Hoe communicatie over verandering de invoering van hybride werken beïnvloedt

De verschuiving naar hybride werkvormen is niet meer te stoppen. Bedrijven die zich als hybride werkomgeving positioneren, verwachten vaak dat hybride werken vanzelf gaat. De meeste bedrijven lijken zich er niet van bewust te zijn dat verandermanagement essentieel is om hybride werkmodellen succesvol te implementeren.

Veranderingscommunicatie is cruciaal voor een succesvolle invoering van hybride werken

De grootste uitdagingen voor bedrijven bij hybride werken liggen in de coördinatie, de planning en de noodzaak om werknemers te stimuleren naar kantoor te komen. Sommige medewerkers zijn extrinsiek gemotiveerd en genieten van de sociale interactie met collega's, terwijl anderen intrinsiek gemotiveerd zijn en productiever werken vanuit huis.

Maar voor beide typen medewerkers is het belangrijk om te weten waar hun teamgenoten zich bevinden en hoe ze het beste met elkaar kunnen communiceren om effectieve vergaderingen en samenwerking mogelijk te maken. De toekomst van hybride werken vereist daarom een helder gestructureerde verandermanagementcommunicatie om deze uitdaging succesvol aan te pakken, bijvoorbeeld door:

1. Teams altijd op de hoogte houden

In tijden van verandering, zoals de overgang naar de hybride werkplek, speelt de communicatie van leidinggevenden met hun team een doorslaggevende rol in de mate waarin medewerkers zich betrokken voelen.

Het is belangrijk om teams regelmatig te informeren over New Work-strategieën. Door gerichte en regelmatige veranderingscommunicatie via het intranet, interne wiki's, nieuwsbrieven, personeelsbladen, brochures of mededelingenborden wordt een doelgroepgerichte informatie-uitwisseling mogelijk gemaakt.

2. Kantoordagen vastleggen

In plaats van de aanwezigheid volledig aan de medewerkers over te laten, moeten bedrijven richtlijnen invoeren. Zo kunnen er bijvoorbeeld kantoordagen worden vastgesteld waarop teams of individuen op bepaalde dagen van de week op kantoor aanwezig moeten zijn. Leidinggevenden kunnen de thuiswerkdagen echter ook flexibel laten en alleen het aantal kantoordagen bepalen.

In teams waar mentoring en samenwerking bijzonder belangrijk zijn, kunnen leidinggevenden eisen dat bepaalde medewerkers vaker op kantoor aanwezig zijn. Zo profiteren junior medewerkers vaak meer van persoonlijke gesprekken met collega's in leidinggevende posities. Aan de andere kant hebben teams die onafhankelijker werken mogelijk meer flexibiliteit wat betreft de werklocatie van hun leden.

3. Regels opstellen

Bij het gebruik van desksharing in bedrijven is het belangrijk om duidelijke desksharing-regels en richtlijnen in te voeren om een soepel en georganiseerd werkproces te garanderen. Een clean-deskbeleid moet bijvoorbeeld absoluut worden geïmplementeerd om ervoor te zorgen dat werkplekken na gebruik netjes en opgeruimd worden achtergelaten. Dit draagt niet alleen bij aan de veiligheid van vertrouwelijke informatie, maar vergemakkelijkt ook de organisatie voor volgende medewerkers. Persoonlijke spullen kunnen bijvoorbeeld in kluisjes worden opgeborgen.

Daarnaast moet het gebruik van persoonlijke of zakelijke apparaten op de werkplek nauwkeurig worden gedefinieerd om rekening te houden met privacy- en veiligheidsaspecten. Het naleven van deze regels kan ertoe bijdragen dat desksharing efficiënt en productief werkt, terwijl tegelijkertijd een harmonieuze en opgeruimde werkomgeving voor alle medewerkers wordt gecreëerd.

4. Communicatiemiddelen vastleggen

Een belangrijk onderdeel van veranderingscommunicatie is het creëren van duidelijke communicatierichtlijnen met kernwerktijden voor het team, door deze vast te leggen in een document met teamnormen. Samen met het team kan worden bepaald welke communicatiemiddelen (e-mail, Slack, MS Teams, enz.) het meest geschikt zijn voor specifieke doeleinden. Hierdoor wordt de samenwerking verbeterd en het gevoel van overbelasting verminderd dat kan ontstaan wanneer virtuele communicatiemiddelen op een ongepaste manier worden gebruikt.

