Hoe veranderingscommunicatie de introductie van hybride werk beïnvloedt

De verschuiving naar hybride werkvormen is niet meer te stuiten. Bedrijven die zich positioneren als hybride werkomgeving, verwachten vaak dat hybride werken vanzelf gaat. De meeste bedrijven lijken zich er niet van bewust te zijn dat verandermanagement absoluut noodzakelijk is om hybride werkmodellen succesvol te implementeren.

Verandercommunicatie is cruciaal voor een succesvolle invoering van hybride werken

De grootste uitdagingen voor bedrijven bij hybride werken liggen in coördinatie, planning en de noodzaak om medewerkers te stimuleren naar kantoor te komen. Sommige medewerkers voelen zich extrinsiek gemotiveerd en genieten van de sociale interactie met collega's, terwijl anderen intrinsiek gemotiveerd zijn en productiever werken vanuit huis.

Maar voor beide soorten medewerkers is het belangrijk om te weten waar hun teamgenoten zich bevinden en hoe ze het beste met elkaar kunnen communiceren om effectieve vergaderingen en samenwerking mogelijk te maken. De toekomst van hybride werken vereist daarom een duidelijk gestructureerde verandermanagementcommunicatie om deze uitdaging succesvol aan te pakken, zoals bijvoorbeeld:

1. Teams altijd op de hoogte houden

In tijden van verandering, zoals de overgang naar de hybride werkplek, speelt de verandercommunicatie van leidinggevenden met hun team een cruciale rol in de vraag of medewerkers zich betrokken en geïnvolveerd voelen of niet.

Het is belangrijk om teams regelmatig te informeren over New Work-strategieën. Door gerichte en regelmatige verandercommunicatie via het intranet, interne wiki's, nieuwsbrieven, personeelsbladen, brochures of mededelingen wordt een doelgroepgerichte informatie-uitwisseling mogelijk gemaakt.

2. Aanwezigheidsdagen vastleggen

In plaats van de aanwezigheid volledig aan de medewerkers over te laten, zouden bedrijven richtlijnen moeten invoeren. Zo kunnen bijvoorbeeld aanwezigheidsdagen worden ingevoerd, waarop teams of individuen op bepaalde dagen van de week op kantoor aanwezig moeten zijn. Leidinggevenden kunnen echter ook de thuiswerkdagen flexibel laten en alleen het aantal aanwezigheidsdagen bepalen.

In teams waar mentoring en samenwerking bijzonder belangrijk zijn, kunnen leidinggevenden eisen dat bepaalde medewerkers vaker op kantoor aanwezig zijn. Personen in juniorposities profiteren bijvoorbeeld vaak meer van persoonlijke gesprekken met collega's in leidinggevende posities. Aan de andere kant hebben teams die onafhankelijker werken mogelijk meer flexibiliteit wat betreft de werklocaties van hun leden.

3. Regels opstellen

Bij het gebruik van desksharing in bedrijven is het belangrijk om duidelijke desksharingregels en richtlijnen in te voeren om een soepele en georganiseerde workflow te garanderen. Een clean desk policy moet bijvoorbeeld absoluut worden geïmplementeerd om ervoor te zorgen dat werkplekken na gebruik netjes en opgeruimd worden achtergelaten. Dit draagt niet alleen bij aan de veiligheid van vertrouwelijke informatie, maar vergemakkelijkt ook de organisatie voor volgende medewerkers. Persoonlijke spullen kunnen bijvoorbeeld in kluisjes worden opgeborgen.

Verder moet het gebruik van persoonlijke of bedrijfseigen apparaten op de werkplek nauwkeurig worden gedefinieerd om rekening te houden met privacy- en veiligheidsaspecten. Het naleven van deze regels kan ertoe bijdragen dat desksharing efficiënt en productief functioneert, terwijl tegelijkertijd een harmonieuze en ordelijke werkomgeving voor alle medewerkers wordt gecreëerd.

4. Communicatietools vastleggen

Een belangrijk onderdeel van communicatie bij veranderingen is het opstellen van duidelijke communicatierichtlijnen met kernwerktijden voor het team, door deze vast te leggen in een document met teamnormen. Samen met het team kan worden bepaald welke communicatiemiddelen (e-mail, Slack, MS Teams, enz.) het meest geschikt zijn voor specifieke doeleinden. Dit verbetert de samenwerking en vermindert het gevoel van overbelasting dat kan ontstaan wanneer virtuele communicatiemiddelen ongepast worden gebruikt.

