Gestione dei visitatori semplificata con Flexopus Visitor Management

Grazie al mondo del lavoro sempre più interconnesso, gli incontri personali e gli spazi condivisi stanno diventando sempre più importanti. Nel trambusto della vita quotidiana, è giunto il momento di accogliere gli ospiti in arrivo, senza procedure ingombranti. Con Gestione dei visitatori Flexopus La gestione dei visitatori è più facile e semplice che mai.

Dall'invito alla registrazione fino al check-in in loco: il nostro sistema garantisce un processo regolare e la massima sicurezza. Indipendentemente dal fatto che siate un visitatore occasionale o un partner commerciale abituale: con Flexopus avete sempre una visione d'insieme e trasformate l'accoglienza in un'esperienza professionale.

Gestione dei visitatori con Flexopus

La gestione dei visitatori di Flexopus consente di registrare gli ospiti in ufficio senza carta. Il software digitalizza l'intero processo di gestione dei visitatori, dalla registrazione e verifica all'accoglienza in loco, inclusa la registrazione delle visite.

Gli ospiti ricevono un invito via e-mail e possono verificarsi in anticipo o eseguire i passaggi necessari in un secondo momento in loco presso il chiosco per i visitatori. È inoltre disponibile una panoramica in tempo reale di tutti i visitatori destinati alla reception, comprese le statistiche. Questo non viene utilizzato solo per scopi generali e amministrativi, ma può essere utilizzato anche per argomenti relativi alla sicurezza in caso di emergenza. In caso di emergenza, ad esempio, è possibile verificare chi si trovava negli uffici al momento dell'evacuazione o chi deve essere ricontattato in seguito.

Scadenza dell'invito ai visitatori

Il processo di invito ai visitatori è intuitivo e consente quindi un uso significativo e regolare dello strumento. Nell'ambito del processo è inoltre possibile apportare modifiche per personalizzare l'accoglienza dei visitatori, ad esempio per firmare documenti importanti.
Il processo effettivo può essere suddiviso in semplici passaggi, in cui viene fatta una distinzione tra la registrazione dei visitatori e una prenotazione specifica per i visitatori:

Registrazione dei visitatori

1. Prenota per un visitatore
2. Seleziona un visitatore o crea un nuovo visitatore
3. Seleziona la registrazione dei visitatori. È inoltre possibile aggiungere un nuovo visitatore qui sullo stesso treno
4. Inserisci i dettagli della prenotazione
5. Salva
6. Il visitatore creato riceve un invito via e-mail con tutti i dettagli necessari per la prenotazione, oltre a un codice personalizzato per la registrazione. Anche documenti importanti come le informazioni sulla protezione dei dati o le linee guida per i visitatori possono essere visualizzati e accettati qui in anticipo. Ciò rende l'effettiva registrazione il giorno della visita il più semplice possibile.

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posto di lavoro, sala riunioni o parcheggio per i visitatori

1. Prenota per un visitatore
2. Seleziona un visitatore o crea un nuovo visitatore
3. Seleziona un posto di lavoro, una sala riunioni o un parcheggio
4. Segui il normale processo di prenotazione
5. Salva
6. Se necessario, il visitatore selezionato riceverà una notifica via e-mail con tutti i dettagli della prenotazione e potrà anche avere un'idea del piano live tramite un link nell'e-mail. Ciò significa che i visitatori possono trovare autonomamente la risorsa prenotata anche dopo aver effettuato l'accesso.
7. La prenotazione degli ospiti viene ora visualizzata nella panoramica personale della prenotazione

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Gli inviti ai visitatori e le prenotazioni degli ospiti possono essere effettuati anche tramite l'area di amministrazione. Una panoramica giornaliera e completa delle prenotazioni degli ospiti è disponibile anche qui.

Impostazione delle opzioni per gli inviti dei visitatori

Tutti gli inviti dei visitatori possono essere visualizzati e gestiti tramite l'area di amministrazione. Qui puoi anche apportare modifiche successive alla prenotazione o ai dati degli ospiti e visualizzare una panoramica di tutti i visitatori della tua azienda. Ciò significa che i visitatori abituali non devono essere creati ogni volta.
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Oltre all'attivazione generale del modulo, è anche possibile gestire se gli utenti della prenotazione devono ricevere diritti amministrativi sugli inviti. La responsabilità in questo caso può quindi essere suddivisa o limitata a un amministratore.
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L'accesso al database dei visitatori interutente può anche essere limitato. Ciò significa che gli utenti possono vedere e selezionare solo i profili dei visitatori che hai creato tu stesso.
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Nelle impostazioni, puoi anche memorizzare e modificare il testo di benvenuto dell'e-mail, i campi obbligatori da compilare o i documenti relativi al visitatore.

Oltre agli inviti ai visitatori, qui sono approvati anche il terminale chiosco opzionale e l'opzione per il digital signage.

