Büroflächen strategisch planen: Warum gute Flächenplanung mit validen Daten beginnt

Ein neuer Standort, ein auslaufender Mietvertrag, ein Umbau zum hybriden Büro: Entscheidungen über Büroflächen gehören zu den teuersten und langfristigsten, die ein Unternehmen trifft. Trotzdem basieren sie erstaunlich oft auf Annahmen. „Wir sind ja meistens zu zweit im Büro“, „Dienstags ist es immer voll“, „Wir brauchen mehr Besprechungsräume“. Das klingt plausibel, hält aber selten einer Überprüfung stand. Wer Büroflächen strategisch planen will, braucht vor allem eines: belastbare Daten darüber, wie die heutige Fläche tatsächlich genutzt wird.

Flächenplanung nach Bauchgefühl: Das Risiko im hybriden Büro

Seit hybrides Arbeiten zum Standard geworden ist, gibt es keinen „normalen“ Bürotag mehr. Montags und freitags stehen viele Plätze leer, an Teamtagen wird es eng. Manche Abteilungen kommen fast täglich, andere kaum. Meetingräume für zwölf Personen werden von zwei Leuten belegt, während Telefonboxen ständig ausgebucht sind. Die Mitarbeiterzahl allein sagt deshalb kaum noch etwas über den tatsächlichen Flächenbedarf aus.

Ein neues Büro ohne Nutzungsdaten zu planen, ist wie einen Maßanzug ohne Maßband zu schneidern. Am Ende passt er vielleicht irgendwie, aber selten dort, wo es darauf ankommt. Und anders als ein Anzug lässt sich eine Bürofläche nicht einfach umtauschen: Mietverträge laufen oft über viele Jahre, Umbauten binden Budget und Zeit.

Die Folgen einer Fehlplanung sind in beide Richtungen teuer. Ist die Fläche zu groß, bezahlt man Miete, Energie und Reinigung für leere Schreibtische. Ist sie zu klein, fehlen an Spitzentagen Plätze, Teams werden auseinandergerissen, und die Akzeptanz des neuen Büros sinkt, bevor es richtig angekommen ist.

Mehr als Platzreservierung: Was Buchungsdaten über Ihr Büro verraten

Eine Desk Sharing Software wird meist eingeführt, um den Büroalltag zu organisieren: Arbeitsplatz buchen, Meetingraum reservieren, Parkplatz sichern. Doch mit jeder Buchung entsteht nebenbei ein Bild davon, wie Ihr Unternehmen wirklich arbeitet. Je länger die Software im Einsatz ist, desto aussagekräftiger wird dieses Bild. Typische Erkenntnisse aus der Praxis sind zum Beispiel:

• Wie viele Arbeitsplätze an den zehn vollsten Tagen des Jahres tatsächlich belegt waren, und wie weit dieser Wert vom Alltag entfernt liegt.
• Ob große Konferenzräume überwiegend von kleinen Gruppen gebucht werden und eigentlich Platz für mehrere kleine Besprechungsräume wäre.
• Wie sich die Präsenz verändert hat, seit eine neue Homeoffice-Regelung oder feste Teamtage eingeführt wurden.
• Ob Parkplätze regelmäßig ausgebucht sind, während Arbeitsplätze frei bleiben, ein Hinweis darauf, dass die Anreise ein Engpass ist.

Solche Zusammenhänge erkennt man nicht im Tagesgeschäft, sondern erst im Rückblick. Genau deshalb sind historische Buchungsdaten so wertvoll für jede Flächenentscheidung.

Flexopus: Vom Desk Booking zur datenbasierten Flächenplanung

Flexopus ist eine Workplace Management Software aus Stuttgart, mit der Unternehmen ihr hybrides Büro organisieren. Mit der Desk Sharing Software buchen Mitarbeitende flexible Arbeitsplätze, über das Raumbuchungssystem Meetingräume und über die Parkplatzverwaltung ihren Stellplatz, per Browser, App, Microsoft Teams oder Outlook. Ergänzt wird die Plattform durch eine Besuchermanagement Software, Catering & Office Services, Asset Management, Raumdisplays sowie Arbeitsplatz- und Raumsensoren. Über 80 Integrationen, unter anderem mit Microsoft 365, Google Workspace und gängigen HR-Systemen, binden Flexopus in bestehende Abläufe ein. Die Software wird in Deutschland gehostet, ist DSGVO-konform und bereits in über 4.000 Büros im Einsatz.