Bovendien moet de urgentie per kanaal worden afgestemd. E-mails kunnen bijvoorbeeld worden gebruikt voor minder dringende vragen, chats voor vragen gedurende de dag en telefoongesprekken voor onmiddellijke zaken. Dit lijkt misschien tactisch, maar is van groot belang om de communicatie efficiënt en doelgericht te maken.

5. Thuiswerkuitrusting ter beschikking stellen

De juiste thuiswerkuitrusting kan een aanzienlijk verschil maken voor medewerkers. Zaken zoals een in hoogte verstelbaar bureau, een monitor, toegang tot hoogwaardige microfoons en luidsprekers, en adequate verlichting zijn cruciaal.

Leidinggevenden moeten proactief zorgen dat medewerkers de nodige uitrusting krijgen om een vlotte communicatie en dezelfde omstandigheden als op kantoor te garanderen.

6. Kantoorwerkplekuitrusting aanpassen

Bij hybride werken is het van groot belang om rekening te houden met verschillende afdelingen met uiteenlopende behoeften. Grafisch ontwerpers hebben bijvoorbeeld monitoren nodig met specifieke technische vereisten, daarom moet hiermee rekening worden gehouden bij de inrichting en moeten deze dienovereenkomstig worden gemarkeerd.

Sommige medewerkers hebben mogelijk extra technische uitrusting nodig, zoals een dockingstation of een dubbel beeldscherm. Door een verscheidenheid aan bureau-opties aan te bieden, kunnen bedrijven ervoor zorgen dat hun werknemers zich comfortabel voelen en optimale werkprestaties kunnen leveren, ongeacht waar ze werken.

Dit bevordert ook de medewerkerstevredenheid en -binding, wat op zijn beurt een positieve invloed kan hebben op de bedrijfscultuur en het succes van het hybride werkmodel.

7. In desk sharing software investeren

Desk sharing tools zijn een uiterst nuttige communicatiemaatregel bij veranderingen tijdens de overstap naar hybride werken, omdat ze bedrijven helpen de uitdagingen van flexibele werkmodellen aan te gaan.

Tools, zoals Flexopus, stellen medewerkers in staat om hun werkplekken eenvoudig en ongecompliceerd te boeken, of ze nu naar kantoor komen of vanuit huis willen werken. Met een desk sharing tool zoals Flexopus kunnen ook geen dubbele boekingen ontstaan, waardoor chaos op de werkplek wordt vermeden. Door de centrale administratie en organisatie van de werkplekreserveringen wordt een optimale ruimtebenutting bereikt, wat leidt tot een efficiënt gebruik van de kantoorruimte.

Bovendien maakt een desk sharing software een duidelijke communicatie tussen de medewerkers mogelijk, omdat ze kunnen zien welke collega's op welke dag op kantoor zijn. Dit bevordert de samenwerking en zorgt voor een soepele werkomgeving, zelfs als de werknemers op verschillende locaties actief zijn. De flexibiliteit en efficiëntie die deze tools bieden, maken ze tot een onmisbaar onderdeel van de hybride werkomgeving.

8. Waardering uitspreken

Normaal gesproken hebben medewerkers in het thuiskantoor minder contact met hun leidinggevenden. Hierdoor blijven erkenning en lovende woorden vaak achterwege, wat een negatieve invloed kan hebben op de werkmoraal. Het is daarom des te belangrijker om, ondanks de digitale afstand, regelmatig waardering uit te spreken voor de werkprestaties. Dit kan heel goed via videoconferenties of persoonlijke telefoongesprekken.

Het overwegen waard zou ook de planning van een jaarlijkse „Workation“, waarbij het personeel naar het buitenland reist om daar samen te werken en tegelijkertijd de teamband te versterken.

Conclusie

Door de juiste balans tussen persoonlijk en virtueel werk en sterke sociale banden tussen de collega's kan hybride werken de gewenste flexibiliteit en werk-privébalans voor werknemers bieden, zonder daarbij de productiviteit, samenwerking of bedrijfscultuur aan te tasten. Een doordachte en bewuste Change Communication en geschikte desk sharing software zijn hiervoor de sleutel. Simpelweg zeggen: „we zijn nu een hybride bedrijf“, zonder duidelijke structuren, kan leiden tot mislukkingen.