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Terminale per chioschi e segnaletica digitale

Il terminale chiosco opzionale e il relativo digital signage facilitano e velocizzano la ricezione il giorno della visita. L'ingresso funge quindi da seconda interfaccia per la registrazione e svolge diverse funzioni contemporaneamente:

Ingresso per i visitatori:
I codici inviati tramite e-mail di invito possono essere registrati e confermati tramite un terminale chiosco installato alla reception. Ciò significa che entrano solo i visitatori che sono stati invitati ufficialmente.

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Raccolta dei dati dei visitatori:

Se non tutti i dati dei visitatori sono stati compilati in anticipo, possono anche essere aggiunti come opzione al terminale del chiosco. In questo modo, ogni visitatore viene registrato in dettaglio e può anche aggiungere personalmente informazioni personali.

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Compila i documenti importanti:

Se documenti importanti sono stati dimenticati in anticipo o ne sono stati aggiunti di nuovi tra l'invito e l'arrivo, possono anche essere firmati digitalmente durante il processo di registrazione.

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L'opzione di digital signage consente loro di acquisire le firme direttamente e senza carta. Gli esempi includono termini e condizioni generali, accordi di non divulgazione o informazioni sulla protezione o l'elaborazione dei dati. Ciò consente di risparmiare tempo, spazio e semplifica l'intero processo di ricezione senza violare le normative o trascurare informazioni importanti.

Protezione dei dati dei visitatori

Con Flexopus, ti diverti Protezione dei dati in conformità al GDPR. Ciò è di fondamentale importanza non solo quando si gestiscono i dati degli utenti e dell'azienda, ma anche quando si ricevono parti esterne e si utilizza la gestione dei visitatori. In questo modo, i dati relativi agli utenti memorizzati vengono archiviati esclusivamente per uno scopo specifico.
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Flexopus è ospitato in Germania, tutti i dati sono memorizzati esclusivamente sui server di Hetzner GmbH in Baviera. Sia Hetzner GmbH che Flexopus sono certificate secondo la norma ISO27001. Tutti i processi sono quindi conformi alle più elevate procedure di sicurezza IT e ai sistemi di gestione della sicurezza delle informazioni.
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Con il terminale chiosco e il digital signage, proteggi non solo i dati dei visitatori, ma anche i tuoi. In caso di argomenti sensibili, un accordo di riservatezza può essere firmato direttamente alla reception e registrato digitalmente. I dati aziendali interni sono quindi protetti senza dover negare loro la possibilità di visitarli personalmente.
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La memorizzazione dei dati di analisi basati sull'utente per registrare i visitatori può essere limitata nel tempo. Ciò offre la massima flessibilità e può soddisfare le esigenze di ogni visitatore.

Vantaggi della gestione dei visitatori

Ecco una panoramica dei vantaggi di Flexopus Visitor Management:

Invito per i visitatori: Le parti esterne possono essere semplicemente invitate in ufficio tramite notifica via e-mail. Qui troverai tutti i dettagli necessari per la prenotazione e il tuo codice di ingresso personale. Puoi anche compilare documenti importanti in anticipo.

Elenco digitale dei visitatori: In qualità di amministratore, tieni traccia di tutti i visitatori presenti. Insieme all'elenco degli utenti, è possibile vedere chi era in ufficio a che ora.

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Check-in/out: Muoiono Funzione di check-in ha lo stesso scopo di quello degli utenti normali. In questo modo è possibile verificare in quale arco di tempo sono comparsi i visitatori invitati ed entrano solo le persone con un invito ufficiale.

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Terminale chiosco: Qui, viene utilizzato un tablet per rendere la registrazione dei visitatori il più semplice possibile. I visitatori invitati possono effettuare facilmente il check-in utilizzando il codice di invito. Ciò consente di risparmiare carta e personale.

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Segnaletica digitale: I documenti importanti o riservati possono essere firmati direttamente in loco utilizzando una firma digitale. La registrazione in formato cartaceo del consenso dei visitatori è quindi semplificata.

conclusione

Con Flexopus Visitor Management, l'intero processo di visita è digitalizzato, ottimizzato e reso più efficiente. Dai semplici inviti via e-mail al check-in rapido e senza interruzioni alla firma digitale di documenti importanti: il sistema offre una soluzione flessibile e professionale per ricevere e gestire i tuoi ospiti.

L'amministrazione degli utenti colpisce non solo per la sua facilità d'uso, ma anche per i più elevati standard di sicurezza e l'archiviazione dei dati conforme al GDPR. Mantieni il pieno controllo sui flussi di visitatori in ogni momento e puoi impostare regole di accesso individuali. Inoltre, la digitalizzazione riduce il lavoro amministrativo manuale, minimizza le fonti di errore e garantisce una documentazione trasparente di tutti i movimenti dei visitatori.

Che si tratti di piccole aziende o grandi aziende, Flexopus rende l'accoglienza degli ospiti più semplice, intelligente e professionale, mantenendo un flusso di lavoro moderno e innovativo.

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