferenze, sono necessari più piccoli spazi per riunioni, cabine telefoniche e aree di collaborazione.

6. Coinvolgere i dipendenti: I dati mostrano come viene utilizzato lo spazio, ma non il perché. Sondaggi e workshop integrano i numeri con esigenze non ancora rilevate, come la mancanza di luoghi riservati per il lavoro concentrato.

7. Pensare al futuro: Piani di crescita, cambiamenti delle smart working le nuove normative o le nuove sedi devono essere integrate nella pianificazione. I dati attuali rappresentano il punto di partenza, non l'obiettivo finale.

8. Coinvolgere tempestivamente il consiglio di fabbrica e il responsabile della protezione dei dati: La misurazione dell'utilizzo funziona solo se basata sulla fiducia. Analisi anonime a livello di risorsa e una comunicazione trasparente creano la necessaria accettazione.

Dall'analisi dei dati al corretto rapporto di desk sharing

Un esempio di calcolo semplificato mostra come i dati modifichino la pianificazione: un'azienda con 200 dipendenti sta progettando un nuovo ufficio. Senza dati, si potrebbero prevedere 200 postazioni, oppure 120 in modo forfettario "perché molti lavorano da casa". Tuttavia, la misurazione rivela che: in media sono presenti 85 persone, con picchi di 130. I dati dei sensori mostrano inoltre che circa il 15 percento delle prenotazioni non viene effettivamente utilizzato.

Con questi numeri è possibile prendere decisioni fondate: pianificare in base ai picchi o gestire le giornate di punta tramite concetti di "team days" e il rilascio automatico delle prenotazioni non utilizzate tramite check-in? Quale rapporto di desk sharing è adatto all'azienda? E quanta parte della superficie risparmiata può essere investita in spazi di collaborazione che rendano l'ufficio più attraente? O quanta superficie si può eventualmente disdire? Si tratta di decisioni strategiche, ma basate su fatti anziché su supposizioni.

Conclusione: niente nuovo ufficio senza dati affidabili

La pianificazione strategica degli spazi non inizia con la planimetria, ma con l'analisi. Chi sa quante persone arrivano, quando, dove si siedono, quali stanze utilizzano realmente e dove gli spazi rimangono vuoti, può progettare un ufficio che si adatti alle reali modalità di lavoro. Ciò consente di risparmiare sui costi e di creare un ambiente di lavoro in cui le persone amano venire.

Con Flexopus, molti di questi dati sono già disponibili grazie alla prenotazione quotidiana di postazioni e sale. Integrati da sensori per postazioni di lavoro e sale riunioni, si ottiene una base dati su cui pianificare in modo affidabile lo spazio ufficio del futuro.