La guida alla condivisione della scrivania Flexopus

Il lavoro flessibile non è più una tendenza, ma una realtà in molte aziende. In particolare, i modelli di lavoro ibridi pongono le aziende di fronte a nuove sfide: come si possono utilizzare al meglio le postazioni di lavoro se non tutti i dipendenti sono in ufficio ogni giorno? È qui che entra in gioco il desk sharing. In questa guida spieghiamo cosa significa shared desk, come si presenta un concetto di desk sharing, quali sono le sfide e i fattori di successo e perché un software di desk sharing è indispensabile.

Perché una guida al desk sharing è importante?

Il termine Desk Sharing descrive un modello di lavoro in cui più dipendenti condividono una scrivania. Ciò significa che non c'è più una postazione di lavoro fissa per tutti i dipendenti, ma le scrivanie vengono utilizzate in modo flessibile. Spesso il desk sharing viene equiparato a termini come shared desk o Hot Desking ma in fondo il concetto è lo stesso. Per maggiori informazioni sulla definizione, consultare il Glossario. 

Affinché il desk sharing funzioni, è necessario un concetto ben studiato. Una guida al desk sharing definisce le regole del gioco e le condizioni quadro, in modo che il metodo di lavoro non finisca nel caos con fogli Excel e dipendenti frustrati.

Componenti di una guida al desk sharing e domande da porsi:

• Analisi dell'utilizzo degli spazi: Quanti dipendenti sono effettivamente in ufficio contemporaneamente, quante postazioni di lavoro sono necessarie?
• Assegnazione delle risorse: Quali aree sono destinate a quali team? Le postazioni dovrebbero essere abilitate solo per determinati team, cioè suddivise in cosiddette Homezones ?
• Regole e linee guida: Pulizia, oggetti personali, tempi di prenotazione – La Clean Desk Policy è indispensabile. Quali regole sono necessarie?
• Comunicazione: Tutti i dipendenti devono comprendere i vantaggi e accettare il cambiamento. Come verrà comunicata l'introduzione?

Un buon concetto di desk sharing non tiene conto solo degli spazi ufficio, ma anche della cultura aziendale e delle esigenze di tutti i dipendenti.

Il desk sharing nella vita lavorativa quotidiana

Senza supporto digitale, il desk sharing è difficilmente praticabile. Qui entra in gioco il software di desk sharing .

Questo software permette di gestire le postazioni di lavoro. I dipendenti vedono in tempo reale quali postazioni sono libere o prenotate e possono così organizzare la loro giornata lavorativa ideale.

I motivi per cui il desk sharing è indispensabile per un ufficio moderno sono molteplici: Con una prenotazione chiara delle postazioni di lavoro tramite un software di gestione degli spazi di lavoro, è chiaramente definito chi siede dove e quando. Ciò garantisce la pianificabilità ed evita frustrazioni nella ricerca di una postazione. Inoltre, spicca la semplicità di gestione per gli amministratori, completa di funzioni di analisi dettagliate: È possibile apportare ottimizzazioni precise degli spazi e, nel migliore dei casi, persino risparmiare spazio.

La trasparenza sull'occupazione e sul fabbisogno di spazi è interessante sia per l'ambiente che per le finanze aziendali. Inoltre, il desk sharing consente una distribuzione equa delle risorse lavorative, indipendentemente dal fatto che i colleghi arrivino in ufficio al mattino o a mezzogiorno. Se la risorsa viene prenotata con un software di desk sharing, la situazione rimane equa. Un altro aspetto interessante è l'integrazione nell'ambiente di lavoro esistente tramite connessioni a Outlook, Teams, Google e molti altri.

In particolare per le aziende che intendono introdurre il desk sharing in Germania, un software affidabile per il desk sharing è fondamentale per ottenere l'accettazione da parte del team. Perché, come si suol dire, ciò che non si impara da giovani, non si impara più da vecchi.

