La guida al desk sharing di Flexopus

Flexibles Arbeiten ist längst kein Trend mehr, sondern Realität in vielen Unternehmen. Gerade hybride Arbeitsmodelle stellen Firmen vor neue Herausforderungen: Wie lassen sich Arbeitsplätze optimal nutzen, wenn nicht alle Mitarbeitenden jeden Tag im Büro sind? Genau hier kommt Desk Sharing ins Spiel. In diesem Leitfaden erklären wir, was Shared Desk bedeutet, wie ein Desk Sharing Konzept aussieht, welche Herausforderungen und Erfolgsfaktoren es gibt und warum eine Desk Sharing Software unverzichtbar ist.

Warum ist ein Desksharing Leitfaden wichtig?

Der Begriff Desk Sharing beschreibt ein Arbeitsmodell, bei dem sich mehrere Mitarbeitende einen Schreibtisch teilen. Das bedeutet: Es gibt nicht mehr für alle Angestellten einen festen Arbeitsplatz, sondern Schreibtische werden flexibel genutzt. Oft wird Desk Sharing mit Begriffen wie Shared Desk oder Hot Desking gleichgesetzt, gemeint ist im Kern aber dasselbe Konzept. Mehr Informationen zur Definition finden Sie im Lexikon. 

Damit Desk Sharing funktioniert, braucht es ein durchdachtes Konzept. Ein Desk Sharing Leitfaden definiert die Spielregeln und Rahmenbedingungen, damit die Arbeitsweise nicht im Chaos mit Exceltabellen und frustrierten Mitarbeitenden endet.

Bestandteile eines Desk Sharing Leitfadens und Fragen, die man sich stellen sollte:

• Analisi dell'utilizzo degli spazi: quanti dipendenti sono effettivamente in ufficio contemporaneamente e quante postazioni servono?
• Assegnazione delle risorse: quali aree sono destinate a quali team? Le postazioni dovrebbero essere riservate a team specifici, creando le cosiddette home zone?
• Regole e linee guida: pulizia, oggetti personali, tempi di prenotazione – la Clean Desk Policy è fondamentale. Quali regole sono necessarie?
• Comunicazione: tutti i dipendenti devono comprendere i vantaggi e accettare il cambiamento. Come viene comunicata l'implementazione?

Ein gutes Desk Sharing Konzept berücksichtigt nicht nur die Büroflächen, sondern auch die Unternehmenskultur und die Bedürfnisse aller Mitarbeitenden.

Desk Sharing im Arbeitsalltag

Ohne digitale Unterstützung ist Desk Sharing kaum praktikabel. Hier kommt Desk Sharing Software ins Spiel.

Diese Software ermöglicht es, Arbeitsplätze zu verwalten. Mitarbeiter sehen in Echtzeit, welche Plätze frei oder reserviert sind, und können so ihren idealen Arbeitstag gestalten.

Die Gründe, warum Desk Sharing für ein modernes Büro unverzichtbar ist, sind vielfältig: Bei einer übersichtlichen Arbeitsplatzbuchung über eine Workplace Management Software, ist klar definiert, wer wo wann sitzt. So ist eine Planbarkeit gegeben und es entsteht kein Frust bei der Suche nach einem Desk. Außerdem sticht die einfache Verwaltung für Admins samt detaillierten Analysefunktionen heraus: Man kann genaue Optimierungen der Fläche vornehmen und im besten Fall sogar Fläche einsparen.

Die Transparenz über Auslastung und Flächenbedarf ist sowohl die Umwelt als auch den Unternehmensgeldbeutel interessant. Zudem ermöglicht Desk Sharing die gerechte Verteilung von Arbeitsressourcen, unabhängig davon, ob Kolleginnen und Kollegen morgens oder erst mittags im Büro erscheinen. Wird die Ressource mit einer Desk Sharing Software gebucht, bleibt es fair. Ein weiterer spannender Punkt ist die Integration ins bestehende Arbeitsumfeld durch Anbindungen an Outlook, Teams, Google und viele mehr.

