Workplace Zone: 7 aree che ogni ufficio dovrebbe avere

Le Workplace Zones sono aree dell'ufficio chiaramente delimitate, ciascuna progettata per un tipo specifico di lavoro. Invece di assegnare a ogni persona una postazione fissa, l'ufficio mette a disposizione spazi adatti a diverse attività: concentrarsi, coordinarsi, telefonare, rilassarsi.

Cosa sono le Workplace Zones?

L'idea alla base delle Workplace Zones deriva dall' Activity Based Working. Ogni attività lavorativa richiede condizioni diverse in termini di silenzio, tecnologia e vicinanza al team. Chi scrive un documento ha esigenze diverse rispetto a chi modera un workshop di tre ore.

Per la pianificazione, è utile un'immagine semplice: ogni zona è un gruppo di postazioni. Ciò significa che più posti condividono la stessa dotazione, le stesse regole e una capacità fissa. La somma di tutte le zone determina la capacità totale dell'ufficio.

Le Workplace Zones ben progettate offrono tre vantaggi:

• Maggiore efficienza: Lo spazio si adatta al lavoro reale, non all'organigramma.
• Meno interruzioni: Le attività rumorose e quelle silenziose non si disturbano più a vicenda.
• Migliore utilizzo: Le aree inutilizzate diventano subito evidenti.

Le Workplace Zones e il desk sharing si completano a vicenda. Il desk sharing regola chi utilizza quale postazione e quando. Le zone definiscono quali tipi di postazioni sono disponibili. Solo insieme creano un ufficio in cui i dipendenti possono cambiare postazione in base al compito da svolgere, invece di restare seduti alla stessa scrivania tutto il giorno.

Le sette Workplace Zones seguenti coprono le attività quotidiane della maggior parte dei team ibridi.

Zona di concentrazione: spazio per il lavoro focalizzato

La zona di concentrazione è pensata per le attività che richiedono massima attenzione: testi, analisi, codice, calcoli. Qui il silenzio è una regola, non una richiesta.

• Posizione: lontano da zone di passaggio, cucina e stampanti
• Dotazione: postazioni singole con divisori, monitor, docking station e buona acustica
• Regole: niente telefonate, niente conversazioni alla scrivania, notifiche silenziate
• Modalità di prenotazione: a giornate o mezze giornate, per evitare che qualcuno blocchi un'intera giornata per sole due ore di lavoro concentrato

Un dettaglio è decisivo per l'accettazione: il tempo di allestimento. Se ogni postazione è configurata allo stesso modo, il tempo di preparazione al mattino si riduce a pochi gesti. Un software di gestione delle risorse supporta la gestione centralizzata delle attrezzature condivise. Collega il portatile, regola la sedia e inizia a lavorare.

Assicuratevi che la zona di concentrazione non diventi la postazione fissa di singoli individui. È pensata per le fasi in cui è realmente necessario il silenzio. Chi trascorre metà giornata in riunioni occupa un posto che altri potrebbero necessitare con maggiore urgenza. Inoltre, le zone piccole con sei-dieci postazioni rimangono più tranquille rispetto a una grande.

Zona di collaborazione: spazio per il lavoro di squadra

Nella zona di collaborazione è permesso fare rumore. È lo spazio dedicato ai team che lavorano insieme a progetti o incarichi e che necessitano di un confronto costante.

• Tavoli da progetto e tavoli alti per quattro-otto persone
• Lavagne, bacheche e schermi mobili
• Mobili su ruote, riposizionabili in base alle esigenze
• Prenotazione per più giorni consecutivi, per poter lasciare il materiale in loco

Pianificate la capacità in base ai tavoli anziché alle singole postazioni. E mantenete la distanza dalla zona di concentrazione: il nostro articolo su come la suddivisione in zone risolve i problemi di rumore nell' open space vi mostrerà come fare. Bitte geben Sie den zu übersetzenden Text ein. Sobald Sie mir den Inhalt zur Verfügung stellen, werde ich ihn unter Berücksichtigung Ihrer Vorgaben präzise ins Italienische übertragen.

Una combinazione di aree di progetto fisse e scrivanie a uso libero si è rivelata efficace. I team che lavorano a progetti in corso dispongono di uno spazio dedicato per tutta la durata del progetto. Le restanti scrivanie sono disponibili per confronti spontanei e non richiedono prenotazione. In questo modo, la zona rimane flessibile senza la necessità di riorganizzarla continuamente.

Sale riunioni: predisposte per il lavoro ibrido, non solo grandi

Nei team ibridi, nella maggior parte degli appuntamenti è presente qualcuno collegato da remoto. Per questo motivo, ciò che conta è la tecnologia presente nella stanza, non le sue dimensioni.

