Bezoekersbeheer eenvoudig gemaakt - met Flexopus Visitor Management

Dankzij de steeds meer onderling verbonden werkwereld worden persoonlijke ontmoetingen en gedeelde ruimtes steeds belangrijker. In de drukte van alledag is het nu tijd om aankomende gasten te verwelkomen — zonder omslachtige processen. Met de Flexopus bezoekersbeheer Bezoekersbeheer is eenvoudiger en eenvoudiger dan ooit tevoren.

Van uitnodiging tot registratie tot inchecken ter plaatse — ons systeem zorgt voor een soepel proces en maximale veiligheid. Of u nu een eenmalige bezoeker bent of een vaste zakenpartner: met Flexopus hebt u altijd het overzicht en maakt u van de receptie een professionele ervaring.

Bezoekersbeheer met Flexopus

Met het bezoekersbeheer van Flexopus kunt u gasten op kantoor registreren zonder papier. De software digitaliseert het hele proces van bezoekersbeheer — van registratie en verificatie tot ontvangst ter plaatse, inclusief registratie van bezoeken.

De gasten ontvangen een uitnodiging per e-mail en kunnen zich vooraf verifiëren of later ter plaatse bij de bezoekerskiosk de nodige stappen ondernemen. Er is ook een realtime overzicht van alle bezoekers voor de receptie - inclusief statistieken. Dit wordt niet alleen gebruikt voor overzichtsdoeleinden en administratieve doeleinden, maar kan ook worden gebruikt voor veiligheidsgerelateerde onderwerpen in geval van nood. In geval van nood is het bijvoorbeeld mogelijk om te vergelijken wie er op het moment van een evacuatie in de kantoren was of met wie daarna opnieuw contact moet worden opgenomen.

Uitnodiging voor bezoekers verloopt

Het proces om bezoekers uit te nodigen is intuïtief en maakt dus een zinvol, regelmatig gebruik van de tool mogelijk. Binnen het proces kunnen ook aanpassingen worden gedaan om de ontvangst van bezoekers te personaliseren, bijvoorbeeld om belangrijke documenten te ondertekenen.
Het eigenlijke proces kan worden opgedeeld in eenvoudige stappen, waarbij een onderscheid wordt gemaakt tussen bezoekersregistratie en een specifieke boeking voor bezoekers:

Registratie van bezoekers

1. Boek voor een bezoeker
2. Selecteer een bezoeker of maak een nieuwe bezoeker
3. Selecteer bezoekersregistratie. Hier in dezelfde trein kan ook een nieuwe bezoeker worden toegevoegd.
4. Boekingsgegevens invoeren
5. Opslaan
6. De aangemaakte bezoeker ontvangt een uitnodiging via e-mail met alle benodigde boekingsgegevens, evenals een gepersonaliseerde code voor registratie. Belangrijke documenten zoals informatie over gegevensbescherming of bezoekersrichtlijnen kunnen hier ook vooraf worden bekeken en geaccepteerd. Dit maakt de daadwerkelijke registratie op de dag van het bezoek zo eenvoudig mogelijk.

‍

werkplek, vergaderruimte of parkeerplaats voor bezoekers

1. Boek voor een bezoeker
2. Selecteer een bezoeker of maak een nieuwe bezoeker
3. Selecteer een werkplek, vergaderruimte of parkeerplaats
4. Doorloop het normale boekingsproces
5. Opslaan
6. Indien nodig ontvangt de geselecteerde bezoeker een e-mailmelding met alle boekingsgegevens en kan hij ook inzicht krijgen in het live-abonnement via een link in de e-mail. Dit betekent dat bezoekers hun geboekte bron zelf kunnen vinden, zelfs nadat ze zijn ingelogd.
7. De gastenboeking wordt nu weergegeven in het persoonlijke boekingsoverzicht

‍

Uitnodigingen voor bezoekers en boekingen van gasten kunnen ook via het beheergedeelte worden gedaan. Een dagelijks en volledig overzicht van gastenboekingen is hier ook beschikbaar.

Instelopties voor uitnodigingen voor bezoekers

Alle uitnodigingen voor bezoekers kunnen worden bekeken en beheerd via het beheergedeelte. Hier kunt u ook achteraf wijzigingen aanbrengen in de boekings- of gastgegevens en een overzicht zien van alle bezoekers van uw bedrijf. Dit betekent dat er niet elke keer terugkerende bezoekers hoeven te worden aangemaakt.
‍
Naast de algemene activering van de module is het ook mogelijk om te beheren of de boekingsgebruikers administratieve rechten moeten krijgen over de uitnodigingen. De verantwoordelijkheid kan hier dus worden verdeeld of beperkt tot een beheerder.
‍
De toegang tot de bezoekersdatabase voor meerdere gebruikers kan ook worden beperkt. Dit betekent dat gebruikers alleen de bezoekersprofielen kunnen zien en selecteren die u zelf hebt aangemaakt.
‍
In de instellingen kun je ook de welkomsttekst van de e-mail, de verplichte velden die moeten worden ingevuld of de documenten die relevant zijn voor de bezoeker, opslaan en bewerken.

Naast uitnodigingen voor bezoekers worden hier ook de optionele kioskterminal en de optie voor digital signage goedgekeurd.

