Bezoekersbeheer eenvoudig gemaakt - met Flexopus Visitor Management

Dankzij de Steeds meer Onderling verbonden Werkwereld worden persoonlijke ontmoetingen en gedeelde ruimtes steeds belangrijker. In de Drukte van Alledag is het nu tijd om binnenkomende gasten te verwelkomen — zonder omslachtige processen. Met de Flexopus Bezoekersbeheer Bezoekersbeheer is eenvoudiger en eenvoudiger dan ooit tevoren.

Van uitnodiging tot registratie tot inchecken ter plaatse — ons systeem zorgt voor een soepel proces en maximale veiligheid. Of u nu een ex-ontvanger bent van een vaste zakenpartner: met Flexopus bereikt u altijd het overzicht en maakt u van de receptie een professionele ervaring.

Bezoekersbeheer met Flexopus

Met het Bezoekersbeheer van Flexopus kunt u gästen op kantoor registreren zonder papier. De software digitaliseert het proces van aankoopbeheer — van registratie en verificatie tot ontvangst ter plaatse, inclusief registratie van aankopen.
De gasten onthullen een uitnodiging via e-mail en kunnen zich vooraf verifiëren of later ter plaatse bij de bezoekerskiosk de nodige stappen ondernemen. Het is ook een realtime overzicht van alle gebruikers voor ontvangst, inclusief statistieken. Dit wordt niet alleen gebruikt voor overzichtsdoeleinden en administratieve doeleinden, maar kan ook worden gebruikt voor veiligheidsgerelateerde onderwerpen in geval van nood. In Geval van Nood is het bijvoorbeeld mogelijk om te vergelijken hoe hij op het moment van een evacuatie in de kantoren was of met hoe daarna opnieuw contact moet worden opgenomen.

Uitnodiging voor bezoekers verloopt

Het proces om bezoekers uit te nodigen is intuïtief en maakt dus een zinvol, regelmatig gebruik van de tool mogelijk. In de processen kunnen ook aanpassingen worden gedaan om de ontvangst van bezoekers te personaliseren, bijvoorbeeld om belangrijke documenten te ondertekenen.
Het eigenlijke proces kan in eenvoudige fasen worden opgedeeld, waarbij een onderscheid wordt gemaakt tussen Bezoekersregistratie en een specifieke boeking voor Bezoekers:

Registratie van bezoekers

1. Boek voor een gebruiker
2. Selecteer een gebruiker of maak een nieuwe gebruiker
3. Selecteer het gebruikersregister. Hier in Dezelfde Trein is een nieuwe bezoeker toegevögd.
4. Boekingsgegevens oproepen
5. Opslaan
6. De aangemaakte kreeg een uitnodiging via e-mail met alle benodigde boeken gegegevens, zelfs een gepersonaliseerde code voor registratie. Relangerijke documenten zoals informatie over gegevensbescherming of bezoekersrichtlijnen kunnen ook vooraf worden bekeken en geaccepteerd. Dit maakt de daadwerkelijke registratie op de dag van het bezoek zo eenvoudig mogelijk.

Werkplek, Vergaderruimte of Parkeerplaats voor Bezoekers

1. Boek voor een gebruiker
2. Selecteer een gebruiker of maak een nieuwe gebruiker
3. Selecteer een werkruimte, parkeerplaats of parkeerplaats
4. Doorloop het normale boekingsproces
5. Opslaan
6. Indien nodig ontvangt de gegegeeker een e-mailbericht met alle boekingsgegevens en kan hij ook inzicht krijgen in het live-abonnement via een link in de e-mail. Dit betekent dat bezoekers hun geökte bron zelf kunnen vinden, zelfs nadat ze zijn ingelogd.
7. De gastenboeking wordt nu weergegeven in het persoonlijke boekingsoverzicht

Uitnodigingen voor bezoekers en boekingen van gasten kunnen ook via het beheergedeelte worden gedaan. Een dagelijks en volledig overzicht van Gastenboekingen is hier ook beschikbaar.

Instelopties voor uitnodigingen voor bezoekers

Alle uitnodigingen voor bekekers kunnen worden bekeken en beheerd via het beheergedeelte. Hier kunt u ook achteraf wijzigingen aanbrengen in de boekings- of gastgegevens en een overzicht zien van alle bezoekers van uw bedrijf. Dit betekent dat er niet Elke Keer terugkerende Bezoekers hoeven te worden aangemaakt.
‍
Naast de algemene activering van de module is het ook mogelijk om de boekingsgebruikers administratieve rechten Möten Verkrijgen over de uitnodigingen te beheren of te beheren. De verandelijkheid kan hier dus worden verdeeld of beperkt tot een beheerder.
‍
De toegang tot de bezoekersdatabase voor meer gebruikers kan ook beperkt zijn. Dit betekent dat gebruikers alleen de bezoekersprofallen kunnen zien en selecteren die u zelf heeft aangemaakt.
‍
In de instellingen kun je ook de welkomsttekst van de e-mail, de verplichte Velden die Möten worden ingevuld of de documenten die relevant zijn voor de bezoeker, opslaan en bewerken.

Naast uitnodigingen voor Bezoekers worden hier ook de optische kioskterminal en de optie voor digital signage goedgekeurd.