• Molte piccole sale: Le stanze per due-quattro persone sono richieste più spesso delle grandi sale conferenze.
• Tecnologia uniforme: Fotocamera, microfono e schermo funzionano allo stesso modo in ogni stanza.
• Prenotazione tramite calendario: Un sistema di prenotazione sale consente di prenotare le sale riunioni direttamente in fase di pianificazione dell'appuntamento.
• Rilascio in caso di mancato utilizzo: Le stanze inutilizzate tornano a essere disponibili nel pool.

Anche in questo caso, il tempo di preparazione è fondamentale. Chi deve cercare cavi prima di ogni appuntamento perde minuti preziosi a ogni riunione.

Verificate inoltre se le dimensioni della stanza e il numero di partecipanti sono ben bilanciati. Se due persone occupano regolarmente una stanza da dieci, la capacità è distribuita male. In tal caso, spesso è utile dividere una grande sala in due più piccole.

Se si ricevono regolarmente clienti o partner commerciali, un software di gestione visitatori facilita inoltre la registrazione e l'accoglienza digitale degli ospiti esterni.

Zona per telefonate e chiamate

Le telefonate e le videochiamate sono tra le fonti di disturbo più frequenti negli uffici open space. Una zona dedicata alle chiamate protegge l'area di concentrazione e alleggerisce il carico sulle sale riunioni.

• Cabine telefoniche per chiamate singole, piccoli box per due persone
• Buona ventilazione, illuminazione e un piano d'appoggio per il portatile
• Brevi fasce orarie da 30 a 60 minuti invece di occupazioni per ore
• Utilizzo spontaneo per chiamate rapide, prenotazione per appuntamenti fissi

Distribuite le cabine nell'area invece di concentrarle in un unico punto. Più breve è il tragitto dalla postazione di lavoro alla cabina più vicina, meno si telefonerà alla scrivania. Chi ha un'intera giornata di chiamate è meglio che lavori da casa o in una piccola sala riunioni.

Social Zone: angolo caffè, lounge, punto di ritrovo

La Social Zone è il luogo ideale per tutto ciò che manca nel lavoro da casa: la conversazione casuale, la domanda veloce, la pausa condivisa.

• Posizione centrale per favorire l'incrocio dei percorsi
• Mix di tavoli alti, angoli salotto e un grande tavolo
• Acusticamente separata dalla Focus Zone e dalla Call Zone
• Utilizzabile senza prenotazione

La Social Zone non rientra nella capacità delle postazioni di lavoro. Tuttavia, alleggerisce le altre zone dell'ufficio perché i brevi confronti non avvengono più alla scrivania.

Non sottovalutatene le dimensioni. Nei giorni di alta affluenza, molte persone si ritrovano qui contemporaneamente per il pranzo. Una cucina troppo piccola porta a mangiare alla scrivania, facendo mancare quello scambio per cui molti vengono in ufficio. Per le giornate di team o gli eventi, facilita Catering e servizi per l'ufficio l'organizzazione del vitto e di servizi aggiuntivi.

Zona di ritiro e relax

Dopo ore intense, la mente ha bisogno di una pausa. La zona di ritiro è il tranquillo contrappunto alla Social Zone.

• Area relax con sedute comode e luce soffusa
• Niente portatili, niente telefonate
• Facilmente accessibile, ma non un'area di passaggio
• Senza prenotazione, per mantenere la soglia di accesso bassa

È fondamentale una chiara distinzione rispetto alla social zone. In cucina si chiacchiera, qui no. Se entrambe le attività si svolgono nello stesso ambiente, non si raggiunge nessuno dei due scopi. Anche una piccola stanza con una porta è sufficiente, purché le regole siano affisse in modo visibile.

Homezone: la casa del team

La homezone è un'area fissa dedicata a un team, all'interno della quale le singole postazioni rimangono flessibili. Unisce il desk sharing alla sensazione di avere un proprio spazio in ufficio.

• Un gruppo di postazioni per team, chiaramente indicato nella planimetria
• Armadietti e una bacheca del team nelle vicinanze
• Capienza inferiore al numero dei membri del team, dato che raramente sono tutti presenti contemporaneamente
• I membri del team prenotano con priorità, i posti liberi sono a disposizione degli altri

In base alla nostra esperienza con Flexopus, consigliamo di iniziare l'introduzione delle Workplace Zones partendo dalle Homezone. In questo modo i team mantengono il loro punto di riferimento mentre le altre zone si stabilizzano.

