Come la comunicazione del cambiamento influenza l’introduzione del lavoro ibrido

Il passaggio a forme di lavoro ibride è inarrestabile. Le aziende che si posizionano come un ambiente di lavoro ibrido spesso si aspettano che il lavoro ibrido avvenga da solo. La maggior parte delle aziende non sembra essere consapevole del fatto che la gestione del cambiamento sia assolutamente necessaria per modelli di lavoro ibridi da implementare con successo.

La comunicazione del cambiamento è fondamentale per un'introduzione efficace del lavoro ibrido

Le maggiori sfide che le aziende devono affrontare quando si tratta di lavoro ibrido riguardano il coordinamento, la pianificazione e la necessità di creare un incentivo per i dipendenti a venire in ufficio. Alcuni dipendenti si sentono estrinsecamente motivati e amano l'interazione sociale con i colleghi, mentre altri sono intrinsecamente motivati e lavorano in modo più produttivo da casa.

Ma per entrambi i tipi di dipendenti, è importante sapere dove si trovano i membri del team e come possono comunicare al meglio tra loro per consentire riunioni e collaborazioni efficaci. Il futuro del lavoro ibrido richiede quindi una comunicazione sulla gestione del cambiamento chiaramente strutturata per affrontare con successo questa sfida, ad esempio:

1. Mantieni sempre aggiornati i team

In tempi di cambiamento, come la transizione verso un ambiente di lavoro ibrido, la comunicazione di cambiamento tra i manager e il loro team gioca un ruolo decisivo nel determinare se i dipendenti si sentono coinvolti e coinvolti o meno.

È importante informare regolarmente i team sulle nuove strategie di lavoro. La comunicazione mirata e regolare delle modifiche sull'intranet, nei wiki interni, nelle newsletter, nei giornali dei dipendenti, nelle brochure o negli avvisi consente uno scambio di informazioni su misura per il gruppo target.

2. Definisci i giorni di frequenza

Invece di lasciare la partecipazione interamente ai dipendenti, le aziende dovrebbero introdurre linee guida. Ad esempio, possono essere introdotte giornate faccia a faccia, in cui team o singoli devono essere presenti in ufficio in determinati giorni della settimana. Tuttavia, i supervisori possono anche lasciare flessibili i giorni di ufficio a casa e determinare solo il numero di giorni di frequenza.

Nei team in cui il tutoraggio e la collaborazione sono particolarmente importanti, i supervisori possono richiedere che alcuni dipendenti siano presenti in ufficio più frequentemente. Ad esempio, le persone in posizioni junior spesso traggono maggiori benefici dalle discussioni personali con i colleghi che ricoprono posizioni dirigenziali. D'altra parte, i team che lavorano in modo più indipendente possono avere una maggiore flessibilità per quanto riguarda il luogo in cui lavorano i loro membri.

3. Stabilire regole

Quando si utilizza il desk sharing nelle aziende, è importante chiarire Regole di condivisione della scrivania e introdurre linee guida per garantire un flusso di lavoro regolare e organizzato. Una politica di pulizia della scrivania, ad esempio, dovrebbe assolutamente essere implementata per garantire che i luoghi di lavoro siano lasciati in ordine e in ordine dopo l'uso. Ciò non solo contribuisce alla sicurezza delle informazioni riservate, ma facilita anche l'organizzazione delle stesse da parte dei dipendenti successivi. Ad esempio, gli oggetti personali potrebbero essere riposti negli armadietti.

Inoltre, l'uso di dispositivi personali o di proprietà dell'azienda sul posto di lavoro dovrebbe essere definito con precisione per tenere conto degli aspetti relativi alla protezione e alla sicurezza dei dati. Il rispetto di queste regole può aiutare la condivisione del lavoro in ufficio in modo efficiente e produttivo, creando al contempo un ambiente di lavoro armonioso e ordinato per tutti i dipendenti.

4. Definire gli strumenti di comunicazione

Una parte importante della comunicazione del cambiamento consiste nel creare linee guida di comunicazione chiare con gli orari di lavoro principali per il team registrandoli in un documento con gli standard del team. Insieme al team, puoi determinare quali mezzi di comunicazione (email, Slack, MS Teams, ecc.) sono più adatti per scopi specifici. Ciò migliora la collaborazione e riduce la sensazione di sopraffazione che può insorgere quando i mezzi di comunicazione virtuali vengono utilizzati in modo inappropriato.

