Come i sistemi di prenotazione delle sale semplificano il lavoro quotidiano – Flexopus spiega

Riunioni, conferenze, riunioni: nonostante un ambiente di lavoro sempre più digitale, le riunioni personali sono ancora di grande importanza. Può succedere facilmente di perdere la cognizione delle cose: la sala riunioni desiderata è stata occupata senza previa consultazione, viene utilizzata in modo improprio o all'improvviso ci sono diversi colleghi che si trovano contemporaneamente davanti allo stipite della porta. Senza una ragionevole prenotazione della camera, nella già frenetica giornata lavorativa si scatena rapidamente il caos.

Ciò richiede una soluzione chiara, organizzata e accessibile. Un sistema di prenotazione delle camere come Flexopus consente di gestire in modo efficiente le sale conferenze, le sale riunioni e tutti gli altri spazi, aumentando al contempo l'uso ottimale dello spazio e il valore aggiunto per i dipendenti.

Sistema digitale di prenotazione delle camere

UN sistema digitale di prenotazione delle camere è essenziale per una giornata lavorativa ordinata. Le aziende più grandi, in particolare, beneficiano di una semplice panoramica e della possibilità di prenotare autonomamente ogni dipendente in modo intuitivo. Un sistema autoesplicativo e facile da usare divide le responsabilità in modo tale che ognuno sia responsabile in modo indipendente della prenotazione della risorsa desiderata.

La gestione cartacea di tutte le risorse relative alle sale semplifica la gestione delle sale riunioni e favorisce la modernizzazione dello spazio ufficio. Una buona panoramica e la facilità d'uso sono particolarmente importanti. Ciò consente di implementare il sistema nel modo più semplice possibile.

Grazie alla facilità d'uso, il passaggio successivo ad altri servizi, come Condivisione della scrivania o Gestione delle risorseÈ facile. La prenotazione delle camere offre quindi un'introduzione al mondo di Gestione del posto di lavoro.

Funzionalità dell'app per la prenotazione delle camere

Un'app per la prenotazione delle camere è dotata di molti strumenti utili. Oltre al generale ottimizzazione delle risorse Inoltre, queste funzioni portano a una migliore gestione del tempo, processi di lavoro efficienti e un ufficio gestito meglio in modo indipendente. Flexopus offre una gamma di funzionalità che semplificano la gestione delle sale:

Visualizzazione e valutazioni delle prenotazioni

Informazioni sul piani live interattivi È possibile visualizzare lo stato di occupazione e tutte le prenotazioni imminenti di una camera. L'area di amministrazione dell'applicazione fornisce anche valutazioni e analisi granulari, come una mappa di calore o il numero di prenotazioni effettuate.

Segnaletica elettronica per porte

Con il App di visualizzazione Flexopus I tablet possono essere posizionati direttamente all'ingresso della camera, che possono essere utilizzati per visualizzare vari dettagli ed effettuare nuove prenotazioni spontanee. Lo stato di occupazione è contrassegnato a colori in modo da poter vedere a colpo d'occhio se la camera è libera o meno.

Catering e servizi

Grazie all'integrato Modulo Catering & Services Quando si prenotano camere tramite l'applicazione Flexopus, è possibile ordinare direttamente fornitori di servizi esterni. Ricevono tutti i dettagli della prenotazione, insieme all'ordine desiderato o alla quantità dell'ordine. Tutto può quindi essere collegato ai centri di costo Flexopus.

Integrazioni perfette

Le prenotazioni delle sale riunioni da piattaforme Microsoft o Google possono essere facilmente sincronizzate con Flexopus. Ciò significa che non devi lasciare il tuo ambiente di lavoro abituale e puoi comunque accedere alla visualizzazione, all'occupazione e all'elaborazione delle prenotazioni.

Modulo di check-in

Tramite l'opzionale Funzione di check-in Ogni prenotazione deve essere confermata entro un determinato periodo di tempo prima dell'inizio della prenotazione. Ciò garantisce che la camera venga nuovamente liberata per la prenotazione in caso di mancato check-in. Ciò garantisce un uso ottimale dello spazio e il massimo utilizzo dei locali.

