Hoe kamerboekingssystemen het dagelijkse werk makkelijker maken – Flexopus legt uit

Vergaderingen, conferenties, gesprekken – ondanks de steeds digitalere werkwereld zijn persoonlijke ontmoetingen nog steeds van groot belang. Het kan zomaar gebeuren dat u het overzicht verliest: de gewenste vergaderruimte is zonder voorafgaande afspraak gereserveerd, wordt voor andere doeleinden gebruikt dan u had verwacht, of er staan ineens meerdere collega's tegelijk in de deuropening. Zonder een goede ruimteplanning wordt het al snel een puinhoop in een toch al drukke werkdag.

Wat hier nodig is, is een heldere, overzichtelijke en toegankelijke oplossing. Met een ruimtereserveringssysteem als Flexopus kunt u vergaderruimtes, conferentiezalen en alle andere ruimtes efficiënt beheren. Zo wordt de ruimte optimaal benut en ontstaat er meerwaarde voor uw medewerkers.

Digitaal kamerboekingssysteem

Voor een ordelijke werkdag is een digitaal kamerreserveringssysteem onmisbaar. Vooral grotere bedrijven profiteren van een eenvoudig overzicht en de mogelijkheid voor elke medewerker om zelf intuïtief boekingen te maken. Een systeem dat duidelijk en eenvoudig te gebruiken is, verdeelt de verantwoordelijkheden, zodat iedereen onafhankelijk verantwoordelijk is voor het reserveren van een gewenste resource.

Papierloos beheer van alle ruimtegerelateerde bronnen maakt het beheren van uw vergaderruimten eenvoudiger en stimuleert de modernisering van uw kantoorruimte. Een goed overzicht en eenvoudige bediening zijn bijzonder belangrijk. Hierdoor kan het systeem zo naadloos mogelijk worden ingevoerd.

Dankzij het gebruiksgemak kunt u later ook eenvoudig overstappen naar andere diensten, zoals werkplekken delen of vermogensbeheer. Ruimtereservering biedt daarmee een introductie tot de wereld van werkplekbeheer.

Functies van de kamerreserveringsapp 

Een app voor het reserveren van kamers bevat veel handige hulpmiddelen. Naast het optimaliseren van de middelen, zorgen deze functies ook voor een betere tijdsplanning, efficiëntere werkprocessen en een kantoor dat makkelijker zelfstandig draait. Flexopus biedt een reeks functies die het ruimtebeheer vergemakkelijken:

Boekingsweergave & Evaluaties

Met de interactieve liveplattegronden kunt u de bezettingsstatus en alle komende boekingen voor een kamer bekijken. Het beheerdersgedeelte van de applicatie biedt bovendien gedetailleerde evaluaties en analyses, zoals een heatmap of het aantal gemaakte boekingen.

Elektronische deurborden

Met de Flexopus Display App kunnen tablets direct bij de ingang van de ruimte worden geplaatst, waarop verschillende details kunnen worden bekeken en nieuwe spontane boekingen kunnen worden gemaakt. De bezettingsstatus wordt in kleur gemarkeerd, zodat u in één oogopslag kunt zien of de kamer vrij is of niet.

Catering & Diensten

Met de geïntegreerde Catering & Services Module kunt u bij het boeken van ruimtes via de Flexopus-applicatie rechtstreeks externe dienstverleners bestellen. Zij ontvangen alle boekingsgegevens, samen met de gewenste bestelling of bestelhoeveelheid. Alles kan vervolgens worden gekoppeld aan de kostenplaatsen van Flexopus.

Naadloze integraties

Vergaderruimtereserveringen van Microsoft- of Google-platformen kunnen eenvoudig worden gesynchroniseerd met Flexopus. Dit betekent dat u uw gebruikelijke werkomgeving niet hoeft te verlaten en nog steeds toegang hebt tot boekingsweergaven, bezetting en verwerking.

Incheckmodule

Met de optionele incheckfunctie moet elke boeking binnen een bepaald tijdsbestek rond het begin van de boeking worden bevestigd. Hiermee wordt ervoor gezorgd dat de kamer opnieuw wordt vrijgegeven voor boeking als er geen check-in plaatsvindt. Zo wordt een optimaal ruimtegebruik en maximale benutting van de ruimte gewaarborgd.

