Wie Raumbuchungssysteme den Arbeitsalltag erleichtern – Flexopus klärt auf

Meetings, Konferenzen, Besprechungen – trotz immer digitaler werdender Arbeitswelt sind persönliche Treffen nach wie vor von großer Bedeutung. Da kann es gut und gerne mal passieren, dass man den Überblick verliert: Der gewünschte Meetingraum wurde ohne vorherige Absprache belegt, wird zweckentfremdet oder es stehen plötzlich mehrere Kollegen gleichzeitig im Türrahmen. Ohne eine vernünftige Raumbuchung entsteht schnell Chaos im ohnehin hektischen Arbeitsalltag.

Hier verlangt es nach einer übersichtlichen, geordneten und zugänglichen Lösung. Ein Raumbuchungssystem wie Flexopus macht es möglich, Konferenzräume, Besprechungsräume und alle anderen Räumlichkeiten effizient zu verwalten und steigert dabei gleichzeitig die optimale Raumnutzung und den Mehrwert für die Mitarbeiter.

Digitales Raumbuchungssystem

Ein digitales Raumbuchungssystem ist essenziell für einen geordneten Arbeitsalltag. Besonders größere Unternehmen profitieren von einer einfachen Übersicht und der Möglichkeit zur intuitiven Eigenbuchung eines jeden Mitarbeiters. Durch ein selbsterklärendes und leicht zu bedienendes System werden Verantwortlichkeiten so aufgeteilt, dass jeder selbstständig für die Reservierung einer gewünschten Ressource verantwortlich ist.

Eine papierlose Handhabung aller raumbezogenen Ressourcen erleichtert die Verwaltung Ihrer Meetingräume und treibt die Modernisierung Ihrer Büroflächen voran. Besonders wichtig ist dabei eine gute Übersicht und eine einfache Bedienung. So kann das System möglichst nahtlos eingeführt werden.

Durch die einfache Handhabung ist auch der spätere Schritt zu anderen Diensten, wie Desk Sharing oder Asset Management ein Leichtes. Die Raumbuchung bietet so einen Einstieg in die Welt des Workplace Managements.

Raumbuchung App-Funktionen 

Eine Raumbuchungs-App bringt viele nützliche Tools mit sich. Neben der allgemeinen Ressourcenoptimierung führen diese Funktionen zusätzlich zu einem besseren Zeitmanagement, effizienten Arbeitsabläufen und einem Büro, das besser selbstständig in Betrieb gehalten wird. Flexopus bietet eine Reihe von Funktionen, die das Raummanagement erleichtern:

Buchungsanzeige & Auswertungen

Über die interaktiven Live-Pläne lassen sich der Belegungsstatus und alle kommenden Buchungen eines Raumes einsehen. Im Admin-Bereich der Anwendung werden zudem granulare Auswertungen und Analysen, wie eine Heatmap oder die Anzahl der getätigten Buchungen, bereitgestellt.

Elektronische Türschilder

Mit der Flexopus Display-App lassen sich direkt am Eingang des Raumes Tablets platzieren, über die verschiedene Details eingesehen und neue Spontanbuchungen getätigt werden können. Der Belegungsstatus wird farblich markiert, sodass auf einen Blick gesehen werden kann, ob der Raum frei ist oder nicht.

Catering & Services

Durch das integrierte Catering & Services Modul können bei Raumbuchungen über die Flexopus Anwendung direkt externe Dienstleister mit bestellt werden. Diese erhalten alle Buchungsdetails, zusammen mit dem gewünschten Auftrag oder der Bestellmenge. Im Anschluss daran kann alles mit den Flexopus Kostenstellen verbunden werden.

Nahtlose Integrationen

Besprechungsraumbuchungen aus den Microsoft oder Google Plattformen lassen sich unkompliziert mit Flexopus synchronisieren. So muss das gewohnte Arbeitsumfeld nicht verlassen werden, und es kann dennoch auf Buchungsanzeigen, Belegung und -bearbeitungen zugegriffen werden.

Check-in Modul

Durch die optionale Check-in-Funktion muss jede Buchung in einem bestimmten Zeitfenster um den Buchungsbeginn bestätigt werden. So wird sichergestellt, dass der Raum bei fehlendem Check-in wieder zur Buchung freigegeben wird. Das sorgt für eine optimale Raumnutzung und maximale Auslastung der Räumlichkeiten.

