Protezione dei dati e privacy

I tuoi dati appartengono a te e a nessun altro. Il software di gestione degli spazi di lavoro Flexopus è stato sviluppato in Germania nel rispetto degli standard più elevati ed è leader in materia di protezione dei dati, sicurezza dei dati & privacy.

Contratto di elaborazione dei dati (DPA)

Concludiamo con tutti i nostri clienti un accordo di elaborazione dei dati in conformità con le linee guida GDPR per registrare contrattualmente il trattamento dei dati personali. Nel presente contratto sono specificati lo scopo del trattamento dei dati, il tipo di dati, i gruppi di persone interessate, i subappaltatori di Flexopus e i diritti degli interessati.

Ospitato in Germania (UE)

I tuoi dati sono al sicuro con noi. Flexopus viene gestito esclusivamente su server dedicati del nostro partner di hosting Hetzner Online GmbH nella Repubblica Federale di Germania. I tuoi dati saranno quindi ospitati in Germania da una società tedesca. Hetzner è certificata ISO 27001, che soddisfa i più elevati requisiti per le procedure di sicurezza IT e i sistemi di gestione della sicurezza delle informazioni. Non ospitiamo deliberatamente con hyperscaler come Amazon Web Services (AWS) o Google Cloud, poiché le loro società madri hanno sede negli Stati Uniti e quindi, tra le altre cose, A causa del Cloud Act, l'accesso da parte di terzi non può essere completamente escluso.

Conforme al GDPR

Flexopus rispetta le linee guida del GDPR e implementa coerentemente in particolare le seguenti linee guida:

• Conclusione di accordi di elaborazione dati (contratti di elaborazione dati) ai sensi dell'art. Art. 28 par. 3 del GDPR
• Anonimizzazione e divieto di conservazione dei dati personali senza uno scopo specifico
• Nessuno scambio di dati con terze parti o trasferimenti di dati oltre i confini nazionali
• Formazione periodica di tutti i dipendenti in materia di protezione dei dati, sicurezza dei dati e privacy.
• Miglioramento continuo degli standard di sicurezza attraverso audit e l'adeguamento della nostra documentazione, dei processi, delle strutture e delle funzionalità, nonché mediante misure tecniche e organizzative.

Flexopus è sviluppato secondo i concetti di "privacy by default" e "privacy by design" e quindi pensa alla protezione dei dati dall’inizio alla fine.

Conservazione dei dati legata allo scopo

I dati personali memorizzati verranno utilizzati solo per uno scopo specifico.

Anonimizzazione dei dati

Con Flexopus puoi stabilire dopo quanto tempo i dati personali vengono resi anonimi o rimossi dal sistema. Tuttavia, i dettagli della prenotazione, come l'orario di inizio e di fine, vengono comunque conservati ai fini delle analisi di occupazione.

Tuttavia, questi non possono più essere ricondotti a una persona specifica. In questo modo potrai tenere traccia dell'utilizzo delle risorse disponibili per ottimizzare il tuo ufficio e allo stesso tempo proteggere i dati sensibili dei tuoi dipendenti.

Privacy dei dipendenti

Con Flexopus, puoi decidere se le prenotazioni di postazioni di lavoro o altri spazi debbano essere visibili a tutti i dipendenti della tua azienda oppure no. Sebbene consigliamo questa soluzione in un ambiente aziendale collaborativo, in casi specifici potrebbe essere molto utile lasciare che gli utenti decidano autonomamente se il loro posto prenotato sia visibile agli altri.

Selezione accurata dei fornitori

Flexopus presta particolare attenzione alla protezione dei dati e all'affidabilità nella selezione dei subfornitori. Selezioniamo esclusivamente subfornitori dall'UE:

• Fornitore del server: Hetzner Online GmbH
  L'applicazione è ospitata su un cluster di server dedicato a Falkenstein. La nostra infrastruttura di backup si trova a Norimberga.
• Fornitore SMTP
  Usiamo RapidMail, con sede in Germania, come nostro provider SMTP principale. Utilizziamo MailJet, con sede in Francia, come nostro provider SMTP secondario.
• Team di sviluppo
  Gli sviluppatori e i subfornitori di software si trovano esclusivamente nell'UE.

Routine di eliminazione automatizzate

Flexopus consente concetti di cancellazione configurabili individualmente in base alle linee guida interne sulla protezione dei dati. Ad esempio, gli account utente inattivi possono essere rimossi automaticamente oppure i registri di sistema e delle applicazioni possono essere eliminati dopo un periodo di tempo definito. Ciò garantisce che i dati personali vengano conservati solo per il tempo necessario e consentito.

Responsabile esterno della protezione dei dati

Per proteggere i tuoi dati, abbiamo scelto un responsabile della protezione dei dati esterno e indipendente: PROLIANCE GmbH. Inoltre, utilizziamo un sistema strutturato di gestione della protezione dei dati (DSMS) che monitora costantemente e sviluppa ulteriormente la conformità a tutti i requisiti pertinenti in materia di protezione dei dati.

Informativa sulla privacy

Utilizza la nostra informativa sulla privacy, che viene generata automaticamente, oppure carica il tuo documento. Inoltre, decidi se desideri richiedere una conferma di consenso a tutti i dipendenti.

Contratti di diritto tedesco

L'azienda Flexopus GmbH ha sede a Stoccarda, in Germania. I contratti vengono conclusi esclusivamente secondo il diritto tedesco. Prodotto in Germania. Ospitato in Germania.