Uitstekende software voor bezoekersbeheer
De bezoekersbeheersoftware Flexopus ondersteunt bedrijven bij de implementatie van moderne bezoekersregistratie en -beheer. Medewerkers kunnen externe bezoekers eenvoudig registreren en veilig documenteren via de app.
.png)
Nu al in gebruik in meer dan 4000 kantoren!
Hoe werkt bezoekersbeheer met Flexopus?
.svg)
Nodig bezoekers uit
De gastheer of gastvrouw of kantoorbeheerder kan bezoekers vooraf registreren. De uitnodiging wordt per e-mail verzonden.
.svg)
Bezoekersverificatie
Bezoekers kunnen hun registratiegegevens vooraf online invullen of ter plaatse bij de bezoekerskiosk.
.svg)
Inchecken
Na verificatie kunnen bezoekers worden ingecheckt door het receptiepersoneel of rechtstreeks door de gastheer/gastvrouw.
.svg)
Uitchecken
Bezoekers worden bij vertrek uitgecheckt. Het bezoekerslogboek wordt opgeslagen in overeenstemming met de wetgeving inzake gegevensbescherming.
Klicken Sie sich durch die Funktionen
Wat is een app voor bezoekersbeheer?
Met een app voor bezoekersbeheer kunt u gasten geheel digitaal registreren op kantoor. De software digitaliseert het gehele proces van bezoekersbeheer – van aanmelding en verificatie tot de ontvangst op locatie, inclusief het loggen van de bezoeken. Externen ontvangen de uitnodiging per e-mail en kunnen zich vooraf verifiëren of later ter plaatse bij de bezoekerskiosk de benodigde stappen uitvoeren. Daarnaast is er een overzicht van alle bezoekers in realtime, inclusief statistieken.
.svg)
Boek een live demonstratie!
Heeft u interesse of vragen?
Bezoekers vooraf registreren
Registreer uw gasten eenvoudig vóór hun bezoek met de Flexopus-app. Zo verloopt het inchecken snel en soepel en worden de wachttijden bij de receptie verkort. Bovendien weet u op elk moment wie toegang heeft tot uw kantoor of bedrijfspand, waardoor de veiligheid binnen uw bedrijf wordt vergroot.
Bezoekers vooraf registreren
Registreer uw gasten eenvoudig vóór hun bezoek met de Flexopus-app. Zo verloopt het inchecken snel en soepel en worden de wachttijden bij de receptie verkort. Bovendien weet u op elk moment wie toegang heeft tot uw kantoor of bedrijfspand, waardoor de veiligheid binnen uw bedrijf wordt vergroot.
-p-500%20(1).png)
Online uitnodiging voor bezoekers
Verstuur gepersonaliseerde uitnodigingen naar uw gasten via e-mail. Bezoekers hebben de mogelijkheid om hun persoonlijke gegevens online te bekijken en indien nodig aan te vullen. Belangrijke documenten, zoals een routebeschrijving of veiligheidsrichtlijnen, kunt u ook vooraf aanleveren. Hiermee kunt u vooraf de identiteit van uw bezoekers digitaal verifiëren en zo het incheckproces bij aankomst bij de gate versnellen.
Online uitnodiging voor bezoekers
Verstuur gepersonaliseerde uitnodigingen naar uw gasten via e-mail. Bezoekers hebben de mogelijkheid om hun persoonlijke gegevens online te bekijken en indien nodig aan te vullen. Belangrijke documenten, zoals een routebeschrijving of veiligheidsrichtlijnen, kunt u ook vooraf aanleveren. Hiermee kunt u vooraf de identiteit van uw bezoekers digitaal verifiëren en zo het incheckproces bij aankomst bij de gate versnellen.
Toegang voor bezoekers ter plaatse met kioskterminal
Optimaliseer de toegang van bezoekers door middel van verificatie ter plaatse bij een kioskterminal. Iedereen die zijn bezoekersgegevens nog niet vooraf via e-mail heeft ingevuld, kan via een touchscreen tablet zijn gegevens eenvoudig controleren, aanvullen en bevestigen. Ook belangrijke documenten, zoals privacyverklaringen of beveiligingsmededelingen, kunnen worden ondertekend.
Toegang voor bezoekers ter plaatse met kioskterminal
Optimaliseer de toegang van bezoekers door middel van verificatie ter plaatse bij een kioskterminal. Iedereen die zijn bezoekersgegevens nog niet vooraf via e-mail heeft ingevuld, kan via een touchscreen tablet zijn gegevens eenvoudig controleren, aanvullen en bevestigen. Ook belangrijke documenten, zoals privacyverklaringen of beveiligingsmededelingen, kunnen worden ondertekend.
