Boeking van gasten en bezoekersbeheer
Beheer eenvoudig externe bezoeken in uw flexibele werkomgeving met Flexopus gastenboeking. Medewerkers die gasten of externe personen verwachten, kunnen op eigen gelegenheid en op een gepersonaliseerde manier werkplekken, vergaderruimten en parkeerplaatsen boeken voor derden.
Een demo plannen
Maak een boeking voor gasten
Reserveringen of boekingen van werkplekken, vergaderruimten en parkeerplaatsen voor gasten kunnen door elke medewerker worden gemaakt. Gasten ontvangen dan een gepersonaliseerde e-mailuitnodiging met informatie over de boekingstijd, de beschrijving van de accommodatie en de plattegrond.
Tijdelijke gebruikersprofielen aanmaken
Externe medewerkers zoals freelancers die al langere tijd bij het bedrijf werken, kunnen een tijdelijk gebruikersprofiel krijgen met een vervaldatum. Met het tijdelijke gebruikersprofiel kunnen tijdens de geldigheidsperiode regelmatig boekingen worden gemaakt. Tijdelijke gebruikersprofielen kunnen alleen worden aangemaakt door beheerders.
Overzicht van boekingen voor gasten
In het beheergedeelte kunnen alle boekingen worden bekeken via de boekingsgeschiedenis. Gastboekingen zijn speciaal gemarkeerd, zodat beheerders op elk gewenst moment een overzicht hebben van de gastenboekingen die in Flexopus zijn gemaakt.
Ad-hoc boeken van kamers
Vergaderzalen en telefooncellen kunnen op het display ter plaatse worden geboekt, zelfs door gasten. Kamerboekingen worden in het systeem geregistreerd zolang er geen conflicten of andere reserveringen zijn. Lees meer over onze digital signage-displayoplossing en de online verbinding met Microsoft Exchange.
Hoe werkt het boeken van gasten?
Het enige wat je nodig hebt om een gast in Flexopus te boeken is een naam, e-mailadres en, optioneel, de reden van het bezoek. Nadat deze informatie is ingevoerd, hoeft u alleen nog maar de betreffende accommodatie te selecteren en de externe persoon wordt per e-mail op de hoogte gebracht van de boeking.
Specifieke toepassingen voor het boeken van gasten zijn divers. We hebben hieronder enkele van de meest voorkomende gebruikssituaties opgesomd. In principe kunt u de functie echter op dezelfde manier gebruiken als uw interne bedrijfsvereisten vereisen.
- Workshops met klanten: Je wilt graag een workshop organiseren met klanten op kantoor. Door een gast te boeken, reserveert u geschikte objecten voor uw klanten en kunnen collega's op de livekaart zien in welk deel van het kantoor de workshop plaatsvindt.
- Aanvragers en proefwerk: Naast klanten zijn sollicitanten ook frequente gasten bij het bedrijf. Om ervoor te zorgen dat er ook een werkstation beschikbaar is voor proefwerk, kan dit vooraf worden gereserveerd.
- Freelancers en andere externe medewerkers: In agile bedrijven komt het vaak voor dat freelancers of andere externe medewerkers op projectmatige basis en voor een beperkte periode in het bedrijf werken. Ook hier kan het nodig zijn om specifieke werkplekken te reserveren via gastenboeking.
Deurborden voor kamerbezetting