Raumbuchungssystem Vorteile

• Raumbuchung in 3 Schritten:
  Die Raumbuchung ist innerhalb weniger Klicks erledigt. Hierbei muss lediglich Ort, Datum und der gewünschte Raum ausgewählt werden. So kann jeder Nutzer intuitiv und selbstständig buchen.
  
• Sofortige Raumbuchung:
  Spontane Buchungen können über die Flexopus Anwendung oder direkt am elektronischen Türschild vorgenommen werden. Da sich das System immer in Echtzeit aktualisiert, bleibt alles auf dem aktuellen Stand.
  
• Elektronische Türschilder:
  Mit der Flexopus Display App werden Tablets und Bildschirme einfach und unkompliziert in digitale Türschilder umgewandelt. Somit können direkt am Besprechungsraum Buchungsdetails eingesehen und neue Buchungen getätigt werden.
  
• Catering-Service:
  Konfigurieren Sie, welche Produkte für die Mitarbeiter verfügbar sind, und erfassen Sie Catering-Bestellungen direkt über Flexopus. Diese Bestellungen können anschließend an Drittanbieter weitergeleitet werden.
  
• Check-in / Check-out:
  Mithilfe des Check-in-Moduls können ungenutzte Räume automatisch freigegeben werden, wenn die Teilnehmer ihre Anwesenheit vor Ort nicht bestätigen. Dies ist in Outlook, der Flexopus App oder per QR-Code möglich.
  
• Buchungsverwaltung als Administrator:
  Über den separaten Admin-Bereich können verschiedenste Einsichten zu Buchungen und Nutzern generiert werden. Alle Administratoren erhalten so eine digitalisierte Übersicht und können zudem granulare App-Einstellungen vornehmen.
  
• Nutzung & Analyse in einer App:
  Mit Flexopus bleibt alles in einer App – egal ob Nutzer- oder Admin-Bereich. So bleiben alle Daten gesammelt an einer zentralen Schnittstelle, ohne viel Aufwand und mit nur einer Produktlizenz.
  

Raumbuchung Display

Zusätzlich zum Raumbuchungssystem bieten Anbieter wie Flexopus die Möglichkeit, Displays und Bildschirme mit dem System zu verbinden. Durch diesen Schritt lassen sich die Displays zu digitalen Türschildern ummünzen. Hier können Buchungen getätigt, der Belegungsstatus eingesehen oder eine Tagesübersicht generiert werden.

Die Flexopus Display-App wurde speziell für solche Zwecke entwickelt und ist ein nützliches Tool, um den Arbeitsalltag und das Buchungsverhalten zu optimieren.

Funktionen

• Ad-hoc Buchung am Touchscreen
• Anzeige des Buchungsstatus über farbliche Displays
• Interaktive Bedienung über das Raumdisplay
• Check-in-Funktion mit Button-Auswahl und QR-Code Integration
• Einfache Konfiguration über Einstellungen im Admin-Bereich
• Synchronisierung mit Microsoft, Google und anderen Systemen
• Anpassbares Buchungsintervall und individuelle Buchungsdauer
• Flexibler Einsatz für alle Raumarten, inklusive Ressourcenverwaltung
• Anzeige von Buchungsbeschreibung und Details auf dem Appscreen
• Unterstützung für verschiedene Betriebssysteme und Geräte

Raumbuchung mit Flexopus

Ein Raumbuchungssystem wie Flexopus ist eine einfache, aber äußerst effektive Lösung, um den Arbeitsalltag zu organisieren und die Ressourcennutzung in Unternehmen zu maximieren. Durch die Integration von Funktionen wie interaktiven Live-Plänen, elektronischen Türschildern und nahtlosen Plattform-Integrationen können Mitarbeitende ihre Besprechungsräume problemlos buchen, verwalten und spontan anpassen. 

Das System bietet nicht nur eine unkomplizierte Buchung von Räumen, sondern auch die Möglichkeit, Catering-Dienste zu integrieren und die Belegungsdaten zu analysieren. Die Flexibilität, Ressourcen effizient zu nutzen und den Büroalltag zu optimieren, macht Flexopus zu einem unverzichtbaren Werkzeug für Unternehmen, die eine einfache, papierlose und organisierte Raumbuchungslösung suchen.