Vantaggi e svantaggi dell'hot desking

Il desk sharing non è più solo un concetto moderno utilizzato dalle start-up o dalle aziende della Silicon Valley. Inoltre, le aziende tedesche stanno sfruttando sempre più i vantaggi del desk sharing. Con Condivisione della scrivania I dipendenti scelgono il loro posto di lavoro in modo flessibile invece di avere una scrivania fissa, il che utilizza lo spazio in ufficio in modo più efficiente e promuove la collaborazione in team. In questo articolo, scoprirai i vantaggi e gli svantaggi del desk sharing e come le aziende lo implementano con successo.

I vantaggi e gli svantaggi più comuni del desk sharing

Diverse aziende, siano esse giovani start-up o multinazionali, stanno già applicando con successo il principio della scrivania condivisa. Tuttavia, un ufficio flessibile non presenta solo i vantaggi della condivisione della scrivania, ma anche degli svantaggi. Abbiamo raccolto gli aspetti più importanti che sono rilevanti in questo mondo del lavoro.

Quali sono i vantaggi del desk sharing?

Flessibilità in ufficio

Il concetto di scrivania condivisa è ideale per un modo di lavorare agile e quindi promuove flessibilità e creatività. La rotazione costante che entra in azienda ha un effetto particolare sulla creatività e la sostiene attraverso nuove influenze, poiché i dipendenti possono incontrarsi di nuovo ogni giorno e scegliere il tavolo o il posto di lavoro preferito.

Scambio e flusso di informazioni

A causa dei continui cambiamenti di lavoro, i dipendenti entrano naturalmente in contatto anche con più persone rispetto a un lavoro fisso. In questo modo, i colleghi parlano anche tra i reparti, in modo che nascano discussioni su metodi di lavoro, sfide e migliori pratiche e rafforzi la collaborazione tra i membri del team.

Uso efficiente dello spazio

Condivisione della scrivania ottimizza l'uso dello spazio negli uffici significativamente. Poiché non tutti i dipendenti sono presenti contemporaneamente, le aziende possono accontentarsi di un numero inferiore di posti di lavoro rispetto ai dipendenti. Ciò si traduce in una riduzione della quantità di spazio ufficio richiesto. Le risorse liberate possono invece essere utilizzate per progettare zone collaborative, aree di pensiero creativo o spazi comuni migliorati, il che a sua volta aumenta il benessere e la produttività dei membri del team. È una soluzione intelligente per concetti di ufficio moderni.

Risparmia sui costi

Con una scrivania condivisa, puoi costi aggiuntivi risparmiati diventare. Ciò deriva direttamente dall'uso efficiente dello spazio, in quanto le aziende non devono affittare grandi spazi per uffici e richiedono anche meno posti di lavoro fisici perché non tutti i dipendenti sono in ufficio tutti i giorni. Di norma, le persone lavorano sempre da casa, in viaggio d'affari, in vacanza o per malattia. Ciò ottimizza le risorse e l'organizzazione dell'uso dei luoghi di lavoro esistenti. Oltre ai vantaggi economici, la condivisione della scrivania contribuisce anche alla sostenibilità: un minor numero di posti di lavoro significa un minore consumo di energia e risorse, come elettricità, riscaldamento o apparecchiature per ufficio.

Promuovere la soddisfazione dei dipendenti

L'attrezzatura giusta in ufficio, che soddisfi le esigenze dei dipendenti, rappresenta gran parte di Soddisfazione della forza lavoro. Con la condivisione della scrivania, puoi contribuire alla soddisfazione dei dipendenti allineando in modo ottimale tutti gli ambienti con i processi di lavoro e aumentando il benessere sul lavoro.

Quali sono gli svantaggi del desk sharing?

Irrequietezza interiore

Per alcuni, la ricerca quotidiana di un lavoro può essere un fattore di stress. Soprattutto all'inizio, quando il processo viene reintrodotto. Rendere l'introduzione il più piacevole possibile, aiuta Modificare la comunicazione oltre a una fase di test per creare un'abitudine tra i dipendenti. Ecco regole chiare per la condivisione della scrivania e sono necessarie soluzioni per la gestione del posto di lavoro. Senza una centrale sistema di gestione del posto di lavoro La condivisione della scrivania può portare rapidamente a processi inefficienti, frustrazione tra i dipendenti e responsabilità poco chiare.

Riduzione delle dinamiche di squadra

Sebbene un ufficio flessibile promuova lo scambio tra i reparti, il dinamismo e la coesione all'interno del proprio team possono indebolirsi. Per ovviare a questo problema, dovreste tenere d'occhio le dinamiche del vostro team e, se necessario, misure Iniziamo, ad esempio X volte a settimana, la squadra si riunisce. Ciò richiede una progettazione consapevole della cultura del lavoro.

