La guida alla condivisione della scrivania Flexopus

Il lavoro flessibile non è più una tendenza, ma una realtà in molte aziende. I modelli di lavoro ibridi, in particolare, presentano alle aziende nuove sfide: come si possono utilizzare in modo ottimale i luoghi di lavoro quando non tutti i dipendenti sono in ufficio tutti i giorni? È qui che entra in gioco la condivisione della scrivania. In questa guida, spieghiamo cosa significa scrivania condivisa, com'è un concetto di scrivania condivisa, quali sfide e fattori di successo ci sono e perché Software per la condivisione della scrivania è essenziale.

Perché è importante una guida alla condivisione della scrivania?

Il termine Condivisione della scrivania descrive un modello di lavoro in cui diversi dipendenti condividono una scrivania. Ciò significa che non esiste più un posto di lavoro fisso per tutti i dipendenti, ma le scrivanie vengono utilizzate in modo flessibile. La condivisione della scrivania viene spesso utilizzata con termini come scrivania condivisa o Hot Desking Equivalente, ma si intende essenzialmente lo stesso concetto. Ulteriori informazioni sulla definizione sono disponibili in lessico.

La condivisione della scrivania richiede un concetto ben congegnato affinché la condivisione della scrivania funzioni. Una guida alla condivisione della scrivania definisce le regole del gioco e le condizioni quadro in modo che il modo di lavorare non finisca nel caos con fogli di calcolo Excel e dipendenti frustrati.

Componenti di una guida alla condivisione della scrivania e domande da porsi:

• Analisi dell'uso del suolo: Quanti dipendenti sono effettivamente in ufficio contemporaneamente, quante postazioni di lavoro sono necessarie?
• Allocazione delle risorse: quali aree sono destinate a quali team? I posti devono essere sbloccati solo per determinate squadre, ossia suddivisi nelle cosiddette home zone?
• Regole e linee guida: Pulizia, oggetti personali, orari di prenotazione: la Clean Desk Policy è essenziale. Quali regole sono necessarie?
• Comunicazione: tutti i dipendenti devono comprendere i vantaggi e accettare il cambiamento. Come viene comunicata l'introduzione?

Un buon concetto di condivisione della scrivania non tiene conto solo dello spazio in ufficio, ma anche della cultura aziendale e delle esigenze di tutti i dipendenti.

Condivisione della scrivania nel lavoro quotidiano

La condivisione della scrivania è difficilmente praticabile senza il supporto digitale. Ecco che arriva Software per la condivisione della scrivania nel gioco.

Questo software consente di gestire le postazioni di lavoro. I dipendenti possono vedere in tempo reale quali posti sono vacanti o riservati e possono così creare la loro giornata lavorativa ideale.

Ci sono molte ragioni per cui la condivisione della scrivania è essenziale per un ufficio moderno: con una chiara prenotazione del posto di lavoro tramite un Software di gestione del posto di lavoro, È chiaramente definito chi siede dove e quando. Ciò rende possibile la pianificazione e non c'è frustrazione quando si cerca una scrivania. Inoltre, spicca la semplice amministrazione per gli amministratori, che include funzioni di analisi dettagliate: è possibile effettuare ottimizzazioni precise dell'area e, nel migliore dei casi, anche risparmiare spazio. La trasparenza sull'occupazione e sui requisiti di spazio è interessante sia per l'ambiente che per il portafoglio aziendale. La condivisione della scrivania consente inoltre un'equa distribuzione delle risorse di lavoro, indipendentemente dal fatto che i colleghi arrivino in ufficio la mattina o solo a mezzogiorno. Se la risorsa viene prenotata con un software di desk sharing, la procedura rimane equa. Un altro punto interessante è l'integrazione nell'ambiente di lavoro esistente tramite connessioni a prospettiva, squadre, google e molti altri.

Un software di desk sharing affidabile è particolarmente importante per le aziende che vogliono introdurre il desk sharing in Germania per creare l'accettazione del team. Fedele al motto «Ciò che Hänschen non impara, Hans non impara mai più».

