Gastenboeking & Bezoekersbeheer
Beheer de bezoeken van externe personen eenvoudig in uw flexibele werkomgeving met behulp van de gastenboeking van Flexopus. Medewerkers die gasten of externe personen verwachten, kunnen hiervoor zelfstandig en gepersonaliseerd werkplekken, vergaderruimtes en parkeerplaatsen voor derden boeken.
Boeking voor gasten aanmaken
Reserveringen of boekingen van werkplekken, vergaderruimtes en parkeerplaatsen voor gasten kunnen door elke medewerker worden aangemaakt. Gasten ontvangen vervolgens een gepersonaliseerde e-mailuitnodiging met informatie over de boekingstijd, objectbeschrijving en de plattegrond.
Tijdelijke gebruikersprofielen aanmaken
Externe medewerkers, zoals freelancers die voor een langere periode in het bedrijf zijn, kunnen een tijdelijk gebruikersprofiel met vervaldatum krijgen. Met het tijdelijke gebruikersprofiel kunnen binnen de geldigheidsduur reguliere boekingen worden gemaakt. Tijdelijke gebruikersprofielen kunnen alleen door beheerders worden aangemaakt.
Overzicht van gastenboekingen
In het beheerdersgedeelte kunnen alle boekingen via de boekingshistorie worden ingezien. Gastenboekingen zijn hierbij speciaal gemarkeerd, zodat beheerders te allen tijde een overzicht hebben van de uitgevoerde gastenboekingen in Flexopus.
Ad-hoc boeking van ruimtes
Vergaderruimtes en telefoonhokjes kunnen ter plaatse op het display worden geboekt, ook door gasten. Ruimteboekingen worden in het systeem geregistreerd, mits er geen conflicten of andere reserveringen zijn. Meer informatie over onze Digital Signage Display oplossing en de Microsoft Exchange Online koppeling.
.svg)
Boek een demogesprek!
Heeft u interesse of vragen?
Hoe werkt de gastenboeking?
Alles wat u nodig heeft voor de gastenboeking in Flexopus is naam, e-mailadres en optioneel de reden van het bezoek. Zodra deze informatie is ingevuld, hoeft alleen het betreffende object te worden geselecteerd en wordt de externe persoon via e-mail over de boeking geïnformeerd.
Specifieke toepassingsgevallen voor gastenboeking zijn divers. Hieronder hebben we enkele van de meest voorkomende gebruikssituaties opgesomd. In principe kunt u de functie echter net zo gebruiken als uw interne bedrijfsvereisten dit vereisen.
- Workshops met klanten
U wilt een workshop met klanten op kantoor organiseren. Met de gastenboeking reserveert u geschikte objecten voor uw klanten en de collega's zien op de Live-Map in welk deel van het kantoor de workshop plaatsvindt. - Sollicitanten & proefwerken
Naast klanten zijn ook sollicitanten regelmatig te gast in het bedrijf. Zodat er voor het proefwerken ook een werkplek beschikbaar is, kan deze vooraf worden gereserveerd. - Freelancers & andere externe medewerkers
In agile bedrijven komt het vaak voor dat freelancers of andere externe medewerkers projectmatig en tijdelijk in het bedrijf zijn. Ook hier kan het nodig zijn om specifieke werkplekken via gastenboeking te reserveren.
Deurbordjes voor ruimtebezetting