Voordelen van het kamerreserveringssysteem

• Kamerreservering in 3 stappen:
  Kamerreservering is voltooid met slechts een paar klikken. Het enige wat u hoeft te doen is de locatie, datum en gewenste kamer te selecteren. Hierdoor kan iedere gebruiker intuïtief en zelfstandig boeken.
  
• Direct kamer boeken:
  Spontane boekingen kunnen worden gemaakt via de Flexopus-applicatie of rechtstreeks op het elektronische deurbord. Omdat het systeem altijd in realtime wordt bijgewerkt, blijft alles up-to-date.
  
• Elektronische deurborden:
  Met de Flexopus Display App kunt u tablets en schermen eenvoudig en snel omzetten in digitale deurborden. Dit betekent dat u direct in de vergaderruimte de boekingsgegevens kunt bekijken en een nieuwe boeking kunt maken.
  
• Catering Service:
  Configureer welke producten beschikbaar zijn voor medewerkers en voer cateringbestellingen rechtstreeks in via Flexopus. Deze bestellingen kunnen vervolgens aan derden worden doorgegeven.
  
• Inchecken / Uitchecken:
  Met de incheckmodule kunnen ongebruikte kamers automatisch worden vrijgegeven als deelnemers hun aanwezigheid op locatie niet bevestigen. Dit is mogelijk in Outlook, de Flexopus app of via QR code .
  
• Boekingsbeheer als beheerder:
  Via het aparte beheerdersgebied kunt u verschillende inzichten in boekingen en gebruikers genereren. Alle beheerders ontvangen een digitaal overzicht en kunnen ook gedetailleerde app-instellingen maken.
  
• Gebruik & Analyse in één app:
  Met Flexopus blijft alles in één app, ongeacht of het om het gebruikers- of beheerdersgedeelte gaat. Dit betekent dat alle gegevens op een centrale interface verzameld blijven, zonder veel moeite en met slechts één productlicentie.
  

Weergave van kamerreserveringen

Naast het ruimtereserveringssysteem bieden aanbieders zoals Flexopus de mogelijkheid om displays en schermen aan het systeem te koppelen. Met deze stap kunnen de displays worden omgezet in digitale deurborden. Hier kunt u boekingen maken, de bezettingsstatus bekijken of een dagoverzicht genereren.

Speciaal voor dergelijke doeleinden is de Flexopus Display app ontwikkeld. Deze is een handig hulpmiddel om het dagelijkse werk- en boekingsgedrag te optimaliseren.

Functies

• Ad-hocboeking op het touchscreen
• Weergave van de boekingsstatus via kleurendisplays
• Interactieve bediening via het ruimtedisplay
• Check-in-functie met knopkeuze en QR-code-integratie
• Eenvoudige configuratie via instellingen in het beheerdersgedeelte
• Synchronisatie met Microsoft, Google en andere systemen
• Aanpasbaar boekingsinterval en individuele boekingsduur
• Flexibel gebruik voor alle kamertypes, inclusief resourcebeheer
• Weergave van boekingsbeschrijving en details op het appscherm
• Ondersteuning voor diverse besturingssystemen en apparaten

Kamerreservering met Flexopus

Een kamerreserveringssysteem zoals Flexopus is een eenvoudige maar uiterst effectieve oplossing voor het organiseren van dagelijkse werkzaamheden en het maximaliseren van het gebruik van middelen in bedrijven. Door functies zoals interactieve live-plannen, elektronische deursignalen en naadloze platformintegraties te integreren, kunnen medewerkers hun vergaderruimtes eenvoudig en snel boeken, beheren en aanpassen. 

Het systeem biedt niet alleen eenvoudige kamerreserveringen, maar ook de mogelijkheid om cateringdiensten te integreren en bezettingsgegevens te analyseren. Dankzij de flexibiliteit om middelen efficiënt te gebruiken en het dagelijkse kantoorleven te optimaliseren, is Flexopus een onmisbaar hulpmiddel voor bedrijven die op zoek zijn naar een eenvoudige, papierloze en georganiseerde oplossing voor het reserveren van ruimten.