Buchungsdaten: Die Datenbasis, die oft schon vorhanden ist

Unternehmen, die Flexopus nutzen, sitzen häufig bereits auf diesem Datenschatz. Im Smart Analytics Dashboard werden die Daten aufbereitet. Für die Flächenplanung sind vor allem folgende Auswertungen relevant:

• Auslastung nach Gebäude und Etage: Welche Standorte und Bereiche sind gefragt, welche bleiben dauerhaft leer?
• Spitzenzeiten nach Wochentag und Uhrzeit: Die Time-Heatmap zeigt stundengenau, wann das Büro an seine Grenzen kommt.
• Heatmap auf dem Grundriss: Beliebte und gemiedene Plätze werden auf einen Blick sichtbar, etwa Fensterplätze gegenüber Plätzen am Durchgang.
• Flex-, Fix- und gesperrte Plätze im Zeitverlauf: Daraus lässt sich die Desk Sharing Quote direkt berechnen: gebuchte Plätze geteilt durch buchbare Plätze.
• Meetingraum-Kapazitäten nach Größe: Welche Raumgrößen werden wirklich gebraucht?
• Check-in-Quoten und verfallene Buchungen: Wie oft werden Plätze gebucht, aber nicht genutzt?

Für tiefergehende Analysen lassen sich alle Daten als CSV exportieren oder per REST-API an Tools wie Power BI oder Tableau übergeben. Wichtig für Betriebsrat und Datenschutz: In der Standardkonfiguration wertet Flexopus nicht personenbezogen aus, sondern ausschließlich auf Ressourcenebene.

Buchung ist nicht gleich Nutzung: Sensoren schließen die Datenlücke

So wertvoll Buchungsdaten sind, sie zeigen nur, was geplant war, nicht, was tatsächlich passiert ist. Ein Platz wird gebucht, aber nicht genutzt. Ein anderer wird spontan belegt, ohne Buchung. Ein Meetingraum ist für zwei Stunden reserviert, das Meeting endet nach zwanzig Minuten. Für eine präzise Flächenplanung braucht es deshalb eine zweite Datenquelle: die tatsächliche Belegung vor Ort.

Genau hier kommen Sensoren und IoT-Geräte ins Spiel:

• Arbeitsplatzsensoren erkennen über Bewegung und Wärme, ob ein Schreibtisch wirklich besetzt ist. So werden No-Shows, spontane Nutzung und die echte Auslastung sichtbar.
• Raumsensoren erfassen mit Radar- und PIR-Technologie, ob Meetingräume tatsächlich genutzt werden, mit einer Genauigkeit von bis zu 99 Prozent. In großen Räumen lassen sich mehrere Sensoren kombinieren.

Die Sensoren arbeiten kabellos und übertragen ihre Daten über ein eigenes Gateway nahezu in Echtzeit an Flexopus, ohne Anbindung an das Firmen-WLAN. Je nach Konfiguration halten die Batterien zwei bis vier Jahre. Das macht eine Messung auch in bestehenden Büros ohne Umbau möglich.

Erst der Abgleich beider Quellen ergibt das vollständige Bild: Buchungsdaten zeigen den geplanten Bedarf, Sensordaten die gelebte Realität.

Diese Vorarbeiten gehören vor jede Flächenplanung

Wer Büroflächen strategisch planen will, sollte diese Schritte durchlaufen, bevor der erste Grundriss für den neuen Standort entsteht:

1. Ist-Zustand erfassen: Wie viele Arbeitsplätze, Meetingräume, Fokusräume und Sonderflächen gibt es heute? Ein digitaler Grundriss aller Etagen ist die Basis jeder weiteren Analyse.