Il desk sharing presenta tuttavia anche delle sfide, che possono essere consultate nell'articolo del blog “Vantaggi e svantaggi del desk sharing” possono essere lette.

Best Practices: Etichetta per la scrivania condivisa

Affinché il desk sharing funzioni, è necessaria un'etichetta per la scrivania condivisa. Infatti, con l'introduzione delle scrivanie condivise o del hot desking, le postazioni dovrebbero essere lasciate in modo tale da poter lavorare in modo ordinato e senza il disordine lasciato dal precedente utilizzatore. In particolare, questi punti sono inevitabili per l'introduzione del desk sharing:

1. Clean Desk Policy: 

Lasciare la postazione di lavoro così come la si è trovata. Chi vuole trovare le briciole del collega sulla tastiera? Documenti e hardware IT devono essere riposti dopo l'utilizzo della postazione di lavoro. Per evitare di dover portare a casa questi oggetti, come ad esempio un disco rigido o il laptop di lavoro, si potrebbe cogliere l'opportunità di riporre tutto ciò che sarà nuovamente necessario il giorno successivo in un armadietto. Con Flexopus è possibile utilizzare facilmente un armadietto tramite SmartLock: in questo modo tutti i documenti, le cartelle e l'hardware IT sono ben riposti e al sicuro.

2. Neutralità della postazione: 

Gli oggetti personali dovrebbero essere portati via dopo la fine della giornata lavorativa o, come menzionato al punto 1, riposti in modo ordinato e sicuro. Ad esempio, in un armadietto, in una cassaforte o in armadietti appositi.

3. Rispetto reciproco: 

È ovvio, ma è essenziale che si tenga conto dei colleghi e che non si creino disturbi inutili nell'area condivisa. Conversazioni ad alta voce e workshop di team possono svolgersi in aree appositamente designate, in sale riunioni o in cabine telefoniche dedicate, che possono essere gestite anche tramite Flexopus.

4. Controllo tecnico: 

I dispositivi devono essere trattati correttamente, aggiornati secondo le direttive aziendali e sottoposti a manutenzione. Nel principio del desk sharing è importante che i difetti vengano segnalati direttamente all'amministratore responsabile, in modo che la postazione di lavoro possa essere utilizzata da tutti in modo confortevole e pienamente funzionale.

Desk Sharing: Introduzione e guida passo dopo passo

L'introduzione del desk sharing è un processo di cambiamento che richiede una buona comunicazione del cambiamento. Come si suol dire: l'uomo è un animale abitudinario! Ma con i passi giusti, tutto procede senza intoppi:

1. Analizzare il proprio spazio

‍Per comprendere le esigenze del proprio team, è necessario innanzitutto informarsi sulle abitudini del team, determinare la configurazione standard minima che le postazioni di lavoro dovrebbero avere e calcolare i giorni medi che il team trascorre in ufficio a settimana.

Questa analisi è incredibilmente importante per determinare il numero corretto di scrivanie e consentire un lavoro efficiente con il hot-desking. Se si introduce un numero arbitrario di tavoli senza dati, il desk sharing può rapidamente portare a frustrazione e resistenza. Pertanto: prima definire gli spazi e poi elaborare un concetto individuale!‍

2. Sviluppare il proprio concetto

‍Con i dati dell'analisi, è possibile definire zone per la collaborazione, le telefonate e le videochiamate, le riunioni e le pause. Come possono essere disposte le scrivanie in modo che il lavoro individuale sia idealmente realizzabile, ma che si possano comunque svolgere conversazioni occasionali? Questo concetto è il cuore del desk sharing.‍

3. Comunicazione del cambiamento

‍Per ottenere l'accettazione del team, il progetto deve essere comunicato in modo chiaro. Evidenziate tutti i vantaggi del desk sharing e coinvolgete il vostro team nel viaggio verso un moderno smart office. ‍

4. Scelta del software e fase di test congiunta

‍Il desk sharing funziona solo con l' introduzione di uno strumento di prenotazione delle scrivanie, per rendere le postazioni di lavoro prenotabili facilmente con pochi clic o un solo clic. Non lasciate tutta la responsabilità al team, perché questo può rapidamente portare a rivalità e frustrazione.
Scegliete il software più adatto, confrontate i prezzi, stabilite requisiti specifici e lanciate un progetto pilota con un piccolo gruppo. Queste conoscenze sono importanti per l'introduzione del desk sharing.