Tempo trascorso

Certo, trovare un lavoro adatto richiede tempo. Pertanto, uno strumento digitale per trovare e prenotare il posto di lavoro giusto è di solito un investimento ragionevole. Inoltre, la scrivania, la sedia e lo schermo devono essere configurati e cablati di nuovo ogni volta. Una gestione efficace del posto di lavoro è essenziale qui.

Gestione degli oggetti personali e archiviazione

Un aspetto spesso trascurato riguarda la gestione degli effetti personali. Con la condivisione della scrivania, di solito non c'è spazio fisso per cose private come foto, piante o forniture per ufficio. Ciò richiede l'introduzione di un Politica Clean Desk, il che significa che ogni posto di lavoro è completamente vuoto alla fine della giornata. Ciò significa che i dipendenti devono fare le valigie e disimballare i propri effetti personali ogni giorno, il che può essere visto come un ulteriore dispendio di tempo e riduce la sensazione di avere il «proprio» posto di lavoro. Per mitigare questo svantaggio, le aziende dovrebbero prendere in considerazione la possibilità di fornire armadietti individuali o contenitori rotolabili per garantire il benessere nella vita lavorativa quotidiana.

Matrice di valutazione per la condivisione della scrivania

Per comprendere meglio i vantaggi e gli svantaggi del desk sharing, è utile un confronto strutturato con altri modelli di lavoro. La seguente matrice di valutazione mostra i punteggi del desk sharing in relazione ai modelli di lavoro ibridi e ai luoghi di lavoro fissi, sulla base di criteri quali risparmio sui costi, flessibilità, soddisfazione dei dipendenti e sostenibilità:

Kriterien	Gewichtung	Option 1: Desk Sharing	Option 2: Hybrides Arbeiten	Option 3: Feste Arbeitsplätze
Kostenersparnis	40%	5 (sehr gut)	4 (gut)	2 (schlecht)
Mitarbeiter- zufriedenheit	30%	4 (gut)	5 (sehr gut)	3 (befriedigend)
Flexibilität	20%	5 (sehr gut)	4 (gut)	1 (schlecht)
Nachhaltigkeit	10%	4 (gut)	3 (befriedigend)	2 (schlecht)
Gesamt- bewertung	100%	4,5	4,3	2,4

Flexopus: probabilmente il software di condivisione della scrivania più intuitivo

In un'epoca in cui la scelta del posto di lavoro giusto richiede tempo, Flexopus presenta un investimento utile grazie alla sua piattaforma digitale e alla sua app nativa. Software per la condivisione della scrivania di Flexopus si caratterizza per la sua Efficienza e facilità d'uso facilitando la ricerca e la prenotazione di luoghi di lavoro, sale riunioni e parcheggi adeguati. È la soluzione perfetta per la moderna gestione del posto di lavoro.

Flexopus offre anche una perfetta integrazione con Microsoft Exchange. Questa integrazione consente una sincronizzazione fluida delle prenotazioni sul posto di lavoro con i calendari dei dipendenti e consente di prenotare le sale riunioni direttamente tramite Outlook. Inoltre, c'è anche un Microsoft Teams Integrazione che consente ai dipendenti di prenotare le postazioni di lavoro direttamente all'interno della familiare infrastruttura Microsoft. Viene presa in considerazione anche la protezione dei dati.

Conclusione: la condivisione della scrivania ha senso adesso?

Ora che sono noti i vantaggi e gli svantaggi della condivisione della scrivania, la domanda è: la condivisione della scrivania ora ha senso? Il concetto di prenotazione del posto di lavoro è generalmente utile quando la forza lavoro lavora in modo flessibile e ci sono molti colleghi che lavorano in parte da casa o sono spesso in loco con il cliente. È uno dei modelli di lavoro flessibili e promuove l'uso efficiente dei luoghi di lavoro.

Tuttavia, l'implementazione deve essere eseguita correttamente e richiede l'impegno di tutte le parti coinvolte. Pertanto, coinvolgete i vostri dipendenti nel processo decisionale. Tutti dovrebbero avere l'opportunità di contribuire con le proprie opinioni, idee e preoccupazioni. Se esiste un comitato aziendale, dovrebbe anche essere incluso nella pianificazione in una fase iniziale. Ovviamente, una fase di test è un modello molto adatto per guidare il processo decisionale e tenere conto delle preferenze dei dipendenti.

Nota che la condivisione della scrivania è un concetto altamente interattivo che si basa sul riunire le persone al lavoro per incoraggiare la collaborazione. Se il principio è compreso da tutti e le regole sono comunicate chiaramente, ci sono grandi possibilità che la produttività, la soddisfazione e la cooperazione si sviluppino positivamente. Un sistema di prenotazione del posto di lavoro semplice e intuitivo come Flexopus pone le basi per un'implementazione di successo di questo moderno concetto di lavoro.