Come la comunicazione del cambiamento influenza l’introduzione del lavoro ibrido

Il passaggio a forme di lavoro ibride è inarrestabile. Le aziende che si posizionano come ambienti di lavoro ibridi spesso si aspettano che il lavoro ibrido si realizzi da solo. La maggior parte delle aziende non sembra essere consapevole che il Change Management è assolutamente necessario per implementare modelli di lavoro ibridi con successo.

La comunicazione del cambiamento è fondamentale per un'introduzione di successo del lavoro ibrido

Le maggiori sfide per le aziende nel lavoro ibrido risiedono nella coordinazione, nella pianificazione del tempo e nella necessità di creare un incentivo per i dipendenti a venire in ufficio. Alcuni dipendenti si sentono motivati estrinsecamente e apprezzano l'interazione sociale con i colleghi, mentre altri sono motivati intrinsecamente e lavorano in modo più produttivo da casa.

Ma per entrambi i tipi di dipendenti è importante sapere dove si trovano i loro colleghi di team e come possono comunicare al meglio tra loro per consentire riunioni e collaborazioni efficaci. Il futuro del lavoro ibrido richiede quindi una comunicazione di Change Management chiaramente strutturata per affrontare con successo questa sfida, ad esempio:

1. Mantenere i team sempre aggiornati

In tempi di cambiamento, come il passaggio al luogo di lavoro ibrido, la comunicazione del cambiamento da parte dei dirigenti con il loro team gioca un ruolo cruciale nel determinare se i dipendenti si sentano coinvolti e partecipi o meno.

È importante informare regolarmente i team sulle strategie di New Work. Attraverso una comunicazione del cambiamento mirata e regolare nell'intranet, nei wiki interni, nelle newsletter, nei giornali aziendali, nelle brochure o negli avvisi, viene facilitato uno scambio di informazioni adeguato al gruppo target.

2. Stabilire giorni di presenza in ufficio

Invece di lasciare la presenza completamente ai dipendenti, le aziende dovrebbero introdurre delle linee guida. Ad esempio, si possono introdurre giorni di presenza in cui i team o i singoli individui dovrebbero essere presenti in ufficio in determinati giorni della settimana. I superiori possono anche lasciare flessibili i giorni di smart working e determinare solo il numero di giorni di presenza.

Nei team in cui il mentoring e la collaborazione sono particolarmente importanti, i superiori possono richiedere che determinati dipendenti siano presenti in ufficio più frequentemente. Ad esempio, le persone in posizioni junior spesso traggono maggior beneficio dalle conversazioni personali con i colleghi in posizioni dirigenziali. D'altra parte, i team che lavorano in modo più indipendente potrebbero avere maggiore flessibilità per quanto riguarda i luoghi di lavoro dei loro membri.

3. Stabilire regole

Nell'utilizzo del Desk Sharing nelle aziende è importante introdurre chiare regole di Desk Sharing e linee guida per garantire un flusso di lavoro fluido e organizzato. Una politica di "Clean Desk" dovrebbe, ad esempio, essere assolutamente implementata per garantire che le postazioni di lavoro vengano lasciate ordinate e pulite dopo l'uso. Ciò non solo contribuisce alla sicurezza delle informazioni riservate, ma facilita anche l'organizzazione per i dipendenti successivi. Gli oggetti personali potrebbero, ad esempio, essere riposti negli armadietti.

Inoltre, l'uso di dispositivi personali o aziendali sul posto di lavoro dovrebbe essere definito con precisione per tenere conto degli aspetti di protezione dei dati e di sicurezza. Il rispetto di queste regole può contribuire a far sì che il Desk Sharing funzioni in modo efficiente e produttivo, creando al contempo un ambiente di lavoro armonioso e ordinato per tutti i dipendenti.

4. Definire gli strumenti di comunicazione

Una parte importante della comunicazione del cambiamento consiste nel creare chiare linee guida di comunicazione con orari di lavoro principali per il team, stabilendole in un documento sulle norme del team. Insieme al team, si possono definire quali strumenti di comunicazione (e-mail, Slack, MS Teams, ecc.) sono più adatti per scopi specifici. Ciò migliora la collaborazione e riduce il senso di sovraccarico che può sorgere quando gli strumenti di comunicazione virtuale vengono utilizzati in modo inappropriato.