Besonders für Unternehmen, die Desk Sharing in Deutschland einführen wollen, ist eine zuverlässige Desk Sharing Software entscheidend, um Akzeptanz beim Team zu schaffen. Frei nach dem Motto “Was Hänschen nicht lernt, lernt Hans nimmermehr”.

Beim Desk Sharing erwarten einen jedoch ebenso Herausforderungen, diese können im Blogartikel “Vorteile und Nachteile von Desk Sharing” nachgelesen werden.

Best Practices: Shared Desk Etikette

Damit Desk Sharing funktioniert, braucht es eine Shared Desk Etikette. Denn mit der Einführung von Shared Desks oder Hotdesking, sollten die Tische so hinterlassen werden, dass man übersichtlich und ohne den Ballast des Vorgängers arbeiten kann. Besonders diese Punkte sin für das Einführen von Desksharing unvermeidbar:

1. Clean Desk Policy:

Arbeitsplatz so hinterlassen, wie man ihn vorgefunden hat. Denn wer will schon die Krümel vom Kollegen auf der Tastatur? Dokumente und IT-Hardware müssen nach der Nutzung des Arbeitsplatzes weggeräumt werden. Damit man diese Gegenstände wie bspw. Eine Festplatte oder den Arbeitslaptop nicht mit nach Hause nehmen muss, könnte man hier die Möglichkeit ergreifen und alles, was am nächsten Tag wieder benötigt wird, in ein Schließfach zu platzieren. Mit Flexopus kann man mittels SmartLocks einfach ein Schließfach nutzen: So sind alle Dokumente, Ordner und IT-Hardware gut verräumt und sicher.

2. Neutralità alla scrivania:

Gli oggetti personali devono essere portati via al termine della giornata lavorativa o, come indicato al punto 1, riposti in modo ordinato e sicuro. Ad esempio in un armadietto, una cassaforte o negli appositi scomparti.

3. Rispetto reciproco:

È scontato, ma è fondamentale avere riguardo per i colleghi ed evitare inutili disturbi negli spazi condivisi. Conversazioni ad alto volume e workshop di team possono svolgersi nelle aree appositamente attrezzate, nelle sale riunioni o nelle cabine telefoniche dedicate, che possono essere gestite altrettanto facilmente tramite Flexopus.

4. Controllo tecnico:

I dispositivi devono essere utilizzati correttamente, aggiornati secondo le linee guida aziendali e sottoposti a manutenzione. Con il principio del desk sharing, è importante segnalare immediatamente eventuali difetti all'amministratore di riferimento, affinché la postazione possa essere utilizzata da tutti in modo comodo e pienamente funzionale.

Desk sharing: introduzione passo dopo passo e guida pratica

L'introduzione del desk sharing è un processo di cambiamento che richiede una buona comunicazione. Come si suol dire: l'abitudine è una seconda natura! Con i passaggi giusti, tuttavia, il processo avverrà senza intoppi:

1. Analizzare i propri spazi

‍Per comprendere le esigenze del proprio team, è necessario innanzitutto sondare le abitudini dei collaboratori, definire la configurazione standard minima richiesta per le postazioni e calcolare il numero medio di giorni che il team trascorre in ufficio ogni settimana.

Questa analisi è fondamentale per determinare il numero corretto di scrivanie e consentire un lavoro efficiente con l'hot desking. Se si introduce un numero arbitrario di tavoli senza basarsi sui dati, il desk sharing può rapidamente generare frustrazione e resistenza. Pertanto, la regola è: definire prima gli spazi ed elaborare un concetto personalizzato!‍

2. Sviluppare il proprio concetto

‍Con i dati ottenuti dall'analisi, è possibile definire zone per la collaborazione, telefonate e videochiamate, riunioni e pause. Come disporre i tavoli affinché il lavoro individuale sia agevole, pur permettendo brevi conversazioni? Questo concetto è il cuore pulsante del desk sharing.‍

3. Comunicazione del cambiamento

‍Per ottenere l'accettazione da parte del team, il progetto deve essere comunicato in modo chiaro. Mettete in risalto tutti i vantaggi del desk sharing e coinvolgete il vostro team nel percorso verso un moderno smart office.‍

4. Scelta del software e fase di test condivisa

‍Il desk sharing funziona solo con l'introduzione di uno strumento di prenotazione scrivanie, per rendere le postazioni facilmente prenotabili con pochi clic. Non lasciate l'intera responsabilità al team, poiché ciò porterebbe rapidamente a rivalità e frustrazione.
Scegliete il software più adatto, confrontate i prezzi, stabilite requisiti chiari e avviate un progetto pilota con un piccolo gruppo. Queste intuizioni sono fondamentali per l'introduzione del desk sharing.