2. Einen aussagekräftigen Messzeitraum wählen: Eine Momentaufnahme führt in die Irre. Urlaubszeit, Quartalsende oder ein großes Projekt verändern die Belegung deutlich. Planen Sie deshalb mit Daten aus mehreren Monaten, im Idealfall aus einem vollständigen Jahr. Wer noch keine Buchungshistorie hat, startet jetzt mit der Messung und ergänzt sie von Anfang an mit Sensoren.

3. Klären, wer wo sitzt: Welche Teams arbeiten eng zusammen, welche Abteilungen kommen an welchen Tagen? Die Gruppenverwaltung in Flexopus macht Teamstrukturen in den Daten sichtbar und hilft dabei, sinnvolle Nachbarschaften für das neue Büro zu planen.

4. Spitzenlast und Mittelwert getrennt betrachten: Eine durchschnittliche Auslastung von 45 Prozent bedeutet nicht, dass die Hälfte der Fläche reicht. Entscheidend ist, wie oft und wie stark die Belegung nach oben ausschlägt und ob sich diese Spitzen durch gesteuerte Teamtage glätten lassen.

5. Raumbedarf nach Tätigkeiten ableiten: Welche Raumgrößen werden wirklich genutzt? Häufig zeigt sich, dass statt großer Konferenzräume mehr kleine Besprechungsräume, Telefonboxen und Kollaborationsflächen gebraucht werden.

6. Mitarbeitende einbeziehen: Daten zeigen, wie die Fläche genutzt wird, aber nicht, warum. Befragungen und Workshops ergänzen die Zahlen um Bedürfnisse, die heute noch nicht abgebildet sind, etwa fehlende Rückzugsorte für konzentriertes Arbeiten.

7. Die Zukunft mitdenken: Wachstumspläne, Änderungen der Homeoffice-Regelung oder neue Standorte müssen in die Planung einfließen. Die heutigen Daten sind der Ausgangspunkt, nicht das Ziel.

8. Betriebsrat und Datenschutz früh einbinden: Eine Nutzungsmessung funktioniert nur mit Vertrauen. Anonyme Auswertungen auf Ressourcenebene und eine transparente Kommunikation schaffen die nötige Akzeptanz.

Von der Datenanalyse zur richtigen Desk Sharing Quote

Ein vereinfachtes Rechenbeispiel zeigt, wie Daten die Planung verändern: Ein Unternehmen mit 200 Mitarbeitenden plant ein neues Büro. Ohne Daten würde man womöglich 200 Arbeitsplätze vorsehen, oder pauschal 120, „weil ja viele im Homeoffice sind“. Die Messung zeigt jedoch: Im Durchschnitt sind 85 Personen vor Ort, an Spitzentagen 130. Die Sensordaten ergeben zusätzlich, dass rund 15 Prozent der Buchungen nicht genutzt werden.

Mit diesen Zahlen lässt sich fundiert entscheiden: Plant man auf die Spitze, oder steuert man die Spitzentage über Teamtage-Konzepte und die automatische Freigabe nicht genutzter Buchungen per Check-in? Welche Desk Sharing Quote passt zum Unternehmen? Und wie viel der eingesparten Fläche investiert man in Kollaborationsräume, die das Büro attraktiver machen? Oder wie viel Fläche kann man gegebenenfalls sogar abmieten? Das sind strategische Entscheidungen, aber sie basieren auf Fakten statt Vermutungen.

Fazit: Kein neues Büro ohne belastbare Daten

Strategische Flächenplanung beginnt nicht mit dem Grundriss, sondern mit der Analyse. Wer weiß, wie viele Menschen wann kommen, wo sie sitzen, welche Räume sie wirklich nutzen und wo Flächen leer bleiben, kann ein Büro planen, das zu den tatsächlichen Arbeitsweisen passt. Das spart Kosten und schafft eine Arbeitsumgebung, in die Menschen gern kommen.

Mit Flexopus liegen viele dieser Daten bereits durch die tägliche Arbeitsplatz- und Raumbuchung vor. Ergänzt um Sensoren für Arbeitsplätze und Meetingräume entsteht eine Datenbasis, auf der Sie Ihre Bürofläche der Zukunft verlässlich planen können.