Come i sistemi di prenotazione sale facilitano la routine lavorativa – Flexopus fa chiarezza

Riunioni, conferenze, meeting: nonostante un mondo del lavoro sempre più digitale, gli incontri di persona restano fondamentali. Può capitare facilmente di perdere il controllo: la sala riunioni desiderata viene occupata senza preavviso, usata per scopi impropri o ci si ritrova improvvisamente con più colleghi alla porta. Senza un sistema di prenotazione adeguato, il caos è dietro l'angolo in una giornata lavorativa già frenetica.

Serve una soluzione chiara, ordinata e accessibile. Un sistema di prenotazione sale come Flexopus permette di gestire in modo efficiente sale conferenze, sale riunioni e ogni altro spazio, aumentando al contempo l'ottimizzazione degli ambienti e il valore aggiunto per i collaboratori.

Sistema digitale di prenotazione sale

Un sistema digitale di prenotazione sale è essenziale per una giornata lavorativa ordinata. Le aziende più grandi traggono particolare vantaggio da una panoramica semplice e dalla possibilità per ogni dipendente di prenotare in autonomia. Grazie a un sistema intuitivo e facile da usare, le responsabilità vengono suddivise in modo che ognuno sia autonomamente responsabile della prenotazione della risorsa desiderata.

Una gestione senza carta di tutte le risorse legate agli spazi facilita l'amministrazione delle sale riunioni e favorisce la modernizzazione degli uffici. Una buona panoramica e una facile gestione sono fondamentali per implementare il sistema in modo fluido.

Grazie alla semplicità d'uso, anche il passaggio successivo verso altri servizi, come il desk sharing o l'Asset Management, risulta agevole. La prenotazione delle sale offre così un punto di ingresso nel mondo del Workplace Management.

Funzioni dell'app di prenotazione sale

Un'app per la prenotazione delle sale offre molti strumenti utili. Oltre all'ottimizzazione generale delle risorse, queste funzioni portano a una migliore gestione del tempo, a flussi di lavoro efficienti e a un ufficio che si gestisce meglio in autonomia. Flexopus offre una serie di funzioni che semplificano la gestione degli spazi:

Visualizzazione prenotazioni e report

Tramite le piantine interattive in tempo reale è possibile visualizzare lo stato di occupazione e tutte le prenotazioni imminenti di una sala. Nell'area amministrativa dell'applicazione sono inoltre disponibili analisi e report dettagliati, come mappe di calore o il numero di prenotazioni effettuate.

Targhette elettroniche per porte

Con la Flexopus Display-App è possibile posizionare tablet direttamente all'ingresso della sala per visualizzare vari dettagli ed effettuare nuove prenotazioni spontanee. Lo stato di occupazione è indicato dal colore, permettendo di vedere a colpo d'occhio se la sala è libera o meno.

Catering e servizi

Grazie al modulo Catering & Services integrato, è possibile richiedere fornitori esterni direttamente durante la prenotazione della sala tramite l'applicazione Flexopus. Questi ricevono tutti i dettagli della prenotazione, insieme al servizio richiesto o alla quantità ordinata. Successivamente, il tutto può essere collegato ai centri di costo Flexopus.

Integrazioni fluide

Le prenotazioni delle sale riunioni dalle piattaforme Microsoft o Google possono essere facilmente sincronizzate con Flexopus. In questo modo non è necessario abbandonare il proprio ambiente di lavoro abituale per accedere alla visualizzazione delle prenotazioni, all'occupazione e alle modifiche.

Check-in Modul

Durch die optionale Check-in-Funktion muss jede Buchung in einem bestimmten Zeitfenster um den Buchungsbeginn bestätigt werden. So wird sichergestellt, dass der Raum bei fehlendem Check-in wieder zur Buchung freigegeben wird. Das sorgt für eine optimale Raumnutzung und maximale Auslastung der Räumlichkeiten.

Raumbuchungssystem Vorteile

• Raumbuchung in 3 Schritten:
  Die Raumbuchung ist innerhalb weniger Klicks erledigt. Hierbei muss lediglich Ort, Datum und der gewünschte Raum ausgewählt werden. So kann jeder Nutzer intuitiv und selbstständig buchen.
  