4. Implementazione del software

‍Scegliete un sistema di prenotazione delle postazioni o, meglio ancora, un software completo di gestione dell'ufficio come Flexopus e implementatelo in modo controllato. Date vita al vostro concetto con le planimetrie di Flexopus e mappate tutte le zone, i tavoli, le stanze e magari anche i parcheggi. Coinvolgete il vostro team, prestate attenzione a una comunicazione corretta e costruite un rapporto di fiducia.‍

5. Feedback dei dipendenti

‍Raccogliete i feedback dopo il primo mese di implementazione e prendete molto sul serio critiche e apprezzamenti. La maggior parte delle problematiche ha una soluzione che può aumentare notevolmente l'efficienza e l'accettazione del sistema. Flexopus offre inoltre funzioni gratuite come la prenotazione di catering e servizi di facility, oltre alla gestione degli eventi. Forse, grazie al feedback del vostro team, scoprirete di poter ottimizzare ulteriormente i processi interni (gratuitamente).‍

6. Misurare i risultati

‍Dopo sei mesi, è già possibile effettuare le prime ottimizzazioni e ristrutturazioni basandosi sui dati analitici di Flexopus. Magari ci sono aree dell'ufficio poco utilizzate, la dotazione di alcune postazioni è insufficiente, ci sono troppe poche cabine telefoniche per le chiamate o è necessario un check-in per i posti. Con Flexopus potete ottimizzare costantemente il vostro smart office insieme al vostro team.‍

7. Scalare i risultati e risparmiare sui costi

‍Avete altre sedi in cui il desk sharing potrebbe essere utile? Grazie alle esperienze maturate negli ultimi mesi, è possibile procedere con un ulteriore ampliamento. Oltre a un sistema di prenotazione delle postazioni di lavoro, sistema di prenotazione sale e sistema di prenotazione parcheggi, Flexopus offre anche una gestione dei visitatori completa di terminale kiosk e stampa badge, oltre all'asset management per l'inventario dell'hardware IT e del parco veicoli.
Tutto questo può essere gestito in un'unica soluzione all-in-one.

Checklist per il desk sharing / Guida all'implementazione

Scaricate la checklist per l'implementazione del desk sharing e trovate la soluzione ottimale per la vostra azienda!

Conclusione

Il desk sharing è il cuore pulsante degli uffici moderni. È una risposta sostenibile alle esigenze di ambienti di lavoro sempre più digitali. Con una guida al desk sharing ben ponderata e il software giusto, il modello può essere implementato con successo.

Le aziende traggono vantaggio dal risparmio sui costi, dalla flessibilità e da un uso efficiente degli spazi. Allo stesso tempo, sono necessarie regole chiare e una comunicazione aperta per evitare svantaggi. È chiaro: la cultura aziendale determina in larga misura il successo dell'iniziativa. La fiducia, la delega delle responsabilità e il coinvolgimento del team in processi definiti sono importanti tanto quanto un buon concetto e il software giusto.

Create a tal fine una checklist individuale, basandovi sui punti qui elencati per l'implementazione tramite una guida. Flexopus sarà lieta di aiutarvi. Contattateci senza impegno qui!

Flexopus è una delle soluzioni di desk sharing leader in Germania. Con il nostro software di gestione dell'ufficio intuitivo, è possibile prenotare e gestire facilmente postazioni di lavoro, sale riunioni, parcheggi e altre risorse. I moduli aggiuntivi per l'asset management, la gestione dei visitatori, il catering e la gestione degli eventi rendono Flexopus una soluzione completa per l'ufficio moderno. Sicuro, flessibile e conforme al GDPR, con hosting in Germania.