Blog/

Hoe veranderingscommunicatie de introductie van hybride werk beïnvloedt

Gina Schumacher

De verschuiving naar hybride vormen van werk is niet te stoppen. Bedrijven die zichzelf positioneren als een hybride werkomgeving verwachten vaak dat hybride werken vanzelf gebeurt. De meeste bedrijven lijken zich er niet van bewust te zijn dat veranderingsmanagement absoluut noodzakelijk is om hybride werkmodellen om succesvol te implementeren.

Veranderingscommunicatie is cruciaal voor een succesvolle introductie van hybride werken

De grootste uitdagingen waarmee bedrijven worden geconfronteerd als het gaat om hybride werken, zijn coördinatie, planning en de noodzaak om prikkels voor werknemers te creëren. om naar kantoor te komen. Sommige werknemers voelen zich extrinsiek gemotiveerd en genieten van sociale interactie met collega's, terwijl anderen intrinsiek gemotiveerd zijn en productiever thuis werken.

Maar voor beide soorten werknemers is het belangrijk om te weten waar hun teamgenoten zijn en hoe ze het beste met elkaar kunnen communiceren om effectieve vergaderingen en samenwerking mogelijk te maken. De toekomst van hybride werken vereist daarom duidelijk gestructureerde communicatie over veranderingsmanagement om deze uitdaging succesvol aan te pakken, zoals:

1. Houd teams altijd op de hoogte

In tijden van verandering, zoals de overgang naar een hybride werkplek, speelt veranderingscommunicatie tussen managers en hun team een doorslaggevende rol in de vraag of werknemers zich betrokken en betrokken voelen of niet.

Het is belangrijk om teams regelmatig te informeren over nieuwe werkstrategieën. Gerichte en regelmatige wijzigingscommunicatie op het intranet, in interne wiki's, in nieuwsbrieven, in personeelskranten, in brochures of in mededelingen maakt een uitwisseling van informatie op maat van de doelgroep mogelijk.

2. Definieer de dagen van aanwezigheid

In plaats van de aanwezigheid volledig aan werknemers over te laten, zouden bedrijven richtlijnen moeten invoeren. Er kunnen bijvoorbeeld persoonlijke dagen worden ingevoerd, waarop teams of individuen op bepaalde dagen van de week op kantoor aanwezig moeten zijn. Begeleiders kunnen de werkdagen thuis echter ook flexibel laten en alleen het aantal aanwezigheidsdagen bepalen.

In teams waar begeleiding en samenwerking bijzonder belangrijk zijn, kunnen supervisors eisen dat bepaalde werknemers vaker op kantoor aanwezig zijn. Mensen in juniorfuncties hebben bijvoorbeeld vaak meer baat bij persoonlijke gesprekken met collega's in managementfuncties. Aan de andere kant hebben teams die meer onafhankelijk werken mogelijk meer flexibiliteit als het gaat om waar hun leden werken.

3. Regels opstellen

Bij het gebruik van desk sharing in bedrijven is dit belangrijk duidelijke regels en richtlijnen om een soepele en georganiseerde workflow te garanderen. Er moet bijvoorbeeld zeker een clean desk-beleid worden ingevoerd om ervoor te zorgen dat werkplekken na gebruik netjes en opgeruimd worden achtergelaten. Dit draagt niet alleen bij aan de beveiliging van vertrouwelijke informatie, maar maakt het ook makkelijker voor volgende medewerkers om deze te organiseren. Persoonlijke spullen kunnen bijvoorbeeld in kluisjes worden opgeborgen.

Bovendien moet het gebruik van persoonlijke apparaten of apparaten die eigendom zijn van het bedrijf op de werkplek nauwkeurig worden gedefinieerd om rekening te houden met de aspecten gegevensbescherming en beveiliging. Naleving van deze regels kan helpen om werk efficiënt en productief te delen en tegelijkertijd een harmonieuze en opgeruimde werkomgeving voor alle werknemers te creëren.

4. Communicatiemiddelen definiëren

Een belangrijk onderdeel van veranderingscommunicatie is het opstellen van duidelijke communicatierichtlijnen met de belangrijkste werkuren voor het team door deze vast te leggen in een document met teamstandaarden. Samen met het team kun je bepalen welke communicatiemiddelen (e-mail, Slack, MS Teams, etc.) het meest geschikt zijn voor specifieke doeleinden. Dit verbetert de samenwerking en vermindert het gevoel van overweldiging dat kan ontstaan wanneer virtuele communicatiemiddelen ongepast worden gebruikt.

