Gastenboeking en bezoekersbeheer
Beheer eenvoudig externe bezoeken aan uw flexibele werkomgeving met Flexopus gastboeking. Medewerkers die gasten of externe personen verwachten, kunnen zelfstandig en persoonlijk werkplekken, vergaderruimten en parkeerplaatsen voor derden reserveren.
Reservering maken voor gasten
Reserveringen of boekingen voor werkplekken, vergaderruimten en parkeerplaatsen voor gasten kunnen door iedere medewerker worden gemaakt. Gasten ontvangen vervolgens een gepersonaliseerde e-mailuitnodiging met informatie over de boekingstijd, beschrijving van de accommodatie en plattegrond.
Tijdelijke gebruikersprofielen aanmaken
Externe medewerkers, zoals freelancers, die langere tijd bij het bedrijf werken, kunnen een tijdelijk gebruikersprofiel met een vervaldatum krijgen. Met het tijdelijke gebruikersprofiel kunnen tijdens de geldigheidsperiode reguliere boekingen worden gemaakt. Tijdelijke gebruikersprofielen kunnen alleen door beheerders worden aangemaakt.
Overzicht van gastboekingen
In het beheerdersgedeelte kunt u alle boekingen bekijken via de boekingsgeschiedenis. Gastboekingen worden speciaal gemarkeerd, zodat beheerders altijd een overzicht hebben van de gastboekingen die in Flexopus zijn gemaakt.
Ad-hocboeking van kamers
Vergaderruimtes en telefooncellen kunnen direct op het display worden gereserveerd, ook door gasten. Kamerreserveringen worden in het systeem geregistreerd, tenzij er conflicten of andere reserveringen zijn. Lees meer over onze digitale signage-displayoplossing en integratie met Microsoft Exchange Online.
.svg)
Boek een demogesprek!
Bent u geïnteresseerd of heeft u vragen?
Hoe werkt gastboeking?
Om een gast te boeken bij Flexopus hoeft u alleen uw naam, e-mailadres en eventueel de reden van uw bezoek in te vullen. Nadat u deze gegevens heeft ingevoerd, hoeft u alleen nog maar de betreffende accommodatie te selecteren. De externe persoon wordt via e-mail op de hoogte gesteld van de boeking.
Er zijn veel concrete toepassingsvoorbeelden voor gastboekingen. Hieronder vindt u enkele van de meestvoorkomende use cases. In principe kunt u de functie op dezelfde manier gebruiken als uw interne bedrijfsvereisten vereisen.
- Workshops met klanten
U wilt een workshop houden met klanten op kantoor. Met de gastboeking reserveert u passende objecten voor uw klanten en uw collega's zien op de live plattegrond in welk gedeelte van het kantoor de workshop plaatsvindt. - Sollicitanten & Proefwerk
Naast klanten zijn sollicitanten ook regelmatig gasten bij het bedrijf. Om er zeker van te zijn dat er een werkplek beschikbaar is voor de proefwerkzaamheden, kunt u deze vooraf reserveren. - Freelancer & andere externe medewerkers
In agile bedrijven is het gebruikelijk dat freelancers of andere externe medewerkers voor een beperkte periode en op projectbasis bij het bedrijf zijn. Ook hierbij kan het nodig zijn om specifieke werkplekken te reserveren via gastboeking.
Deurborden voor kamerbezetting