Vantaggi del sistema di prenotazione delle camere

• Prenotazione della camera in 3 fasi:
  La prenotazione della camera viene effettuata in pochi clic. Tutto quello che devi fare è selezionare il luogo, la data e la camera desiderata. Ciò consente a ogni utente di prenotare in modo intuitivo e indipendente.
  
• Prenotazione immediata della camera:
  Le prenotazioni spontanee possono essere effettuate tramite l'applicazione Flexopus o direttamente sulla targa elettronica. Poiché il sistema è sempre aggiornato in tempo reale, tutto rimane aggiornato.
  
• Segnaletica elettronica per porte:
  Con l'app Flexopus Display, tablet e schermi possono essere facilmente e semplicemente convertiti in insegne digitali per porte. Ciò significa che i dettagli della prenotazione possono essere visualizzati direttamente nella sala riunioni e possono essere effettuate nuove prenotazioni.
  
• servizio catering:
  Configura quali prodotti sono disponibili per i dipendenti e inserisci gli ordini di catering direttamente da Flexopus. Questi ordini possono quindi essere inoltrati a terzi.
  
• Check-in/out:
  Con l'aiuto del modulo di check-in, le camere non utilizzate possono essere rilasciate automaticamente se i partecipanti non confermano la loro presenza in loco. Questo avviene in Outlook, nell'app Flexopus o tramite codice QR possibile.
  
• Gestione delle prenotazioni come amministratore:
  Un'ampia varietà di informazioni sulle prenotazioni e sugli utenti può essere generata tramite l'area di amministrazione separata. Ciò offre a tutti gli amministratori una panoramica digitalizzata e può anche configurare impostazioni granulari dell'app.
  
• Utilizzo e analisi in un'app:
  Con Flexopus, tutto rimane in un'unica app, che si tratti di un'area utente o di amministrazione. In questo modo, tutti i dati rimangono raccolti in un'interfaccia centrale, senza troppi sforzi e con una sola licenza di prodotto.
  

Display per la prenotazione delle camere

Oltre al sistema di prenotazione delle camere, fornitori come Flexopus offrono la possibilità di collegare display e schermi al sistema. In questo modo, i display possono essere convertiti in insegne digitali per porte. Le prenotazioni possono essere effettuate qui, è possibile visualizzare lo stato dell'occupazione o generare una panoramica giornaliera.

L'app di visualizzazione Flexopus è stata sviluppata appositamente per tali scopi ed è uno strumento utile per ottimizzare il lavoro quotidiano e il comportamento di prenotazione.

Funzioni

• Prenotazione ad hoc tramite touchscreen
• Visualizzazione dello stato della prenotazione tramite display a colori
• Funzionamento interattivo tramite il display della stanza
• Funzione di check-in con selezione dei pulsanti e integrazione del codice QR
• Facile configurazione tramite impostazioni nell'area di amministrazione
• sincronizzazione con Microsoft, Google e altri sistemi
• Intervallo di prenotazione personalizzabile e durata della prenotazione individuale
• Uso flessibile per tutti i tipi di stanze, inclusa la gestione delle risorse
• Visualizzazione della descrizione e dei dettagli della prenotazione nella schermata dell'app
• Supporto per vari sistemi operativi e dispositivi

Prenotazione camere con Flexopus

Un Sistema di prenotazione delle camere like Flexopus è una soluzione semplice ma estremamente efficace per organizzare il lavoro quotidiano e massimizzare l'uso delle risorse nelle aziende. Integrando funzionalità come piani interattivi in tempo reale, segnaletica elettronica per le porte e Seamless Integrazioni della piattaforma i dipendenti possono facilmente prenotare, gestire e modificare spontaneamente le proprie sale riunioni.

Il sistema non solo offre una facile prenotazione delle camere, ma anche la possibilità di integrare i servizi di catering e analizzare i dati sull'occupazione. La flessibilità di utilizzare le risorse in modo efficiente e ottimizzare la vita quotidiana in ufficio rende Flexopus uno strumento indispensabile per le aziende che cercano una soluzione di prenotazione delle camere semplice, senza carta e organizzata.