4. Introdurre il software

‍Scegliete un sistema di prenotazione postazioni o, ancora meglio, un software completo di gestione degli spazi di lavoro come Flexopus e implementatelo in modo controllato. Date vita al vostro concetto con le planimetrie di Flexopus e disegnate tutte le zone, le scrivanie, le sale e magari anche i parcheggi. Coinvolgete il vostro team, pensate a una comunicazione efficace e create fiducia.‍

5. Feedback dei dipendenti

‍Raccogliete il feedback dopo il primo mese di introduzione e prendete molto sul serio critiche e lodi. La maggior parte delle preoccupazioni ha delle ragioni per cui esiste una soluzione, e questo aumenterà notevolmente l'efficienza e l'accettazione. Flexopus offre anche funzioni gratuite come la prenotazione di servizi di catering e facility e la gestione di eventi. Forse, grazie al feedback del vostro team, scoprirete che potete ottimizzare ulteriormente i processi interni (gratuitamente).‍

6. Misurare i risultati

‍Dopo sei mesi, i dati analitici di Flexopus consentono già di effettuare le prime ottimizzazioni e ristrutturazioni. Forse ci sono aree ufficio poco utilizzate, l'attrezzatura di alcuni tavoli è insufficiente, ci sono troppo poche cabine telefoniche per le chiamate o è necessario un check-in per le postazioni. Con Flexopus, potete ottimizzare continuamente il vostro ufficio smart insieme al vostro team.‍

7. Scalare i risultati e risparmiare sui costi

‍Avete altre sedi in cui il desk sharing ha senso? Con le conoscenze acquisite negli ultimi mesi, è possibile scalare ulteriormente. Oltre alla prenotazione di postazioni di lavoro, sale riunioni e parcheggi, Flexopus offre anche la gestione dei visitatori inclusi terminale kiosk e stampa badge, e la gestione degli asset per l'inventario dell'hardware IT e della flotta veicoli.
Tutto questo può essere gestito in un'unica soluzione.

Checklist / Guida per l'introduzione del Desk Sharing

Scaricate la checklist per l'introduzione del desk sharing e trovate la soluzione ottimale per la vostra azienda!

Conclusione

Il desk sharing è il cuore degli uffici moderni. È una risposta sostenibile alle esigenze degli ambienti di lavoro moderni, che stanno diventando sempre più digitali. Con una guida al desk sharing ben ponderata e il software giusto, il modello può essere implementato con successo.

Le aziende beneficiano di risparmi sui costi, flessibilità e un uso efficiente degli spazi. Allo stesso tempo, sono necessarie regole chiare e una comunicazione aperta, per evitare svantaggi. È chiaro che la cultura aziendale determina in larga misura il successo o il fallimento. Fiducia, delega di responsabilità e coinvolgimento del team in processi definiti sono altrettanto importanti quanto un buon concetto e il software giusto.

A tal fine, create una checklist personalizzata, basata sui punti qui elencati per l'introduzione tramite una guida. Flexopus sarà lieto di aiutarvi. Contattateci senza impegno qui!

Flexopus è una delle principali soluzioni di desk sharing in Germania. Con il nostro software di desk sharing intuitivo, postazioni di lavoro, sale riunioni, parcheggi e hardware IT possono essere prenotati con estrema facilità. Inoltre, i visitatori possono essere registrati in conformità con le normative sulla protezione dei dati. 100% conforme alla protezione dei dati, sicuro e flessibile.