Posizionate le Homezone dei team che collaborano frequentemente l'uno accanto all'altro. Ridurre le distanze tra vendite e assistenza clienti o tra prodotto e sviluppo fa risparmiare tempo ogni giorno. Verificate l'assegnazione non appena i team vengono riorganizzati.

Pianificare le Workplace Zones: le zone ufficio in 5 passaggi

Le buone Workplace Zones nascono dai dati, non dalla planimetria. Questi cinque passaggi vi guideranno dall'analisi dello stato attuale alla zonizzazione definitiva.

1. Rilevare attività e processi. Quali attività vengono svolte e con quale frequenza? Un breve sondaggio e due settimane di osservazione sono solitamente sufficienti. Annotate anche i processi ricorrenti come i daily, le chiamate con i clienti o la chiusura mensile.
2. Misurare la presenza. Analizzate i dati di prenotazione o di occupazione su diverse settimane. Ciò che conta sono i giorni di picco, non la media.
3. Calcolare la capacità totale. Il calcolo è semplice: dipendenti × presenza di picco × buffer. Il nostro articolo del glossario spiega come definire il rapporto tra posti e dipendenti intasso di desk sharing.
4. Distribuire la capacità nelle zone. Definite per ogni gruppo di postazioni il numero di posti e il metodo di prenotazione: giornata intera, mezza giornata, fascia oraria o senza prenotazione.
5. Testare, misurare, adattare. Iniziate con un'area pilota. Dopo alcuni mesi, verificate il tasso di occupazione di ogni zona e spostate i posti dove mancano.

Esempio di calcolo: Un'azienda ha 100 dipendenti. Nei giorni di picco, il 60 percento è in ufficio e il buffer è del 10 percento. La capacità totale è quindi di 100 × 0,6 × 1,1 = 66 postazioni di lavoro. Questi 66 posti vengono poi distribuiti tra zona focus, zona collaborazione e Homezone.

A questi si aggiungono sale riunioni, cabine telefoniche, zona social e zona relax. Si tratta di risorse utilizzate oltre alla postazione di lavoro vera e propria e, pertanto, non rientrano nel conteggio dei 66 posti. Per queste è utile un'analisi dedicata: quante ore al giorno ogni stanza e ogni cabina sono effettivamente occupate?

La pianificazione della capacità non è un progetto una tantum. I team crescono, le attività cambiano e con esse il fabbisogno delle singole Workplace Zones. Per saperne di più sull'implementazione, leggete la Guida al Desk Sharing di Flexopus.

Errori comuni nella pianificazione delle zone di lavoro

• Spazio insufficiente per le chiamate: In assenza di cabine telefoniche, le chiamate si spostano nelle zone di concentrazione o occupano le sale riunioni.
• Zone senza regole: Una zona di concentrazione senza regole di silenzio chiare è solo un altro ufficio open space.
• Un unico metodo di prenotazione per tutto: Una cabina telefonica richiede fasce orarie diverse rispetto a un tavolo per progetti.
• Pianificazione senza dati: Chi stima la capacità invece di misurarla crea colli di bottiglia nei giorni di punta.
• Nessun adeguamento: Le zone che dopo sei mesi risultano poco utilizzate dovrebbero essere riconvertite.

Rendere le zone di lavoro prenotabili con Flexopus

Le zone di lavoro funzionano solo se tutti sanno cosa è disponibile. Flexopus rende le risorse in ufficio visibili e prenotabili in un'unica applicazione.

• Prenotazione delle risorse: postazioni di lavoro e sale riunioni possono essere prenotate centralmente. Un software integrato di gestione dei parcheggi consente inoltre la prenotazione flessibile dei posti auto aziendali disponibili.
• Mappa in tempo reale: La planimetria mostra quali posti sono liberi e chi lavora dove.
• Analisi: I dati sull'occupazione forniscono la base per la pianificazione e il successivo adeguamento delle zone.

Questo chiude il cerchio della pianificazione. Le zone vengono allestite una volta, le prenotazioni vengono gestite quotidianamente tramite il software e, dopo alcuni mesi, l'analisi mostra quali Workplace Zone sono ben utilizzate e dove invece manca capacità o questa rimane inutilizzata.

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Conclusione: le Workplace Zone trasformano l'ufficio in uno strumento

Le Workplace Zone offrono lo spazio ideale per ogni tipo di attività. Zona di concentrazione, zona di collaborazione, sale riunioni, zona per chiamate, zona social, zona relax e home zone creano insieme un ufficio adatto ai team ibridi.

Il percorso è semplice: definire i compiti, misurare la presenza, calcolare la capacità, distribuirla e apportare correzioni periodiche. Mantenere semplice la prenotazione delle zone e monitorare l'occupazione aumenta l'efficienza degli spazi e la soddisfazione del team.

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