Personaliseer uw bezoekersbeheersoftware!
.svg)
Selecteer registratievelden
.svg)
Lever documenten aan
.svg)
Privacyinstellingen
Digitale handtekening voor documenten
Bezoekers kunnen bedrijfsdocumenten eenvoudig digitaal ondertekenen en accepteren. De documenten worden samen met de uitnodigingsmail meegestuurd of kunnen ter plekke op een kiosktablet worden bekeken en ondertekend. Voorbeelden: bedrijfs- of bezoekersbeleid, trainingen, privacyverklaringen, geheimhoudingsovereenkomsten.
Digitale handtekening voor documenten
Bezoekers kunnen bedrijfsdocumenten eenvoudig digitaal ondertekenen en accepteren. De documenten worden samen met de uitnodigingsmail meegestuurd of kunnen ter plekke op een kiosktablet worden bekeken en ondertekend. Voorbeelden: bedrijfs- of bezoekersbeleid, trainingen, privacyverklaringen, geheimhoudingsovereenkomsten.
Bezoekers eenvoudig inchecken
Als receptionist of officemanager kunt u bezoekers inchecken, maar u kunt het incheckproces ook delegeren aan de personen die de gast oorspronkelijk hebben uitgenodigd. Het inchecken gebeurt bij Flexopus altijd digitaal door een interne persoon, zodra de verificatie van de bezoeker - via e-mail of bij de bezoekerszuil - is afgerond.
Bezoekers eenvoudig inchecken
Als receptionist of officemanager kunt u bezoekers inchecken, maar u kunt het incheckproces ook delegeren aan de personen die de gast oorspronkelijk hebben uitgenodigd. Het inchecken gebeurt bij Flexopus altijd digitaal door een interne persoon, zodra de verificatie van de bezoeker - via e-mail of bij de bezoekerszuil - is afgerond.
Digitale bezoekerslijst
Beheerders hebben in Flexopus een volledig overzicht van alle bezoekersuitnodigingen en kunnen zien welke gasten op dat moment op kantoor zijn. Terwijl normale gebruikers alleen de bezoekers zien die ze zelf hebben uitgenodigd, hebben beheerders ook de mogelijkheid om namens anderen uitnodigingen te maken en bestaande bezoeken te bewerken.
Digitale bezoekerslijst
Beheerders hebben in Flexopus een volledig overzicht van alle bezoekersuitnodigingen en kunnen zien welke gasten op dat moment op kantoor zijn. Terwijl normale gebruikers alleen de bezoekers zien die ze zelf hebben uitgenodigd, hebben beheerders ook de mogelijkheid om namens anderen uitnodigingen te maken en bestaande bezoeken te bewerken.
Empfohlene Hardwarelösungen
*We bieden momenteel alleen officiële softwareondersteuning voor apparaten die vermeld staan in de B2B-partnershop. Je kunt Flexopus ook gebruiken op andere apparaten met beperkte ondersteuning.
Bestel via de webshop van de B2B-partner!
Bestel de aanbevolen hardwareoplossingen via de webshop van onze partner B2B!
Wat zijn de voordelen van een app voor bezoekersbeheer?
Efficiënt bezoekersmanagement
Het gebruik van bezoekersbeheersoftware versnelt het proces. De host verzamelt vooraf via een app de basisgegevens van de bezoeker. De bezoeker bevestigt zijn of haar gegevens online of ter plaatse op een tablet in slechts enkele seconden. Maak uw aanmeldingsproces digitaler en efficiënter met Flexopus.
.svg)
Professionele bezoekerservaring
De eerste indruk is altijd cruciaal, vooral bij belangrijke klanten en bezoekers. Door gebruik te maken van moderne en professionele bezoekersmanagementsoftware kunt u een professionele indruk achterlaten en een unieke bezoekerservaring creëren die tevens de kwaliteit van uw bedrijf weerspiegelt.
.svg)
Overzicht van bezoekgegevens
Onze bezoekersbeheersoftware Flexopus registreert digitaal alle gegevens van het bezoek: gastheer/gastvrouw, naam van de bezoeker inclusief contactgegevens, bezoekperiode, bedrijfsgegevens en geverifieerde documenten van de bezoeker. Als beheerder kunt u deze gegevens bekijken en hebt u altijd een transparant overzicht.
.svg)
Verwerk bezoekersgegevens veilig in overeenstemming met de AVG.