‍

Kioskterminal en digital signage

De optionele kioskterminal en de bijbehorende digital signage zorgen voor een snelle en eenvoudige ontvangst op de dag van het bezoek. De ingang dient daarom als tweede interface voor registratie en vervult meerdere functies tegelijk:

Toelating voor bezoekers:
De codes die via een uitnodiging per e-mail worden verzonden, kunnen worden geregistreerd en bevestigd via een kioskterminal bij de receptie. Dit betekent dat alleen bezoekers binnenkomen die officieel zijn uitgenodigd.

‍

Bezoekersgegevens verzamelen:

Als niet alle bezoekersgegevens vooraf zijn ingevuld, kunnen deze ook optioneel worden toegevoegd aan de kioskterminal. Op deze manier wordt elke bezoeker tot in detail vastgelegd en kan hij ook zelf persoonlijke informatie toevoegen.

‍

Vul belangrijke documenten in:

Als belangrijke documenten van tevoren zijn vergeten of er nieuwe zijn toegevoegd tussen uitnodiging en aankomst, kunnen deze ook digitaal worden ondertekend tijdens het registratieproces.

‍

Met de digital signage-optie kunnen ze handtekeningen direct en papierloos vastleggen. Voorbeelden hiervan zijn algemene voorwaarden, NDA's of informatie over gegevensbescherming of gegevensverwerking. Dit bespaart tijd en ruimte en vereenvoudigt het hele ontvangstproces zonder regels te overtreden of belangrijke informatie te verwaarlozen.

Bezoekersgegevens beschermen

Met Flexopus geniet u Gegevensbescherming in overeenstemming met de GDPR. Dit is niet alleen van het grootste belang bij het beheer van gebruikers- en bedrijfsgegevens, maar ook bij het ontvangen van externe partijen en het gebruik van bezoekersbeheer. Op deze manier worden opgeslagen gebruikersgerelateerde gegevens uitsluitend voor een specifiek doel opgeslagen.
‍

Flexopus wordt gehost in Duitsland, alle gegevens worden uitsluitend opgeslagen op servers van Hetzner GmbH in Beieren. Zowel Hetzner GmbH als Flexopus zijn gecertificeerd volgens ISO27001. Alle processen voldoen daarom aan de hoogste IT-beveiligingsprocedures en beheersystemen voor informatiebeveiliging.
‍

Met de kioskterminal en digital signage beschermt u niet alleen de gegevens van bezoekers, maar ook die van uzelf. In het geval van gevoelige onderwerpen kan een vertrouwelijkheidsovereenkomst direct bij de receptie worden ondertekend en digitaal worden vastgelegd. Interne bedrijfsgegevens zijn dus beschermd zonder dat hen de mogelijkheid wordt ontzegd om ze persoonlijk te bezoeken.
‍

De opslag van op gebruikers gebaseerde analysegegevens om bezoekers te registreren kan in de tijd worden beperkt. Dit geeft je maximale flexibiliteit en kan voldoen aan de eisen van elke bezoeker.

Voordelen van bezoekersbeheer

Hier is een overzicht van de voordelen van Flexopus Visitor Management:

Uitnodiging voor bezoekers: Externe partijen kunnen eenvoudig via een e-mailmelding op kantoor worden uitgenodigd. Hier vind je alle benodigde boekingsgegevens en je persoonlijke toegangscode. U kunt ook vooraf belangrijke documenten invullen.

Digitale bezoekerslijst: Als admin houd je alle aanwezige bezoekers bij. Samen met de gebruikerslijst is het mogelijk om te zien wie op welk moment op kantoor was.

‍

In- en uitchecken: Sterven Incheckfunctie dient hetzelfde doel als dat van normale gebruikers. Op deze manier is het mogelijk om na te gaan in welk tijdsbestek genodigde bezoekers zijn verschenen en alleen mensen met een officiële uitnodiging binnenkomen.

‍

Kioskterminal: Hier wordt een tablet gebruikt om bezoekersregistratie zo eenvoudig mogelijk te maken. Uitgenodigde bezoekers kunnen eenvoudig inchecken met de uitnodigingscode. Dit bespaart papier en personeel.

‍

Digital Signage: Belangrijke of vertrouwelijke documenten kunnen direct ter plaatse worden ondertekend met een digitale handtekening. Het papierloos vastleggen van de toestemming van bezoekers wordt daarom eenvoudig gemaakt.

conclusie

Met Flexopus Visitor Management wordt het hele bezoekproces gedigitaliseerd, geoptimaliseerd en efficiënter gemaakt. Van eenvoudige uitnodigingen via e-mail tot snel en naadloos inchecken tot het digitaal ondertekenen van belangrijke documenten — het systeem biedt een flexibele en professionele oplossing voor het ontvangen en beheren van uw gasten.

De gebruikersadministratie maakt niet alleen indruk met zijn gebruiksvriendelijkheid, maar ook met de hoogste beveiligingsnormen en gegevensopslag die voldoet aan de AVG. U behoudt te allen tijde de volledige controle over de bezoekersstromen en kunt individuele toegangsregels instellen. Bovendien vermindert de digitalisering het handmatige administratieve werk, minimaliseert het foutenbronnen en zorgt het voor een transparante documentatie van alle bezoekersbewegingen.

Of het nu gaat om kleine bedrijven of grote bedrijven, Flexopus maakt de ontvangst van gasten eenvoudiger, slimmer en professioneler, met behoud van een moderne en innovatieve workflow.

‍