Bovendien moet de urgentie per kanaal worden verlaagd. E-mail kan bijvoorbeeld worden gebruikt voor minder urgente vragen, chats voor vragen gedurende de dag en telefoontjes voor directe problemen. Dit lijkt misschien tactisch, maar het is van groot belang om de communicatie efficiënt en doelgericht te maken.

5. Zorg voor apparatuur voor het thuiskantoor

De juiste apparatuur voor het thuiskantoor kan een groot verschil maken voor werknemers. Zaken als een in de hoogte verstelbaar bureau, een monitor, toegang tot hoogwaardige microfoons en luidsprekers en passende verlichting zijn van cruciaal belang.

Managers moeten er proactief voor zorgen dat werknemers de nodige apparatuur krijgen om te zorgen voor een naadloze communicatie en dezelfde voorwaarden als op kantoor.

6. Kantoorapparatuur op maat maken

Bij hybride werken is het van groot belang om aan verschillende afdelingen met verschillende vereisten te voldoen. Grafische ontwerpers hebben bijvoorbeeld beeldschermen nodig met bepaalde technische vereisten, en daarom moeten deze bij de installatie dienovereenkomstig worden overwogen en gemarkeerd.

Sommige werknemers hebben mogelijk extra technische apparatuur nodig, zoals een dockingstation of een dubbele monitor. Door verschillende bureauopties aan te bieden, kunnen bedrijven ervoor zorgen dat hun werknemers zich op hun gemak voelen en optimaal kunnen presteren, ongeacht waar ze werken.

Dit bevordert ook de tevredenheid en het behoud van werknemers, wat op zijn beurt een positief effect kan hebben op de bedrijfscultuur en het succes van het hybride werkmodel.

7. Investeer in software voor het delen van bureaus

Tools voor het delen van bureaus zijn een uiterst nuttige maatregel voor veranderingscommunicatie bij de overstap naar hybride werken, omdat ze bedrijven helpen de uitdagingen van flexibele werkmodellen het hoofd te bieden.

hulpmiddelen, zoals Flexopus, maken het voor werknemers gemakkelijk en eenvoudig om hun werkplek te boeken, ongeacht of ze naar kantoor willen komen of thuis willen werken. Een tool voor het delen van bureaus zoals Flexopus voorkomt ook dubbele boekingen, wat chaos op de werkvloer voorkomt. Door bureauboekingen centraal te beheren en te organiseren, wordt een optimaal ruimtegebruik bereikt, wat leidt tot efficiënt gebruik van kantoorruimte.

Bovendien maakt software voor het delen van bureaus duidelijke communicatie tussen medewerkers mogelijk, omdat ze kunnen zien welke collega's op welke dag op kantoor zijn. Dit bevordert de samenwerking en zorgt voor een soepele werkomgeving, zelfs wanneer werknemers op verschillende locaties werken. De flexibiliteit en efficiëntie die deze tools bieden, maken ze tot een onmisbaar onderdeel van de hybride werkwereld.

8. Spreek waardering uit

Thuiswerkende werknemers hebben doorgaans minder contact met hun leidinggevenden. Als gevolg hiervan ontbreken vaak erkenning en lovende woorden, wat een negatieve invloed kan hebben op de arbeidsethos. Het is daarom des te belangrijker om ondanks de digitale afstand regelmatig waardering uit te spreken voor de prestaties van het werk. Dit kan heel goed worden gedaan via videoconferenties of persoonlijke telefoongesprekken.

Het is ook het overwegen waard om een jaarlijkse „workshop” te plannen waarbij het personeel naar het buitenland reist om samen te werken en tegelijkertijd de teambanden te versterken.

Conclusie

Door de juiste balans tussen persoonlijk en virtueel werk en sterke sociale banden tussen collega's kan hybride werk werknemers de gewenste flexibiliteit en balans tussen werk en privéleven bieden zonder dat dit ten koste gaat van productiviteit, samenwerking of bedrijfscultuur. Een goed doordachte en bewuste veranderingscommunicatie en een passende Software voor het delen van bureaus zijn daarvoor de sleutel. Simpelweg uitleggen dat „we nu een hybride bedrijf zijn”, zonder duidelijke structuren, kan tot mislukkingen leiden.

Boek een demogesprek!
Markus Merkle
Verkoopmanager