Tuttavia, ci sono anche dei problemi con la condivisione della scrivania, che puoi trovare nell'articolo del blog «Vantaggi e svantaggi del desk sharing» essere letto.

Buone pratiche: etichetta sulla scrivania condivisa

Affinché la condivisione della scrivania funzioni, è necessaria un'etichetta per la scrivania condivisa. Perché con l'introduzione delle scrivanie condivise o dell'hotdesking, i tavoli dovrebbero essere lasciati in modo da poter lavorare in modo chiaro e senza la zavorra del modello precedente. Questi punti, in particolare, sono inevitabili per l'introduzione della condivisione della scrivania:

1. Politica Clean Desk:

Lascia il posto di lavoro come l'hai trovato. Dopo tutto, chi vuole le briciole di un collega sulla tastiera? I documenti e l'hardware IT devono essere riposti dopo aver utilizzato il posto di lavoro. Per non dover portare a casa questi oggetti, come un disco rigido o un laptop da lavoro, potresti cogliere l'occasione e riporre tutto ciò che ti serve il giorno successivo in un armadietto. Con Flexopus, puoi semplicemente usare un armadietto utilizzando SmartLocks: ciò significa che tutti i documenti, le cartelle e l'hardware IT sono ben archiviati e protetti.

2. Neutralità alla scrivania:

Gli effetti personali devono essere ripresi dopo il lavoro o, come indicato al punto 1, conservati in modo corretto e sicuro. Ad esempio, in un armadietto, in una cassaforte o negli appositi armadi.

3. Rispetto reciproco:

Inutile dirlo, ma è essenziale che i colleghi siano presi in considerazione e che non vi siano interruzioni inutili nello spazio condiviso. Le conversazioni ad alta voce e i workshop di gruppo possono aver luogo in zone appositamente predisposte o in sale riunioni o cabine telefoniche designate, che possono essere visualizzate anche tramite Flexopus.

4. Verifica tecnica:

I dispositivi devono essere gestiti correttamente, aggiornati in conformità con le politiche aziendali e mantenuti. Con il principio della scrivania condivisa, è importante che i difetti vengano segnalati direttamente all'amministratore responsabile in modo che il posto di lavoro possa essere utilizzato in modo comodo e perfettamente funzionante da tutti.

Desk sharing: introduzione e guida passo dopo passo

L'introduzione del desk sharing è un processo di cambiamento che richiede una buona comunicazione del cambiamento. Come si dice: l'uomo è una creatura abitudinaria! Con i passaggi giusti, tuttavia, questo può essere fatto senza problemi:

1. Analizza la tua area

‍Per comprendere le esigenze del proprio team, è necessario innanzitutto chiedersi le abitudini del team, determinare lo standard minimo che i lavori dovrebbero avere e calcolare anche i giorni medi che il team trascorre in ufficio a settimana. Questa analisi è estremamente importante per determinare il numero giusto di scrivanie e consentirti di lavorare in modo efficiente con le postazioni a caldo. Quando viene introdotto un numero composto di tabelle senza dati, Shared Desk può causare rapidamente frustrazione e resistenza. Pertanto, prima definisci le aree ed elabora un concetto individuale!‍

2. Sviluppa il tuo concetto

‍Con i dati dell'analisi, è possibile definire zone per la collaborazione, le telefonate e le videochiamate, le riunioni e le pause. Come si possono disporre i tavoli in modo che l'allattamento al seno sia ideale, ma che si possano comunque tenere discussioni intermedie? Questo concetto è alla base della condivisione della scrivania.‍

3. Cambia comunicazione

‍Per essere accettato dal team, il progetto deve essere comunicato chiaramente. Scopri tutti i vantaggi della condivisione della scrivania e accompagna il tuo team nel viaggio verso il moderno ufficio intelligente. ‍

4. Selezione del software e fase di test congiunta

‍La condivisione della scrivania funziona solo con l'introduzione di software per rendere i luoghi di lavoro facilmente prenotabili con pochi o un clic. Non lasciate tutte le responsabilità al team, poiché ciò crea rapidamente rivalità e frustrazione.
Scegli il software più adatto, confronta tassi, stabilisci requisiti consapevoli e lancia un pallone di prova con un piccolo gruppo. Questi risultati sono importanti per l'introduzione della condivisione della scrivania.