Inoltre, l'urgenza dovrebbe essere graduata in base ai canali. Ad esempio, le e-mail potrebbero essere utilizzate per richieste meno urgenti, le chat per domande durante la giornata e le telefonate per questioni immediate. Questo potrebbe sembrare una tattica, ma è di grande importanza per rendere la comunicazione efficiente e mirata.

5. Fornire attrezzatura per l'home office

La giusta attrezzatura per l'home office può fare una differenza significativa per i dipendenti. Cose come un tavolo regolabile in altezza, un monitor, l'accesso a microfoni e altoparlanti di alta qualità, nonché un'illuminazione adeguata, sono fondamentali.

I dirigenti dovrebbero assicurarsi proattivamente che ai lavoratori venga fornita l'attrezzatura necessaria per garantire una comunicazione fluida e le stesse condizioni dell'ufficio.

6. Adattare l'attrezzatura da scrivania in ufficio

Nel lavoro ibrido è di grande importanza soddisfare le esigenze di diversi reparti con requisiti differenti. I grafici, ad esempio, necessitano di monitor con specifiche esigenze tecniche, per questo dovrebbero essere presi in considerazione durante l'allestimento e contrassegnati di conseguenza.

Alcuni dipendenti potrebbero aver bisogno di attrezzature tecniche aggiuntive come una docking station o un doppio monitor. Fornendo una varietà di opzioni di postazione di lavoro, le aziende possono garantire che i loro dipendenti si sentano a proprio agio e possano svolgere al meglio il proprio lavoro, indipendentemente da dove lavorano.

Ciò promuove anche la soddisfazione e la fidelizzazione dei dipendenti, il che a sua volta può avere un impatto positivo sulla cultura aziendale e sul successo del modello di lavoro ibrido.

7. Investire in software di Desk Sharing

Gli strumenti di Desk Sharing sono una misura di comunicazione del cambiamento estremamente utile nel passaggio al lavoro ibrido, in quanto supportano le aziende nell'affrontare le sfide dei modelli di lavoro flessibili.

Strumenti, come ad esempio Flexopus, consentono ai dipendenti di prenotare le proprie postazioni di lavoro in modo semplice e senza complicazioni, sia che vogliano venire in ufficio o lavorare da casa. Grazie a uno strumento di Desk Sharing come Flexopus, non si verificano doppie prenotazioni, evitando così il caos in ufficio. Attraverso la gestione e l'organizzazione centralizzata delle prenotazioni delle postazioni, viene raggiunta un'occupazione ottimale degli spazi, il che porta a un utilizzo efficiente degli spazi ufficio.

Inoltre, una software di desk sharing consente una comunicazione chiara tra i dipendenti, poiché possono vedere quali colleghi sono in ufficio in quale giorno. Ciò favorisce la collaborazione e consente un ambiente di lavoro fluido, anche quando i lavoratori operano in luoghi diversi. La flessibilità e l'efficienza offerte da questi strumenti li rendono una componente indispensabile del mondo del lavoro ibrido.

8. Esprimere apprezzamento

Normalmente, i dipendenti in smart working hanno meno contatti con i loro superiori. Di conseguenza, il riconoscimento e le parole di lode spesso mancano, il che può influenzare negativamente il morale lavorativo. È quindi ancora più importante esprimere regolarmente apprezzamento per il lavoro svolto, nonostante la distanza digitale. Questo può essere fatto molto bene tramite videoconferenze o telefonate personali.

Varrebbe la pena considerare anche la pianificazione di una "Workation", in cui il personale si reca all'estero per lavorare insieme e allo stesso tempo rafforzare il legame di squadra.

Conclusione

Attraverso il giusto equilibrio tra lavoro in presenza e virtuale, e forti legami sociali tra i colleghi, il lavoro ibrido può offrire la flessibilità e l'equilibrio vita-lavoro desiderati ai dipendenti, senza compromettere la produttività, la collaborazione o la cultura aziendale. Una comunicazione del cambiamento (Change Communication) ponderata e consapevole e un software di desk sharing adeguato sono la chiave. Spiegare semplicemente "ora siamo un'azienda ibrida", senza strutture chiare, può portare a insuccessi.