Google Workspace e Flexopus: come si integra perfettamente Google con il sistema di prenotazione

Il lavoro ibrido, gli spazi d'ufficio flessibili e i processi digitali sono ormai parte integrante dei moderni concetti di lavoro. Allo stesso tempo, le aziende devono affrontare la sfida di combinare una varietà di strumenti in modo significativo senza sovraccaricare i dipendenti con vari software, app e processi. Se utilizzi Google Workspace come piattaforma di lavoro centrale, la perfetta integrazione con altri software e strumenti di lavoro è fondamentale per l'accettazione, la sicurezza e l'efficienza del lavoro quotidiano. Ciò include l'introduzione di software per la condivisione della scrivania come Flexopus.

Flexopus ha una varietà diverse integrazioni possibile, incluso Google Workspace. Come Ufficio intelligente La soluzione Flexopus si adatta perfettamente agli ambienti IT esistenti e offre tutte le comuni integrazioni di Google che espandono in modo significativo l'ufficio digitale. In questo articolo, mostriamo come Flexopus si armonizza con Google Workspace e perché la combinazione tra la prenotazione del posto di lavoro e l'ecosistema Google crea un vero valore aggiunto nella vita lavorativa quotidiana. Completamente senza l'introduzione di processi completamente nuovi e un doppio utilizzo. Flexopus all-in-one lo fa con le integrazioni di Google Workspace come SAML2, Google OAuth e Google Calendar Sync: anche le foto del profilo possono essere trasferite!

Perché l'integrazione con Google Workspace è fondamentale per le aziende moderne

Google Workspace, inclusi Calendar e Gmail, è al centro della collaborazione quotidiana in molte aziende, poiché è qui che avvengono le comunicazioni quotidiane e la pianificazione aziendale tramite e-mail e calendari dei dipendenti. Gmail funge da piattaforma di comunicazione centrale, Google Calendar come strumento di pianificazione vincolante e Google Workspace stesso come provider di identità per numerose applicazioni. Affinché i team possano lavorare in modo flessibile, sicuro e senza interruzioni multimediali, a Software di gestione del posto di lavoro Come integrare senza problemi Flexopus nell'infrastruttura digitale esistente.

Esistono varie integrazioni di Google con Flexopus per questo. Garantiscono che l'accesso al sistema di gestione del posto di lavoro, la pianificazione e la prenotazione delle risorse non avvengano in sistemi isolati, ma diventino parte di un flusso di lavoro digitale uniforme. Il risultato è una maggiore accettazione da parte degli utenti e un impegno amministrativo molto inferiore.

Accesso singolo con Google Workspace SAML2

Una parte fondamentale dell'integrazione con Google è la connessione di Flexopus tramite Google Workspace SAML2. Questa integrazione consente alle aziende di utilizzare Google come fornitore di identità centrale e di controllare completamente l'accesso a Flexopus tramite la console di amministrazione di Google Workspace.

Per i dipendenti, ciò significa che possono accedere a Flexopus con il loro account Google esistente senza dover gestire una password e un account aggiuntivi. Questo si chiama SSO (single sign-on) tramite l'account Google. Per gli amministratori, questa integrazione offre il massimo controllo e panoramica dei diritti degli utenti, dei domini e delle regole di accesso. L'autenticazione viene eseguita utilizzando il consolidato standard SAML2, ampiamente utilizzato negli ambienti IT professionali e che offre un elevato livello di sicurezza.

Soprattutto in combinazione con l'autenticazione a due fattori, ad esempio tramite Google Authenticator, Flexopus si adatta perfettamente ai concetti di sicurezza esistenti. Ciò non solo riduce i rischi e aumenta la protezione dei dati, ma semplifica anche l'onboarding e la creazione di nuovi utenti, nonché il distacco e l'eliminazione dei dipendenti in pensione.

Accesso alternativo tramite Google OAuth

Oltre alla classica integrazione con Google SAML2, Flexopus supporta anche l'accesso tramite Google OAuth. Questa variante offre un modo semplice per consentire agli utenti di accedere tramite il proprio account Google senza dover completare una configurazione SAML2 completa.

Anche qui il login rimane familiare, poiché si basa sulla nota logica di accesso di Google. Le aziende possono determinare quali domini e-mail sono consentiti, garantendo che solo le persone autorizzate abbiano accesso a Flexopus. In combinazione con le funzionalità di sicurezza di Google Workspace, come Google Authenticator, OAuth offre un elevato livello di sicurezza dei dati.