4. Introduci il software

‍Seleziona un sistema di prenotazione del posto di lavoro o, nel migliore dei casi, un software completo di gestione del posto di lavoro come Flexopus e implementalo in modo controllato. Dai vita al tuo progetto con le planimetrie di Flexopus e disegna tutte le zone, i tavoli, le stanze e forse anche i parcheggi. Coinvolgi il tuo team, pensa alla comunicazione giusta e crea fiducia.‍

5. Feedback dei dipendenti

‍Raccogli feedback dopo il primo mese di implementazione e prendi molto sul serio le critiche e gli elogi. La maggior parte delle preoccupazioni ha delle ragioni per le quali esiste una soluzione e aumenterà in modo significativo l'efficienza e l'accettazione. Flexopus offre anche funzionalità gratuite, come la prenotazione di catering e facility service e la gestione degli eventi. Potresti scoprire dal feedback del tuo team che puoi ottimizzare ulteriormente i processi interni (gratuitamente).‍

6. Misura i risultati

‍Dopo appena sei mesi, le prime ottimizzazioni e ristrutturazioni possono essere eseguite utilizzando i dati di analisi Flexopus. Forse ci sono aree destinate all'uso degli uffici, l'attrezzatura di alcuni tavoli è inadeguata, le cabine telefoniche per le chiamate sono troppo poche o è necessario effettuare il check-in dei posti. Con Flexopus, puoi ottimizzare continuamente il tuo ufficio intelligente insieme al tuo team.‍

7. Scala i risultati e riduci i costi

‍Ci sono altri luoghi in cui la condivisione della scrivania ha senso? Con i risultati degli ultimi mesi, è possibile scalare ulteriormente. Oltre alla prenotazione di un posto di lavoro, di una sala riunioni e di un parcheggio, Flexopus offre anche Gestione dei visitatori compreso il terminale per chioschi e la stampa di badge e Gestione delle risorse per l'hardware IT e l'inventario della flotta di veicoli.
Tutto questo può essere mappato tutto in uno.

Lista di controllo/guida introduttiva per la condivisione della scrivania

Scarica la checklist per introdurre il desk sharing e trova la soluzione ideale per la tua azienda!

conclusione

La condivisione della scrivania è il fulcro degli uffici moderni. È una risposta sostenibile alle esigenze degli ambienti di lavoro moderni, che stanno diventando sempre più digitali. Con una guida alla condivisione della scrivania ben congegnata e il software giusto, il modello può essere implementato con successo.

Le aziende traggono vantaggio dai risparmi sui costi, sulla flessibilità e sull'uso efficiente dello spazio. Allo stesso tempo, ha bisogno regole chiare e comunicazione apertaper evitare svantaggi. Una cosa è chiara: la cultura aziendale determina in larga misura se funziona o meno. La fiducia, la delega di responsabilità e il coinvolgimento del team in processi definiti sono importanti tanto quanto una buona idea e il software giusto.

Assicurati di creare una lista di controllo individuale, basata sui punti elencati qui per l'introduzione utilizzando una linea guida. Flexopus è lieta di aiutarti in questo senso. Contattaci qui senza impegno!

Flexopus è una delle principali soluzioni di desk sharing in Germania. Con il nostro intuitivo software di condivisione della scrivania, prenotare luoghi di lavoro, sale riunioni, parcheggi e hardware IT è facile. Inoltre, i visitatori possono essere registrati in conformità con le normative sulla protezione dei dati. Conforme alla protezione dei dati al 100%, sicuro e flessibile.