Cómo los sistemas de reserva de salas facilitan el trabajo diario – Flexopus lo explica

Reuniones, conferencias, reuniones: a pesar de un entorno de trabajo cada vez más digital, las reuniones personales siguen siendo de gran importancia. Es fácil que pierdas la noción de las cosas: la sala de reuniones deseada ha sido ocupada sin consulta previa, se ha utilizado indebidamente o, de repente, hay varios compañeros de trabajo parados en el marco de la puerta al mismo tiempo. Sin una reserva de sala razonable, el caos se convierte rápidamente en un día de trabajo ya de por sí ajetreado.

Esto requiere una solución clara, organizada y accesible. Un sistema de reserva de salas como Flexopus permite administrar de manera eficiente las salas de conferencias, las salas de reuniones y todos los demás espacios, al tiempo que aumenta el uso óptimo del espacio y el valor agregado para los empleados.

Sistema digital de reserva de habitaciones

UN sistema digital de reserva de habitaciones es esencial para una jornada laboral ordenada. Las empresas más grandes, en particular, se benefician de una visión general sencilla y de la opción de reservar automáticamente a cada empleado de forma intuitiva. Un sistema fácil de usar y que se explica por sí mismo divide las responsabilidades de tal manera que cada uno es responsable de reservar el recurso deseado de forma independiente.

La administración sin papel de todos los recursos relacionados con las salas facilita la administración de las salas de reuniones e impulsa la modernización del espacio de la oficina. Una buena visión general y un funcionamiento sencillo son especialmente importantes. Esto permite que el sistema se implemente de la manera más fluida posible.

Gracias a la facilidad de uso, el paso posterior a otros servicios, como Escritorio compartido o Gestión de activosEs fácil Por lo tanto, la reserva de habitaciones ofrece una introducción al mundo de Gestión del lugar de trabajo.

Funciones de la aplicación de reserva de habitaciones

Una aplicación de reserva de habitaciones viene con muchas herramientas útiles. Además de lo general optimización de recursos Además, ¿estas funciones conducen a una mejor gestión del tiempo, procesos de trabajo eficientes y una oficina que funcione mejor de manera independiente. Flexopus ofrece una gama de funciones que facilitan la gestión de las habitaciones:

Visualización de reservas y evaluaciones

Acerca del planes interactivos en vivo Se puede ver el estado de ocupación y todas las próximas reservas de una habitación. El área de administración de la aplicación también proporciona evaluaciones y análisis detallados, como un mapa de calor o el número de reservas realizadas.

Señales electrónicas de puerta

Con el Aplicación de pantalla Flexopus Las tabletas se pueden colocar directamente en la entrada de la habitación, que se pueden usar para ver varios detalles y hacer nuevas reservas espontáneas. El estado de ocupación está marcado en color para que pueda ver de un vistazo si la habitación está vacante o no.

Catering y servicios

Gracias a la integración Módulo de catering y servicios Al reservar habitaciones a través de la aplicación Flexopus, se pueden solicitar directamente a proveedores de servicios externos. Reciben todos los detalles de la reserva, junto con el pedido deseado o la cantidad del pedido. De este modo, todo se puede conectar a los centros de costes de Flexopus.

Integraciones fluidas

Las reservas de salas de reuniones desde las plataformas de Microsoft o Google se pueden sincronizar fácilmente con Flexopus. Esto significa que no tiene que abandonar su entorno de trabajo habitual y puede seguir accediendo a las pantallas, la ocupación y el procesamiento de las reservas.

Módulo de registro

A través del opcional Función de registro Cada reserva debe confirmarse dentro de un período de tiempo específico antes de que comience la reserva. Esto garantiza que la habitación quede libre para volver a reservarla si no hay registro de entrada. Esto garantiza un uso óptimo del espacio y la máxima utilización de las instalaciones.

Ventajas del sistema de reserva de habitaciones

• Reserva de habitación en 3 pasos:
  La reserva de la habitación se realiza en unos pocos clics. Todo lo que tiene que hacer es seleccionar la ubicación, la fecha y la habitación deseada. Esto permite a cada usuario reservar de forma intuitiva e independiente.
  
• Reserva inmediata de habitación:
  Las reservas espontáneas se pueden realizar a través de la aplicación Flexopus o directamente en el letrero electrónico de la puerta. Como el sistema siempre se actualiza en tiempo real, todo permanece actualizado.
  
• Señales electrónicas de puerta:
  Con la aplicación Flexopus Display, las tabletas y pantallas se convierten de forma fácil y sencilla en letreros digitales para puertas. Esto significa que los detalles de la reserva se pueden ver directamente en la sala de reuniones y se pueden realizar nuevas reservas.
  
• servicio de catering:
  Configure qué productos están disponibles para los empleados e introduzca los pedidos de catering directamente desde Flexopus. Luego, estos pedidos se pueden reenviar a terceros.
  
• Entrada/salida:
  Con la ayuda del módulo de registro, las habitaciones no utilizadas se pueden liberar automáticamente si los participantes no confirman su presencia en el sitio. Esto está en Outlook, la aplicación Flexopus o mediante código QR posible.
  
• Gestión de reservas como administrador:
  Se puede generar una amplia variedad de información sobre las reservas y los usuarios a través del área de administración independiente. Esto ofrece a todos los administradores una visión general digitalizada y también pueden configurar las aplicaciones de forma granular.
  
• Uso y análisis en una aplicación:
  Con Flexopus, todo permanece en una sola aplicación, ya sea un área de usuario o de administración. De esta forma, todos los datos permanecen recopilados en una interfaz central, sin mucho esfuerzo y con una sola licencia de producto.
  

Pantalla de reserva de habitaciones

Además del sistema de reserva de habitaciones, proveedores como Flexopus ofrecen la opción de conectar pantallas y pantallas al sistema. Al dar este paso, las pantallas se pueden convertir en letreros digitales para puertas. Las reservas se pueden hacer aquí, se puede ver el estado de ocupación o se puede generar un resumen diario.

La aplicación de visualización Flexopus se desarrolló específicamente para estos fines y es una herramienta útil para optimizar el comportamiento diario de trabajo y reserva.

Funciones

• Reserva ad hoc mediante pantalla táctil
• Visualización del estado de la reserva mediante pantallas a color
• Funcionamiento interactivo a través de la pantalla de la sala
• Función de registro con selección de botones e integración de códigos QR
• Configuración sencilla mediante ajustes en el área de administración
• sincronización con Microsoft, Google y otros sistemas
• Intervalo de reserva personalizable y duración de reserva individual
• Uso flexible para todos los tipos de habitaciones, incluida la administración de recursos
• Visualización de la descripción y los detalles de la reserva en la pantalla de la aplicación
• Soporte para varios sistemas operativos y dispositivos

Reserva de habitaciones con Flexopus

Un Sistema de reserva de habitaciones Like Flexopus es una solución simple pero extremadamente eficaz para organizar el trabajo diario y maximizar el uso de los recursos en las empresas. Al integrar funciones como planes interactivos en vivo, letreros electrónicos en las puertas y Seamless Integraciones de plataformas los empleados pueden reservar, gestionar y ajustar sus salas de reuniones de forma sencilla.

El sistema no solo ofrece una fácil reserva de habitaciones, sino también la opción de integrar los servicios de catering y analizar los datos de ocupación. La flexibilidad para utilizar los recursos de manera eficiente y optimizar la vida diaria de la oficina convierte a Flexopus en una herramienta indispensable para las empresas que buscan una solución de reserva de habitaciones sencilla, organizada y sin papel.