Inoltre, l'urgenza dovrebbe essere ridotta per canale. Ad esempio, la posta elettronica potrebbe essere utilizzata per richieste meno urgenti, chat per domande durante il giorno e telefonate per problemi immediati. Questo può sembrare tattico, ma è di grande importanza rendere la comunicazione efficiente e mirata.

5. Fornire apparecchiature per l'home office

La giusta attrezzatura per l'home office può fare una differenza significativa per i dipendenti. Cose come un tavolo regolabile in altezza, un monitor, l'accesso a microfoni e altoparlanti di alta qualità e un'illuminazione adeguata sono fondamentali.

I dirigenti dovrebbero garantire in modo proattivo che ai lavoratori siano fornite le attrezzature necessarie per garantire una comunicazione senza interruzioni e le stesse condizioni dell'ufficio.

6. Personalizza le attrezzature da scrivania

Quando si lavora in modo ibrido, è di grande importanza soddisfare diversi reparti con requisiti diversi. I grafici, ad esempio, hanno bisogno di monitor con determinati requisiti tecnici, motivo per cui questi devono essere considerati e contrassegnati di conseguenza al momento della loro configurazione.

Alcuni dipendenti potrebbero aver bisogno di apparecchiature tecniche aggiuntive, come una docking station o un doppio monitor. Fornendo una varietà di opzioni di scrivania, le aziende possono garantire che i propri dipendenti si sentano a proprio agio e in grado di dare il meglio di sé, indipendentemente da dove lavorano.

Ciò favorisce anche la soddisfazione e la fidelizzazione dei dipendenti, che a loro volta possono avere un impatto positivo sulla cultura aziendale e sul successo del modello di lavoro ibrido.

7. Investi in un software per la condivisione della scrivania

Gli strumenti di desk sharing sono una misura di comunicazione del cambiamento estremamente utile quando si passa al lavoro ibrido, poiché aiutano le aziende a superare le sfide dei modelli di lavoro flessibili.

Strumenti, come Flexopus, rendono facile e semplice per i dipendenti prenotare il proprio posto di lavoro, indipendentemente dal fatto che vogliano venire in ufficio o lavorare da casa. Uno strumento di desk sharing come Flexopus previene anche le doppie prenotazioni, il che previene il caos sul posto di lavoro. Attraverso l'amministrazione e l'organizzazione centrali di Prenotazione del posto di lavoro Sarà un raggiungimento di un utilizzo ottimale dello spazio, che si traduce in un uso efficiente dello spazio ufficio.

Inoltre, un Software per la condivisione della scrivania comunicazione chiara tra i dipendenti, in quanto possono vedere quali colleghi sono in ufficio in quale giorno. Ciò favorisce la collaborazione e consente un ambiente di lavoro regolare, anche quando i dipendenti lavorano in sedi diverse. La flessibilità e l'efficienza offerte da questi strumenti li rendono una parte indispensabile del mondo del lavoro ibrido.

8. Esprimi apprezzamento

I dipendenti che lavorano da casa di solito hanno meno contatti con i loro superiori. Di conseguenza, il riconoscimento e le parole di elogio sono spesso assenti, il che può avere un impatto negativo sull'etica del lavoro. È quindi tanto più importante esprimere regolarmente apprezzamento per le prestazioni lavorative nonostante la distanza digitale. Questo può essere fatto molto bene tramite videoconferenze o telefonate personali.

Vale la pena prendere in considerazione anche la pianificazione di un «annuale».Workation«, in cui la forza lavoro si reca all'estero per lavorare insieme e allo stesso tempo rafforzare i legami di squadra.

conclusione

Grazie al giusto equilibrio tra lavoro personale e virtuale e forti connessioni sociali tra colleghi, il lavoro ibrido può fornire ai dipendenti la flessibilità e l'equilibrio tra lavoro e vita privata desiderati senza sacrificare la produttività, la collaborazione o la cultura aziendale. Una comunicazione del cambiamento ben ponderata e consapevole e un software di desk sharing adeguato sono la chiave di tutto ciò. Spiegare semplicemente che «ora siamo un'azienda ibrida», senza strutture chiare, può portare a fallimenti.