Reservering van gasten en bezoekersbeheer
Beheer eenvoudig externe bezoeken in uw flexibele werkomgeving met Flexopus gastenreservering. Medewerkers die gasten of externe personen verwachten, kunnen op eigen gelegenheid en op een gepersonaliseerde manier werkplekken, vergaderruimten en parkeerplaatsen reserveren voor derden.
Een demo plannen
Maak een reservering voor gasten
Reserveringen van werkplekken, vergaderruimten en parkeerplaatsen voor gasten kunnen door elke medewerker worden gemaakt. Gasten ontvangen dan een gepersonaliseerde e-mailuitnodiging met informatie over de reserveringstijd, de beschrijving van de accommodatie en de plattegrond.
Tijdelijke gebruikersprofielen aanmaken
Beheerders kunnen tijdelijke gebruikersprofielen aanmaken voor externe medewerkers, zoals freelancers die al langere tijd bij het bedrijf werken. Deze profielen hebben een vervaldatum en stellen hen in staat om gedurende de geldigheidsperiode regelmatig reserveringen te maken.
Overzicht van reserveringen voor gasten
In het beheergedeelte kunnen alle reserveringen worden bekeken via de reserveringsgeschiedenis. Gastreserveringen zijn speciaal gemarkeerd, zodat beheerders op elk gewenst moment een overzicht hebben van de gastenreserveringen die in Flexopus zijn gemaakt.
Ad-hoc reserveren van kamers
Vergaderruimten en telefooncellen kunnen ter plaatse worden gereserveerd via het display, zelfs door gasten. Kamerreserveringen worden in het systeem vastgelegd, tenzij er conflicten zijn met andere reserveringen. Ontdek meer over onze digital signage-displayoplossing en de online integratie met Microsoft Exchange.
Hoe werkt het reserveren van gasten?
Het enige wat je nodig hebt om een gast in Flexopus te reserveren, is een naam, e-mailadres en, optioneel, de reden van het bezoek. Nadat deze informatie is ingevoerd, hoef je alleen nog maar de betreffende accommodatie te selecteren en wordt de externe persoon per e-mail op de hoogte gebracht van de reservering.
Specifieke toepassingen voor het reserveren van gasten zijn divers. Hieronder hebben we enkele van de meest voorkomende gebruikssituaties opgesomd. In principe kun je de functie echter op dezelfde manier gebruiken als je interne bedrijfsvereisten vereisen.
- Workshops met klanten: Wanneer je een workshop met klanten op kantoor wilt organiseren, kun je door een gast te reserveren passende accommodaties voor je klanten boeken. Collega's kunnen dan op de live kaart zien in welk deel van het kantoor de workshop plaatsvindt.
- Sollicitanten en sollicitatiegesprekken: Naast klanten zijn sollicitanten ook frequente gasten bij het bedrijf. Om ervoor te zorgen dat er ook een werkplek beschikbaar is voor sollicitaties, kan dit van tevoren worden gereserveerd.
- Freelancers en andere externe medewerkers: In agile bedrijven is het vaak gebruikelijk dat freelancers of andere externe medewerkers op projectbasis en voor een beperkte periode in het bedrijf werken. Ook hier kan het nodig zijn om specifieke accommodaties te reserveren via gastenreservering.
Displays voor kamerbezetting