Kioskterminal en digital signage

De optionele kioskterminal en de bijbehorende digital signage maken de ontvangst op de dag van het bezoek snel en eenvoudig. Onderweg dient daarom als tweede interface voor registratie en vervult meerdere functies tegelijk:

Bijgevoegd voor bezoekers:
De codes die via Een Uitnodiging per e-mail zijn verzonden, kunnen worden geregistreerd en bevestigd via een kioskterminal bij de receptie. Dit betekent dat alleen bezoekers binnenkomen die officieel zijn uitgenodigd.

Bezoekersgegevens verzamelen:

Aangezien niet alle bezoekersgegevens vooraf zijn ingevuld, kunnen deze ook optioneel worden toegevoegd aan de kioskterminal. Op deze manier wordt Elke Bezoeker tot in detail vastgelegd en kan hij ook zelf persoonlijke informatie toevoegen.

Bekijk relevante documenten in:

Aangezien belangrijke documenten van tevoren zijn vergeten of er nieuwe zijn toegevögd tussen uitnodiging en aankomst, kunnen deze ook digitaal worden ondertekend tijdens het registratieproces.

Met de digital signage-optie kunt u handtekeningen direct en papierloos verwijderen. Voorbeelden hiervan zijn algemene voorwaarden, NDA's of informatie over gegevensbescherming of gegevensverwerking. Dit bespaart tijd en ruimte en vereenvoudigt het hele ontvangstproces zonder regels te overtreden of belangrijke informatie te verwaarlozen.

Bezoekersgegevens beschermen

Met Flexopus geniet u Gegevensbescherming in overeenstemming met de GDPR. Dit is niet alleen van het grootste belang bij het beheer van gebruikers- en bedrijfsgegevens, maar ook bij het ontvangen van externe partijen en het gebruik van bezoekersbeheer. Op deze manier worden gebruikersgerelateerde gegevens uitsluitend voor een specifiek doel opgeslagen.

Flexopus Wordt gehost in Duitsland, alle gegevens zijn voltooid op servers van Hetzner GmbH in Beieren. Zowel Hetzner GmbH als Flexopus is gecertificeerd volgens ISO27001. Alle processen voldoen daarom aan de hoogste IT-beveiligingsprocedures en controlesystemen voor informatiebeliging.

Met de kioskterminal en digital signage beschermt u niet alleen de gegevens van bezoekers, maar ook die van uzelf. In het geval van gevoelige onderwerpen kan een vertrouwelijkheidsovereenkomst rechtstreeks bij de receptie worden ondertekend en digitaal worden vastgelegd. Interne bedrijfsgegevens zijn dus beschermd zonder dat de mogelijkheid wordt ontzegd om ze persoonlijk te bezoeken.

De opslag van op gebruikers gebaseerde analysegegevens om bezoekers te registreren kan in de loop van de tijd beperkt worden. Dit geeft je maximale flexibiliteit en kan worden gebruikt op het strijkijzer van elke.

Voordelen van bezoekersbeheer

Hier is een samenvatting van de voordelen van Flexopus Visitor Management:

Uitnodiging voor bezoekers: Externe partijen kunnen eenvoudig via een e-mailbericht op kantoor zijn uitgenodigd. Hier vind je alle benodigde boeken en je persoonlijke zoekcode. U kunt ook vooraf belangrijke documenten invullen.

Digitale gebruikerslijst: Als beheerder, alle nieuwe gebruikers van elke persoon die het gebruikt. Samen met de gebruikerslijst is het mogelijk om te zien wie op welk moment op kantoor was.

In- en uitchecken: Sterven Incheck-functie Dient Hetzelfde Doel als datum voor normale gebruikers. Op deze manier is het mogelijk om na te gaan in welk tijdsbestek genodigde bezoekers zijn verschenen en alleen kantine met een officiële uitnodiging binnenkomen.

Kioskterminal: Hier is een tablet die gebruikt wordt om Bezoekersregistratie zo eenvoudig mogelijk te maken. Uitnodigde Bezükers kunnen voor eens en altijd inchecken met de Uitnodigingscode. Dit is een paar papieren en personeel.

Digital Signage: Belangrijke of vertrouwelijke documenten kunnen direct ter plaatse worden besproken met een digitaal handschrift. Het papierloos vastleggen van toestemming van bezoekers is daarom eenvoudig.

Conclusie

Met Flexopus Visitor Management worden de volgende processen gedigitaliseerd, gedigitaliseerd en efficiënt gecreëerd. Van eenvoudige uitnodigingen via e-mail tot snel en naadloos inchecken tot het digitaal ondertekenen van belangrijke documenten — het systeem biedt een flexibele en professionele oplossing voor het ontvangen en beheren van uw gasten.

De gebruikersadministratie maakt niet alleen indruk met zijn gebruiksvriendelijkheid, maar voldoet ook aan de hoogste beveiligingsnormen en gegevensopslag die voldoet aan de AVG. U behoudt te allen tijde de volledige controle over de bezoekersstromen en kunt individuele toegangsregels. Bovendien vermindert de digitalisering van het handmatige administratieve werk, minimaliseert de foutenbronnen en zorgt het voor een transparante documentatie van alle Bezoekersbewegingen.

Of het nu gaat om kleine bedrijven of grote bedrijven, Flexopus maakt de ontvangst van gasten eenvoudiger, slanker en professioneler, met behoud van een moderne en innovatieve workflow.