Cómo los sistemas de reserva de salas facilitan el trabajo diario – Flexopus lo explica

Reuniones, conferencias, debates: a pesar de que el mundo laboral es cada vez más digital, las reuniones personales siguen teniendo gran importancia. Es fácil perder la pista: la sala de reuniones deseada se reserva sin previo aviso, se utiliza para fines distintos a los previstos o, de repente, aparecen varios compañeros en la puerta al mismo tiempo. Sin una reserva de salas adecuada, se genera rápidamente el caos en el ya de por sí ajetreado día a día laboral.

Lo que se necesita aquí es una solución clara, ordenada y accesible. Un sistema de reserva de salas como Flexopus permite gestionar de forma eficiente salas de conferencias, salas de reuniones y todos los demás espacios, al tiempo que aumenta la utilización óptima del espacio y el valor añadido para los empleados.

Sistema digital de reserva de salas

Un sistema de reserva de salas digitales es esencial para una jornada laboral ordenada. Las empresas más grandes, en particular, se benefician de una visión general sencilla y de la opción de que cada empleado haga sus propias reservas intuitivas. Un sistema autoexplicativo y fácil de usar divide las responsabilidades para que cada uno sea responsable independientemente de reservar el recurso deseado.

La gestión sin papel de todos los recursos relacionados con las salas facilita la gestión de las salas de reuniones e impulsa la modernización de su espacio de oficina. Una buena visión general y un manejo sencillo son especialmente importantes. Esto permite que el sistema se introduzca de la forma más fluida posible.

La facilidad de uso también permite cambiar fácilmente posteriormente a otros servicios, como compartir escritorio o gestión de activos. De este modo, la reserva de salas ofrece una introducción al mundo de la gestión del lugar de trabajo.

Características de la aplicación de reserva de habitaciones 

Una aplicación de reserva de habitaciones viene con muchas herramientas útiles. Además de la optimización general de recursos, estas funciones también conducen a una mejor gestión del tiempo, flujos de trabajo eficientes y una oficina que se mantiene mejor de forma autónoma. Flexopus ofrece una gama de características que facilitan la gestión del espacio:

Visualización de reservas & Evaluaciones

Los planos interactivos en vivo le permiten ver el estado de ocupación y todas las próximas reservas de una habitación. El área de administración de la aplicación también proporciona evaluaciones y análisis granulares, como un mapa de calor o el número de reservas realizadas.

Señales electrónicas para puertas

Con la aplicación Flexopus Display, se pueden colocar tabletas directamente en la entrada de la sala, a través de las cuales se pueden consultar diversos detalles y realizar nuevas reservas espontáneas. El estado de ocupación se resalta en color para que puedas ver de un vistazo si la habitación está libre o no.

Servicios de catering &

El módulo de servicios de catering integrado & permite solicitar proveedores de servicios externos directamente al reservar salas a través de la aplicación Flexopus. Recibirán todos los detalles de la reserva, junto con el pedido deseado o la cantidad del pedido. Todo puede luego vincularse a los centros de costes de Flexopus.

Integraciones perfectas

Las reservas de salas de reuniones de las plataformas Microsoft o Google se pueden sincronizar fácilmente con Flexopus. Esto significa que usted no tiene que abandonar su entorno de trabajo habitual y aún puede acceder a las pantallas de reservas, ocupación y procesamiento.

Módulo de check-in

Con la función de check-in opcional cada reserva debe confirmarse dentro de un período de tiempo específico cercano al inicio de la reserva. Esto garantiza que la habitación se libere para volver a reservarse si no se produce el check-in. Esto garantiza un uso óptimo del espacio y la máxima utilización de las instalaciones.

Ventajas del sistema de reserva de salas

• Reserva de habitación en 3 pasos:
  La reserva de habitación se realiza en solo unos pocos clics. Lo único que tienes que hacer es seleccionar la ubicación, la fecha y la habitación deseada. Esto permite que cada usuario pueda reservar de forma intuitiva e independiente.
  
• Reserva instantánea de sala:
  Las reservas espontáneas se pueden realizar a través de la aplicación Flexopus o directamente en el cartel electrónico de la puerta. Como el sistema se actualiza siempre en tiempo real, todo permanece actualizado.
  
• Letreros electrónicos para puertas:
  Con la aplicación Flexopus Display, las tabletas y pantallas se convierten de manera fácil y sencilla en letreros digitales para puertas. Esto significa que se pueden ver los detalles de la reserva y se pueden realizar nuevas reservas directamente en la sala de reuniones.
  
• Servicio de catering:
  Configure qué productos están disponibles para los empleados e ingrese pedidos de catering directamente a través de Flexopus. Estos pedidos pueden luego ser transmitidos a terceros.
  
• Check-in / Check-out:
  Mediante el módulo de check-in, las habitaciones no utilizadas se pueden liberar automáticamente si los participantes no confirman su presencia en el sitio. Esto es posible en Outlook, la aplicación Flexopus o mediante el código QR  .
  
• Gestión de reservas como administrador:
  Se pueden generar diversos datos sobre las reservas y los usuarios a través del área de administración independiente. Todos los administradores reciben una descripción general digitalizada y también pueden realizar configuraciones granulares de la aplicación.
  
• Uso & Análisis en una sola aplicación:
  Con Flexopus todo permanece en una sola aplicación, independientemente de si es el área de usuario o de administración. Esto significa que todos los datos permanecen recopilados en una interfaz central, sin mucho esfuerzo y con una sola licencia de producto.
  

Visualización de reserva de salas

Además del sistema de reserva de salas, proveedores como Flexopus ofrecen la opción de conectar pantallas y displays al sistema. Este paso permite convertir las pantallas en carteles de puerta digitales. Aquí podrá realizar reservas, ver el estado de ocupación o generar un resumen diario.

La aplicación Flexopus Display fue desarrollada específicamente para tales fines y es una herramienta útil para optimizar el trabajo diario y el comportamiento de reserva.

Funciones

• Reserva ad-hoc en la pantalla táctil
• Visualización del estado de la reserva mediante pantallas a color
• Operación interactiva a través de la pantalla de la sala
• Función de check-in con selección de botón e integración de código QR
• Fácil configuración a través de ajustes en el área de administración
• Sincronización con Microsoft, Google y otros sistemas
• Intervalo de reserva personalizable y duración de reserva individual
• Uso flexible para todo tipo de salas, incluida la gestión de recursos.
• Visualización de la descripción y los detalles de la reserva en la pantalla de la aplicación
• Soporte para varios sistemas operativos y dispositivos

Reserva de habitaciones con Flexopus

Un sistema de reserva de salas como Flexopus es una solución simple pero extremadamente efectiva para organizar el trabajo diario y maximizar la utilización de recursos en las empresas. Mediante la integración de funciones como planos interactivos en vivo, letreros electrónicos para puertas e integraciones de plataforma sin fisuras, los empleados pueden reservar, gestionar y adaptar sus salas de reuniones de forma espontánea y sin problemas. 

El sistema no solo ofrece una fácil reserva de salas, sino también la posibilidad de integrar servicios de catering y analizar datos de ocupación. La flexibilidad para utilizar los recursos de forma eficiente y optimizar la vida diaria de la oficina hace de Flexopus una herramienta indispensable para las empresas que buscan una solución de reserva de salas sencilla, sin papel y organizada.