La variante più adatta dipende dalle linee guida IT interne. Sebbene Google SAML2 sia particolarmente consigliato per ambienti di grandi dimensioni con molti utenti, OAuth è utile per configurazioni più semplici e di piccole dimensioni o come opzione di accesso supplementare.

Integrazione con Google Calendar per la prenotazione di camere e risorse

Una parte particolarmente pratica dell'integrazione di Google è la sincronizzazione di Flexopus con Google Calendar. In molte aziende, Google Calendar è l'organo centrale per la pianificazione e la pianificazione delle sale. Flexopus estende questo flusso di lavoro con una gestione strutturata delle risorse senza sostituire i processi esistenti.

Collegando le risorse di Google Calendar, le prenotazioni possono essere sincronizzate tra i due sistemi. Gli appuntamenti creati in Google Calendar per le sale riunioni vengono visualizzati automaticamente in Flexopus. Allo stesso tempo, le prenotazioni effettuate in Flexopus, sia digitalmente che su Display per sala riunioni, visibile direttamente in Google Calendar.

Questo crea un database coerente, indipendentemente dal software utilizzato per la prenotazione. I dipendenti continuano a lavorare con il consueto calendario di Google, mentre Flexopus fornisce trasparenza, analisi dell'utilizzo e logiche di prenotazione strutturate in background.

Gmail come parte dell'uso quotidiano

Gmail può anche essere collegato senza problemi a Flexopus. Le conferme di prenotazione, i promemoria o le note organizzative vengono inviati via e-mail e finiscono direttamente nella casella di posta Google degli utenti. Di conseguenza, tutte le informazioni pertinenti relative alle prenotazioni del posto di lavoro o delle camere rimangono raggruppate centralmente e possono essere trovate in qualsiasi momento. Inoltre, Flexopus semplifica l'aggiunta di servizi di catering e strutture a qualsiasi sala riunioni. Questo processo avviene con Gmail.

Appena dentro vita lavorativa ibrida Questa stretta integrazione di Gmail e Flexopus garantisce che i dipendenti siano sempre informati e possano agire da un'unica fonte senza dover esaminare attivamente più sistemi.

Immagine del profilo e ulteriori informazioni: sincronizzazione da Google Workspace

Un altro dettaglio dell'integrazione di Google è la sincronizzazione opzionale di informazioni come le immagini del profilo di Google Workspace con la sincronizzazione delle immagini del profilo di Google. I profili utente in Flexopus vengono automaticamente integrati con le immagini dell'account Google. Ciò garantisce una presentazione uniforme in Flexopus e Google Workspace, facilita l'orientamento e promuove la struttura del team, ad esempio nelle panoramiche del team o delle sedi.

Come sfruttare al meglio l'integrazione con Google

• Assicurati di avere accesso come amministratore al tuo account aziendale Google Workspace
  
• Scegli Google SAML2 se desideri la massima sicurezza e l'amministrazione centralizzata degli utenti, nonché la sincronizzazione bidirezionale dei sistemi
  
• Usa Google OAuth come alternativa flessibile o opzione di accesso aggiuntiva tramite SSO
  
• Attiva l'integrazione con Google Calendar per sincronizzare le prenotazioni di camere e risorse tra i sistemi
  
• Integra Gmail nei processi di comunicazione interni per informare automaticamente gli utenti sulle prenotazioni
  
• Per una maggiore personalità e personalizzazione, integra la sincronizzazione delle immagini del profilo tra Flexopus e Google
  

Conclusione: Flexopus e Google Workspace come potente sistema per l'ufficio moderno

L'integrazione di Google con Flexopus unisce la modernità Gestione del posto di lavoro con il familiare ambiente di lavoro di Google. L'integrazione con Google SAML2 offre una funzione di accesso sicuro, l'autenticazione flessibile è possibile con Google OAuth e Google Authenticator e la pianificazione intelligente delle camere tramite Google Calendar è possibile utilizzando un link al calendario. Flexopus si adatta perfettamente a tutti i processi del tuo Google Workspace e integra in modo intelligente i tuoi processi.

Le aziende traggono vantaggio da processi chiari, minori oneri amministrativi e un elevato livello di accettazione tra i dipendenti. Se utilizzi già Google Workspace, Flexopus è l'aggiunta ideale per un servizio efficiente, flessibile e ufficio sostenibile aggiungendo alla prenotazione del posto di lavoro, alla prenotazione del parcheggio o alla prenotazione della sala riunioni.