Daarnaast moet de urgentie per kanaal worden ingedeeld. E-mails kunnen bijvoorbeeld worden gebruikt voor minder dringende vragen, chats voor vragen gedurende de dag en telefoongesprekken voor zaken die direct aandacht vereisen. Dit lijkt misschien tactisch, maar het is van groot belang om de communicatie efficiënt en doelgericht te houden.

5. Zorg voor een goede thuiswerkplek

De juiste thuiswerkuitrusting kan een aanzienlijk verschil maken voor medewerkers. Zaken als een in hoogte verstelbaar bureau, een monitor, toegang tot kwalitatieve microfoons en luidsprekers, en goede verlichting zijn essentieel.

Leidinggevenden moeten proactief zorgen dat medewerkers over de nodige uitrusting beschikken om een soepele communicatie te garanderen en dezelfde werkomstandigheden te bieden als op kantoor.

6. Pas de kantoorinrichting aan

Bij hybride werken is het erg belangrijk om rekening te houden met de verschillende behoeften van afdelingen. Grafisch ontwerpers hebben bijvoorbeeld monitoren met specifieke technische eisen nodig; daarom moet hier bij de inrichting rekening mee worden gehouden en moeten deze werkplekken duidelijk worden gemarkeerd.

Sommige medewerkers hebben mogelijk extra technische hulpmiddelen nodig, zoals een dockingstation of een tweede monitor. Door een breed scala aan bureauopties aan te bieden, kunnen bedrijven ervoor zorgen dat hun medewerkers zich prettig voelen en optimaal kunnen presteren, ongeacht waar ze werken.

Dit bevordert ook de tevredenheid en betrokkenheid van medewerkers, wat weer een positieve invloed kan hebben op de bedrijfscultuur en het succes van het hybride werkmodel.

7. Investeer in desksharing-software

Desksharing-tools zijn een uiterst nuttig middel voor verandercommunicatie bij de overstap naar hybride werken, omdat ze bedrijven ondersteunen bij het aanpakken van de uitdagingen van flexibele werkmodellen.

Tools zoals Flexopus stellen medewerkers in staat om eenvoudig en snel hun werkplek te boeken, of ze nu naar kantoor komen of vanuit huis werken. Met een desksharing-tool zoals Flexopus worden dubbele boekingen voorkomen, wat chaos op de werkvloer tegengaat. Door het centraal beheren en organiseren van werkplekboekingen wordt een optimale ruimtebenutting bereikt, wat leidt tot een efficiënt gebruik van de kantoorruimte.

Bovendien zorgt desksharing-software voor een heldere communicatie tussen medewerkers, omdat ze kunnen zien welke collega's op welke dag op kantoor zijn. Dit bevordert de samenwerking en zorgt voor een soepele werkomgeving, zelfs als medewerkers op verschillende locaties werken. De flexibiliteit en efficiëntie die deze tools bieden, maken ze tot een onmisbaar onderdeel van de hybride werkomgeving.

8. Toon waardering

Normaal gesproken hebben medewerkers die thuiswerken minder contact met hun leidinggevenden. Hierdoor blijven erkenning en complimenten vaak uit, wat de arbeidsmoraal negatief kan beïnvloeden. Het is daarom des te belangrijker om, ondanks de digitale afstand, regelmatig waardering uit te spreken voor de geleverde prestaties. Dit kan uitstekend via videovergaderingen of persoonlijke telefoongesprekken.

Het is ook het overwegen waard om een jaarlijkse „workation” te plannen, waarbij het team naar het buitenland reist om daar samen te werken en tegelijkertijd de onderlinge band te versterken.

Conclusie

Door de juiste balans te vinden tussen persoonlijk en virtueel werken, en door sterke sociale verbindingen tussen collega's te onderhouden, kan hybride werken de gewenste flexibiliteit en werk-privébalans bieden zonder dat dit ten koste gaat van de productiviteit, samenwerking of bedrijfscultuur. Een doordachte en bewuste verandercommunicatie en geschikte desksharing-software zijn hiervoor de sleutel. Simpelweg verklaren dat "we nu een hybride bedrijf zijn" zonder duidelijke structuren, kan leiden tot mislukkingen.