Volgens de AVG mogen persoonsgegevens alleen voor specifieke doeleinden en gedurende een beperkte tijd worden opgeslagen. Met de individuele instellingen voor gegevensanonimisering in Flexopus kunt u de gegevens van uw bezoekers beschermen en de gegevens tijdig en veilig automatisch anonimiseren, afhankelijk van uw doel.
Beheer meerdere locaties
Met de Workplace Management App Flexopus kunt u uw bezoekers op al uw locaties centraal beheren in één softwareprogramma. Kantoorbeheerders en receptiemedewerkers kunnen – afhankelijk van hun bevoegdheid – bezoekers op hun eigen of andere locaties bekijken zonder fysiek aanwezig te hoeven zijn.
Lijst met brandbeveiligingsmaatregelen
Met de bezoekersbeheerapp Flexopus kunnen bevoegde medewerkers in geval van brand een lijst bekijken van alle actieve bezoekers op de locatie. Deze checklist helpt om in geval van nood of evacuatie alle relevante informatie direct bij de hand te hebben en om te controleren of alle personen het kantoor hebben verlaten.
Boek een live demonstratie!
Heeft u interesse of vragen?
Vragen en antwoorden over bezoekersbeheer
Welke functies moet een app voor bezoekersbeheer hebben?
Een bezoekersbeheerapp zoals Flexopus moet, naast online bezoekersregistratie, ook een slimme uitnodiging bevatten (om persoonlijke gegevens in te vullen, privacyverklaringen te bevestigen, informatie te verstrekken over het tijdstip van het bezoek, routebeschrijving of parkeermogelijkheden), een moderne digitale begroeting bij de receptie en een naadloze in- en uitcheckfunctie. De gegevens moeten, afhankelijk van het doel, individueel worden gedocumenteerd, in overeenstemming met de wetgeving inzake gegevensbescherming.
Hoe herken ik een goed bezoekersregistratiesysteem?
Een goed bezoekersbeheersysteem moet het proces van het uitnodigen van een gast, via de ontvangst tot het uitchecken, op een gebruiksvriendelijke en zelfverklarende manier in kaart brengen. Het moet veel individuele instellingsmogelijkheden bieden om de individuele processen zo goed mogelijk weer te geven. Besteed bijzondere aandacht aan de instellingen voor gegevensbescherming en privacy, evenals aan de locatie waar de gegevens worden opgeslagen.
Hoe zorgt digitaal bezoekersbeheer voor meer veiligheid?
Bezoekersbeheer is een belangrijk instrument voor informatievoorziening en bezoekersbeveiliging. Informatiebeveiliging: Bezoekers moeten het bedrijfsbeleid kennen en naleven, bijvoorbeeld: Verbod op video-opnames of toegangsbeperkingen tot gevoelige gebieden. Certificeringen zoals ISO27001 of TISAX kunnen dergelijke processen voorschrijven om de bescherming van informatie te waarborgen. Bezoekersveiligheid: Een efficiënt bezoekersbeheer draagt ook bij aan brandveiligheid. In een noodsituatie is het handig om een complete lijst van geëvacueerde personen bij de hand te hebben. Daarnaast kunnen evacuatieplannen en veiligheidsinstructies worden geïntegreerd in de bezoekersregistratie.
Hoe registreer ik bezoekers conform de ISO 27001 / TISAX-voorschriften?
Sommige documenten moeten door bezoekers worden ondertekend, voor andere hoeft alleen de ontvangst te worden bevestigd. De volgende documenten worden vaak gebruikt voor een effectief bezoekersmanagementproces. Al deze documenten en meer kunnen vooraf per e-mail worden bevestigd of ondertekend via de digitale bezoekersregistratie van Flexopus, of ter plaatse via een kiosk bij de receptie. Privacybeleid: Volgens de AVG moeten bezoekers worden geïnformeerd over de verwerking van hun persoonsgegevens, inclusief het doel, de duur, de rechten en de verwerkingsverantwoordelijken van de gegevensverwerking, alsmede het recht op intrekking van toestemming. Bezoekersbeleid: Een beleid waarin de gedragsregels voor bezoekers van het kantoor worden vastgelegd, zoals het verbod op het maken van foto's en video's of de toegang tot beveiligde zones. Veiligheidsinstructies: Informatie over brandbeveiliging, ongevallenpreventie en het evacuatieplan. Geheimhoudingsovereenkomst: Om gevoelige informatie te beschermen, aangezien bezoekers toegang kunnen krijgen tot vertrouwelijke informatie of gesprekken kunnen afluisteren.
Blogberichten over bezoekersbeheer
_11zon.jpg)
.png)
Nieuw werklexicon
Klaar voor de volgende stap?
.webp)