• Sofortige Raumbuchung:
  Spontane Buchungen können über die Flexopus Anwendung oder direkt am elektronischen Türschild vorgenommen werden. Da sich das System immer in Echtzeit aktualisiert, bleibt alles auf dem aktuellen Stand.
  
• Elektronische Türschilder:
  Mit der Flexopus Display App werden Tablets und Bildschirme einfach und unkompliziert in digitale Türschilder umgewandelt. Somit können direkt am Besprechungsraum Buchungsdetails eingesehen und neue Buchungen getätigt werden.
  
• Catering-Service:
  Konfigurieren Sie, welche Produkte für die Mitarbeiter verfügbar sind, und erfassen Sie Catering-Bestellungen direkt über Flexopus. Diese Bestellungen können anschließend an Drittanbieter weitergeleitet werden.
  
• Check-in / Check-out:
  Mithilfe des Check-in-Moduls können ungenutzte Räume automatisch freigegeben werden, wenn die Teilnehmer ihre Anwesenheit vor Ort nicht bestätigen. Dies ist in Outlook, der Flexopus App oder per QR-Code möglich.
  
• Buchungsverwaltung als Administrator:
  Über den separaten Admin-Bereich können verschiedenste Einsichten zu Buchungen und Nutzern generiert werden. Alle Administratoren erhalten so eine digitalisierte Übersicht und können zudem granulare App-Einstellungen vornehmen.
  
• Nutzung & Analyse in einer App:
  Mit Flexopus bleibt alles in einer App – egal ob Nutzer- oder Admin-Bereich. So bleiben alle Daten gesammelt an einer zentralen Schnittstelle, ohne viel Aufwand und mit nur einer Produktlizenz.
  

Raumbuchung Display

Zusätzlich zum Raumbuchungssystem bieten Anbieter wie Flexopus die Möglichkeit, Displays und Bildschirme mit dem System zu verbinden. Durch diesen Schritt lassen sich die Displays zu digitalen Türschildern ummünzen. Hier können Buchungen getätigt, der Belegungsstatus eingesehen oder eine Tagesübersicht generiert werden.

Die Flexopus Display-App wurde speziell für solche Zwecke entwickelt und ist ein nützliches Tool, um den Arbeitsalltag und das Buchungsverhalten zu optimieren.

Funktionen

• Ad-hoc Buchung am Touchscreen
• Anzeige des Buchungsstatus über farbliche Displays
• Interaktive Bedienung über das Raumdisplay
• Check-in-Funktion mit Button-Auswahl und QR-Code Integration
• Einfache Konfiguration über Einstellungen im Admin-Bereich
• Synchronisierung mit Microsoft, Google und anderen Systemen
• Anpassbares Buchungsintervall und individuelle Buchungsdauer
• Flexibler Einsatz für alle Raumarten, inklusive Ressourcenverwaltung
• Anzeige von Buchungsbeschreibung und Details auf dem Appscreen
• Unterstützung für verschiedene Betriebssysteme und Geräte

Raumbuchung mit Flexopus

Ein Raumbuchungssystem wie Flexopus ist eine einfache, aber äußerst effektive Lösung, um den Arbeitsalltag zu organisieren und die Ressourcennutzung in Unternehmen zu maximieren. Durch die Integration von Funktionen wie interaktiven Live-Plänen, elektronischen Türschildern und nahtlosen Plattform-Integrationen können Mitarbeitende ihre Besprechungsräume problemlos buchen, verwalten und spontan anpassen. 

Das System bietet nicht nur eine unkomplizierte Buchung von Räumen, sondern auch die Möglichkeit, Catering-Dienste zu integrieren und die Belegungsdaten zu analysieren. Die Flexibilität, Ressourcen effizient zu nutzen und den Büroalltag zu optimieren, macht Flexopus zu einem unverzichtbaren Werkzeug für Unternehmen, die eine einfache, papierlose und organisierte Raumbuchungslösung suchen.